重新審視科技成果電子檔案資源管理

文 張芝慧

重新審視科技成果電子檔案資源管理

文 張芝慧

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在科學(xué)技術(shù)研究中形成了大量科技成果電子檔案，這些電子檔案，是科技檔案信息資源的重要組成部分，是推動科技進(jìn)步和科技創(chuàng)新的重要戰(zhàn)略資源。加強(qiáng)科技成果電子檔案的科學(xué)管理和有效利用，最大限度地挖掘其潛在價值，實(shí)現(xiàn)科技成果檔案信息資源的社會化共享，對加快科技成果的推廣應(yīng)用，促進(jìn)科技成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

當(dāng)前，面對科技成果電子檔案管理存在的問題，需要我們用大資源觀來重新審視，不僅要關(guān)注科技成果電子檔案數(shù)據(jù)本身，還要關(guān)注管理系統(tǒng)、用戶信息、使用需求；不僅要關(guān)注科技成果電子檔案歸檔，更要加強(qiáng)收集利用模式的研究、數(shù)據(jù)資源共享平臺的搭建、工作策略的制訂和保障體系的建立。

科技成果電子檔案集中保管迫在眉睫

上海市科技成果檔案資料館是永久保存上?？萍汲晒麢n案的基地,積累了大量特色鮮明、整理有序、科技含量較高的檔案資源。然而這些檔案仍局限于紙質(zhì)載體，不便于檢索利用、傳播共享和編研開發(fā)，且占據(jù)大量的庫房空間，管理成本居高不下。目前,大量的科技成果電子檔案仍留存于信息中心，雖然信息中心在一段時間內(nèi)對科技成果電子檔案的管理起到了不容忽視的作用，但科技成果檔案館作為永久保管科技成果檔案的專門機(jī)構(gòu)，無疑具有更多優(yōu)勢。從各方面來看，科技成果電子檔案管理面臨不少問題。

（一）科技成果電子檔案面臨流失的風(fēng)險

電子檔案誕生于高科技平臺，生存、傳輸、存儲于虛擬的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，具有許多傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案所不具備的表現(xiàn)形態(tài)和技術(shù)特性，所以比傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的科技成果檔案更加活躍，也更易于損毀、流失。科技項目在研究和推廣應(yīng)用全過程中產(chǎn)生的大量有價值的電子檔案，如果沒有及時收集、整理、登記和歸檔，致使某些應(yīng)該集中保管的科技成果電子檔案材料仍然散存于科研管理部門和科研團(tuán)隊中，或者一些單位由于缺乏專業(yè)科技檔案工作人員和系統(tǒng)科技檔案知識，所整理或歸檔的科技成果電子檔案材料殘缺不全或混雜，不符合科技成果電子檔案的基本要求，甚至對一些國家重點(diǎn)科研項目沒有留存必要的電子檔案，都會對科技檔案開發(fā)利用造成實(shí)際的困難，影響科技檔案價值的發(fā)揮，給科研工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)造成重大損失。

（二）科技成果電子檔案面臨泄密的風(fēng)險

大量產(chǎn)生的以計算機(jī)軟盤、磁盤、光盤等磁性材料為載體的科技成果電子檔案不同于以紙質(zhì)為載體的檔案，它不受時間、地點(diǎn)和人員身份的限制，其共享由其運(yùn)作環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化決定，這是一種進(jìn)步和發(fā)展，但是也給科技成果電子檔案帶來不安全因素和泄密風(fēng)險。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下涉密科技成果電子檔案管理的安全保密工作所面臨的一系列問題，是一個沒有終點(diǎn)的動態(tài)過程。電子檔案信息資源的安全保護(hù)措施在系統(tǒng)初建階段一般能夠保證安全，但隨著軟硬件設(shè)施的升級調(diào)整、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化、數(shù)據(jù)量的增大、安全保密要求調(diào)整等情況的出現(xiàn)，使現(xiàn)階段科技成果電子檔案的安全保密問題已日益嚴(yán)峻。

（三）科技成果電子檔案面臨實(shí)效的風(fēng)險

科技成果電子檔案價值的“實(shí)效”是指科技成果電子檔案因信息載體、生存環(huán)境不穩(wěn)定性而造成無法使用的現(xiàn)象?？萍汲晒娮訖n案只有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才能夠創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的條件，最終達(dá)到有效利用的目的。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，新發(fā)明、新理論層出不窮，知識更新異常迅速，知識半衰期不斷縮短，科技成果檔案的封閉期也在縮短。科技成果電子檔案保密的目的之一也是為了利用，是有時間地點(diǎn)范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。

