大數(shù)據(jù)下的檔案管理信息化

季紅星

摘 要 檔案包括文字、圖表和其他各種形式和載體的歷史記錄，但這些內(nèi)容必須是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的且具有保存價值的。大數(shù)據(jù)時代信息爆炸式增加，可以說，大數(shù)據(jù)時代對人類的數(shù)據(jù)駕馭能力和管理儲存能力提出了挑戰(zhàn)。本文從檔案管理信息化的背景著手，以檔案管理信息化的優(yōu)勢、意義為目標，通過分析大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的各項挑戰(zhàn)，在檔案管理人員素質(zhì)和管理設(shè)備等方面切入，為更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建言獻策，這有利于加強檔案管理的職能建設(shè)，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，保護各類檔案文化資源深入挖掘檔案增值信息，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 大數(shù)據(jù) 信息化

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-02

一、檔案管理信息化的背景——大數(shù)據(jù)時代

當今社會發(fā)展迅猛，科技日新月異，信息流也更加密集、通暢，信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了爆炸式增長，我們迎來了大數(shù)據(jù)時代。

大數(shù)據(jù)時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響，是對檔案管理人員的管理能力和水平的全新考驗。

大數(shù)據(jù)時代區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)時代的特點首先是數(shù)據(jù)量大：大數(shù)據(jù)的起始計量單位至少是P（1000個T）、E（100萬個T）或Z（10億個T）；此外還有多種多樣的特點：除了文字這種常見的數(shù)據(jù)形式之外，視頻和圖片以及音頻甚至地理位置等等都是數(shù)據(jù)的形式，多種多樣的數(shù)據(jù)形式對檔案管理人員的能力帶來了挑戰(zhàn)；此外大數(shù)據(jù)時代下與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)最大的不同與特點是數(shù)據(jù)價值密度低，速度快、時效高。

檔案是信息與載體的統(tǒng)一體，是一種信息資源。文件與檔案不僅有著社會歷史記憶大廈、社會活動核心工具和原生信息首要來源等幾方面的功效和價值，同時有著無可代替性和獨特的重要作用。

既有的檔案管理的技術(shù)架構(gòu)和路線，已經(jīng)無法高效處理、管理如此海量的數(shù)據(jù)，而對于檔案管理相關(guān)部門來說，如果投入巨大采集的信息無法通過及時處理反饋有效能力提出了新的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)時信息，那將是爆炸式增長的。可以說，大數(shù)據(jù)時代對人類的數(shù)據(jù)駕馭能力和管理儲存能力提出了挑戰(zhàn)，對檔案管理的新發(fā)展和趨勢進行研究，有利于保護各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，更好地進行檔案管理的職能建設(shè)，實現(xiàn)檔案事業(yè)長足發(fā)展的目標。

二、檔案管理信息化的意義

（一）檔案管理信息化推動檔案管理現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣化，檔案內(nèi)容分散交叉等顯著特征要求我們必須采用符合時代潮流和要求的現(xiàn)代化的檔案管理方式和方法。

（二）檔案管理信息化提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平

1.檔案管理省時省力。檔案管理的信息化使得檔案可以一次錄入多次利用，檔案管理和利用的效率極大提高，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實時化和自動化讓我們的檔案管理工作省時省力。

2.檔案利用更便捷。檔案管理的信息化的一個重要內(nèi)容就是檔案的網(wǎng)絡(luò)化，有檔案使用需要的人可以隨時隨地的查閱和使用網(wǎng)絡(luò)上共享的檔案資料，在一定程度可以幫助加快檔案使用者的工作進度；同時，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使得檔案管理人員對檔案資料的管理和挖掘更便捷和有效。

三、大數(shù)據(jù)時代如何實現(xiàn)檔案管理信息化

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

就目前來看，如何建立起一個既能進行館藏數(shù)字化加工又能實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對于檔案管理信息化的實現(xiàn)十分重要，然而，如何在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立和使用的同時更好的實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，可能檔案管理人員的素質(zhì)是重中之重。

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人員不僅需要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點，業(yè)務(wù)需要和發(fā)展方向不斷地了解和學習新出現(xiàn)的檔案管理信息技術(shù)，同時更要將新的科學技術(shù)和新思路運用到實際的檔案管理工作中。

1.加強對檔案管理專業(yè)的重視。盡管很多大學都設(shè)立了檔案管理專業(yè)，然而，不論是配備的師資力量還是專業(yè)招收人數(shù)都與需求量有所差別。為此，教育部門和各高校應(yīng)充分認識到檔案管理專業(yè)的重要性，擴大招生規(guī)模，配備完善的師資力量和硬件，軟件設(shè)施；同時相關(guān)部門也應(yīng)加強認識，增強檔案管里人員的崗前培訓，在崗培訓與激勵。

