P M視閾下高校信息管理系統(tǒng)的研究

貴州理工學院電氣與信息工程學院 郭晟南

山東建筑大學 魏 東

P M視閾下高校信息管理系統(tǒng)的研究

貴州理工學院電氣與信息工程學院 郭晟南

山東建筑大學 魏 東

隨著現代信息技術的高速發(fā)展，高校管理的信息化成為趨勢，它能夠簡化并規(guī)范高校管理過程，節(jié)省管理時間以及節(jié)約人力資源，因此開發(fā)高校信息管理系統(tǒng)也成現今高校研究的重點。在已有的研究中，更多的是從技術角度研究高校信息管理系統(tǒng)怎樣開發(fā)，本文嘗試從項目管理的角度出發(fā)，將項目管理知識與學校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的過程相結合，將項目管理引入到學校信息管理系統(tǒng)的開發(fā)中，從而最大限度的避免無法實現的需求和無法控制的變更出現，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的效率、保障信息系統(tǒng)最終的質量，真正做到高效的完成系統(tǒng)開發(fā)。

高校信息管理系統(tǒng)；項目管理（PM）；項目開發(fā)

1 管理高校信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

高校信息管理系統(tǒng)不是指一個單一的系統(tǒng)，我們常見到的高校信息管理系統(tǒng)包括教務管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)。在已有的研究中，更多的是從技術角度研究高校信息管理系統(tǒng)怎樣開發(fā)，本文并非是構建一個新的管理方法，而是簡要分析高校信息管理系統(tǒng)的各項特點，然后將已有的管理方法運用到高校的信息管理系統(tǒng)開發(fā)的管理中去。

2 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的必要性

本文嘗試從項目管理的角度出發(fā)，將項目管理知識與學校信息管理系統(tǒng)開發(fā)相結合，真正做到高效的完成系統(tǒng)開發(fā)。之所以將技術和管理兩者結合起來思考，是由于現代的信息系統(tǒng)開發(fā)是一個龐大的工作，軟件過程管理越來越重要，將管理學的思想逐漸融入軟件開發(fā)的過程有助于信息管理系統(tǒng)快速高效的完成開發(fā)。國內外的相關經驗也說明了管理開發(fā)過程珠必要性。

在國內未運用項目管理相關的知識開發(fā)的高校管理信息系統(tǒng)出現了一些問題，也從反面說明了在高校管理信息系統(tǒng)運用項目管理的必要性。

3 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的基本方式

項目開發(fā)簽訂合同分為甲方乙方兩個角色，即需求方和開發(fā)方，本文主要基于需求方即學校的角色來思考工程管理的相關事項。因為做為需求方來進行管理信息管理系統(tǒng)開發(fā)時，應當從更高的方法論層次來宏觀把握整體，不僅僅需要了解一定的技術實現手段，同時應當把控好開發(fā)方以使項目開發(fā)能夠順利進行。

3.1 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的步驟

首先，在項目開發(fā)開始前，要對項目總體計劃、階段計劃有充足的認識，提前與開發(fā)方進行充分溝通，制定出良好的開發(fā)計劃和開發(fā)目標，同時要確保這個開發(fā)目標能夠實現；接著，在開發(fā)過程中，要與相關人員充分溝通，明確責任，對他們的工作分解和組織工作進行把關，這樣不會造成到最終階段才發(fā)現系統(tǒng)開發(fā)無法完成，或開發(fā)過程中未按開發(fā)計劃進行的情況；最后，在開發(fā)完成時，要提前明確工程質量驗收標準，同時在開發(fā)中期要進行質量評估與控制，如果發(fā)現問題，要對開發(fā)方提出要求在規(guī)定時間內整改完成。而做為需求方，不可避免在開發(fā)過程中有需求變更，這種情況下應當及時的與開發(fā)方及時聯(lián)系，高效的變更需求同時不影響開發(fā)進度和質量。

3.2 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的基本內容

學校在進行高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的管理時，要將項目管理相關知識與整個開發(fā)過程相結合，在這個管理過程中不存在唯一正確和對所有項目都適用的方法，對于不同的學校應當結合本校實際情況以及開發(fā)公司的實際情況進行選擇。

3.3 管理高校信息管理系統(tǒng)的流程

學校方面的管理人員應該參與從項目的立項開始到項目完成的整個過程，即啟動、計劃、執(zhí)行、控制、結束都需要科學的管理和參與，整個項目的管理簡化。

4 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)時易出現的問題

在開發(fā)過程中，學校方需要做為項目經理來管理監(jiān)督信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，在管理整個開發(fā)過程容易出現的問題分為以下兩個方面。

