信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革研究

姚樹靜

（山東廣播電視大學(xué) 黨委校長(zhǎng)辦公室，山東 濟(jì)南 250014）

信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革研究

姚樹靜

（山東廣播電視大學(xué) 黨委校長(zhǎng)辦公室，山東 濟(jì)南 250014）

隨著近年來(lái)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中。檔案管理作為高校行政管理工作的重要組成部分，近年來(lái)也逐漸地將信息技術(shù)應(yīng)用到日常工作中。當(dāng)前，高校檔案管理工作存在著檔案管理設(shè)備老化、缺乏檔案管理的信息化意識(shí)、檔案管理后備人才不足等問(wèn)題，這些已影響到了高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)管理質(zhì)量。做好信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革，必須要加強(qiáng)高校檔案服務(wù)信息化意識(shí)，把握高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，積極培養(yǎng)檔案管理后備人才。

信息技術(shù)；高校檔案管理改革

信息技術(shù)在高校檔案管理中，從應(yīng)用的效果和本職上看，不僅僅是一種技術(shù)，更多的是一種創(chuàng)新式的應(yīng)用模式。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，如何能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理工作者主要的研究課題。目前，高校檔案信息量大，但是信息利用效率卻很低，難以真正發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。如何能夠有效地利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，保證檔案服務(wù)工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，是今后高校檔案管理工作的重點(diǎn)。

一、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

檔案管理的信息化改革首先需要對(duì)各類信息資源、文獻(xiàn)資料、科研成果等信息進(jìn)行整合。過(guò)去的檔案管理按照信息類型的不同會(huì)被劃分到不同的管理部門，有的屬于地方檔案館管理，有的在學(xué)校檔案室，相互之間的信息交流較少，檔案信息雖然都被收集和歸檔了，但從形式上來(lái)看還是較為閉塞的，檔案信息無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也無(wú)法為社會(huì)和有需要的人提供服務(wù)。信息技術(shù)背景下的檔案管理，也就是在信息技術(shù)高速發(fā)展的同時(shí)，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方式，對(duì)來(lái)自社會(huì)、學(xué)校內(nèi)部、系統(tǒng)內(nèi)等多個(gè)渠道的信息資源進(jìn)行整合，以互聯(lián)網(wǎng)作為信息平臺(tái)，將來(lái)自不同渠道的信息進(jìn)行整合與匯集，將收集到的信息進(jìn)行處理和再加工，從而為社會(huì)和其他對(duì)信息有需求的人提供較為便捷和全面的信息服務(wù)。

通過(guò)信息技術(shù)所建立的新檔案管理模式，并非是要摒棄傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)信息的收集、歸檔和保存等功能，而是要利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，在信息歸檔的同時(shí)對(duì)各類信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，提高信息管理的效率，增強(qiáng)信息的利用價(jià)值。檔案管理部門的不同科室，或者來(lái)自不同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，可以利用互聯(lián)網(wǎng)所搭建的平臺(tái)進(jìn)行信息發(fā)布和交流，創(chuàng)新查詢信息的方式，針對(duì)信息的類型分別建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)；積極挖掘需求種類，提供多樣化的服務(wù)，滿足不同類型的需求。同時(shí)，在信息技術(shù)背景下，信息流通的速度會(huì)更快，管理部門需要注意建立起相應(yīng)的安全保護(hù)措施，保護(hù)信息資源的安全性、穩(wěn)定性。

二、高校檔案信息化研究和信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，可以有多種模式，近年來(lái)最為普及和流行的模式就是云計(jì)算。目前，我國(guó)將云計(jì)算應(yīng)用到檔案管理的業(yè)務(wù)工作大多還是停留在概念的角度，從理論上討論云計(jì)算在檔案管理方面的應(yīng)用、具體實(shí)施效果的文章比較少。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)條件下的檔案管理相關(guān)文獻(xiàn)的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)目前的相關(guān)研究主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：首先，大部分的研究?jī)?nèi)容都集中在信息技術(shù)相關(guān)概念方面，沒有對(duì)信息技術(shù)背景下的具體應(yīng)用和應(yīng)用方式提出可行性的方案和框架結(jié)構(gòu)，缺少同實(shí)際需求相結(jié)合的應(yīng)用研究。第二，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中的創(chuàng)新研究較少。目前研究領(lǐng)域中現(xiàn)有的文獻(xiàn)也都是從理論和概念的角度對(duì)信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用做一些基礎(chǔ)討論，缺乏具體的實(shí)施要點(diǎn)。檔案管理作為高校后勤部門的重要工作內(nèi)容，對(duì)于學(xué)生檔案信息管理和信息資源管理服務(wù)都具有重要的意義[1]。

近年來(lái)，隨著檔案信息規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)管理也逐漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理設(shè)備老化

