新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)探析

唐阿濤

（山東管理學(xué)院 人事處，山東 濟(jì)南 250357）

新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)探析

唐阿濤

（山東管理學(xué)院 人事處，山東 濟(jì)南 250357）

新建本科高校已占全國(guó)普通本科高校的“半壁江山”，人事檔案信息化建設(shè)工作卻相對(duì)緩慢，主要存在著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后、專業(yè)人才缺失、信息來源單一、信息利用不充分等問題。在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)注意在較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，電子檔案依據(jù)人事發(fā)展規(guī)律收集數(shù)據(jù)信息，尤其要注意把好人事信息安全關(guān)。新建本科高校人事檔案在信息化建設(shè)過程中，要高度重視人事檔案信息化建設(shè)，加大投入力度,加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立“大人事檔案管理”意識(shí)，健全人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質(zhì)量與效率，為高校的科學(xué)決策、選人用人提供科學(xué)依據(jù)。

新建本科高校；人事檔案；信息化建設(shè)

2017年10月16日，教育部高等教育教學(xué)評(píng)估中心首次發(fā)布了《中國(guó)本科教育質(zhì)量報(bào)告》，報(bào)告顯示：截至2016年，新建本科院校678所，占全國(guó)普通本科高校1237所的55.6%，新建本科院校已實(shí)實(shí)在在地占據(jù)了我國(guó)高等教育的“半壁江山”。隨著學(xué)校數(shù)量的增多，教師需求量激增，師資隊(duì)伍的建設(shè)與管理成為各高校迫在眉睫之事。高校人事檔案不僅是記錄歷史的載體和寶貴的信息資源，也是學(xué)校管理、教學(xué)、科研的必要條件和進(jìn)行決策的重要參考和依據(jù)。

大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案管理工作必將融入管理信息化的浪潮之中。作為新建本科高校，需要站在新的高度、新的起點(diǎn)，重新思考人事檔案管理工作，突破傳統(tǒng)思維局限，充分利用人事檔案信息、互聯(lián)網(wǎng)資源、現(xiàn)代信息技術(shù)，依法制檔，按需興檔，不斷提高人事檔案的管理質(zhì)量與效率，這是新建本科高校應(yīng)該認(rèn)真思考和探索的全新課題。

一、新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施不完備

在當(dāng)前的新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)中，存在某些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是收收管管，翻翻找找，查查看看，沒有難度，沒有技術(shù)含量，誰(shuí)都可以做，無需配備專門管理人員；有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理不是學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)，檔案信息化對(duì)學(xué)校發(fā)展影響不大，無礙大局。認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，致使檔案工作出現(xiàn)了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”的現(xiàn)象[1](P123)。這導(dǎo)致了人事檔案管理措施不到位，信息化建設(shè)投入力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完備，檔案室面積小、柜體密集、設(shè)備簡(jiǎn)陋、環(huán)境建設(shè)不達(dá)標(biāo)、專業(yè)管理人員匱乏，難以滿足信息化建設(shè)的需求，影響了高校人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)工作。

（二）信息化人事檔案管理專業(yè)人才缺失

高校人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)化程度要求較高，除了要精通傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，擁有較為豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還需要掌握并能熟練應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)安全防護(hù)知識(shí)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)知識(shí)等。這對(duì)新建本科高校人事檔案管理人員來說，是個(gè)不小的挑戰(zhàn)。

新建本科院校一般屬地方院校，規(guī)模不大，由于人員編制偏緊，人事檔案管理人員基本是兼職人員[1](P123)，這不符合《干部檔案工作條例》第七條“每管理一千卷的檔案需配備一名專職干部”的規(guī)定，嚴(yán)重影響了檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，觀念落伍、技術(shù)落后，再加上兼職檔案員還負(fù)責(zé)其他組織人事工作，沒有過多精力和時(shí)間從事人事檔案管理工作，直接造成了新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)滯后的現(xiàn)象。再加上學(xué)科間的交叉滲透、聲像技術(shù)、通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作[2]，更加大了人事檔案管理工作對(duì)于專業(yè)人才的渴求。

（三）信息化人事檔案信息來源單一，外延有限

誰(shuí)擁有資源，誰(shuí)就占領(lǐng)了競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn)。檔案資源是干部人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。但是，部分新建本科高校沒有依法對(duì)學(xué)校的全部檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，各部門各自開發(fā)信息系統(tǒng)，部門之間不能有效溝通和整合，給檔案信息系統(tǒng)傳輸和信息資源整合帶來了一定的難度；人事檔案涵蓋信息有限，主要限定在十大類以內(nèi)，缺少教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)等信息的歸檔，通過檔案信息，難以達(dá)到“觀其卷，知其人，用其才”的目的；現(xiàn)有的人事檔案材料過于強(qiáng)調(diào)固定模式，承載信息量有限，且定性評(píng)價(jià)為主。以教師年度考核為例，教職工的年度考核表作為歸檔材料，其中教師自我總結(jié)部分占據(jù)至少一半的篇幅，其他內(nèi)容均為批示簽章，考核評(píng)價(jià)“千人一面”，缺乏個(gè)性，難以詳盡反映個(gè)人年度工作的全貌。

