電力建設(shè)項目檔案管理實踐

林 彤

(中國能源建設(shè)集團云南省電力設(shè)計院有限公司，云南 昆明 650051)

電力建設(shè)項目檔案管理實踐

林 彤

(中國能源建設(shè)集團云南省電力設(shè)計院有限公司，云南 昆明 650051)

為全面提升電力建設(shè)項目檔案管理水平，以電力設(shè)計企業(yè)為例，闡述電力建設(shè)項目檔案管理的必要性，分析電力建設(shè)項目檔案管理中出現(xiàn)的主要問題，并在實踐中有針對性的提出解決問題的辦法。

電力建設(shè)；項目檔案；管理。

電力企業(yè)項目檔案是指在電力建設(shè)項目或工程的立項、審批、勘察設(shè)計、施工、安裝調(diào)試及生產(chǎn)預(yù)備，直至竣工投產(chǎn)的整個過程逐步形成的、經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。項目檔案是企業(yè)重要知識資產(chǎn)，所有參加電力項目建設(shè)的單位，要對項目檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，為電力建設(shè)提供有效的檔案服務(wù)。

1 必要性

電力勘察設(shè)計單位在電力建設(shè)活動中，承擔(dān)著重要的龍頭設(shè)計任務(wù)，在項目勘察設(shè)計活動中所形成的項目設(shè)計檔案，是整個建設(shè)項目檔案中重要的組成部分，是項目整體竣工驗收檢查的對象之一，是工程設(shè)計質(zhì)量的真實反映，是審計、稽查、后評價、責(zé)任終身制的依據(jù)，具有法律憑證作用。對項目檔案進(jìn)行管理是電力勘察設(shè)計企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，是電力勘察設(shè)計企業(yè)發(fā)展需要的自主管理行為。

國家和電力行業(yè)對項目檔案管理工作有明確的要求，對參建單位應(yīng)履行的職責(zé)、工作程序、檔案整理方法，以及合同約束要求等進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定。重要的檔案標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)條款內(nèi)容為：

(1)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》(檔發(fā)【2006】2號)

國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《驗收辦法》，強化了國家對建設(shè)項目檔案管理工作的監(jiān)管，積極推動建設(shè)項目檔案實施規(guī)范化管理?！厄炇辙k法》強調(diào)了項目檔案工作的基本要求，注重檔案工作全程的跟蹤指導(dǎo)。條款第五條規(guī)定，應(yīng)將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，與項目建設(shè)同步進(jìn)行?！厄炇辙k法》明確了項目檔案驗收的組織主體，組織主體分為國家檔案局、中央主管部門檔案機構(gòu)、省級檔案行政管理部門三個層面，體現(xiàn)了驗收工作的嚴(yán)肅性?！厄炇辙k法》指出了項目檔案驗收的重要性與地位。條款第四條規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件。

(2)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)

DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)是項目檔案驗收依據(jù)，工程項目整體竣工驗收按照標(biāo)準(zhǔn)對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評價。DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)總則中規(guī)定，參建單位在項目檔案工作中各司其職，相互協(xié)調(diào)。條款4.4規(guī)定，建設(shè)單位、勘測單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)中明確了設(shè)計單位的檔案管理要求。條款5.2.1規(guī)定，勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

(3)《電網(wǎng)建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》(DL/T1363-2014)

DL/T1363-2014標(biāo)準(zhǔn)中總則規(guī)定，應(yīng)將項目檔案管理納入招投標(biāo)、合同管理、工程監(jiān)理、項目管理程序和工程質(zhì)量管理體系中。強調(diào)在招投標(biāo)文件、合同條款中明確參建單位項目檔案歸檔職責(zé)、歸檔要求和工程尾款支付約定。

2 主要問題分析

項目檔案管理是一項不斷認(rèn)知、不斷摸索、不斷完善、不斷創(chuàng)新的工作，在實踐的過程中難免會遇到許多不同的問題和困難，思考分析存在的主要問題，找出對策，是持續(xù)改進(jìn)項目檔案管理工作的方法。出現(xiàn)的主要問題有：

(1)對項目檔案管理工作的管理點沒有進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，造成部門和人員職責(zé)不明，管理出現(xiàn)盲區(qū)，沒有調(diào)動相關(guān)部門參與到項目檔案管理工作中來，不能有效實施項目建設(shè)全過程檔案管理。

(2)項目檔案管理是一個持續(xù)性的工作，工程項目建設(shè)周期長，沒有專門的檔案專業(yè)人員始終不斷的跟進(jìn)指導(dǎo)，缺乏對項目建設(shè)過程形成文件的控制和規(guī)范管理。

