淺談普通高校人事信息管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計實(shí)現(xiàn)研究

史策

（陜西學(xué)前師范學(xué)院人事處，陜西西安，710100）

淺談普通高校人事信息管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計實(shí)現(xiàn)研究

史策

（陜西學(xué)前師范學(xué)院人事處，陜西西安，710100）

為提高高校人事管理效率，保證人事信息安全，推動信息化管理進(jìn)程，構(gòu)建人事信息管理系統(tǒng)已成為高校教育教學(xué)管理的必然選擇。本文從普通高校人事信息管理的必要性入手，對信息系統(tǒng)的主要功能、優(yōu)化設(shè)計環(huán)節(jié)以及實(shí)現(xiàn)步驟等進(jìn)行探索，以逐步實(shí)現(xiàn)高校人事管理系統(tǒng)的信息化和智能化。

人事管理；信息系統(tǒng)；優(yōu)化設(shè)計；實(shí)現(xiàn)步驟

0 引言

人事信息管理是高校內(nèi)部管理工作的重要組成部分。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，高校的人事信息管理主要依賴于紙質(zhì)檔案和人工處理；而在信息技術(shù)不斷應(yīng)用于管理系統(tǒng)的背景下，高校人事信息管理的模式也發(fā)生了相應(yīng)的變化。如何針對高校教職工人員眾多，信息數(shù)據(jù)量規(guī)模龐大等特點(diǎn)，建立便于操作、高效實(shí)用的人事信息管理系統(tǒng)一直是人事部門需要解決的重點(diǎn)問題。在大數(shù)據(jù)背景下，人事管理信息作為一種管理資源，在高校人力資源管理中的作用性逐漸凸顯，職工的基本信息以及相關(guān)的人事統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析是人事信息管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容，利用信息技術(shù)不斷優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)計模式，提高管理效果，不僅能夠?yàn)閷W(xué)校的人力資源管理決策提供可靠的大數(shù)據(jù)支持，更能夠保證校園信息的安全。

1 普通高校人事信息管理系統(tǒng)的主要功能模塊

信息化是高校人事信息管理系統(tǒng)建立的基本方向。從學(xué)校的內(nèi)部管理角度考量，人事信息管理系統(tǒng)的主要功能模塊體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）組織機(jī)構(gòu)

該模塊主要包括機(jī)構(gòu)管理，如機(jī)構(gòu)基本信息的查詢與維護(hù)等；編制管理，即按照教職工的崗位性質(zhì)、職務(wù)等級等設(shè)置和調(diào)整機(jī)構(gòu)編制數(shù)。

（2）人事管理

該模塊主要包括教職工崗位管理，即對上級備案崗位信息和校內(nèi)聘用崗位信息等進(jìn)行有效管理；合同管理，即根據(jù)教職工崗位類別設(shè)置合同種類，合同基本信息的登記和查詢，并包括合同的變更、終止、解除、續(xù)簽等操作；調(diào)動管理，設(shè)置校內(nèi)調(diào)動、校外借調(diào)申請和審批流程等；退休管理，根據(jù)退休年齡、性別、職稱等參數(shù)設(shè)置退休規(guī)定；教職工信息庫，即根據(jù)在職人員、離退休人員的基本信息，建立全校統(tǒng)一的教職工信息庫；教職工信息修改與審核；教職工信息查詢；數(shù)據(jù)快照，即生成并保存某個時點(diǎn)當(dāng)時的教職工信息，形成并上傳快照數(shù)據(jù)；考勤管理，考勤規(guī)則設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)教職工請假、銷假網(wǎng)上分級審批流程等。

（3）職稱評審與培養(yǎng)培訓(xùn)

該模塊包括：職稱評審，教職工申報、材料審核、專家評審、結(jié)果管理等，以及優(yōu)秀教師的培養(yǎng)培訓(xùn)，國內(nèi)大學(xué)訪學(xué)、基層實(shí)踐鍛煉和出國留學(xué)等。

