如何做好建設(shè)單位在施工管理過程中的檔案管理

(河北環(huán)境工程學(xué)院)

如何做好建設(shè)單位在施工管理過程中的檔案管理

孫盛楠

(河北環(huán)境工程學(xué)院)

隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，制度的不斷健全，在現(xiàn)代建筑工程中資料檔案管理顯得愈發(fā)的重要，尤其是建設(shè)單位的工程資料具有種類繁多、數(shù)量龐大、涉及面廣、收集整理周期長等特點，因此如何規(guī)范的進(jìn)行建設(shè)單位的工程資料檔案管理是每個建設(shè)單位都需要考慮的問題。

建設(shè)單位；施工過程；工程資料；檔案管理

目前建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

重視工程實體建設(shè)忽略檔案管理

目前的建設(shè)工程項目大多工期緊任務(wù)重，建設(shè)單位的相關(guān)人員都在忙于工程的前期審批手續(xù)、工程招標(biāo)、現(xiàn)場指揮進(jìn)度以求用最短的時間完成工程建設(shè)達(dá)到驗收要求。但在每一項工程完成后所形成的大量工程資料的收集整理并沒有足夠的重視。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案資料員不需要有什么專業(yè)知識，只要掌握基本的辦公操作就可以，還有一些單位沒有設(shè)立專門的檔案室，檔案柜、辦公設(shè)備配置不齊全等現(xiàn)象。

工程檔案時效性差

在建設(shè)施工過程中，會發(fā)生大量的洽商變更文件，此類文件需要建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位及施工單位的相互配合，由于設(shè)計單位人員基本不會駐扎在施工現(xiàn)場，對該類文件的處理不及時會造成經(jīng)濟(jì)損失。另一方面施工單位的專職資料員較少，一般都是兼顧幾個工地項目，由于其固定在一個工地上的時間較少，對于工程資料的編寫與整理滯后造成了建設(shè)單位項目資料歸檔的時效性差。

工程檔案真實性差

在施工單位，工程資料往往是由資料員在辦公室“閉門造車”做出來的，沒有與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，經(jīng)常在工程的基礎(chǔ)、主體及竣工驗收前加班加點進(jìn)行編制，這樣的資料不能真實反映出工程的實際狀況，沒有起到質(zhì)量控制的作用。建設(shè)單位和監(jiān)理單位應(yīng)加強對施工項目的監(jiān)督檢查，不僅僅是檢查質(zhì)量、安全，同時還要按時檢查工程技術(shù)資料。

檔案管理人員更換頻繁且不專業(yè)

由于對檔案管理工作的不重視，造成了資料員、檔案員的更換頻繁，檔案資料整理不系統(tǒng)、不完善。另一方面許多單位的資料員專業(yè)不對口，沒有受過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，面對投資大、子項多的工程資料無從下手，只是對收到的工程資料進(jìn)行簡單的歸檔，并沒有區(qū)分前期審批資料、過程技術(shù)資料、行政資料、經(jīng)濟(jì)資料等，造成了檔案收集不規(guī)范、查找起來不方面。

建設(shè)單位工程資料檔案管理的思路

建立健全檔案管理制度

首先領(lǐng)導(dǎo)重視是加強工程檔案管理的關(guān)鍵，建立健全檔案管理制度，使檔案工作按照規(guī)章順利推進(jìn)，有些施工單位、監(jiān)理單位來自不同地區(qū)，都按照各自形成的習(xí)慣進(jìn)行方案管理，需要有統(tǒng)一的檔案管理制度使歸檔資料更準(zhǔn)確規(guī)范。同時設(shè)置專門檔案管理員、建立專門的檔案室、配備必要的辦公設(shè)置，進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作環(huán)境。

重視檔案工作專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理員在上崗前要接受專業(yè)培訓(xùn)，掌握了檔案員的基本操作技能后方可進(jìn)行工作，在之后的工作中也需要參加檔案管理的加強培訓(xùn)。

建設(shè)單位工程資料檔案管理的具體做法

1.前期審批類資料的檔案管理

建設(shè)單位相關(guān)部門及時收集各類文件資料進(jìn)行歸檔，例如：項目立項申請、批復(fù)，可行性研究報告、環(huán)境影響評價、規(guī)劃方案、項目用地相關(guān)手續(xù)、規(guī)劃許可、建設(shè)施工許可等，這類資料使用頻率高，應(yīng)分類進(jìn)行整理歸檔，在收集好紙質(zhì)文件的同時利用計算機(jī)制作電子版文檔，建立臺賬，便于日后的查找。

2.招標(biāo)類資料的檔案管理

工程招投標(biāo)是工程施工的前提，歸檔時要注意其完整性。一套完整的招投標(biāo)文件應(yīng)包括：在公共媒體上發(fā)布的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、資格預(yù)審申請、資格預(yù)審報告、投標(biāo)文件、招標(biāo)投標(biāo)備案資料、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知書、工程量清單、攔標(biāo)價。在收集整理時每份資格預(yù)審申請和投標(biāo)文件往往不止一份，正本與副本及電子類投標(biāo)文件都需要進(jìn)行歸檔。

3.合同類文件的檔案管理

合同是工程檔案的重要組成部分，可以按照各個單項工程分別立柜整理，主要分為施工類合同、服務(wù)類合同、設(shè)備采購類合同等幾大類。

4.洽商變更等經(jīng)濟(jì)類文件的檔案管理

在工程施工過程中，洽商變更的產(chǎn)生是不可避免的，由于其對于工程的造價影響較大尤其需要注意處理該類文件的時效性，一旦發(fā)生設(shè)計變更需要及時下發(fā)給施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的相關(guān)人員及審計監(jiān)督單位，并做好收發(fā)文記錄。

5.工作聯(lián)系單等施工過程資料的檔案管理

施工過程中發(fā)生的各類工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知單，建設(shè)單位接收后需要迅速進(jìn)行研究并及時反饋信息給相關(guān)單位，做到閉合管理，在收集歸檔時也要注意每份聯(lián)系單和反饋信息整理到一起，形成一份完整的過程資料。同時在施工過程中還需要將每個里程碑式的施工階段的圖像等影像資料按照建筑單體進(jìn)行收集歸檔。

6.圖紙的檔案管理

在對圖紙進(jìn)行整理歸檔時需要注意通過詳規(guī)圖紙、施工圖審核圖紙、施工圖紙、竣工圖紙的分別歸檔。在下發(fā)施工圖紙時由于涉及單位較多，為便于圖紙的發(fā)放情況查詢，設(shè)計了這份

發(fā)放記錄供大家參考。

圖紙發(fā)放明細(xì)表

7.竣工資料的檔案管理

工程竣工驗收之前，需要施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計單位按照國家相關(guān)工程資料驗收規(guī)范移交相應(yīng)的竣工圖、技術(shù)資料、質(zhì)量資料及影像資料，最終由建設(shè)單位統(tǒng)一移交至檔案館進(jìn)行歸檔。

結(jié)語

工程檔案是建筑施工的記憶載體，檔案管理是項目管理的重要組成部分，也是建筑項目竣工驗收的必要條件。加強檔案管理使工程檔案資料更規(guī)范、更準(zhǔn)確、更完整，才能有效的促進(jìn)建設(shè)單位的項目管理水平和質(zhì)量管理水平的提高。

TU723

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1007-6344（2017）04-0169-01

孫盛楠，1981.11.6，河北秦皇島，女，漢，工程管理，本科，助理工程師，河北環(huán)境工程學(xué)院，河北秦皇島