(3)檔案人員知識單一，未深入工程項目建設(shè)中了解整個項目建設(shè)過程和管理情況，不積極學(xué)習(xí)工程管理基本知識，使得和工程設(shè)計技術(shù)人員溝通不暢，不能將項目檔案管理意圖很好的貫徹到工程管理過程中，使檔案指導(dǎo)工作滯后。

(4)工程設(shè)計技術(shù)人員不重視檔案收集歸檔工作，參與項目檔案管理的主動性不夠。

3 實施

3.1 組建項目檔案管理團隊，集中統(tǒng)一管理

根據(jù)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，組建項目檔案管理團隊，由檔案管理部門歸口管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管，統(tǒng)一策劃協(xié)調(diào)，制定工作規(guī)范，根據(jù)工程項目情況，合理的進(jìn)行人員調(diào)派，及時參與到工程建設(shè)管理中去，與項目管理同步，開展項目檔案管理工作。團隊?wèi)?yīng)重點培養(yǎng)出胸懷大局意識，有持續(xù)學(xué)習(xí)愿望，具備較強管理能力，擅于組織、溝通，合作，熟悉檔案信息化管理，綜合素質(zhì)高的檔案管理人才。

3.2 編制項目檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范化管理

在項目檔案管理工作中，應(yīng)遵循國家、行業(yè)的檔案管理法規(guī)、制度和規(guī)范，但是在企業(yè)實施項目管理工作中，還要有具體、細(xì)化的檔案業(yè)務(wù)文件指導(dǎo)開展工作。

首先，制定本企業(yè)的項目檔案管理辦法，面向電力勘察設(shè)計項目、總承包項目、國際工程項目、其他項目進(jìn)行管理。主要內(nèi)容包括為總則、工作職責(zé)，工作程序和質(zhì)量要求，附錄文件等。在工作程序中，包含對管理策劃、竣工圖文件編制、竣工圖文件圖號編制、電子媒體文件編制出版、竣工圖文件出版、竣工圖文件審核、文件材料和竣工文件收集、文件材料和竣工文件歸檔、項目檔案整編、照片檔案整編、項目檔案信息化、項目檔案驗收移交等過程要求進(jìn)行具體規(guī)定，對涉及幾個部門相互配合完成的工作程序要求要重點明確。項目檔案管理辦法的實施使項目檔案管理工作受到制度的約束，有章可行，工作具有操作性。

再者，結(jié)合電力勘測設(shè)計特點，編制項目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，使項目檔案整編工作規(guī)范化。確定項目檔案分類是項目檔案整編工作的核心，會影響到檔案編制的最終結(jié)果。對項目文件類目進(jìn)行劃分會受到檔案人員專業(yè)水平和對工程建設(shè)活動內(nèi)容理解的主觀性影響，有時會出現(xiàn)同一個項目或不同項目之間檔案分類不一致的情況，另一方面還會與建設(shè)單位檔案人員因為對檔案分類的認(rèn)識不同造成工作分歧，如果有結(jié)合電力勘察設(shè)計特點，進(jìn)一步細(xì)化的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，便能夠減少這類問題的出現(xiàn)。目前電網(wǎng)工程在電力勘察設(shè)計單位的工程比例占比大，可先從編制電網(wǎng)工程設(shè)計項目檔案分類方案入手，項目檔案分類方案宜由檔案專業(yè)人員和工程設(shè)計人員共同商榷編制而成，電力勘察設(shè)計單位按照《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》(DL/T5229-2005)要求進(jìn)行竣工圖文件設(shè)計，可以依據(jù)規(guī)定中明確的竣工圖文件設(shè)計內(nèi)容，結(jié)合本單位工程設(shè)計竣工圖文件卷冊編制特點，對照電網(wǎng)建設(shè)項目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行竣工圖文件內(nèi)容的分析、歸納、整理，按照檔案類目設(shè)置要求，編制出電網(wǎng)工程設(shè)計竣工圖文件檔案分類方案。在工程設(shè)計活動中形成的設(shè)計基礎(chǔ)文件材料和項目設(shè)計管理及竣工驗收中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行檔案類別劃分，可按照電網(wǎng)建設(shè)項目標(biāo)準(zhǔn)中的分類類目設(shè)置，合并編寫到本分類方案中，形成本單位的電網(wǎng)工程項目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，使用本標(biāo)準(zhǔn)可以保持項目檔案分類的準(zhǔn)確性和一致性，提高項目檔案編制水平，保證項目檔案向建設(shè)單位順利移交。

