收尾項目管理的研究

彭學(xué)鴻

摘 要：在國家加大宏觀調(diào)控力度、資金全面緊縮的大環(huán)境下，施工企業(yè)的生存和發(fā)展經(jīng)受著嚴(yán)峻考驗。如果在工程項目完工后，應(yīng)收賬款由于各種原因長期無法收回，將嚴(yán)重影響企業(yè)的現(xiàn)金流，同時項目后期成本費用控制及竣工決算增效，都將對企業(yè)的經(jīng)濟效益產(chǎn)生巨大影響。

關(guān)鍵詞：收尾項目 規(guī)范管理 經(jīng)濟效益

一、收尾項目概述

根據(jù)美國項目管理協(xié)會，簡稱PMI的概念，將項目收尾分為兩部分，一部分是合同收尾，另一部分是管理收尾。合同收尾就是與客戶一起對合同進(jìn)行核對，查看是否符合合同的具體要求，項目驗收成果是否令人滿意。管理收尾是指針對項目產(chǎn)品的驗收及項目參與及組織人員而對醒目驗收成果進(jìn)行驗證和歸檔。

二、收尾項目的管理制度建設(shè)

收尾項目工作具有一定的繁瑣性、反復(fù)性，要想保證收尾工作的順利實施必須完善和規(guī)范的項目收尾管理制度，確保信息資源、數(shù)據(jù)、檔案能及時的上交?？茖W(xué)、規(guī)范、完善的項目收尾管理制度發(fā)揮的作用不容小覷，部分工作人員片面的認(rèn)為只要提交和整理好開會的相關(guān)資料就沒問題了，事實上，項目收尾管理制度建設(shè)是非常關(guān)鍵的，僅僅依靠項目參與及管理人員的自覺性很難保證各項目資料的完整性和及時性。因此，為了保證收尾項目檔案及資料的順利提交，建立和完善項目收尾管理制度十分有必要，這對收尾項目資料的延續(xù)性具有重要的現(xiàn)實意義。

三、收尾項目管理工作的實施流程

（一）收尾工程項目的界定

收尾工程項目以公司下達(dá)的“收尾項目通知書”為準(zhǔn)：若項目連續(xù)兩個月無產(chǎn)值報告，由公司生產(chǎn)部擬出項目工程量完成情況報告并附項目經(jīng)理部上報的實際完成產(chǎn)值報告，經(jīng)主管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)理簽署下達(dá)“收尾項目通知書”，采取通用格式，正式確認(rèn)為收尾項目。

（二）交驗清算管理

首先，成立交驗清算小組，項目部收到“收尾項目通知書”后，即日起向公司上報交驗清算人員名單，由公司人力資源部下達(dá)項目交驗清算小組名單，負(fù)責(zé)項目后期的整修、交驗、清算清欠工作。小組原則上由原項目經(jīng)理、書記、技術(shù)主管、財務(wù)主管、工經(jīng)人員等組成。其次，制訂交驗清算小組主要工作職責(zé)任。一是收集、整理、保存業(yè)主評價和簽證記錄資料，同時部分因施工繁忙未及時簽署的記錄，需找業(yè)主給予簽字確認(rèn)。二是項目后期整修、交驗工作。三是整理、編制、移交竣工文件和技術(shù)總結(jié)。四是末次驗工的簽認(rèn)和清算工作。五是工程尾款的清欠回籠工作。六是資產(chǎn)清理、移交工作，處置方案需報公司對口管理部門審批。

（三）資產(chǎn)和債務(wù)管理

收尾項目各項實物資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品等。在項目撤點前，清算小組負(fù)責(zé)人必須提出資產(chǎn)退場或資產(chǎn)處理書面報告，報公司審批。由公司統(tǒng)一安排或處置。收尾項目其他資產(chǎn)，包括貨幣資金、業(yè)主債權(quán)、其他各類債權(quán)，均執(zhí)行公司相關(guān)管理規(guī)章制度，保證各項資產(chǎn)不遭受損失。

