數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用

（東莞市房產(chǎn)管理局 廣東東莞 523000）

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用

吳玉嬌

（東莞市房產(chǎn)管理局 廣東東莞 523000）

新時(shí)期發(fā)展下我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，人民生活愈加富足，人均消費(fèi)水平也不斷提高，消費(fèi)市場也隨之不斷擴(kuò)大，房地產(chǎn)建設(shè)與開發(fā)也成為人們生活中一項(xiàng)重要的投資項(xiàng)目，越來越多的人開始進(jìn)行房地產(chǎn)投資以獲取收益，隨之而來的則是大批的房地產(chǎn)檔案管理工作，而在科技不斷發(fā)展的今天，房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理已成為必然趨勢。本文對數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行了簡要分析，并提出了數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到房地產(chǎn)檔案管理的具體方法，以供借鑒參考。

房地產(chǎn)檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；運(yùn)用

房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1、專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)權(quán)屬管理中形成的歷史記錄，房地產(chǎn)專業(yè)部門負(fù)責(zé)登記管理房地產(chǎn)檔案，其他任何部門不能代理，房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理專業(yè)性強(qiáng)在內(nèi)容和形式上與一般的公文具有明顯區(qū)別，內(nèi)容上涵蓋了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地產(chǎn)位置面積大小，文件名稱大多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，且形式上多為表格式和填寫式結(jié)構(gòu)規(guī)范專業(yè)性強(qiáng)。

2、動(dòng)態(tài)性。由于社會(huì)發(fā)展步調(diào)不斷加快、國家政策不停的變動(dòng)等原因，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)也隨之不斷的變更，房地產(chǎn)檔案內(nèi)容可能隨時(shí)會(huì)需要調(diào)整，所以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)在進(jìn)行檔案管理中要確保房地產(chǎn)的原始記錄及變更記錄的準(zhǔn)確性，確保其真實(shí)的價(jià)值不被損害，同時(shí)使其利用價(jià)值得以提升。

3、房地合一。房地產(chǎn)檔案登記和管理應(yīng)確保房屋的所有權(quán)和房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)的權(quán)利主體的一致性，因此要保證土地與房屋檔案的完整性，不能破壞房地產(chǎn)檔案的有機(jī)聯(lián)系。

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的主要原則

安全性原則

安全性在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中應(yīng)作為最高原則允以遵循和重視。如今，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，世界電子網(wǎng)絡(luò)緊密的聯(lián)系在了一起，這就意味著將房地產(chǎn)檔案與網(wǎng)絡(luò)連接在了一起，所以更要強(qiáng)化檔案保存的安全性。因此在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理過程中要保證和保護(hù)房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，為防止產(chǎn)權(quán)人房產(chǎn)信息被泄漏而使其合法權(quán)益受到侵害或造成不必要的糾紛，要嚴(yán)格對產(chǎn)權(quán)人的檔案信息進(jìn)行保密處理，所以用于保存房產(chǎn)電子檔案的相關(guān)系統(tǒng)軟件要及時(shí)更新升級，確保檔案的安全性和持久性。

2、便捷性原則

數(shù)字化檔案經(jīng)過處理后不受時(shí)間空間的限制，用戶能隨時(shí)查閱到自己的房地產(chǎn)信息，這種方式減少了繁瑣流程的困擾，優(yōu)化了信息管理，并且能夠達(dá)到信息檔案多人查詢的要求，方便快捷省時(shí)省力。

真實(shí)性原則

電子檔案的基本要求就是確保其真實(shí)性。房產(chǎn)檔案在經(jīng)過歸檔后要確保檔案內(nèi)容信息的真實(shí)可靠，確保在整理過程中不會(huì)遺漏任何信息，保持檔案前后的一致性，以免在日后造成不必要的糾紛。

數(shù)字化技術(shù)有效運(yùn)用于房地產(chǎn)檔案的基本要求

建立健全管理制度

構(gòu)建完善的管理制度，使數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中得到合理有效的應(yīng)用，同時(shí)不斷提高管理人員的技術(shù)和水平，定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)在硬件和軟件設(shè)施上要不斷開發(fā)更新，定期檢查檔案管理系統(tǒng)以確?？蛻舻姆慨a(chǎn)資料的安全性，對儲存的檔案進(jìn)行歸類整理，對檔案中較為敏感的資料進(jìn)行加密處理，單獨(dú)存放檔案中較為敏感的檔案訊息，確保房產(chǎn)資料的完整性和安全性。其次，依據(jù)檔案的管理?xiàng)l件和環(huán)境，構(gòu)建并完善電子檔案管理保存系統(tǒng)，檔案的每次進(jìn)出都應(yīng)受到嚴(yán)格的監(jiān)管，并盡量的限制可接觸檔案管理的人數(shù)。對于房地產(chǎn)檔案電子版來說，最重要的載體就是計(jì)算機(jī)，而病毒是計(jì)算機(jī)最大的威脅故而也是電子版的房地產(chǎn)檔案最大的威脅，房地產(chǎn)檔案電子文檔及其管理系統(tǒng)在其傳輸過程中很有可能被病毒侵害、盜取、篡改檔案信息，且電子版的檔案可復(fù)制性很強(qiáng)，易被他人修改，難以鑒定檔案的合法性和真實(shí)性。電子檔案需要長期儲存，在這過程中會(huì)有很多意外狀況的發(fā)生，比如計(jì)算機(jī)本身的壽命，人為因素等。所以，要遵循動(dòng)態(tài)性原則靈活安全的管理房產(chǎn)檔案，要有風(fēng)險(xiǎn)意識，對房產(chǎn)資料的損害的情況要加以預(yù)防和管理。制度保障、技術(shù)支持、系統(tǒng)安全管理制度的合理運(yùn)用要相結(jié)合，操作安全性的提高和操作權(quán)限的嚴(yán)格限制對于保存電子檔案尤為重要，同時(shí)為了防止信息泄漏還要采用相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)提供保障，此外，還要專門構(gòu)建信息安全保護(hù)和管理制度，從而為房地產(chǎn)檔案的安全性提供雙層保障。