（四）人事檔案信息利用不充分，被動(dòng)利用為主

在新建本科高校中，大部分人事檔案信息處于“沉睡狀態(tài)”，人事檔案管理主要依靠經(jīng)驗(yàn)管理進(jìn)行管理，需要用到檔案信息時(shí)，以定性分析+主觀判斷為主。很多新建本科高校未建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)下的檔案檢索[3]。檔案信息數(shù)據(jù)的挖掘分析以被動(dòng)利用為主，基本是“應(yīng)申請(qǐng)而查”，僅能滿足日常管理的信息統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)提供，以及少量的信息查詢。在服務(wù)人力資源管理方面，由于檔案信息數(shù)據(jù)量小、信息來源單一且范圍較窄，只能進(jìn)行較淺層次的描述性統(tǒng)計(jì)分析，無法深入挖掘現(xiàn)象內(nèi)部的聯(lián)系，無法全面反映高校人力資源現(xiàn)狀，無法預(yù)測(cè)高校人力資源發(fā)展趨勢(shì)。

二、新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)需要注意的問題

（一）在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

雖然在信息化背景下，檔案管理由純“實(shí)體”轉(zhuǎn)為“實(shí)體”與“虛擬”并存，且虛擬檔案占的比重越來越大，使用率更高，但是在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，新建本科高校的紙質(zhì)檔案都必須保留下去。檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)“傳統(tǒng)”與“信息”的關(guān)系，二者既不相互排斥，也不是代替的關(guān)系，而是長(zhǎng)期共存，互動(dòng)共建。紙質(zhì)檔案內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理方便，且具有很強(qiáng)的憑證效力和法律效力，但也有占用空間大、易損毀、不易保存的缺點(diǎn)。電子檔案方便查閱、便于數(shù)據(jù)分析、保存穩(wěn)定，但對(duì)設(shè)備、技術(shù)有依賴性，沒有電子設(shè)備則無法進(jìn)行檔案信息的生成、傳遞、識(shí)別，且電子設(shè)備更新?lián)Q代的速度很快，極易影響檔案的長(zhǎng)久保存，造成數(shù)據(jù)重復(fù)、丟失、存放紊亂。因此，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，很多檔案整理工作仍然需要回歸原始，以保證檔案的價(jià)值性和完整性。

（二）信息化建設(shè)應(yīng)依據(jù)人事管理和人事發(fā)展規(guī)律進(jìn)行

高校人事檔案的信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化[4]。在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，新建本科高校應(yīng)重點(diǎn)考慮對(duì)哪些檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，以使其符合實(shí)用性與保密性要求，整合哪些資源以兼?zhèn)渫耆耘c價(jià)值性，以什么樣的方式進(jìn)行以保障便捷性和規(guī)范性。要牢固樹立“圍繞發(fā)展目標(biāo)，服務(wù)發(fā)展大局”的觀念，找準(zhǔn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，厘清人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，有目的、有計(jì)劃、分步驟地進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，確保信息化檔案資料齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。人事檔案信息化不是全部資料信息化，而是要以高校的人事管理和人事發(fā)展規(guī)律為前提，滿足人力資源未來發(fā)展需求與管理實(shí)用性，而不是基于數(shù)據(jù)本身，數(shù)據(jù)本身是沒有含義的。特別是在信息化建設(shè)初期，不可盲目推進(jìn)，追求大而全，要注重人事檔案信息利用的效益、系統(tǒng)維護(hù)管理的效益，以有限的投入達(dá)到甚至超過預(yù)期的理想效益目標(biāo)。

（三）把好人事檔案信息安全關(guān)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息的安全性是人事檔案信息化建設(shè)面臨的最大挑戰(zhàn)。高校人事檔案涉及到許多的個(gè)人隱私，尤其要注意把好信息安全關(guān)，處理好信息公開與隱私保護(hù)的關(guān)系，處理好數(shù)據(jù)利用與信息保密的關(guān)系。在技術(shù)保護(hù)方面，要采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，為高校人事檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。在開放管理方面，高校人事檔案應(yīng)該逐步適度公開，依據(jù)查閱者、查閱對(duì)象職位、權(quán)限等的不同，公開不同的檔案信息，以最大程度地保護(hù)個(gè)人隱私，維護(hù)公共秩序。同時(shí)，要加強(qiáng)相關(guān)的規(guī)章制度建設(shè)，以防止人為因素帶來的安全問題。

三、推動(dòng)新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加大投入力度，完善信息管理系統(tǒng)

