王永平
(綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061)
提高高校檔案利用率的策略摭析
王永平
(綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061)
文章針對(duì)當(dāng)前高校檔案利率偏低的狀況,分析了導(dǎo)致檔案利用率偏低的各項(xiàng)因素,提出了以提高高校檔案資源利用率為基本目標(biāo),借助互聯(lián)網(wǎng)信息共享平臺(tái),以高校網(wǎng)站為信息服務(wù)的窗口,提升檔案工作人員服務(wù)意識(shí),提高檔案工作人員素質(zhì),優(yōu)化調(diào)整檔案工作人員隊(duì)伍,進(jìn)一步加強(qiáng)高校網(wǎng)站信息化建設(shè)的幾項(xiàng)策略。
高校檔案;利用率;提高策略
隨著信息科技的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不斷完善,高校檔案資源也越加豐富多樣,檔案工作引起了更多人的重視,當(dāng)前高校的主要服務(wù)方向是提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息,借由高校用戶和社會(huì)用戶的多方面推廣,使高校檔案得到最大程度的利用,以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)效應(yīng)。但由于受到各種因素的制約,檔案的利用率一直偏低。
(一)館藏現(xiàn)狀。高校在招生、教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)中積累形成的各類檔案具有包含范圍廣,知識(shí)體系全,科技含量重等各種優(yōu)勢,不僅是高校自身的資源,還是社會(huì)的寶貴財(cái)富。其涵蓋了科學(xué)、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等各方面知識(shí),目前利用最廣的是黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類和財(cái)會(huì)類等幾類檔案。隨著信息化的推進(jìn),檔案的保管模式也由原來的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為紙質(zhì)與電子文件共存,并建立了海量信息數(shù)據(jù)庫來保存大量的電子檔案,這也給檔案的查詢和利用帶來了便利。經(jīng)過多年努力,各高校的館藏已經(jīng)頗為豐富,但多數(shù)檔案管理部門致力于各類檔案資料的收集、整理和保管的工作,在檔案的深度開發(fā)與利用這一方面工作上做的少之又少,絕大多數(shù)極具價(jià)值的檔案都被束之高閣卻無人問津,完全沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。[1]
(二)用戶現(xiàn)狀。舊式的高校檔案館是以高校教職員工與本校學(xué)生為主要服務(wù)對(duì)象的,為了檔案的安全,主要是現(xiàn)場查閱,提供相關(guān)檔案或相應(yīng)的信息資料。近些年的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展促進(jìn)了用戶范圍的擴(kuò)大,高校檔案館也對(duì)社會(huì)成員開放一部分檔案資源。但因?yàn)橄嚓P(guān)手續(xù)過于繁瑣或開放的檔案過少等原因,我國大部分高校檔案館的提供的服務(wù)方式仍然是入館借閱的傳統(tǒng)方式。[2]因此,目前絕大部分用戶還是教職員工,尤其是評(píng)估階段和評(píng)職稱階段,查詢?nèi)藬?shù)驟然增多;本校學(xué)生特別是將要畢業(yè)的學(xué)生要求利用自己學(xué)籍檔案的比較多,特別是入學(xué)三聯(lián)單和學(xué)習(xí)成績單,用于就業(yè)、出國、考研之用。多數(shù)社會(huì)成員并不了解高校的館藏情況,更不知道館藏中有哪些資料可以使用,因此社會(huì)用戶很少。
(三)需求現(xiàn)狀。2010年9月1日起施行的《高等學(xué)校信息公開辦法》中規(guī)定:“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定,調(diào)整工作思路,搞好主動(dòng)公開和依法申請(qǐng)公開檔案工作,把檔案工作重心從以保密和封閉為主轉(zhuǎn)移到利用上來?!彪S后國家教育部也部署了高等學(xué)校創(chuàng)新能力提升計(jì)劃,為了實(shí)現(xiàn)資源共享,各高校之間以創(chuàng)建檔案信息資源共建共享方案作為新的檔案管理應(yīng)用模式。要求各高校檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利,本著共建共享的原則,研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng),全力充實(shí)各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源,使其適應(yīng)新形勢下的高質(zhì)量、高效率的社會(huì)需要[3]。但基于各種原因,多數(shù)高校檔案部門的社會(huì)服務(wù)工作開展比較緩慢。
(一)檔案利用意識(shí)薄弱,主動(dòng)服務(wù)觀念淡薄。高校檔案工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作,也是一項(xiàng)服務(wù)性工作,但因?yàn)槿肆Y源不足,投入財(cái)力不夠,規(guī)章制定不全等種種客觀因素致使多數(shù)高校檔案利用推廣工作舉步維堅(jiān),由此導(dǎo)致很多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員思想意識(shí)不到位,認(rèn)為高校檔案館的建立主要是應(yīng)付檢查與評(píng)估,在工作中傳統(tǒng)觀念和思維方式不能及時(shí)扭轉(zhuǎn),檔案管理工作中“重收藏輕利用”,“重形式輕內(nèi)涵”,“重管理輕服務(wù)”的情況仍然存在。因?yàn)閷?duì)信息資源開發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不足,開放宣傳力度不夠,檔案的深層次發(fā)掘和充分利用工作得不到重視,使很多檔案資源信息處于封閉狀態(tài),僅僅得以收藏而實(shí)現(xiàn)不了自身價(jià)值。很多高校職工學(xué)生并不了解館藏檔案有哪些有用信息可以利用,其他社會(huì)人員更是對(duì)高校檔案館從未聽聞,因此,檔案利用率一直無法提升。