隨著技術(shù)發(fā)展，用于日常辦公和檔案管理的技術(shù)設(shè)備早已更新?lián)Q代很多次，但是目前很多高校和地方的檔案管理部門所應(yīng)用的設(shè)備還停留在基礎(chǔ)階段。計(jì)算機(jī)設(shè)備嚴(yán)重老化，一些與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)相關(guān)的電腦等設(shè)備故障高發(fā)，甚至很多部門的打印機(jī)還停留在上個(gè)世紀(jì)的水平，還是針式打印機(jī)。由于投入資金的不足，無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理的需求，這些設(shè)備的陳舊和老化問(wèn)題難以在短時(shí)間內(nèi)解決。

（二）缺乏檔案管理的信息化意識(shí)

眾所周知，對(duì)各類檔案進(jìn)行收集和管理的目的，除了要將一些研究性的知識(shí)和過(guò)程保留下來(lái)，最主要的功能是要提高這些信息的利用價(jià)值。但是在目前的檔案管理工作中，多數(shù)管理部門對(duì)檔案利用形式單一，多數(shù)高校檔案管理部門的工作很多時(shí)候都是流于形式的，利用程度很低，想要查詢信息也需要耗費(fèi)一定的人力，同信息時(shí)代的大背景相比明顯是不符合社會(huì)發(fā)展需求的。信息被收集和整理了之后，多數(shù)情況下都是被較好地密封和保存，難以發(fā)揮出真正的價(jià)值。同時(shí)，由于上級(jí)管理部門的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，檔案管理工作的開展和信息化建設(shè)也會(huì)受到資金的限制，檔案管理的一些業(yè)務(wù)流程也受到了不同程度的影響。

（三）后備人才不足

檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)后備人才不足的情況，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)管理部門的認(rèn)識(shí)不足和重視程度不夠。在許多高校的課程設(shè)置中，檔案管理方面的課都是作為選修課而建立的，在專業(yè)選擇上很多家長(zhǎng)和學(xué)生都更傾向于選擇財(cái)經(jīng)、金融和技術(shù)類的專業(yè)，對(duì)于檔案管理工作沒有清晰的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為該項(xiàng)工作沒有發(fā)展的前途。造成專業(yè)性的技術(shù)人才缺失，沒有專業(yè)的人才，在工作和管理中就難以對(duì)檔案管理有超前的認(rèn)識(shí)，勢(shì)必也會(huì)阻礙該項(xiàng)工作的發(fā)展。

三、信息技術(shù)背景下的傳統(tǒng)檔案管理改革措施

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，給社會(huì)中很多行業(yè)的發(fā)展都帶來(lái)了新的機(jī)遇，許多傳統(tǒng)的管理方式在應(yīng)用中已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。檔案管理雖然是一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，但是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，提高管理的效率和水平，提高檔案的實(shí)用價(jià)值，積極參與到社會(huì)的發(fā)展中去。

（一）加強(qiáng)高校檔案服務(wù)信息化意識(shí)

在信息化時(shí)代，如何能夠準(zhǔn)確、快速地獲取相應(yīng)的信息對(duì)于個(gè)人和社會(huì)來(lái)說(shuō)都是極為重要的。由于檔案的不可更改的特點(diǎn)，檔案管理部門的工作一般都具有很大的局限性，工作環(huán)境和每天打交道的人都是固定的，可以說(shuō)是與世隔絕，無(wú)法發(fā)揮出檔案應(yīng)用的價(jià)值。如今，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，高校基本上都有屬于自己的官方網(wǎng)站，但是從這些公開的網(wǎng)站上很難獲取相應(yīng)的檔案信息，更是沒有相關(guān)的鏈接和渠道可以查詢或者利用檔案信息。雖然現(xiàn)在高校的信息化檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，但還是存在很多服務(wù)上的問(wèn)題，沒有建立起檔案管理工作應(yīng)該為公眾服務(wù)的意識(shí)，檔案被收集和整理之后長(zhǎng)期處在無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，無(wú)法進(jìn)行有效利用，在這種狀態(tài)下，已經(jīng)失去了建立檔案的初衷和意義[2]。

因此，要提高檔案的利用效率，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值，必須要強(qiáng)化檔案管理部門工作人員信息服務(wù)的意識(shí)?？梢詮囊韵聝蓚€(gè)方面做起：第一，應(yīng)加強(qiáng)工作人員服務(wù)的意識(shí)，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性以及檔案管理的意義。第二，應(yīng)加強(qiáng)管理部門和校方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作的重視程度。作為領(lǐng)導(dǎo)者，其一言一行，每一個(gè)決定都會(huì)對(duì)檔案管理工作今后的發(fā)展有重要影響。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該把建立信息化檔案管理工作作為今后工作的重點(diǎn)，高度重視檔案信息化建設(shè)。要清楚地認(rèn)識(shí)到檔案信息關(guān)系到歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)，在學(xué)校行政事務(wù)的日常規(guī)劃過(guò)程中，要將檔案管理工作納入到學(xué)校整體計(jì)劃中，保證檔案服務(wù)工作有效、順利地開展。