（四）科技成果電子檔案面臨檔案信息化提速的壓力

隨著檔案信息化事業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件中心和數(shù)字檔案館建設(shè)被提到重要議事日程。2000年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提出“加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程”，“開展檔案工作應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的試點(diǎn)”以來，2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》將“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享”作為總體目標(biāo)的一部分，“進(jìn)一步推進(jìn)電子文件中心和數(shù)字檔案館建設(shè)”。2011年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》再次把“加快數(shù)字檔案館及電子文件(檔案)備份中心建沒，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進(jìn)行安全有效的管理”作為主要目標(biāo)之一，要求“各級國家檔案館加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，有條件的要完成數(shù)字檔案館建設(shè)，并提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)”。2013年10月，全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會，對加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)作出了部署。2014年上海市檔案局發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)本市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的意見》，提出高度重視數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)機(jī)制，推動傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作等要求。

在實(shí)踐方面，我國首家電子文件中心于2004年12月在江蘇省常州市建成。目前，上海市、安徽省、天津市、江蘇省、安徽省、山東省、廣東省、四川省、陜西省等全國十多個省市都已經(jīng)建立了電子文件中心。2016年,中國（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理也在積極探索中。

（五）科技成果電子檔案面臨智慧城市和科創(chuàng)中心建設(shè)的要求

電子文件、電子檔案資源建設(shè)是電子文件中心、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)，電子文件中心和數(shù)字檔案館的快速發(fā)展，要求切實(shí)加強(qiáng)電子文件歸檔管理和電子檔案移交接收工作，有效推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，才能從源頭上保障電子文件中心和數(shù)字檔案館建設(shè)的成效。這也是智慧城市和科創(chuàng)中心建設(shè)的迫切要求。

隨著上海市智慧城市和科創(chuàng)中心建設(shè)的不斷推進(jìn)，一方面需要利用到大量科研成果?？萍汲晒娮訖n案的集中保管和利用，能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展提供有力的知識和技術(shù)支持。另一方面在建設(shè)過程中隨著一系列措施的實(shí)行，也會產(chǎn)生大量科技成果檔案，尤其是科技成果電子檔案，這也對科技成果檔案館的管理水平提出了更高的要求。

用大資源觀重新審視科技成果電子檔案管理

大資源觀在內(nèi)容、載體等方面突破傳統(tǒng)檔案資源實(shí)體的收管用，著眼于電子檔案信息資源的管控，并對檔案資源管理的生存環(huán)境進(jìn)行整體優(yōu)化，是檔案管理創(chuàng)新的新觀念，也是引領(lǐng)信息時代檔案管理與時俱進(jìn)的新思維。基于思維和觀念的創(chuàng)新，科技成果電子檔案的管理必須采取以下新舉措。

（一）破解問題，確立科技成果電子檔案收集進(jìn)館的務(wù)實(shí)方案

科技成果電子檔案的收集進(jìn)館是開展科技成果電子檔案管理工作的第一步，是科技成果電子檔案的整理、鑒定、保管和利用等工作的基礎(chǔ)，做好收集進(jìn)館工作至關(guān)重要。

科技成果電子檔案的移交進(jìn)館，需要強(qiáng)調(diào)前端控制和質(zhì)量管理。要做到“4個明確”，即明確歸檔前電子檔案的命名規(guī)則；明確其存儲格式、存貯載體、著錄登記要求；明確其進(jìn)館時間、進(jìn)館范圍和進(jìn)館方式；明確紙質(zhì)和電子檔案一體化進(jìn)館管控模式，并對原有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作提出了操作流程和操作方案。

具體而言，我們在電子文件生成過程中，在保存稿本時，就要對每個文檔進(jìn)行規(guī)范命名；電子文件的文件格式需根據(jù)不同的檔案形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和長期有效性；電子文件的載體則以光盤保存為宜。電子檔案收集進(jìn)館的范圍和時間可根據(jù)各單位相關(guān)要求進(jìn)行收集。在電子檔案的移交過程中，以“雙套制”歸檔為主，在條件成熟的情況下推行“單套制”。對于分散在其他單位以往積累的存量電子檔案的收集進(jìn)館，可采取在線傳輸和脫機(jī)遞交兩種方式。對于目前不斷生成的新增電子檔案的收集進(jìn)館，可采取在線收集或離線收集的方式。由于存量電子檔案在過去沒有及時完成進(jìn)館集中保管的工作，一些前端信息已經(jīng)丟失，因此對這些檔案的進(jìn)館歸檔要求可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)降低標(biāo)準(zhǔn)，而增量電子檔案則應(yīng)該嚴(yán)格按照進(jìn)館要求進(jìn)行。對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

