提高高校檔案利用率的策略摭析

王永平

（綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061）

提高高校檔案利用率的策略摭析

王永平

（綏化學(xué)院檔案室 黑龍江綏化 152061）

文章針對(duì)當(dāng)前高校檔案利率偏低的狀況，分析了導(dǎo)致檔案利用率偏低的各項(xiàng)因素，提出了以提高高校檔案資源利用率為基本目標(biāo)，借助互聯(lián)網(wǎng)信息共享平臺(tái)，以高校網(wǎng)站為信息服務(wù)的窗口，提升檔案工作人員服務(wù)意識(shí)，提高檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化調(diào)整檔案工作人員隊(duì)伍，進(jìn)一步加強(qiáng)高校網(wǎng)站信息化建設(shè)的幾項(xiàng)策略。

高校檔案；利用率；提高策略

隨著信息科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不斷完善，高校檔案資源也越加豐富多樣，檔案工作引起了更多人的重視，當(dāng)前高校的主要服務(wù)方向是提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，借由高校用戶和社會(huì)用戶的多方面推廣，使高校檔案得到最大程度的利用，以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)效應(yīng)。但由于受到各種因素的制約，檔案的利用率一直偏低。

一、高校檔案利用現(xiàn)狀

（一）館藏現(xiàn)狀。高校在招生、教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)中積累形成的各類檔案具有包含范圍廣，知識(shí)體系全，科技含量重等各種優(yōu)勢(shì)，不僅是高校自身的資源，還是社會(huì)的寶貴財(cái)富。其涵蓋了科學(xué)、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事等各方面知識(shí)，目前利用最廣的是黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類和財(cái)會(huì)類等幾類檔案。隨著信息化的推進(jìn)，檔案的保管模式也由原來的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為紙質(zhì)與電子文件共存，并建立了海量信息數(shù)據(jù)庫來保存大量的電子檔案，這也給檔案的查詢和利用帶來了便利。經(jīng)過多年努力，各高校的館藏已經(jīng)頗為豐富，但多數(shù)檔案管理部門致力于各類檔案資料的收集、整理和保管的工作，在檔案的深度開發(fā)與利用這一方面工作上做的少之又少，絕大多數(shù)極具價(jià)值的檔案都被束之高閣卻無人問津，完全沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。[1]

（二）用戶現(xiàn)狀。舊式的高校檔案館是以高校教職員工與本校學(xué)生為主要服務(wù)對(duì)象的，為了檔案的安全，主要是現(xiàn)場(chǎng)查閱，提供相關(guān)檔案或相應(yīng)的信息資料。近些年的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展促進(jìn)了用戶范圍的擴(kuò)大，高校檔案館也對(duì)社會(huì)成員開放一部分檔案資源。但因?yàn)橄嚓P(guān)手續(xù)過于繁瑣或開放的檔案過少等原因，我國(guó)大部分高校檔案館的提供的服務(wù)方式仍然是入館借閱的傳統(tǒng)方式。[2]因此，目前絕大部分用戶還是教職員工，尤其是評(píng)估階段和評(píng)職稱階段，查詢?nèi)藬?shù)驟然增多；本校學(xué)生特別是將要畢業(yè)的學(xué)生要求利用自己學(xué)籍檔案的比較多，特別是入學(xué)三聯(lián)單和學(xué)習(xí)成績(jī)單，用于就業(yè)、出國(guó)、考研之用。多數(shù)社會(huì)成員并不了解高校的館藏情況，更不知道館藏中有哪些資料可以使用，因此社會(huì)用戶很少。

（三）需求現(xiàn)狀。2010年9月1日起施行的《高等學(xué)校信息公開辦法》中規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，調(diào)整工作思路，搞好主動(dòng)公開和依法申請(qǐng)公開檔案工作，把檔案工作重心從以保密和封閉為主轉(zhuǎn)移到利用上來?！彪S后國(guó)家教育部也部署了高等學(xué)校創(chuàng)新能力提升計(jì)劃，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，各高校之間以創(chuàng)建檔案信息資源共建共享方案作為新的檔案管理應(yīng)用模式。要求各高校檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利，本著共建共享的原則，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，全力充實(shí)各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的高質(zhì)量、高效率的社會(huì)需要[3]。但基于各種原因，多數(shù)高校檔案部門的社會(huì)服務(wù)工作開展比較緩慢。

二、影響高校檔案利用率的因素分析

（一）檔案利用意識(shí)薄弱，主動(dòng)服務(wù)觀念淡薄。高校檔案工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，但因?yàn)槿肆Y源不足，投入財(cái)力不夠，規(guī)章制定不全等種種客觀因素致使多數(shù)高校檔案利用推廣工作舉步維堅(jiān)，由此導(dǎo)致很多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員思想意識(shí)不到位，認(rèn)為高校檔案館的建立主要是應(yīng)付檢查與評(píng)估，在工作中傳統(tǒng)觀念和思維方式不能及時(shí)扭轉(zhuǎn)，檔案管理工作中“重收藏輕利用”，“重形式輕內(nèi)涵”，“重管理輕服務(wù)”的情況仍然存在。因?yàn)閷?duì)信息資源開發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不足，開放宣傳力度不夠，檔案的深層次發(fā)掘和充分利用工作得不到重視，使很多檔案資源信息處于封閉狀態(tài)，僅僅得以收藏而實(shí)現(xiàn)不了自身價(jià)值。很多高校職工學(xué)生并不了解館藏檔案有哪些有用信息可以利用，其他社會(huì)人員更是對(duì)高校檔案館從未聽聞，因此，檔案利用率一直無法提升。