(二)檔案推廣模式落后,發(fā)展缺乏經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。隨著信息化的推進(jìn),各高校檔案館基本達(dá)到了現(xiàn)代化管理規(guī)模,檔案資源得到了良好的保管,但其社會(huì)價(jià)值卻沒有真正的得以體現(xiàn)。一方面是軟件的應(yīng)用跟不上硬件的發(fā)展,現(xiàn)階段的檔案推廣模式仍然落后于社會(huì)形式的發(fā)展,管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要,多數(shù)檔案館都采取被動(dòng)服務(wù)的方式,也沒有足夠的人力、物力和財(cái)力加強(qiáng)自身的宣傳并支持對(duì)外界提供服務(wù)。[4]導(dǎo)致社會(huì)各界一般很難了解我們的館藏情況,更難以及時(shí)查詢到館藏中的所需資料以供自身使用。另一方面,檔案利用推廣工作沒有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支撐。社會(huì)服務(wù)工作開展緩慢,高校檔案館的各項(xiàng)開支費(fèi)用一直都是由高校自身承擔(dān),如果擴(kuò)展服務(wù)范圍,將高校檔案館的部分資源對(duì)外開放,必然要增加巨大的開銷,信息的收集、歸檔、整理、鑒定、存儲(chǔ)和傳遞等工作,都需要各種信息化技術(shù)的大力支持,來保證信息資源的有效性、完整性和及時(shí)性,這就要投入無數(shù)的人力物力,卻無法產(chǎn)生相對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng),因此,無論是高校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作人員,對(duì)于增強(qiáng)服務(wù),提高檔案利用率這項(xiàng)工作都難以全力投入。
(三)檔案開放門檻過高,相關(guān)制度急需建全。要建立高校檔案信息資源共享系統(tǒng),需要對(duì)大量的信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、開發(fā)、整合、利用,需要各高校檔案部門盡量開放各自的檔案信息,特別是教育與科研方面的資源。但目前多數(shù)高校檔案部門對(duì)檔案的開放性工作一直是持保守狀態(tài)的,因?yàn)闄n案的開放性工作比較復(fù)雜,例如,怎樣界定檔案資源是否可以開放以資利用,在開放的時(shí)侯能否保證其他相關(guān)信息的保密性與安全性,開放后會(huì)不會(huì)發(fā)生侵權(quán)糾紛或不良后果,所以能夠?qū)ν忾_放的,多數(shù)都是國家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)制度規(guī)定的必須對(duì)社會(huì)開放的有關(guān)專業(yè)設(shè)置、招生收費(fèi)等相關(guān)信息。而還有大量具有重要研究價(jià)值的高校檔案被封閉在檔案館中無法利用。所以,各高校檔案的開放性工作得到發(fā)展,必須要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度,降低檔案開放的門檻,解除檔案管理部門的禁錮,使檔案管理人員有法可依,有例可循,將有社會(huì)價(jià)值的檔案及時(shí)開放給社會(huì)。
(一)充分重視高校網(wǎng)站的依托性。在高校檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展過程中,國家一直要求學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館信息化工作給予大力支持,《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定:“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”檔案館網(wǎng)站與高校的門戶網(wǎng)站作為高校自身的榮譽(yù)標(biāo)志,是一所院校歷史與文化的展示平臺(tái),網(wǎng)站的風(fēng)格代表一所院校特有的底蘊(yùn)與內(nèi)涵,高校網(wǎng)站資源信息的豐富程度更是可以直接體現(xiàn)出一所院校館藏資源儲(chǔ)備、管理與應(yīng)用,從而體現(xiàn)出此所院校人才的儲(chǔ)備與使用情況。如果資源豐富,可利用性強(qiáng),讓社會(huì)公眾對(duì)本校有更多的了解,并且從本校網(wǎng)站獲得大量的有用、實(shí)用信息,那么社會(huì)公眾對(duì)于這所高校就會(huì)有更高的評(píng)價(jià)。因此高校網(wǎng)站上不僅要包含院校的位置、文化及歷史簡介,著名教授與講師情況,還應(yīng)詳細(xì)說明本校的所有專業(yè)及課程設(shè)置和歷年招生情況等信息以供有報(bào)考意向的考生查詢。還要注意不要只重視網(wǎng)站前期的開發(fā)建設(shè),網(wǎng)站后期的管理和維護(hù)更為重要,特別是網(wǎng)站內(nèi)容要及時(shí)更新。