（二）需求導(dǎo)向，研發(fā)科技成果電子檔案管理系統(tǒng)

建設(shè)先進(jìn)的檔案信息化平臺是順利實(shí)施科技成果電子檔案歸檔和進(jìn)館工作全程管理的關(guān)鍵所在，也是科技成果檔案館適應(yīng)國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的戰(zhàn)略舉措。研發(fā)科技成果電子檔案管理系統(tǒng)需要全面反映科技成果電子檔案納入智慧城市建設(shè)的前瞻要求和云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，既要從實(shí)際工作角度出發(fā)，又要充分考慮工作發(fā)展的未來需要。要按照統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、項目帶動、重點(diǎn)突破、需求導(dǎo)向、保證安全、合理適用、穩(wěn)步實(shí)施的原則，在《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的指導(dǎo)下，對擬建的科技成果電子檔案管理系統(tǒng)的需求綜合分析的基礎(chǔ)上，詳細(xì)描述擬建系統(tǒng)的功能需求、信息需求和性能需求，編制科技成果電子檔案管理系統(tǒng)的需求說明，對于高起點(diǎn)建設(shè)的電子檔案管理系統(tǒng)，對確保系統(tǒng)的先進(jìn)性、實(shí)用性，將起到重要的決策參考作用。

以上海市科技成果檔案資料館為例，為了解決上?？萍汲晒娮訖n案面臨的問題，同時參照其他省市科技檔案館及企業(yè)單位的成功案例，提出以下三種科技成果電子檔案的收集及利用模式。

1.系統(tǒng)對接模式

該方案是由上海市科技成果檔案資料館建設(shè)一個科技成果電子檔案管理系統(tǒng)，對接OA、科研計劃項目管理、科技獎勵管理、科技成果轉(zhuǎn)化等管理系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，接收檔案的條目數(shù)據(jù)。同時，將該系統(tǒng)分發(fā)至歸檔范圍內(nèi)的市科委相關(guān)處室及項目管理中心，并根據(jù)制定的電子檔案接收目錄以及編目規(guī)則，接收其檔案實(shí)體以及電子檔案。雙數(shù)據(jù)來源互相驗(yàn)證，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性。缺點(diǎn)是各個系統(tǒng)都有自己的接口，檔案部門要各個對接，困難不小。

在電子檔案的利用方面，在原有的OA系統(tǒng)中建立鏡像的檔案數(shù)據(jù)庫，借助OA的身份認(rèn)證進(jìn)行利用權(quán)限管理，同時進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱。統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，對歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝固化，以便進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘以及編研利用。

2.光盤接收模式

該方案是由上海市科技成果檔案資料館建設(shè)一個科技成果電子檔案管理系統(tǒng)，由館藏檔案移交單位根據(jù)編制規(guī)則和報送要求，制作電子光盤，與紙質(zhì)檔案同時移交。其缺點(diǎn)是紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致性無法保證，檔案人員需要花費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行核校。在電子檔案的利用方面與“系統(tǒng)對接模式”相仿。

3.平臺融合模式

該方案是由主管單位牽頭，對所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，全流程數(shù)據(jù)通過這個大平臺進(jìn)行流轉(zhuǎn)。同時，在這個大平臺中，檔案管理系統(tǒng)不僅作為所有業(yè)務(wù)辦結(jié)的終點(diǎn)，同時參與在每個流程的重要節(jié)點(diǎn)中。并遵循“集中一貫”以及“集中統(tǒng)一管理”的原則，借助大平臺業(yè)務(wù)整合，數(shù)據(jù)匯聚的契機(jī)，將檔案工作貫穿始終,使數(shù)據(jù)格式得以統(tǒng)一，業(yè)務(wù)邏輯保持通順,電子檔案的收集問題可以迎刃而解。

電子檔案的利用模式也會跟著整個大平臺的建立，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息孤島的打通，使得檔案的利用也可以在大平臺上得以延伸。在權(quán)限管理，身份認(rèn)證，遠(yuǎn)程閱檔，信息共享上也有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，對歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝固化，為數(shù)據(jù)挖掘以及編研利用提供條件保障。

以上三種模式，經(jīng)過對部分科技檔案館及企業(yè)單位的調(diào)研對比研究，從長遠(yuǎn)可操作性來看，筆者更推薦自上而下的“平臺融合模式”。

