醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新之淺見

趙妍

摘 要：檔案作為一種記錄資料與信息的工具，它能夠客觀公正地展示出已經(jīng)出現(xiàn)過的人或事。根據(jù)檔案的內容我們可以看出醫(yī)院所經(jīng)歷的歷史變革與文化傳承，并且以此為依據(jù)制定出更適合醫(yī)院發(fā)展的相關計劃。本文就醫(yī)院檔案管理存在的問題與改進方法進行了大致的闡述。

關鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；改革；創(chuàng)新

醫(yī)院檔案包含了醫(yī)院在各種社會背景下的一系列社會活動，他是醫(yī)院在不同的歷史時期中形成的一種原始的記錄。從醫(yī)院的檔案當中可以看出醫(yī)院的發(fā)展過程以及制度變革的起因與結果，為當代的醫(yī)院改革提供一個可靠的現(xiàn)實依據(jù)。由此可以看出，檔案在醫(yī)院的發(fā)展中扮演著一個十分重要的角色，因此，醫(yī)院應當提高檔案管理的工作水平，從而進一步地幫助醫(yī)院利用檔案資源，做出真正對醫(yī)院的發(fā)展有利的決策。

一、檔案的作用

1.傳承歷史，記錄過去。通常情況來講，檔案是指指機關（構）、組織或個人在各種業(yè)務活動過程中所形成的一種記錄、文件或影像資料等。它是一種對歷史的記錄與傳承，通過現(xiàn)存的各種各樣的檔案材料，使得歷史上發(fā)生的事情得以完美的保存下來，鮮活地呈現(xiàn)在我們的眼前，再通過現(xiàn)代的人們將其中的精神傳承下去，并讓未來的后代了解其中的事情。

2.借鑒歷史，吸取經(jīng)驗。檔案當中清楚地記載了歷史上發(fā)生過的事情，特別是對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響的事件，我們可以從當中吸取經(jīng)驗教訓，并且分析該事件的利弊，然后再根據(jù)現(xiàn)存的狀況，借鑒歷史的教訓，制定出適合現(xiàn)下醫(yī)院發(fā)展的計劃來。

3.有利于系統(tǒng)組織的科學發(fā)展。檔案當中所記錄的內容對于當代醫(yī)院的發(fā)展是有進步意義的，根據(jù)其中涉及到的以前的管理模式以及在該管理模式下醫(yī)院運營的效果，可以促進現(xiàn)代醫(yī)院的管理系統(tǒng)科學地發(fā)展，然后保證管理模式趨向規(guī)范化。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理工作混亂。由于歷史原因的制約，我國的大多數(shù)醫(yī)院在管理方面存在一定的混亂，缺乏科學系統(tǒng)的管理模式，這一點在檔案管理方面尤為明顯。許多的檔案材料甚至還存在虛假信息，也沒有專門的部門或人員對檔案進行審核。國家有關文件規(guī)定：“除病案外，其余檔案都應歸到醫(yī)院綜合檔案室集中管理?！比欢t(yī)院的現(xiàn)有狀況則是將不同的檔案放置在了不同的部門，這便需要在每一個部門都設置一個管理檔案的機構，這樣一來，財務部門有財務部的檔案管理，人事部門又有人事部門的檔案管理，檔案管理的機構就顯得過多了，便很難做到將其進行統(tǒng)一的有效的管理，也相當?shù)暮馁M醫(yī)院的人力物力以及財力。長期下去，則會造成醫(yī)院檔案管理的混亂，歸檔的信息片面或重復，甚至混入虛假材料，嚴重影響了醫(yī)院的發(fā)展。