(二)提升高校檔案人員的服務(wù)意識(shí)?,F(xiàn)時(shí)期的檔案管理人員不僅需要管理本校的檔案信息,還可以借助多媒體、網(wǎng)絡(luò)等渠道方便快捷地收集各類所需要的信息資源,不但提高了檔案收集工作的效率,也使得各高校檔案館館藏資源得以極大豐富。國家檔案局曾提出:“各級(jí)國家檔案館要以服務(wù)民生為重點(diǎn),加快推進(jìn)檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè),并逐級(jí)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享,共同向社會(huì)提供遠(yuǎn)程服務(wù),最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便”。這就要求我們要樹立現(xiàn)代的服務(wù)理念,要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平。突破傳統(tǒng)思想,克服對(duì)舊有制度和管理方式所具有的依賴性和惰性心理,增強(qiáng)創(chuàng)新能力,提升專業(yè)技能,改進(jìn)工作手段,提高工作效率。擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍,使我們高校的檔案信息服務(wù)不斷向?qū)哟位?、人性化方向發(fā)展,最大限度地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于公眾。檔案工作人員只有意識(shí)到自己是為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步而服務(wù)的,才能在實(shí)際工作中樹立超前服務(wù)的意識(shí)。
(三)探索高校資源共享的有償性服務(wù)。高校在對(duì)外提供高校檔案資源以供利用的時(shí)候應(yīng)考慮將部分參考價(jià)值較高,研究與收集時(shí)投入人力物力較大的檔案資源進(jìn)行有償提供服務(wù)?!陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中有規(guī)定:“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的,不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用?!焙芏嗌虡I(yè)網(wǎng)站已經(jīng)收集整理了很多應(yīng)用廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源有償分享,既可贏利又予人便利。因此,各院校完全可以仿照商業(yè)網(wǎng)站一樣,專門開辟出一塊網(wǎng)絡(luò)版塊來存放這些教授、講師和學(xué)生的課外研究、學(xué)術(shù)論文之類放到網(wǎng)上供人學(xué)習(xí),并按級(jí)別分類對(duì)不同身份用戶收取適量費(fèi)用。付出金錢所獲得的知識(shí)總是比免費(fèi)得到的更讓人重視與珍惜。與此同時(shí),花費(fèi)大量心血與資源研究出的東西不但得以利用還創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值,研制人員可以得到更多資源進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)和研究,以此形成高校學(xué)術(shù)交流上的良性循環(huán),進(jìn)一步促進(jìn)各院校之間及各院校與社會(huì)之間學(xué)術(shù)研究和相互探討的積級(jí)性和熱情。
(四)優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。隨著各類檔案資源的不斷增加和高校網(wǎng)站的運(yùn)營發(fā)展,網(wǎng)站的資源管理難度也日益加大,因?yàn)橘Y源的龐大和冗雜,信息的多變和不確定性,還有信息化飛速發(fā)展所帶來的不安全,都要求采用系統(tǒng)科學(xué)的管理方式和應(yīng)用方法。前幾年,我們要求復(fù)合型人才,要求檔案管理人員具備收集、管理以及計(jì)算機(jī)信息化等多種知識(shí)。檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化工作發(fā)展到現(xiàn)在,巨大的工作量不是一個(gè)或幾個(gè)人能完成的了,我們需要各類的專業(yè)人才來組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)。專業(yè)的程序員進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)與更新,專業(yè)的檔案管理人員對(duì)信息資源的收集、分類、整理和加工等,其后要有編輯人員對(duì)檔案信息進(jìn)行審核、開放、宣傳、推廣和利用工作,最后由專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人員對(duì)繁雜的數(shù)據(jù)庫信息根據(jù)實(shí)時(shí)性進(jìn)行及時(shí)增加與刪減。因此,我們需要建立一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理,適應(yīng)信息時(shí)代科技檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍,并將這支隊(duì)伍培養(yǎng)成創(chuàng)新型、應(yīng)用型和復(fù)合型的專用人才隊(duì)伍。
國務(wù)院“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施,推動(dòng)了我國經(jīng)濟(jì)形態(tài)不斷地發(fā)生演變,高校檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一體化的迫切需求日益加深。我們高校要利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),讓檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行深度緊密融合,充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢和集成作用,降低高校檔案開放門檻,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,改進(jìn)高校檔案服務(wù)方式,以提高高校檔案利用率為目標(biāo),建設(shè)高校檔案資源共享平臺(tái),使高校檔案館館藏資源能夠更好地服務(wù)于社會(huì),服務(wù)于公眾,為我國信息化建設(shè)提供新的創(chuàng)造力和生產(chǎn)力。
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[責(zé)任編輯 鄭麗娟]
G271
A
2095-0438(2017)03-0137-03
2016-11-12
王永平(1959-),女,黑龍江綏化人,綏化學(xué)院檔案室副研究館員,研究方向:檔案管理與建設(shè)。