人事檔案在學(xué)校發(fā)展中所起到的依據(jù)和憑證作用是其他任何工作都取代不了的，檔案管理工作是衡量學(xué)校管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是保護(hù)黨和國(guó)家檔案資產(chǎn)的重要手段。新建本科高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要提高人事檔案管理意識(shí)，支持檔案管理信息化建設(shè)，加大人力、物力投入力度，積極爭(zhēng)取專項(xiàng)建設(shè)基金，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，按照規(guī)范化管理要求，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案室建設(shè)等；建立并定時(shí)升級(jí)管理信息系統(tǒng)，兼容各部門信息管理平臺(tái)；引進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)，加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)管理，保障人事檔案數(shù)據(jù)信息安全。

（二）加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高檔案管理專業(yè)化水平

組建專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，是做好高校人事檔案信息化建設(shè)的重要前提。高校應(yīng)按一定的比例配備專職的人事檔案管理人員，在各部門、各二級(jí)學(xué)院中選拔政治覺悟高、文化素質(zhì)好、保密意識(shí)強(qiáng)的教職工為兼職檔案信息管理員，組建人事檔案管理隊(duì)伍。專職的人事檔案管理人員要樹立適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的檔案服務(wù)意識(shí)，明確自身所承擔(dān)的社會(huì)角色，要知道自身不僅是檔案管理者，還應(yīng)是信息資源的管理者、信息收集與組織者、信息分析與提供者。因此，檔案管理人員需要參加適當(dāng)?shù)穆殬I(yè)技能培訓(xùn)，除了要熟練掌握檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編撰學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專業(yè)的檔案管理知識(shí)外，還需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析基礎(chǔ)知識(shí)等，樹立保密意識(shí)、安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。建立人事檔案管理相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目，充分激發(fā)檔案管理員的工作積極性、創(chuàng)造性，形成高校人事檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力，打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（三）樹立“大人事檔案管理”理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效融合

干部人事檔案工作服務(wù)于人事工作，為人員的表彰獎(jiǎng)勵(lì)、任免懲戒、人才培養(yǎng)、招聘錄用、人事調(diào)配、職稱評(píng)聘等工作提供依據(jù)。新建本科高校人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)該立足于為學(xué)校人才培養(yǎng)、教學(xué)、科研等提供服務(wù)，構(gòu)建一個(gè)多中心多層級(jí)的可集成的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)[5]，改變以往各自為政、信息難以共享的現(xiàn)象，通過檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)管理人力資源信息，形成干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案管理人員要樹立敏銳的數(shù)據(jù)信息管理意識(shí)，及時(shí)整合教職工人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理可視化，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要進(jìn)行檔案信息定量分析，根據(jù)社會(huì)服務(wù)需求，適度公開部分信息數(shù)據(jù)，將檔案管理真正地從靜態(tài)的收集向動(dòng)態(tài)的服務(wù)轉(zhuǎn)變，在海量數(shù)據(jù)中深入分析和有效挖掘，掌握隱藏在數(shù)據(jù)內(nèi)部的規(guī)律，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策、選人用人、社會(huì)服務(wù)提供科學(xué)依據(jù)[6]，從而提高人事檔案的價(jià)值。

（四）建立檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范工作程序

為了使人事檔案管理程序化、規(guī)范化，新建本科高校人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，必須要依據(jù)國(guó)家和地方的有關(guān)法規(guī)、政策建立嚴(yán)格的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括管理類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)每份電子檔案實(shí)行科學(xué)、合理、嚴(yán)密的“全過程管理”，充分考慮錄入信息數(shù)據(jù)的相關(guān)性、兼容性問題。同時(shí)，要確保各項(xiàng)規(guī)章制度的有效落地執(zhí)行，真正做到有章可循，行之有據(jù)，所有人員均須依章行事，嚴(yán)格按照工作程序開展工作，在提供利用與服務(wù)時(shí)，確保紙質(zhì)檔案與電子信息的安全，實(shí)現(xiàn)新建本科高校人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

在新形勢(shì)下，人事檔案信息化建設(shè)是新建本科高校人事檔案管理的必然趨勢(shì)，對(duì)于彰顯學(xué)校的管理水平、發(fā)展歷程、文化積淀和辦學(xué)特色具有極其重要的意義。

[1]藍(lán)春亮.加強(qiáng)新建本科高校干部人事檔案管理的思考[J].河池學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2006（6）:123-125.

[2]陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（6）:206-208.

[3]溫艷秋.提升新建高校檔案管理水平的有效途徑[J].職業(yè)時(shí)空，2010（1）:37-39.

[4]肖永菊.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)的研究[J].科技視界，2015（9）:193.

[5]陳媛華.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略[J].人力資源管理，2015（6）:346-347.

[6]張麗娜.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].山西檔案，2017（2）:71-73.

G270；G647.24

A

2095-7416(2017)06-0106-03

2017-11-03

唐阿濤（1982-），女，山東萊陽(yáng)人，教育學(xué)碩士，山東管理學(xué)院人事處助理館員。

劉勇波）