關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)分析

李茹

摘 要：隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等先進科學(xué)技術(shù)的不斷更新，使得我國各行各業(yè)有很大程度的進步和發(fā)展。以此為鑒，應(yīng)當(dāng)將先進技術(shù)應(yīng)用于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理之中，建設(shè)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化，以便其輔助檔案管理，使檔案管理切實有效，更好的監(jiān)督與控制檔案，保證檔案真實、有效。基于此，該文將緊緊圍繞衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)展開分析與探討。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu) 檔案管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）12（b）-0159-02

摘 要：隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等先進科學(xué)技術(shù)的不斷更新，使得我國各行各業(yè)有很大程度的進步和發(fā)展。以此為鑒，應(yīng)當(dāng)將先進技術(shù)應(yīng)用于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理之中，建設(shè)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化，以便其輔助檔案管理，使檔案管理切實有效，更好的監(jiān)督與控制檔案，保證檔案真實、有效?；诖?，該文將緊緊圍繞衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)展開分析與探討。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu) 檔案管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）12（b）-0159-02

檔案管理工作對于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)來說是非常重要的，但是因衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案資料較多，這使得檔案收集、整理、分類、存檔等方面的工作量較大，那么在對檔案管理的過程中容易出現(xiàn)這樣或那樣的差錯，導(dǎo)致檔案使用性、有效性不佳。針對此種情況，應(yīng)當(dāng)積極進行衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化建設(shè)，輔助檔案管理，提高檔案管理水平，以便保證檔案真實、有效、完好[1]。但是，從目前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的實際情況來看，其存在一些問題，導(dǎo)致檔案信息化水平不高。對此，筆者建議加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，以便更好的監(jiān)管檔案。

1 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化的重要性

1.1 推進檔案現(xiàn)代化管理

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化是由手工操作向信息采集、現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，使衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案信息資源得到合理配置，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效途徑?；诖耍梢源_定衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化的實施，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機技術(shù)等對檔案進行有效的收集、整理、分類、歸檔等，從而有效的保護檔案原件、保證檔案信息真實、提高檔案服務(wù)水平提高等。由此看來，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化的建設(shè)，利于推進檔案現(xiàn)代化管理。

1.2 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠保證

對于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)來說，“決策及時正確，管理措施得當(dāng)”的實現(xiàn)，需要依靠完整的、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。而良好的建設(shè)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化，可以在衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)進行決策制定的過程中快速、準確的提供檔案信息，以便領(lǐng)導(dǎo)層能夠根據(jù)檔案信息，再結(jié)合機構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀，制定科學(xué)的、合理的決策。另外，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，還可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，進而對檔案信息予以有效的保存，那么各級領(lǐng)導(dǎo)可以通過檢索電子檔案，將其運用到工作規(guī)劃中，以便衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)能夠良好的落實各項工作，促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)持續(xù)健康發(fā)展[2]。

1.3 為衛(wèi)生監(jiān)督人員的知識更新提供智能化手段

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，將實現(xiàn)檔案管理信息化，大大增加檔案管理的作用，其中之一就是幫助衛(wèi)生監(jiān)督人員不斷更新知識。因為檔案管理信息化具有遠程服務(wù)功能、資源共享功能等，那么衛(wèi)生監(jiān)督人員在日常工作之中可以利用檔案管理信息化的功能，獲得信息、獲得知識。長此以往，將會使衛(wèi)生監(jiān)督人員的知識結(jié)構(gòu)更加完善。由此可以確定，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，是促進衛(wèi)生監(jiān)督人員知識更新的智能化手段。

2 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

基于以上內(nèi)容的分析，可以確定衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。但是從目前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的實際情況來看，現(xiàn)狀不佳。具體表現(xiàn)為以下幾個方面。

2.1 管理方式尚需改進

從理論上來講，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)是非常明智的舉措。但是，在實際工作之中，一些領(lǐng)導(dǎo)、管理者及工作人員還未正確認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性。因此，在具體落實檔案管理信息化建設(shè)的過程中并未端正態(tài)度，詳細了解檔案管理信息化及檔案管理實際情況，合理規(guī)劃建設(shè)檔案管理信息化。在此種情況下，依舊實施比較傳統(tǒng)的、落后的管理方式，這不僅阻礙了檔案管理信息化的應(yīng)用，還影響了檔案管理作用的發(fā)揮。所以，正確認識檔案管理信息化建設(shè)，積極改進管理方式是非常必要的。