收尾項目賬簿未移交公司前，各項債務(wù)原則上由項目回籠資金按公司要求有計劃償付。財務(wù)賬簿移交公司后，未清償?shù)耐獠總鶆?wù)，由項目財務(wù)提供有效證明材料，按訂立合同的債務(wù)單位名稱和有效簽字人，分別登記造冊移交公司財務(wù)清欠科，公司清償債務(wù)資金來源為原項目回籠尾款，清償債務(wù)計劃由公司具體實施，原項目配合。

（四）財務(wù)賬簿管理及其他重要資料管理

項目撤點后，財務(wù)賬簿原則上收回公司財務(wù)部清欠科集中管理，但公司財務(wù)部根據(jù)管理需要，也可將收尾項目財務(wù)賬簿移交給其他項目或公司區(qū)域性管理機構(gòu)財務(wù)部門代管。項目經(jīng)理部財務(wù)檔案資料，由項目財務(wù)人員按照公司檔案管理的要求，整理造冊，及時移交公司檔案管理部門；財務(wù)賬簿及債權(quán)、債務(wù)檔案資料經(jīng)認(rèn)真整理，符合要求后移交公司財務(wù)部清欠科。

項目撤點后，整套完整項目竣工文件和技術(shù)總結(jié)等技術(shù)資料必須移交公司技術(shù)部；業(yè)主末次計價簽認(rèn)單或竣工清算簽認(rèn)證書、施工承包合同、竣工交驗證書或缺陷責(zé)任書必須移交公司財務(wù)部清欠科保存；業(yè)主對項目部滿意度評價資料移交公司生產(chǎn)部保存；其他資料移交公司對口管理部門。

四、收尾項目清算清欠

清欠就是創(chuàng)效，提高清欠工作質(zhì)量，為公司創(chuàng)效是清算清欠工作第一要務(wù)和永恒主題。對于如何進(jìn)行項目的清算清欠，我們主要做到五個到位：

（一）認(rèn)識到位

清算清欠工作對企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟效益和資金需求具有重要意義，清算清欠工作開展的好壞關(guān)系到企業(yè)發(fā)展質(zhì)量的好壞。在日常工作中，積極加強對各級管理人員思想教育，確保廣大管理人員充分認(rèn)識到雙清工作的重要意義。

（二）人員到位

首先，建立健全雙清機構(gòu)，落實清欠責(zé)任制，公司主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署、親自督辦，總會計師全程掌控、親歷親為。一是設(shè)立了“雙清”工作領(lǐng)導(dǎo)小組，總經(jīng)理任組長，總會計師、總經(jīng)濟師、紀(jì)委書記任副組長，組員由財務(wù)部、工經(jīng)部、審計部、監(jiān)察部等部門負(fù)責(zé)人組成，全面領(lǐng)導(dǎo)、組織全公司的“雙清”工作，具體工作由總會計師主抓；二是公司財務(wù)部清欠科作為常設(shè)機構(gòu)（定員3人，其中財務(wù)部副部長兼清欠科科長、職員2名）負(fù)責(zé)收尾項目會計核算、費用核銷、債權(quán)債務(wù)檔案管理、日常清欠事務(wù)，指導(dǎo)督促相關(guān)單位開展日常清欠工作；三是各收尾項目根據(jù)需要及時充實清算、清欠相關(guān)人員。

（三）責(zé)任到位

根據(jù)“誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)，誰形成的欠款誰去要”、“人走帶著清欠任務(wù)走”的原則，將清欠指標(biāo)落實到每個人頭上，實行清欠任務(wù)的終身制，遺留問題較多的，有關(guān)人員不得安排新項目任職。首先，對公司全部拖欠款的債務(wù)單位、發(fā)生時間、金額、形成原因和簽訂合同情況進(jìn)行調(diào)查摸底，并分項逐筆建立臺賬，做好日常動態(tài)管理。其次，統(tǒng)籌安排清理清收計劃，確定清收責(zé)任人，原項目負(fù)責(zé)人為清收第一責(zé)任人，工經(jīng)、財務(wù)等負(fù)責(zé)人為相關(guān)責(zé)任人，對于相關(guān)責(zé)任人調(diào)離或因其他原因而不能履行清收職責(zé)的，由公司另行指定，防止管理脫節(jié)。公司每年初制定詳細(xì)的年度《雙清工作計劃》，列明每個項目清算責(zé)任人、清欠責(zé)任人及公司“雙清”聯(lián)系人，并明確獎罰標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化目標(biāo)、分階段組織實施。