（4）績效考核與工資福利

該模塊包括教職工的績效考核，年度考核，三年聘期期滿考核等。并根據(jù)包和內(nèi)容確定工資福利，基本工資、績效工資及社保管理等。

高校人事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與優(yōu)化，有利于實(shí)現(xiàn)基本的崗位管理。教職工的崗位信息是人事管理的基本內(nèi)容，信息化管理系統(tǒng)能夠讓管理者利用權(quán)限，根據(jù)崗位的實(shí)際變動情況，對陳舊、錯誤信息進(jìn)行刪除、更改，及時添加新信息，從而便于教職工以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的查閱。

2 普通高校人事信息管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

（1）系統(tǒng)管理目標(biāo)

信息化系統(tǒng)管理使高校的人事管理目標(biāo)進(jìn)一步優(yōu)化，其主要包括：建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺，將平臺覆蓋于人事信息管理的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)而打造信息化校園；實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，利用自動化、智能化的管理系統(tǒng)確定管理制度，并根據(jù)人事變動信息實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，以排除人力管理中存在的偏差；實(shí)現(xiàn)資源共享，人事管理是高校管理工作的核心內(nèi)容，人事信息管理牽動著各個管理環(huán)節(jié)。利用信息化管理平臺實(shí)現(xiàn)信息共享，能夠降低信息傳遞中的阻礙，提高信息化管理效率。

(2)系統(tǒng)管理原則

高校在設(shè)計人事信息管理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該遵循基本的原則：其一，整體性原則，即根據(jù)學(xué)校的教學(xué)、行政管理特點(diǎn)將人事管理進(jìn)行簡化，利用模塊整合，盡量減少功能模塊的數(shù)量，以保證信息管理系統(tǒng)的層次性和邏輯性；其二，動態(tài)性原則，在人事信息管理系統(tǒng)中，各模塊可以獨(dú)立使用，同時也可以相互關(guān)聯(lián)，不僅能夠保證提高信息管理效率，還能夠控制系統(tǒng)維護(hù)成本。其三，開放性原則，即管理者、普通職工、瀏覽者可以根據(jù)不同的權(quán)限查詢相關(guān)人事信息，以保證公開化、透明化管理。其四，綜合性原則，在高校人事信息管理中，系統(tǒng)能夠根據(jù)管理需要將不同的功能進(jìn)行綜合，如組織、薪酬、社保、績效、考勤、培訓(xùn)、招聘、合同等，以方面信息的全面收集，提高人事管理的整體效果。

(3)系統(tǒng)管理模塊

在高校人事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計中，模塊意味著功能，根據(jù)學(xué)校人事管理的基本內(nèi)容和教學(xué)特點(diǎn)，設(shè)計相應(yīng)的功能性模塊，同時在不同模塊下設(shè)計子模塊，這樣層層推進(jìn)，能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)人事信息管理的系統(tǒng)化、細(xì)節(jié)化。在高校人事信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計中，管理者可以從組織機(jī)構(gòu)、人事管理、職稱評審與培養(yǎng)培訓(xùn)、績效考核與工資福利等模塊實(shí)現(xiàn)對教職工信息的全面收集與整理，并通過數(shù)據(jù)分析，制定相應(yīng)的人事調(diào)整、變動決策。

(4)系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是信息系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)。在設(shè)計高校人事信息管理系統(tǒng)的過程中，通過單位現(xiàn)有的紙質(zhì)材料和其他相關(guān)統(tǒng)計信息，并根據(jù)其用戶需求建立數(shù)據(jù)庫模型，如根據(jù)人事管理，記錄教職工的基本信息，其中包括身份信息、日常教學(xué)任務(wù)統(tǒng)計信息、職工錄用信息、獎懲信息、人事安排信息等，管理者通過不同的信息功能目錄能夠靈活處理相關(guān)工作，并利用提醒功能保證信息管理時效性；根據(jù)工資系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系，將職稱、工資等變動情況錄入數(shù)據(jù)庫；根據(jù)不同崗位的性質(zhì)、職責(zé)、變動、總?cè)藬?shù)等信息建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)崗位監(jiān)督管理。最后相將數(shù)據(jù)庫模型轉(zhuǎn)化成邏輯模型，并根據(jù)兩種模型設(shè)計數(shù)據(jù)庫的存儲路徑，為高校的人事信息管理奠定基礎(chǔ)。