2.2 信息共享難以實現(xiàn)

目前，我國已經(jīng)構(gòu)建了衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)，并統(tǒng)一應(yīng)用國家級衛(wèi)生監(jiān)督信息管理平臺。借助這一平臺，可以采集衛(wèi)生監(jiān)督數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)、行政處罰數(shù)據(jù)等，為更好的進行衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理提供幫助。但從衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作具體落實情況來說，平臺統(tǒng)一應(yīng)用下還存在諸多需要處理的問題，這使得信息難以共享，相應(yīng)的檔案管理效果不佳[3]。

2.3 人員素質(zhì)有待提高

基于檔案管理信息化建設(shè)來推進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)各項檔案管理工作的過程中，需要管理人員除了要掌握檔案方面知識和技能、管理方面知識和技能之外，還要了解軟件操作及相關(guān)技能，以便可以有效的運用和處理檔案管理信息化，使其充分發(fā)揮作用。但是，目前諸多衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理人員均缺乏軟件操作方面的知識與技能，致使其在日常工作中難以靈活運用檔案管理軟件，致使檔案管理信息化程度不高。

3 優(yōu)化建設(shè)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化的對策

針對當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)不佳的情況，筆者建議采取以下措施加以優(yōu)化。

3.1 制定規(guī)范檔案管理制度

規(guī)范化、合理化、有序化的進行檔案管理，利于保證檔案收集、檔案整理、檔案分類、檔案存儲等工作有效落實，使檔案具有較高的應(yīng)用價值。當(dāng)然，這一目的的實現(xiàn)，需要衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理部門制定健全的、完善的檔案管理制度，以此來保證檔案管理信息化建設(shè)有章可循、有法可依。那么，如何制定規(guī)范的檔案管理制度呢？首先應(yīng)當(dāng)加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)內(nèi)部各部門之間的溝通與聯(lián)系，明確檔案管理的實際情況及需要。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)來制定檔案管理制度。另外，出于提高檔案管理質(zhì)量的考慮，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建全方位的衛(wèi)生服務(wù)平臺，以便開展多樣化的檔案服務(wù)，滿足各部門領(lǐng)導(dǎo)工作需要[4]。

3.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入

為了確保衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)順利推進，還應(yīng)當(dāng)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入。也就是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)同當(dāng)?shù)刎斦块T協(xié)商，爭取建設(shè)資金，將其用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)之中，配置計算機、掃描儀、檔案信息管理軟件等軟硬件設(shè)備。除此之外，還應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃建設(shè)管理安全保障機制，使管理人員樹立保密意識和安全意識，有效落實檔案管理信息化的保密和保安工作[5]。

3.3 加強檔案管理人員培養(yǎng)

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)順利推進，還需要對檔案管理人員予以嚴格要求。為了使檔案管理人員能夠勝任工作，高質(zhì)高效的完成各項檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注意加強檔案管理人員培養(yǎng)，即營造信息化檔案管理的工作環(huán)境，使管理人員深受影響，注意自我學(xué)習(xí)；展開檔案管理信息化相關(guān)培訓(xùn)和教育，提高檔案管理人員的整體水平；注重開展素質(zhì)教育，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

面對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在諸多問題，使其作用無法充分發(fā)揮的情況，應(yīng)當(dāng)通過制定規(guī)范檔案管理制度、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入、加強檔案管理人員培養(yǎng)等，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，以便檔案管理信息化能夠在衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)充分發(fā)揮作用，提高檔案使用價值，促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

[1] 蔣立輝.謅議如何做好信息化背景下衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作[J].科技展望，2014（16）：2.

[2] 劉瑜.信息化背景下如何做好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作[J].才智，2014（21）：318.

[3] 白爽.關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理信息化的思考[J].黑龍江檔案，2013（2）：125.

[4] 張幫帥.淺議新形勢下衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：132.

[5] 任華琦.淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)[J].山西醫(yī)藥雜志：下半月版，2013，42（12）：702-703.