規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料

房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理要針對傳統(tǒng)的管理過程中出現(xiàn)的問題和弊病加以改正和解決，同時(shí)結(jié)合數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)使紙質(zhì)管理與信息化管理使房產(chǎn)檔案得到有效儲存，有效保證房地產(chǎn)檔案的完整性。另外為使檔案資料更加生動(dòng)豐富還可以利用視頻、音頻等技術(shù)手段對房產(chǎn)資料進(jìn)行管理和保存。

建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺

在房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理過程中，還需要做到以下兩點(diǎn)：（1）通過掃描儀的形式將掃描的資料組建成數(shù)據(jù)庫，如此不僅提高了工作效率還降低了人工錄入的出錯(cuò)率。（2）在檔案的傳輸過程中，若沒有統(tǒng)一的傳輸平臺，很容易造成數(shù)據(jù)的丟失，所以要建立安全的傳輸平臺，確保檔案在傳輸過程中不會(huì)被泄漏，同時(shí)還能使房地產(chǎn)實(shí)現(xiàn)它應(yīng)有的價(jià)值。

數(shù)字化管理有步驟分階段的實(shí)施

我國房地產(chǎn)檔案在歷史的積累下不斷擴(kuò)張，所以管理過程需要循序漸進(jìn)分階段有步驟的進(jìn)行，首先，將新增檔案與老檔案分區(qū)管理，然后將房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案做存檔建檔處理，以保證在進(jìn)行數(shù)字化建檔過程有條不紊的進(jìn)行，為日后檔案數(shù)字化工作減輕工作負(fù)擔(dān)，確保日后數(shù)字化工作的順利開展。

創(chuàng)新服務(wù)理念

過去的檔案管理傳統(tǒng)服務(wù)屬于被動(dòng)型服務(wù)，管理人員為客戶提供的服務(wù)多是咨詢答疑服務(wù)，但這種服務(wù)在新時(shí)期條件特別是房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的條件下已不再滿足人們的需求，所以在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)也要注意對管理人員的培訓(xùn)，促使他們改變服務(wù)理念創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮數(shù)字化應(yīng)用的優(yōu)勢，使房地產(chǎn)檔案得到安全有效的管理。

整理檔案資料，收集漏洞

房地產(chǎn)內(nèi)容要跟隨信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展而不斷改變和發(fā)展以確保房地產(chǎn)價(jià)值的有效充分，因此，檔案管理人員要定期查看檢查檔案內(nèi)容，并對一些無價(jià)值的繁瑣的內(nèi)容進(jìn)行刪減，對有所欠缺的內(nèi)容在不損害檔案原有價(jià)值和不改變檔案基本信息的基礎(chǔ)上做相應(yīng)的補(bǔ)充，此外可能還會(huì)出現(xiàn)檢索的房地產(chǎn)檔案與所需要的檔案不相符的問題，此時(shí)就需要采用動(dòng)態(tài)化的管理方式，合理收集房地產(chǎn)檔案，查漏補(bǔ)缺，使房地產(chǎn)檔案得到最優(yōu)化管理。

人才的尋求和培養(yǎng)

房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對管理人員的素質(zhì)有一定的要求，是一項(xiàng)跨學(xué)科性的并且有很強(qiáng)實(shí)踐性的工作，為此在對管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，不僅要對其房地產(chǎn)的基本知識進(jìn)行考察，對其在其他方面的知識能力水平也要進(jìn)行考量，注重尋求綜合素質(zhì)達(dá)標(biāo)且學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。在對房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的過程中需要管理人員熟練的掌握相關(guān)的數(shù)字技術(shù)，為此，可以對相關(guān)人員定期培訓(xùn)，使得管理人員不斷的提升自己在充分的掌握了房地產(chǎn)知識后，又能熟練的運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，在自身素質(zhì)得到提升的同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理做出貢獻(xiàn)。

結(jié)語：時(shí)代在不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)融入我們工作生活的各個(gè)角落，為我們帶來不少便利，而數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理的運(yùn)用是與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，它精簡了傳統(tǒng)的管理方式所需的繁重的工作任務(wù)，減少了人力資源的浪費(fèi)，為企業(yè)節(jié)約了成本，數(shù)字化的管理方法減少了工作步驟，提高了工作效率，減少并防止風(fēng)險(xiǎn)和漏洞的產(chǎn)生。但在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用過程中需要定期的對檔案管理設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行更新處理，充分利用數(shù)字化管理的優(yōu)勢以發(fā)揮房地產(chǎn)的最大價(jià)值。

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[3]代冬瑩.房產(chǎn)檔案管理中數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用分析【J】.黑龍江科技信息，2014（5）：122

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