城市規(guī)劃?rùn)n案管理存在的問(wèn)題分析及對(duì)策思考

劉雋伶

摘 要：城市規(guī)劃的檔案管理是城市整體規(guī)范管理中的重要一環(huán)。規(guī)劃?rùn)n案真實(shí)記錄了一個(gè)城市在建設(shè)中全部信息，從開(kāi)始到正式建設(shè)再到完成，具有真實(shí)性、客觀性及權(quán)威性。規(guī)劃?rùn)n案不僅為城市建設(shè)各個(gè)方面提供重要依據(jù)，同時(shí)也為城市規(guī)劃提供有益的參考。規(guī)劃?rùn)n案憑借著自身獨(dú)特的特點(diǎn)以及重要的地位，在我國(guó)各大城市的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。本文系統(tǒng)地分析規(guī)劃?rùn)n案自身的特點(diǎn)，梳理規(guī)劃?rùn)n案的管理工作中存在的問(wèn)題，并提出合理性的建議。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275.9；TU984 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2017）08-0264-02

一、前言

規(guī)劃?rùn)n案是在城市規(guī)劃部門進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)形成的，它是一種作為歷史性記錄而保存的以備將來(lái)查考的資料。做好規(guī)劃?rùn)n案歸集管理工作，可以為實(shí)施城市規(guī)劃、組織工程建設(shè)、進(jìn)行維修改造、調(diào)處社會(huì)糾紛提供重要依據(jù)，能夠有效保證工程質(zhì)量、保障城市秩序、維護(hù)公共安全、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，更好地服務(wù)于城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。此外，城市在開(kāi)展城市建設(shè)時(shí)，可以借鑒檔案中的規(guī)劃信息。優(yōu)秀的案例無(wú)疑為城市規(guī)劃提供了一條可選的捷徑，這為當(dāng)?shù)氐某鞘薪ㄔO(shè)提供了極大的便利?？梢?jiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理對(duì)城市的建設(shè)有著積極的重要意義。但目前城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作仍存在一些弊端，阻礙了檔案管理的發(fā)展。本篇文章主要探討了城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中存在的一些問(wèn)題及其解決辦法進(jìn)行了思考。

規(guī)劃?rùn)n案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建規(guī)劃?rùn)n案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要組成部分，它是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作的真實(shí)記錄。

凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、院校、企事業(yè)單位及個(gè)人，在基本建設(shè)中所產(chǎn)生的城建檔案均應(yīng)納入城區(qū)規(guī)劃建檔案的管理范圍。規(guī)劃?rùn)n案的主要任務(wù)是：收集、接收和保管涉及全城規(guī)劃范圍的有保存價(jià)值的建設(shè)資料；對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的城建檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和必要的整理匯編；對(duì)產(chǎn)生城建規(guī)劃?rùn)n案的單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

結(jié)合本人實(shí)際工作而言，在進(jìn)行城市的規(guī)劃與管理當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生非常多的規(guī)劃管理檔案。這也是我國(guó)城市的規(guī)劃管理部門進(jìn)行規(guī)劃管理的最為真實(shí)、最為準(zhǔn)確的記錄，在城市整體的規(guī)范管理中規(guī)劃?rùn)n案管理占據(jù)著非常重要的地位。

二、規(guī)劃?rùn)n案自身發(fā)展的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容廣泛、類型繁多

規(guī)劃?rùn)n案從其自身的范圍上看，它包含了規(guī)劃前期的整個(gè)準(zhǔn)備過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，包括相關(guān)規(guī)劃項(xiàng)目的調(diào)查與研究、現(xiàn)場(chǎng)的查看、規(guī)劃的編制、規(guī)劃用地的用地許可證書(shū)、規(guī)劃建設(shè)時(shí)需要的建設(shè)許可證、選址意見(jiàn)書(shū)等；在規(guī)劃過(guò)程中又包含了規(guī)劃編制的具體實(shí)施、工程整體建設(shè)是否真正竣工、竣工的工程是否符合之前的規(guī)劃編制等。規(guī)劃?rùn)n案的具體內(nèi)容需要包括文字材料、“兩證一書(shū)”、在實(shí)施的過(guò)程中需要形成的藍(lán)圖或者是彩圖、文書(shū)性質(zhì)的資料、規(guī)劃?rùn)n案的專業(yè)內(nèi)容等。

（二）歸檔內(nèi)容聯(lián)系緊密

城市的規(guī)劃項(xiàng)目在形成時(shí)，盡管不同的階段的各類材料有著很大的區(qū)別，但是它們之間的內(nèi)在聯(lián)系仍然是相互配套的。