（四）方法到位

首先，確保收尾項目資料的完整性及嚴(yán)謹(jǐn)性。財務(wù)部分進(jìn)行清欠工作的前提條件是確定債務(wù)單位欠款數(shù)額的準(zhǔn)確性及有效性，收尾項目工程實施過程中涉及到的人員較多，再加上人員的變動較頻繁，一些有問題的款項如果入賬不及時，會為以后的清欠工作造成麻煩。這就要求在日常的工作中，要及時的完善收尾項目的相關(guān)管理資料，定期整理隱蔽工程項目的記錄數(shù)據(jù)、設(shè)計變更、質(zhì)量檢測、工程驗收、會議記錄等有價值的資料信息，督促和監(jiān)督建設(shè)公司及時的批復(fù)結(jié)算資料，確保收賬款單據(jù)合法有效。同時，建立債權(quán)管理文檔，對清欠原始資料進(jìn)行整理歸類，定期對收款項簽認(rèn)手續(xù)進(jìn)行辦理，仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠涗泜鶆?wù)單位的聯(lián)系電話、聯(lián)系人等信息，以便于為清欠工作準(zhǔn)備好完整的原始數(shù)據(jù)。

（五）采用靈活多變的方法進(jìn)行清欠工作

在項目接近完工后，相關(guān)人員及指揮單位還沒有撤離項目現(xiàn)場之前，進(jìn)行實時跟蹤，節(jié)約清欠費用的同時，達(dá)到事半功倍的效果。同時，根據(jù)清欠工作與承攬任務(wù)，與建設(shè)公司建立良好的長期合作關(guān)系，建立區(qū)域項目經(jīng)營、施工與清欠一體化的發(fā)展體系。根據(jù)不同拖欠款的特點，采用靈活多變的方法進(jìn)行清欠工作的開展。例如，聯(lián)合追討、民事訴訟、電話追討、函件追討、上訪追討等方式。清收賬款難度小的項目工程可采用常規(guī)清欠方法，對于清收賬款難度較大的項目工程，可提前簽訂還款協(xié)議，確認(rèn)債權(quán)，保證訴訟的實效性。針對拖欠時間較長、清欠款搶較復(fù)雜的項目，要準(zhǔn)備完整的原始資料，搜集相關(guān)的有力證據(jù)，以訴訟的形式追回欠款。針對部分特殊工程的欠款，可借助當(dāng)?shù)卣懊襟w力量進(jìn)行欠款清收。例如，農(nóng)民工的工資發(fā)放問題一直是近幾年國家關(guān)注的重點，重點強調(diào)按時支付農(nóng)民工的工資，對于施工企業(yè)外欠的一部分勞務(wù)費及材料費，可與建筑公司進(jìn)行協(xié)商，由建筑單位直接代付，這樣既解決了施工企業(yè)的資金壓力，也保證了清收工作的順利進(jìn)行。

對建筑單位而言，只有持續(xù)改進(jìn)不足，才能在市場上建立自己的聲譽與品牌。如今真正建立起自己品牌的公司很少，公司成功與失敗的因素，相信很重要的一點就是工程竣工后的收尾工作與工程維修服務(wù)的好壞。相信只要我們由始至終的認(rèn)真、負(fù)責(zé)，一定會取得非常好的成績和回頭率。階段管理收尾工作是保證一個項目成功的重要管理手段，他和項目的其他工作任務(wù)一樣，要被我們納入項目計劃并按照計劃認(rèn)真落實。

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