（二）檔案推廣模式落后，發(fā)展缺乏經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。隨著信息化的推進(jìn)，各高校檔案館基本達(dá)到了現(xiàn)代化管理規(guī)模，檔案資源得到了良好的保管，但其社會(huì)價(jià)值卻沒有真正的得以體現(xiàn)。一方面是軟件的應(yīng)用跟不上硬件的發(fā)展，現(xiàn)階段的檔案推廣模式仍然落后于社會(huì)形式的發(fā)展，管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，多數(shù)檔案館都采取被動(dòng)服務(wù)的方式，也沒有足夠的人力、物力和財(cái)力加強(qiáng)自身的宣傳并支持對(duì)外界提供服務(wù)。[4]導(dǎo)致社會(huì)各界一般很難了解我們的館藏情況，更難以及時(shí)查詢到館藏中的所需資料以供自身使用。另一方面，檔案利用推廣工作沒有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支撐。社會(huì)服務(wù)工作開展緩慢，高校檔案館的各項(xiàng)開支費(fèi)用一直都是由高校自身承擔(dān)，如果擴(kuò)展服務(wù)范圍，將高校檔案館的部分資源對(duì)外開放，必然要增加巨大的開銷，信息的收集、歸檔、整理、鑒定、存儲(chǔ)和傳遞等工作，都需要各種信息化技術(shù)的大力支持，來保證信息資源的有效性、完整性和及時(shí)性，這就要投入無數(shù)的人力物力，卻無法產(chǎn)生相對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，因此，無論是高校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作人員，對(duì)于增強(qiáng)服務(wù)，提高檔案利用率這項(xiàng)工作都難以全力投入。

（三）檔案開放門檻過高，相關(guān)制度急需建全。要建立高校檔案信息資源共享系統(tǒng)，需要對(duì)大量的信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、開發(fā)、整合、利用，需要各高校檔案部門盡量開放各自的檔案信息，特別是教育與科研方面的資源。但目前多數(shù)高校檔案部門對(duì)檔案的開放性工作一直是持保守狀態(tài)的，因?yàn)闄n案的開放性工作比較復(fù)雜，例如，怎樣界定檔案資源是否可以開放以資利用，在開放的時(shí)侯能否保證其他相關(guān)信息的保密性與安全性，開放后會(huì)不會(huì)發(fā)生侵權(quán)糾紛或不良后果，所以能夠?qū)ν忾_放的，多數(shù)都是國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)制度規(guī)定的必須對(duì)社會(huì)開放的有關(guān)專業(yè)設(shè)置、招生收費(fèi)等相關(guān)信息。而還有大量具有重要研究?jī)r(jià)值的高校檔案被封閉在檔案館中無法利用。所以，各高校檔案的開放性工作得到發(fā)展，必須要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，降低檔案開放的門檻，解除檔案管理部門的禁錮，使檔案管理人員有法可依，有例可循，將有社會(huì)價(jià)值的檔案及時(shí)開放給社會(huì)。

三、提高高校檔案利用率的策略

（一）充分重視高校網(wǎng)站的依托性。在高校檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展過程中，國(guó)家一直要求學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館信息化工作給予大力支持，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！睓n案館網(wǎng)站與高校的門戶網(wǎng)站作為高校自身的榮譽(yù)標(biāo)志，是一所院校歷史與文化的展示平臺(tái)，網(wǎng)站的風(fēng)格代表一所院校特有的底蘊(yùn)與內(nèi)涵，高校網(wǎng)站資源信息的豐富程度更是可以直接體現(xiàn)出一所院校館藏資源儲(chǔ)備、管理與應(yīng)用，從而體現(xiàn)出此所院校人才的儲(chǔ)備與使用情況。如果資源豐富，可利用性強(qiáng)，讓社會(huì)公眾對(duì)本校有更多的了解，并且從本校網(wǎng)站獲得大量的有用、實(shí)用信息，那么社會(huì)公眾對(duì)于這所高校就會(huì)有更高的評(píng)價(jià)。因此高校網(wǎng)站上不僅要包含院校的位置、文化及歷史簡(jiǎn)介，著名教授與講師情況，還應(yīng)詳細(xì)說明本校的所有專業(yè)及課程設(shè)置和歷年招生情況等信息以供有報(bào)考意向的考生查詢。還要注意不要只重視網(wǎng)站前期的開發(fā)建設(shè)，網(wǎng)站后期的管理和維護(hù)更為重要，特別是網(wǎng)站內(nèi)容要及時(shí)更新。