例如：規(guī)劃項(xiàng)目的前期總體規(guī)劃、施工期的總體規(guī)劃、后期的總體規(guī)劃，這幾點(diǎn)反應(yīng)了城市規(guī)劃的各個(gè)階段的整體全貌，切不可將其分割。而且任何一個(gè)規(guī)劃項(xiàng)目，無(wú)論是在哪一年申請(qǐng)辦理的“兩證一書(shū)”，在名稱、地點(diǎn)、范圍、面積的方面要保證統(tǒng)一，并且要按照獨(dú)立的年度進(jìn)行編號(hào)，保證資料的質(zhì)量，從而更好的為未來(lái)的管理打下基礎(chǔ)。

（三）歸檔內(nèi)容涉及的部門眾多

城市對(duì)話的檔案在整個(gè)城市的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，可以說(shuō)是整個(gè)城市發(fā)展變化的核心所在，它覆蓋整個(gè)城市，這就在某種方面決定了它自身的經(jīng)濟(jì)性與社會(huì)性，而規(guī)劃?rùn)n案的本質(zhì)應(yīng)該是社會(huì)性。

從檔案規(guī)劃的外部上看，它包含了政府、郵電、土地管理、金融、電力設(shè)備、自來(lái)水發(fā)展、環(huán)境保護(hù)等部門；從內(nèi)部上看它涉及的是總工辦、設(shè)計(jì)、規(guī)劃用地、建設(shè)等各個(gè)行業(yè)，這充分的體現(xiàn)了其社會(huì)性。另外，城市的規(guī)劃?rùn)n案除了這些特點(diǎn)之外，它還具有現(xiàn)實(shí)性、權(quán)威性以及嚴(yán)肅性的特點(diǎn)。

三、規(guī)劃?rùn)n案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理設(shè)施落后

城市規(guī)劃?rùn)n案管理設(shè)施落后是在全國(guó)范圍內(nèi)普遍存在的一個(gè)問(wèn)題，由于我國(guó)政府部門對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重視程度不足以及長(zhǎng)期以來(lái)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，致使對(duì)檔案管理工作上的資金投入嚴(yán)重不足，進(jìn)而導(dǎo)致城市規(guī)劃?rùn)n案管理設(shè)施的老化。

在一些城市和地區(qū)，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門的資料存儲(chǔ)庫(kù)房陰暗、潮濕、封閉，缺乏基本的防火、防盜措施，造成了很多珍貴的檔案文件的發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等，嚴(yán)重影響了文獻(xiàn)頁(yè)面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發(fā)生了不可恢復(fù)的損害。

（二）城市規(guī)劃?rùn)n案管理機(jī)構(gòu)的體制落后

盡管我國(guó)進(jìn)行了政府部門機(jī)構(gòu)的調(diào)整和精簡(jiǎn)工作，但是由于傳統(tǒng)政府組成部門龐大，政府工作人員眾多，使得檔案管理部門的機(jī)構(gòu)體制和工作章程規(guī)定等仍然存在著很多弊端。

我國(guó)城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門在各個(gè)地方一般都是自己設(shè)立章程，缺乏全國(guó)性的統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和章程，導(dǎo)致各個(gè)地方之間的檔案材料難以做到有效地交流和互通，使得檔案管理的工作效率低下，難以將有關(guān)的檔案資料進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用。

（三）意識(shí)不強(qiáng)

城市規(guī)劃的檔案工作在城市中，占據(jù)重要地位，而且發(fā)揮著較大的作用，但是卻被人們忽視。盡管人們?cè)诮ㄔO(shè)中使用檔案，卻沒(méi)有管理的意識(shí)。

盡管有些檔案管理人員有著管理規(guī)劃?rùn)n案的積極性，但是這一部分人占少數(shù)，而且由于規(guī)劃?rùn)n案的地位不高，也使他們工作的積極性受挫，從而沒(méi)有形成很好的工作氣氛。甚至管理人員中，還存在著這樣的現(xiàn)象，私自占有一些重要的資料。

（四）檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足

在當(dāng)前的檔案管理員在整體素質(zhì)上偏低，知識(shí)結(jié)構(gòu)單調(diào)、相關(guān)知識(shí)、理念沒(méi)有更新、缺少專業(yè)知識(shí)、不具備檔案管理從業(yè)的資質(zhì)、專業(yè)知識(shí)老舊、仍按傳統(tǒng)方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴(yán)重影響了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

（五）信息化建設(shè)緩慢

對(duì)于實(shí)施電子政務(wù)，不管是從流程、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或是人員的素質(zhì)等方面都未有充分的應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。

另外，檔案信息化的建設(shè)目前并沒(méi)有相關(guān)的行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，絕大部分只是引用了我國(guó)有關(guān)信息法律法規(guī)作為依據(jù)而展開(kāi)工作，指導(dǎo)上受到限制，操作上有難度。