3 普通高校人事信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)步驟

高校人事信息管理系統(tǒng)在完成設(shè)計環(huán)節(jié)之后，需要通過界面的設(shè)計加以實(shí)現(xiàn)，其步驟主要有以下。

(1)登錄界面的實(shí)現(xiàn)

登錄界面是管理者、查詢者進(jìn)入系統(tǒng)的大門，在優(yōu)化登錄界面的時候，管理者為了方便信息的查詢與修改，可以為登陸者設(shè)置使用權(quán)限，并通過權(quán)限進(jìn)入到其他界面，以完成信息的查詢與修改。

(2)數(shù)據(jù)采集界面的實(shí)現(xiàn)

數(shù)據(jù)采集是收集人事信息，建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析的前提。高校的教職工眾多，其人事信息變動也比較大，因此，管理者可以在數(shù)據(jù)采集界面為員工設(shè)置信息修改權(quán)限，如學(xué)歷學(xué)位、聯(lián)系方式、家庭住址等個人信息可以由職工自主完成填寫與修改，這樣既可以保證信息的準(zhǔn)確性，也減輕了人事管理工作的負(fù)擔(dān)，提高了信息采集的效率。

(3)統(tǒng)計界面的實(shí)現(xiàn)

對于高校人事信息管理系統(tǒng)而言，其主要功能就是實(shí)現(xiàn)信息的檢索，因此設(shè)計優(yōu)化統(tǒng)計界面的過程中，管理者可以利用不同的信息統(tǒng)計內(nèi)容，設(shè)計不同的查詢分類，利用信息交叉提高信息檢索的效率，或者利用關(guān)鍵詞輸入，讓用戶自由檢索信息，保證統(tǒng)計界面的靈活性。

(4)數(shù)據(jù)分析界面的實(shí)現(xiàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，通過數(shù)據(jù)收集建立相應(yīng)的分析模型，并對人事管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測，是高校人力資源管理的重要目標(biāo)，而管理者也可以利用相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型做出更加科學(xué)的管理決策。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)的推動下，高校人事信息管理系統(tǒng)建立必然會更加優(yōu)化，而加強(qiáng)對人事信息的管理，能夠從組織機(jī)構(gòu)、人事變動、職稱評審與培養(yǎng)培訓(xùn)、績效考核與工資福利等多個角度實(shí)現(xiàn)信息收集、整合與分析，進(jìn)而為高校的教學(xué)管理提供必要的數(shù)據(jù)支持，推動高校教學(xué)管理工作信息化、智能化的進(jìn)程。

[1]汪星一.新建普通高校“人事管理系統(tǒng)”建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013,26(02):112-114.

On the optimization design and implementation of personnel information management system in Colleges and Universities

Shi Ce
(Personnel Department of Shaanxi Preschool Normal College,Xi’an Shaanxi,710100)

In order to improve the efficiency of personnel management in colleges and universities, to ensure the safety of personnel information, to promote the process of information management, the construction of personnel information management system has become the inevitable choice of college education and teaching management. This paper starts from the necessity of personnel information management in ordinary colleges and universities, and explores the main functions of the information system, the optimization design links and the realization steps to realize the informationization and intelligentization of the personnel management system in colleges and universities.

personnel management; information system; optimization design; implementation steps

陜西學(xué)前師范學(xué)院科研基金項(xiàng)目(2017ZDRS009)。