（二）提升高校檔案人員的服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)時(shí)期的檔案管理人員不僅需要管理本校的檔案信息，還可以借助多媒體、網(wǎng)絡(luò)等渠道方便快捷地收集各類所需要的信息資源，不但提高了檔案收集工作的效率，也使得各高校檔案館館藏資源得以極大豐富。國(guó)家檔案局曾提出：“各級(jí)國(guó)家檔案館要以服務(wù)民生為重點(diǎn)，加快推進(jìn)檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，并逐級(jí)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享，共同向社會(huì)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便”。這就要求我們要樹立現(xiàn)代的服務(wù)理念，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。突破傳統(tǒng)思想，克服對(duì)舊有制度和管理方式所具有的依賴性和惰性心理，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提升專業(yè)技能，改進(jìn)工作手段，提高工作效率。擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍，使我們高校的檔案信息服務(wù)不斷向?qū)哟位⑷诵曰较虬l(fā)展，最大限度地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于公眾。檔案工作人員只有意識(shí)到自己是為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步而服務(wù)的，才能在實(shí)際工作中樹立超前服務(wù)的意識(shí)。

（三）探索高校資源共享的有償性服務(wù)。高校在對(duì)外提供高校檔案資源以供利用的時(shí)候應(yīng)考慮將部分參考價(jià)值較高，研究與收集時(shí)投入人力物力較大的檔案資源進(jìn)行有償提供服務(wù)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中有規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用?！焙芏嗌虡I(yè)網(wǎng)站已經(jīng)收集整理了很多應(yīng)用廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源有償分享，既可贏利又予人便利。因此，各院校完全可以仿照商業(yè)網(wǎng)站一樣，專門開辟出一塊網(wǎng)絡(luò)版塊來存放這些教授、講師和學(xué)生的課外研究、學(xué)術(shù)論文之類放到網(wǎng)上供人學(xué)習(xí)，并按級(jí)別分類對(duì)不同身份用戶收取適量費(fèi)用。付出金錢所獲得的知識(shí)總是比免費(fèi)得到的更讓人重視與珍惜。與此同時(shí)，花費(fèi)大量心血與資源研究出的東西不但得以利用還創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，研制人員可以得到更多資源進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)和研究，以此形成高校學(xué)術(shù)交流上的良性循環(huán)，進(jìn)一步促進(jìn)各院校之間及各院校與社會(huì)之間學(xué)術(shù)研究和相互探討的積級(jí)性和熱情。

（四）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。隨著各類檔案資源的不斷增加和高校網(wǎng)站的運(yùn)營(yíng)發(fā)展，網(wǎng)站的資源管理難度也日益加大，因?yàn)橘Y源的龐大和冗雜，信息的多變和不確定性，還有信息化飛速發(fā)展所帶來的不安全，都要求采用系統(tǒng)科學(xué)的管理方式和應(yīng)用方法。前幾年，我們要求復(fù)合型人才，要求檔案管理人員具備收集、管理以及計(jì)算機(jī)信息化等多種知識(shí)。檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化工作發(fā)展到現(xiàn)在，巨大的工作量不是一個(gè)或幾個(gè)人能完成的了，我們需要各類的專業(yè)人才來組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)。專業(yè)的程序員進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)與更新，專業(yè)的檔案管理人員對(duì)信息資源的收集、分類、整理和加工等，其后要有編輯人員對(duì)檔案信息進(jìn)行審核、開放、宣傳、推廣和利用工作，最后由專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人員對(duì)繁雜的數(shù)據(jù)庫信息根據(jù)實(shí)時(shí)性進(jìn)行及時(shí)增加與刪減。因此，我們需要建立一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代科技檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍，并將這支隊(duì)伍培養(yǎng)成創(chuàng)新型、應(yīng)用型和復(fù)合型的專用人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語

國(guó)務(wù)院“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，推動(dòng)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)形態(tài)不斷地發(fā)生演變，高校檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一體化的迫切需求日益加深。我們高校要利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，讓檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行深度緊密融合，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)和集成作用，降低高校檔案開放門檻，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，改進(jìn)高校檔案服務(wù)方式，以提高高校檔案利用率為目標(biāo)，建設(shè)高校檔案資源共享平臺(tái)，使高校檔案館館藏資源能夠更好地服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于公眾，為我國(guó)信息化建設(shè)提供新的創(chuàng)造力和生產(chǎn)力。

[1]盧慧軍.淺談檔案信息資源的開發(fā)與利用[EB/OL].寧波檔案網(wǎng)，2012-04-06.

[2]檔案信息資源共建共享建設(shè)中存在的主要問題及基本措施[EB/OL].中國(guó)論文網(wǎng)，2014-01-17.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究[J].情報(bào)科學(xué)，2012(2).

[4]曹勤民.從“獨(dú)享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊，2012(5).

[責(zé)任編輯 鄭麗娟]

G271

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2095-0438（2017）03-0137-03

2016-11-12

王永平（1959-），女，黑龍江綏化人，綏化學(xué)院檔案室副研究館員，研究方向：檔案管理與建設(shè)。