四、城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

（一）健全規(guī)章制度

由于制度的問(wèn)題使我國(guó)的檔案規(guī)劃工作受阻，那么就要在制度上進(jìn)行創(chuàng)新，用嚴(yán)格的制度來(lái)約束工作人員的工作態(tài)度以行為，因此各級(jí)的檔案管理部門都要完善規(guī)章制度，從而保證檔案管理工作的有效。

各級(jí)的管理制度在制定的時(shí)候，一定要切合實(shí)際，按照自身的情況合理的制定制度。制度要對(duì)工作人員的工作程序嚴(yán)格的要求，并且每個(gè)管理人員都要有相應(yīng)的責(zé)任，在哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)有人來(lái)承擔(dān)。這樣可以使工作人員有危機(jī)感，在工作中也能提高注意力。

（二）實(shí)行科學(xué)管理

首先，實(shí)施綜合管理。將各門類、各載體的相關(guān)規(guī)劃?rùn)n案都納入到集中、統(tǒng)一的管理范圍之內(nèi)，以維護(hù)檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開(kāi)發(fā)利用提供便利。

對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案加強(qiáng)保護(hù)工作，改變以往在檔案出現(xiàn)破損后才開(kāi)始修復(fù)的工作模式，要以預(yù)防為主，防治相結(jié)合。與此同時(shí)，利用復(fù)印、掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段，實(shí)時(shí)的做好檔案?jìng)浞莨ぷ鳎詼p少原件損耗，從一定程度上延長(zhǎng)相關(guān)檔案使用的壽命。其次，標(biāo)準(zhǔn)化管理。制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓各個(gè)步驟，各道工序，各個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理部門信息化建設(shè)

在提高檔案管理的效率時(shí)，政府要從政策上支持檔案管理工作。為提升城市規(guī)劃?rùn)n案的信息化水平，要投入更多資金，購(gòu)置必備的硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

要抓好城市規(guī)劃?rùn)n案館內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及市政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，完善城市規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)站，這樣有利于提供更精確和可靠的城市規(guī)劃信息。

要將城市規(guī)劃動(dòng)態(tài)和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，健全城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷優(yōu)化并整合城市規(guī)劃信息資源。

此外，為更好的服務(wù)于城市規(guī)劃工作，在連接外部因特網(wǎng)、開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)的過(guò)程中，還要加大對(duì)信息資源的安全防護(hù)，在正規(guī)廠家購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備，并做好日常的更新與維護(hù)。

（四）提高人員素質(zhì)

為在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中更好的應(yīng)用信息化技術(shù)，需要在整體上提升檔案管理者素質(zhì)，讓檔案管理工作更加高效化和專業(yè)化。

其次，相關(guān)檔案部門必須堅(jiān)持以人為本的理念，關(guān)心檔案管理人員的精神、物質(zhì)各方面生活。依據(jù)部門與地區(qū)的實(shí)際情況，制定不同的相關(guān)激勵(lì)方法，營(yíng)造良好的工作氛圍，調(diào)動(dòng)員工的積極性，激發(fā)工作熱情。

再次，要重視檔案工作和其他專業(yè)滲透與融合，在提升業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技能學(xué)習(xí)，讓自身成為具有信息相關(guān)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)技能的綜合型、新型規(guī)劃?rùn)n案管理人員。

（五）加強(qiáng)對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的認(rèn)識(shí)

城市規(guī)劃?rùn)n案來(lái)源廣泛，涉及眾多部門。因此，在提高檔案管理的效率時(shí)，各部門要通力協(xié)作。不僅是要檔案管理人員意識(shí)到本職工作的重要性，同時(shí)需要加強(qiáng)各相關(guān)部門對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的認(rèn)識(shí)。

目前，規(guī)劃?rùn)n案在城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展中已經(jīng)占有一定的位置，而且正在被社會(huì)逐步認(rèn)識(shí)和重視。但還不夠普遍，仍需要長(zhǎng)時(shí)間的宣傳教育引導(dǎo)。

五、結(jié)語(yǔ)

城市規(guī)劃?rùn)n案是城市進(jìn)行合理的規(guī)劃與擴(kuò)建的重要依據(jù)與參考。但其管理工作中出現(xiàn)了不足，如對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理認(rèn)識(shí)的不足，手段的落后，制度的缺陷等。

我們認(rèn)為需要加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的認(rèn)識(shí)，也要加強(qiáng)城建檔案的管理，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。同時(shí)，在確保城建檔案起保障作用的同時(shí)，還必須對(duì)城建檔案的法律法規(guī)進(jìn)行完善，讓城建檔案的管理變得更加科學(xué)、規(guī)范，從而促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。

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