（三）克服短板，建立科技成果電子檔案管理的保障體系

科技成果電子檔案管理的規(guī)范程序化離不開完善的保障體系，構(gòu)建健全的科技成果電子檔案管理保障體系營造的良好環(huán)境是科技成果電子檔案提供服務(wù)與利用的有效補(bǔ)充?？萍汲晒娮訖n案管理的保障體系包括組織保障、制度保障、技術(shù)保障、人才保障、經(jīng)費(fèi)保障五方面內(nèi)容。其中組織保障是科技成果電子檔案管理的首要環(huán)節(jié)，完善的組織架構(gòu)和組織職責(zé)可以保證科技成果電子檔案管理避免“無人管、管理職責(zé)不清”的尷尬境地。其次,制度保障是核心，是進(jìn)一步將科技成果電子檔案管理引向規(guī)范化、程序化的關(guān)鍵所在，要建立進(jìn)館制度、安全保管制度、鑒定制度等一系列制度。三是技術(shù)保障，要加強(qiáng)系統(tǒng)安全保障技術(shù)、存儲技術(shù)、檢索技術(shù)的研究。四是人員保障，要兼顧專業(yè)組配、素質(zhì)培養(yǎng)、人才培養(yǎng)。技術(shù)與人才是科技成果電子檔案管理過程中需要高度重視的部分，高新技術(shù)的引入有利于提高科技成果電子檔案管理的效率與科學(xué)化，而懂?dāng)?shù)據(jù)、用數(shù)據(jù)的人才是符合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的方向。五是經(jīng)費(fèi)保障，主要包括系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)和維護(hù)經(jīng)費(fèi)。

科技成果電子檔案信息數(shù)量龐大，又極大程度的依賴于計算機(jī)及其各種相關(guān)設(shè)備。一旦開始實(shí)施科技成果電子檔案信息安全保障工作，就需要長期的、持續(xù)地進(jìn)行。而且，數(shù)字檔案信息安全保障工作并不是一種能立竿見影產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的活動。筆者認(rèn)為，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來講，它屬于一項公益活動。龐大的科技成果電子檔案信息需要大量設(shè)備來存儲，需要許多專業(yè)人員來維護(hù)，隨著信息安全技術(shù)的發(fā)展，還要對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行研究，這些都需要爭取有關(guān)部門的持續(xù)支持和檔案部門的不懈努力。

（四）用戶至上，創(chuàng)新科技成果電子檔案的服務(wù)機(jī)制

現(xiàn)代信息社會環(huán)境下，人們已經(jīng)越來越不滿足于傳統(tǒng)的科技成果檔案利用方式，電子檔案以檢索、利用、傳輸?shù)母咝А⒖旖菁胺奖阄烁嘤脩舻那嗖A。電子檔案具有共享性，不再受“孤本”限制，具有非消耗性，重復(fù)利用也不會對其產(chǎn)生耗損的優(yōu)勢；另外，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不受時間和地點(diǎn)的限制，使異地使用科技成果檔案成為可能，提高了科技成果檔案的利用率。

科技成果電子檔案的利用與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用有極大的不同，這種不同主要在于電子檔案的利用必須以計算機(jī)技術(shù)為基本工具，對科技成果電子檔案的利用而言，在線利用將成為利用者遠(yuǎn)程利用科技成果電子檔案的趨勢，將通信技術(shù)與電子計算機(jī)結(jié)合，用戶用網(wǎng)絡(luò)閱覽、傳遞、復(fù)制電子文件，既方便快捷又不受時間和地域的限制，還可通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布檔案信息，提供檔案利用；將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)可視化，根據(jù)電子文件登記、儲存、利用等情況統(tǒng)計分析結(jié)果進(jìn)行多維度展示；根據(jù)用戶的不同需求，專題定制利用服務(wù)；多層組合查詢，由單一的文件查詢到相關(guān)文件的關(guān)聯(lián)查詢；運(yùn)用長尾理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的再挖掘等等。對于尚未聯(lián)網(wǎng)的用戶，仍可以通過非在線利用，如單機(jī)閱覽、紙質(zhì)閱覽、拷貝閱覽、縮微閱覽等。

而要實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效利用，需要用互聯(lián)網(wǎng)+思維，多角度、多維度開放檔案利用服務(wù)，通過研究建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心和構(gòu)建遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)資源共享平臺完善電子檔案利用服務(wù)機(jī)制，通過研究科技成果電子檔案的利用規(guī)范，較好地處理保護(hù)科技秘密、知識產(chǎn)權(quán)和擴(kuò)大利用電子檔案的關(guān)系，提出制定利用規(guī)則的思路和框架，實(shí)現(xiàn)對科技成果電子檔案的有效管理和高效利用。

（作者就職于上海市科技成果檔案資料館）