為盡快實現(xiàn)檔案管理信息化，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行定時定點的系統(tǒng)培訓、在崗培訓等一系列培訓活動；同時，培訓的知識技能應(yīng)該包括IT技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等多方面、多層次的內(nèi)容；此外，為了使檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)跟上檔案管理的信息化、現(xiàn)代化的節(jié)奏，甚至站在行業(yè)的前列，相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造有利于讓檔案管理人員了解、學習檔案管理新科技、新理念和新發(fā)展的必要條件。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理心態(tài)。大數(shù)據(jù)時代，檔案部門的檔案利用服務(wù)工作，轉(zhuǎn)而先以用戶需求為出發(fā)點，在明確檔案服務(wù)的首要目的完成基礎(chǔ)之上，同時還要善于把握用戶的深層次需求，向用戶傳遞相關(guān)知識，“授人魚更授人以漁”，達到檔案信息資源的利用服務(wù)和知識服務(wù)雙贏的目的。

3.建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍。因為信息技術(shù)的迅猛前進和檔案業(yè)務(wù)的多方面延伸，使得檔案管理信息化的工作與傳統(tǒng)相比無論是專業(yè)性還是復(fù)雜性都提升了很多。檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的主流工作模式會由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎庙椖抗芾硭枷?，建立動態(tài)聯(lián)盟組織，利用互聯(lián)網(wǎng)進行合作。

檔案管理信息化涉及網(wǎng)絡(luò)、信息、計算機、管理和檔案等不同學科知識的的融合應(yīng)用。開展檔案信息化工作，需要掌握多種學科知識的人員齊心合作。

在這種背景下，為了提高檔案管理人員信息化工作技能，保證和提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從事檔案管理工作的人員應(yīng)該在做好自身工作的基礎(chǔ)上，積極參加相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓，不斷學習新的檔案管理知識。為了保障檔案信息的完整與信息的安全，檔案管理人員不僅要了解電子檔案的特點以及電子檔案的全程規(guī)范管理，更要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識。

（二）運用現(xiàn)代化的設(shè)備

1.配備統(tǒng)一的管理設(shè)備。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，紙質(zhì)檔案資料難以保管、數(shù)量龐大難以整理、存放，檔案管理人員任務(wù)愈發(fā)繁重等難題逐漸顯現(xiàn)，這就需要使用大容量的檔案存儲載體——計算機。

計算機因其具有檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動編目和檢索、檔案自動標引，以及文檔一體化管理、檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理、計算機輔助立卷等強大的功能成為了我們進行檔案管理必不可少的工具。為了發(fā)揮計算機在檔案管理中的強大作用得到充分發(fā)揮，我們需要在同一個部門甚至是不同部門之間使用相同規(guī)格、相同型號的計算機統(tǒng)一型號，為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。

2.建立規(guī)范的管理機制。立足檔案管理的實際情況，建立規(guī)范的管理機制，可以更好地劃分職責任務(wù)、確保檔案管理系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)。這個管理機制主要包括統(tǒng)一的檔案管理標準和檔案管理制度。

首先，建立統(tǒng)一的檔案管理標準。檔案管理標準化包括檔案統(tǒng)計標準、整理標準、服務(wù)標準和各項技術(shù)標準等。標準規(guī)范化是衡量工作效率高低的尺度，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

如果相關(guān)檔案部門開展檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標準，各自為營，自成一系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)；如果沒有這些標準，檔案管理工作就難以開展，實現(xiàn)檔案管理信息化更是難以實現(xiàn)。

此外，創(chuàng)新檔案管理制度。創(chuàng)新檔案管理制度必須以《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為依據(jù)，首先要做的是規(guī)范檔案管理流程，統(tǒng)一檔案管理技術(shù)規(guī)范，電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進行細化，第二便是為了確保電子檔案的安全性與完整性，制定必要的尤其是針對電子檔案資料的安全措施。

參考文獻：

[1] 虞亞梅.知識經(jīng)濟時代檔案信息資源的管理與利用[J].檔案學通訊，2002（01）.

[2] 陳輝.論檔案信息資源開發(fā)的層次性[J].黑龍江檔案，1999（04）.

[3] 陳智為.檔案行政管理概論[M].北京：中國人民大學出版社，1991.

[4] 賀凱.論新中國檔案行政管理機構(gòu)的設(shè)置與改革[D].中國特色社會主義行政管理體制研討會暨中國行政管理學會第 20 屆年會論文集[A].2010-2-2.

[5] 陳明潔.大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化影響和要求[J].檔案管理，2013（6）：48-49.

[6] 高茂科.對檔案大數(shù)據(jù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的認識[J].中國檔案，2013（10）：72-73.

[7] 蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）：74-75.