基于Word 2010長文檔的編輯方法與技巧

席哲

摘 要：Word是目前應用最廣泛的文字處理軟件，功能十分強大。其中編輯長文檔的功能具有很高的實用價值。該文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗詳細地介紹了利用Word 2010編輯長文檔的大綱結(jié)構(gòu)、非連續(xù)頁碼、紙張縱橫向交錯、圖片的題注自動編號等的方法和技巧。在進行長文檔編輯時，利用所介紹的方法和技巧，可以有效提高長文檔的編輯效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：Word2010 長文檔 大綱結(jié)構(gòu) 非連續(xù)頁碼 紙張縱橫

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（c）-0010-02

Word 2010是目前常用的文字處理軟件，其功能十分強大。所謂長文檔就是指諸如教材、雜志、標書等長達幾十頁甚至幾百頁的Word文檔。要利用Word 2010編輯和制作出專業(yè)性強的長文檔，必須掌握一定的方法和技巧，才能提高編輯的效率和質(zhì)量。筆者在Word 2010的實踐中，總結(jié)了一些編輯長文檔的方法和技巧，對有效組織和管理長文檔，提高長文檔編輯工作的效率和質(zhì)量具有較高使用價值。

1 建立長文檔的大綱結(jié)構(gòu)

長文檔的大綱結(jié)構(gòu)是文檔的脈絡(luò)，文檔的大綱結(jié)構(gòu)可以用大綱視圖來編輯和管理。通過用大綱視圖來編輯和管理文檔，既能使長文檔逐層展開，結(jié)構(gòu)清晰，又能使讀者很快對文檔的層次和內(nèi)容概括性地了解，還能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。

操作方法：（1）單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項或點擊文檔右下方工具條上的“大綱視圖”按鈕切換到大綱視圖。（2）選擇要設(shè)置標題的內(nèi)容，并確定其級別。Word 2010默認的大綱級別有“1級、2級、3級、4級、5級、6級、7級、8級、9級、正文文本”共10個級別，在每個標題前都有一個“□”記號。（3）標題的級別可以調(diào)整。將光標定位在要調(diào)整標題的任一位置，選擇級別。也可以點擊 “升級”或“降級”按鈕進行調(diào)整。經(jīng)升/降級后，各標題之間的關(guān)系就像一般文件夾那樣逐層相套。若某標題以“+”標示，則表示該標題下是有內(nèi)容的，即是可以展開的。若某標題以“-”標示，則表示該標題下是沒有內(nèi)容的，即不可以展開。（4）可用大綱工具條上的按鈕對各標題進行上移、下移、展開和折疊等操作。（5）單擊“顯示級別”并確定級別后，大綱結(jié)構(gòu)就顯示在指定的位置了。

2 自動生成目錄

長文檔不僅篇幅長而且包含的內(nèi)容多，因此，在長文檔中必須生成目錄以便于查找，同時修改內(nèi)容時，目錄也能隨之自動更新。

操作方法：（1）將光標定位在要插入目錄的位置，點擊“引用”菜單“插入目錄”，即彈出“目錄”對話框；（2）在彈出的對話框中，勾選“顯示頁碼”“頁碼右對齊”，并設(shè)置“格式”“顯示級別”等，然后點擊“確定”按鈕，目錄就自動生成了。（3）若標題的內(nèi)容有改變，點擊“更新目錄”，在彈出的“更新目錄”對話框中，勾選“更新整個目錄”，然后點擊“確定”按鈕，整個目錄就會自動更新了。

3 編輯非連續(xù)頁碼

在普通文檔的頁碼設(shè)置中，單擊“插入”菜單下的“頁碼”命令，根據(jù)對話框選擇“插入位置”“對齊方式”，單擊“格式”，設(shè)置“頁碼格式”即可?；蛘咴凇耙晥D”菜單下，選取“頁眉和頁腳”命令，在“插入自動圖文集”中選取“第X頁 共Y頁”。這樣word就會為整篇文檔加上連續(xù)的頁碼。