（1）高校信息管理系統(tǒng)本身的問題。學校本身在建設信息范圍廣、信息量大且規(guī)范性差、結構復雜，例如學校的學籍管理系統(tǒng)每年都會涉及幾千新生的報道問題，而且對于每個不同的學生，還隨時會在管理系統(tǒng)中增加數據庫字段名，這使得數據庫中所存放的信息量日益增加，而且不能輕易刪減。

（2）管理開發(fā)過程中的問題。高校信息系統(tǒng)項目本身開發(fā)技術上就會遇到很多困難，這主要是由于學校本身特點導致的開發(fā)方面的問題，而開發(fā)的困難自然會帶來管理上的困難，同時學校復雜的環(huán)境也會導致管理的多樣性和困難性。為了盡量減少管理過程中的遇到的問題與困難，應當在開發(fā)系統(tǒng)前進行大量的調研才能夠確定需求和設計。

5 管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)的重點部分

根據上文的分析，在管理時共有三方面需要重視。

（1）需求分析是整個開發(fā)過程的前提和基礎，在這階段得到的結果會影響整個項目，此時出現的小偏差就會導致整個項目無法達到預期的效果。

（2）需求變更跟蹤是指在信息系統(tǒng)項目開發(fā)過程過程中，會出現一些需求的變化，這是一個不斷反復定義需求，演進需求的過程，所以要進行變更控制。

（3）計劃管理是為了盡量減少避免整個開發(fā)過程中發(fā)生錯誤。通過制定合理的計劃，使得項目的開發(fā)有了整體的行動綱領，有利于推動整個開發(fā)過程按部就班按時保質的完成。計劃管理中的計劃應當包括幾方面的內容：信息系統(tǒng)項目的整體計劃，對于項目開發(fā)的時間進度計劃，整個項目開發(fā)的費用管理計劃，為項目配備的人員計劃等。

6 開發(fā)高校信息管理系統(tǒng)達到的效果

最終開發(fā)出來的高校信息管理系統(tǒng)要具有可擴充性、安全性、易操作性，同時應當具備以下幾點特點：

高校信息管理系統(tǒng)應當擁有易于擴展的數據庫。學校本身數據存在著自身的獨特性，它與一般的企事業(yè)單位的數據不同，企事業(yè)單位相對而言數據比較穩(wěn)定，而學校隨著時間的推移會產生大量的新數據。

高校信息管理系統(tǒng)應當具有保密性和信息完整性，學校內部的數據不應該被輕易的泄漏，這關乎數量龐大的每個學生和教師的切身利益，當然也不會被輕易的修改變更。應當做到權限不混亂，每個用戶對應能夠操作的數據不會交叉。

高校信息管理系統(tǒng)的使用者包括教師和學生，使用者的素質參差不齊，所以系統(tǒng)應當盡量做到界面簡單明了，同時盡可能引導用戶操作，提供盡量多的幫助和提示。功能名稱和圖標應該直接、明了、沒有歧義、容易理解，讓用戶一看就知道是干什么的，而不是猜測其作用。信息管理系統(tǒng)中所帶的功能應當站在用戶的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，盡量避免需要進行大量培訓才能夠使用的情況。

7 結論

本文分析了高校采用PM即Project Management的方式來進行管理高校信息管理系統(tǒng)開發(fā)。這種方式并非僅從開發(fā)人員或者是技術層面的角度來思考，而是從高校管理的立場出發(fā)，根據高校的特點、信息管理系統(tǒng)的特點以及將兩者結合起來進行思考，引導高校管理人員從工程管理的角度與開發(fā)人員合作，這樣不僅有利于加強開發(fā)方與需求方對高校信息管理系統(tǒng)項目的溝通，使得開發(fā)能夠順利有效的進行并最終成功完成項目的開發(fā)，同時也使得有限的資源能夠得到充分的利用，使最終開發(fā)的系統(tǒng)擁有較長的生存期，使得整個開發(fā)的過程不浪費國家和社會資源。由于篇幅的限制，并未將技術這一因素與管理相結合來進行深入的思考，有待于進一步探索研究。

[1]安紅昌．信息系統(tǒng)項目管理研究[J]．計算機工程與設計,2005,26(3): 619-622．

[2]宋春暉,孟程,賀維,黃建國,李桂蘭．業(yè)務管理系統(tǒng)概述[J]．職教研究,2011,3(3):53-56．