2.檔案管理方式落后，管理制度不完善。隨著世界科技的不斷發(fā)展，電子信息技術早已席卷全球，成為了新時代下一種核心的技術。國際上的許多醫(yī)院已經(jīng)運用信息技術保存自己的檔案以及開展一些醫(yī)院的事項，但是國內的大多數(shù)醫(yī)院仍舊采用的是手工的方式來制作檔案并管理，這是一種十分落后甚至于趨近原始的管理方式，完全無法跟隨現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的腳步，也遠遠無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，并且嚴重阻礙了醫(yī)院實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化的目標。再者，手工管理檔案的模式容易出錯，很難保證檔案資料的正確性以及完備性，這樣一來，便無法發(fā)揮出檔案在對于醫(yī)院發(fā)展當中所起到的積極作用。更有甚者，長期發(fā)展下去之后，醫(yī)院的檔案管理工作便會一塌糊涂，從而拖累醫(yī)院本身的發(fā)展，還會造成醫(yī)療技術水平與檔案管理水平嚴重不協(xié)調的畸形局面。

3.醫(yī)院檔案管理的重視程度不高。由于檔案管理的作用通常是潛在的，平常無法注意到的，大多數(shù)的醫(yī)院便會因此而忽略了檔案管理的重要性，并且毫不在意檔案管理的具體工作。這便造成了檔案管理的工作人員責任心不高，工作起來萬分懈怠，長期處于三天打魚兩天曬網(wǎng)的情況，待到需要使用檔案時才會發(fā)現(xiàn)檔案管理混亂不堪，許多的檔案出現(xiàn)錯誤或者遺失的情況。

4.檔案管理的工作人員業(yè)務水平低下。因為檔案管理的工作并未受到大部分醫(yī)院的重視，所以檔案管理的相關工作人員大多數(shù)也并不是專業(yè)的檔案管理人才，甚至沒有受到過相關的培訓便開始上崗，這更加制約了醫(yī)院檔案管理的有利發(fā)展。

三、改善檔案管理現(xiàn)狀的措施

1.改善檔案管理的制度。醫(yī)院檔案的歸檔工作應該嚴格地按照國家頒布的相關文件進行合理有效地開展，除病案外，將其他各種檔案都歸置在一處。醫(yī)院應當設立專門的檔案管理部門，由該部門的工作人員進行針對性地資料收集，整理以及歸檔等工作，避免工作內容交叉，以致于有些工作被重復做，而有些工作卻又被遺漏的情況出現(xiàn)。除此之外，相關工作人員還應當注意及時地核實檔案的真實性、可靠性，防止出現(xiàn)檔案錯誤或是出現(xiàn)虛假信息的現(xiàn)象。

2.建立檔案信息化機制。為了適應當代醫(yī)療技術的發(fā)展步伐，檔案管理也應該與時俱進，采用信息化的管理模式，簡化管理流程，節(jié)省管理成本，減少人力的過多投入，與此同時，還能夠做到檔案處理的正確性，真實性，有效性。

3.提高醫(yī)院對檔案管理的重視程度?！八肌毕騺硎窍扔凇靶小钡模扔辛讼敕?，才會將其付諸于行。醫(yī)院必須先認識到檔案管理的重要性，然后才能夠根據(jù)其現(xiàn)狀制定具體的解決方案。相關的政府部門的工作人員可以定期開展關于檔案管理的一些宣講會，將檔案管理的優(yōu)越性灌輸?shù)结t(yī)院工作人員的腦海當中去，并且，讓他們充分意識到檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展是密不可分的，只有將檔案管理的機制完善，醫(yī)院才能夠有長足的發(fā)展。

4.提高檔案管理人員的業(yè)務水平。醫(yī)院可以對檔案管理的工作人員進行相關的培訓，對他們的業(yè)務能力進行針對性的提高，并且在每個培訓階段的完成時設置一個小的任務，充分地幫助工作人員將學習的內容都運用到具體的工作當中去，從而達到培訓的目的。在招聘檔案管理的工作人員時也應當選擇相關專業(yè)或是從事過相關工作的人才。

四、結語

總的來說，醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院的發(fā)展過程當中的重要助力，做好檔案的管理工作，對今后醫(yī)院的發(fā)展有著十分深遠的影響。完善檔案管理的機制，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，正確定位檔案管理工作的地位，從而推進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進程，并為我國的醫(yī)療事業(yè)走向國際頂尖水平打下堅實的基礎。

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