長文檔通常包含了封面、目錄、前言、序、正文等內(nèi)容，不同的內(nèi)容需要設(shè)置成不同的頁碼，即頁碼是不連續(xù)的。為了設(shè)置非連續(xù)頁碼，必須對文檔進行分節(jié)操作，應首先對長文檔進行與設(shè)置普通文檔的頁碼一樣的操作，然后再在封面、目錄等文檔位置前后加上分節(jié)符，最后對頁碼進行修改。

操作步驟：（1）將插入點移動到文檔中一個內(nèi)容開始的地方，點擊“頁面布局”菜單的“分隔符”命令，彈出對話框，選擇“分節(jié)符類型”中的“下一頁”，單擊確定。把這樣的分節(jié)符添加到封面、目錄等內(nèi)容的分節(jié)段前。（2）雙擊頁碼設(shè)定區(qū)，彈出“頁眉和頁腳”對話框，刪除“共Y頁”中的“Y”，并把光標定位在該位置上。（3）單擊“插入”菜單的“域”命令，選擇“域名”中的“Section Pages”，單擊“確定”。（4）雙擊頁碼設(shè)定區(qū)，彈出“頁眉和頁腳”對話框，刪除“第X頁”中的“X”，并把光標定位在該位置上。（5）設(shè)定“頁碼格式”中的“頁碼編排”，選擇“起始頁碼”從1開始，再單擊“插入頁碼”。這樣就可以看到封面、目錄等不同的頁碼起始了。與頁碼編排相似，若想在長文檔的各章各節(jié)插入不同的頁眉頁腳，也需要在每章每節(jié)的分界處插入分節(jié)符。

4 設(shè)置紙張縱橫向交叉

一般長文檔頁面布局為縱向。但長文檔中通常會有一些需要呈橫向排版的表格或圖片。這時，就必須將還需橫向排版的表格或圖片的頁面紙張設(shè)置為橫向，而其他的文檔仍為縱向。這樣，整個文檔就呈現(xiàn)出紙張縱橫向交叉的情況。只有在不同的“節(jié)”中才能有不同的紙張頁面設(shè)置。

操作步驟：（1）在需設(shè)置為橫向的表格頁或圖片頁與前后文檔分頁處插入分節(jié)符，單擊菜單“頁面布局”下的“分隔符”命令，插入“分節(jié)符”中的“下一頁”。（2）對該獨立節(jié)進行“紙張方向”設(shè)置，根據(jù)需要選擇“橫向”，點擊確定。（3）為不影響到頁碼的表示，此處的頁碼格式需重新設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”。

5 設(shè)置圖標題注和交叉引用

長文檔中往往包含大量圖片。為了方便地描述圖片，必須對圖片進行順序編號?！邦}注”是圖片下方顯示的一段文字，用于描述該對象。當圖片數(shù)量有增刪時，圖片的編號也應隨之變化。然而，手工修改圖片編號相當繁瑣，而且易出錯。因此，必須實現(xiàn)圖片的自動編號，以滿足增刪圖片的需要。Word的“題注”模塊功能可以實現(xiàn)對插入圖片的自動編號，實現(xiàn)圖片增刪后編號的自動更新。

操作步驟：（1）選擇圖片，菜單 “引用”，選擇“題注”命令，單擊“新建標簽”按鈕，建立標簽“圖1-”，確定。（2）在第二幅圖片出現(xiàn)時，單擊“引用”菜單下的“插入題注”，單擊“確定”即可。（3）當圖片有增刪時，可以選擇任一圖注，擊右鍵，點擊“更新域”，則題注編號會自動更新。

6 結(jié)語

在使用Word 2010進行長文檔的編輯時，首先應該制作文檔大綱，然后進行正文內(nèi)容的填充。這樣不僅可以提高長文檔的編輯效率，而且可以使所制作完成的文檔既合乎要求，又具有一定的專業(yè)化程度。除此之外，耐心地去研究和掌握以上方法和技巧，可以使我們的實際操作水平得到進一步的提高，從而快速、高效地制作出精確、令人滿意的長文檔效果。

參考文獻

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