（二）把握高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新性

目前，對(duì)檔案的使用還是局限在信息的查詢、摘抄等方面，在多數(shù)情況下檔案信息只提供基本的查詢服務(wù)。隨著社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的加快，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，人們對(duì)于信息獲取的速度和精確度要求一再提升。但是高校目前的檔案管理卻無(wú)法滿足這方面的需求，長(zhǎng)此以往，檔案管理部門會(huì)逐漸被人們遺忘，檔案管理部門很可能會(huì)被關(guān)閉。為了保證檔案管理部門在高校中的位置，必須要結(jié)合先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，為信息獲取方提供快速、便捷的信息查詢和使用的多樣化服務(wù)[3]。提供多樣化的服務(wù)，主要是要進(jìn)行服務(wù)方式上的創(chuàng)新，把信息技術(shù)應(yīng)用到平時(shí)的信息管理工作中，提供自動(dòng)化查詢等服務(wù)。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，對(duì)于提高部門管理效率，保證服務(wù)質(zhì)量，以及在為用戶提供更加方便、迅速的信息服務(wù)等方面都具有重要作用。通過(guò)加密措施，保證個(gè)人信息的安全性；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，實(shí)現(xiàn)在權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享。普及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為載體的數(shù)據(jù)管理，可以節(jié)約大量的人力勞動(dòng)，這也是信息技術(shù)背景下社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。另外，在師生群體中建立針對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)，根據(jù)教師和學(xué)生的反饋調(diào)整工作服務(wù)模式[4]。

進(jìn)入到21世紀(jì)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)腳步也在不斷加快。到目前為止，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)普及程度已經(jīng)超過(guò)了70%，網(wǎng)民數(shù)量達(dá)到了7億多人，可以說(shuō)每個(gè)人的生活都離不開互聯(lián)網(wǎng)。隨著網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)速度和帶給人們的便捷體驗(yàn)也在不斷加強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)徹底地改變了人們獲取信息的方式。傳統(tǒng)的檔案管理部門在提供信息查詢的過(guò)程中，要求查詢者必須親身到檔案館才能查詢，其中要花費(fèi)大量的時(shí)間成本，有時(shí)可能在一個(gè)部門還不能查詢到自己所需要的全部信息。而通過(guò)信息技術(shù)所搭建的信息交流平臺(tái)，查詢者可以不受時(shí)間、空間的限制，通過(guò)檔案館在平臺(tái)上所設(shè)置的查詢渠道就可以便捷地獲取所需要的信息。同時(shí)，信息化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理，可以提高信息管理的安全性。所以，在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立數(shù)字化的信息管理和存儲(chǔ)系統(tǒng)，已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

（四）加強(qiáng)培養(yǎng)后備人才

很多檔案管理部門的工作人員所接受的教育并不是系統(tǒng)、專業(yè)的檔案管理教育，所以在實(shí)踐工作中也難以發(fā)揮出最大的潛能；同時(shí)他們每天所接觸的工作內(nèi)容包含了許多重大的機(jī)密，不允許在工作中出現(xiàn)任何形式的漏洞，因此對(duì)其專業(yè)性要求較高。任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開人才的支持，所以必須要加強(qiáng)這方面人才的培養(yǎng)。檔案管理工作涉及到的知識(shí)層面、技術(shù)層面都十分廣泛，絕對(duì)不像人們想象的那樣簡(jiǎn)單。政府管理部門和高校，應(yīng)該一起加大對(duì)家長(zhǎng)和學(xué)生的專業(yè)宣傳力度，系統(tǒng)地介紹就業(yè)發(fā)展方向以及該專業(yè)能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展所帶來(lái)的價(jià)值，培養(yǎng)出符合時(shí)代發(fā)展需要的、專業(yè)的檔案管理人才。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)信息獲取的方式和獲取信息的速度等方面的要求都在不斷提高，高校檔案管理工作部門要想全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，必須要改變自己傳統(tǒng)的工作方式。在這個(gè)過(guò)程中，需要高校管理者正視發(fā)展趨勢(shì)，給予檔案管理工作部門全力的支持，完善檔案管理工作部門的信息化管理和服務(wù)評(píng)估模式，推動(dòng)檔案管理方式的改革工作。另外，檔案管理工作部門的工作人員要認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，在信息技術(shù)背景下，不斷提高自身的基本素質(zhì)和知識(shí)技能，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率與質(zhì)量，發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值。

[1]杜蕊.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革研究[J].社會(huì)科學(xué)（引文版）,2016（3）:82.

[2]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理,2015（6）:216.

[3]李衛(wèi)蓮.信息技術(shù)背景下檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì),2015（6）:309.

[4]于英香.新世紀(jì)檔案專業(yè)高等教育研究——在信息技術(shù)背景下存在的問(wèn)題和改革設(shè)想[J].教育發(fā)展研究,2013（12）:106.

G647.24

A

2095-7416(2017)06-0103-03

2017-11-03

姚樹靜（1978-），女，山東濟(jì)寧人，工程碩士，山東廣播電視大學(xué)黨委校長(zhǎng)辦公室副研究館員。

劉勇波)