3.3 建立項目檔案管理團隊工作模式，實行檔案項目負(fù)責(zé)制

項目檔案數(shù)量多，工作規(guī)模大，更適合采取協(xié)作的工作方式來完成。項目竣工階段，竣工圖文件設(shè)計會受到很多因素的影響，有時導(dǎo)致竣工圖文件出版歸檔到檔案人員手中進(jìn)行整理時，離建設(shè)單位對項目檔案移交考核時間已經(jīng)很臨近，這時團隊協(xié)作進(jìn)行應(yīng)急處理更顯示出優(yōu)勢來。團隊管理中實行檔案項目負(fù)責(zé)制，項目檔案任務(wù)確定時，組成一個工作小組，一般情況下小組成員由檔案人員組成，進(jìn)行重點項目或國際項目檔案工作時，小組成員由檔案人員和設(shè)計人員共同組成，小組負(fù)責(zé)人由檔案人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)項目計劃安排，監(jiān)督檔案工作進(jìn)度，進(jìn)行內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)，檔案交底指導(dǎo)、檔案數(shù)據(jù)匯總、案卷質(zhì)量檢查、參加項目檔案驗收檢查等工作。小組成員在其帶領(lǐng)下，分工協(xié)作完成歸檔檢查、檔案編制，檔案移交等相關(guān)工作，跟蹤處理檔案驗收整改意見，完善項目檔案移交手續(xù)，提供設(shè)計人員和建設(shè)單位檔案利用服務(wù)，使該項目形成閉環(huán)管理。當(dāng)檔案項目出現(xiàn)交叉時，小組之間工作也交叉進(jìn)行，人員靈活調(diào)配，互相支持，優(yōu)先完成重點項目和項目檔案交付時間緊的項目。

3.4 提高項目檔案信息化管理應(yīng)用水平

實施項目檔案信息化管理是建設(shè)單位共同的目標(biāo)，目前進(jìn)行檔案數(shù)字化管理是項目檔案管理信息化工作的基本要求。工程檔案管理系統(tǒng)由建設(shè)單位提供使用，要求參建單位在工程檔案管理系統(tǒng)中建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，掛接對應(yīng)的全息電子文件，并進(jìn)行關(guān)聯(lián)整理。面對大量的項目檔案文件，這是一項非常耗時繁重的工作，也影響到之后的工作程序的進(jìn)行。設(shè)計單位是所有參建單位中整理檔案案卷數(shù)量最多的單位，提高項目檔案信息化工作效率成為亟待解決的問題。要充分利用多數(shù)電力勘測設(shè)計單位開發(fā)數(shù)字化信息管理平臺的優(yōu)勢，在論證方案可行的情況下，在建設(shè)單位提供的工程檔案管理系統(tǒng)和信息平臺系統(tǒng)之間設(shè)計數(shù)據(jù)接口，將數(shù)字化信息平臺中項目文件數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到工程檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率，對工程項目檔案按期順利移交更有保障。

在工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中，雖然采用同一個工程檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案編制，但不同的顧客單位還會有一些特殊的要求，除了檔案編號模式，組卷要求有差異外，往往還會體現(xiàn)在案卷封面、側(cè)脊、檔案移交表單等編目文件的格式和版面有不同要求。在進(jìn)行國際項目檔案編制時，要按照總承包單位和外方業(yè)主單位要求，分別編制提交中、英文版的項目檔案。所以項目檔案整理工作要靈活的應(yīng)對變化，根據(jù)建設(shè)單位或運行單位的不同需求，事先設(shè)計好不同格式、版面、語種的檔案編目模板，嵌入到工程檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)工程項目和顧客單位的不同需要，靈活的選用檔案編目模板進(jìn)行檔案編制，及時滿足不同建設(shè)單位對工程項目檔案管理工作的精細(xì)化要求。

3.5 適應(yīng)多種形式的檔案服務(wù)工作方式

項目檔案管理和建設(shè)管理同步，項目檔案管理人員會深入到工程現(xiàn)場或介入到工程管理過程中，與工程技術(shù)人員共同進(jìn)行檔案管理，并參與項目竣工檔案驗收檢查。項目檔案整理工作方式會因不同工程情況采取多種形式進(jìn)行,這是項目檔案管理工作的特點，項目檔案管理人員需要適應(yīng)主動服務(wù)工作方式。經(jīng)常采取的檔案整理工作方式如下：

(1)在項目管理現(xiàn)場進(jìn)行檔案整理

對于重點項目、成套的項目、國際項目，建設(shè)單位或總承包單位為了集中管理，便于參建單位溝通和協(xié)調(diào)，統(tǒng)一檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行項目檔案匯總檢查，會組織項目所有參建單位集中到項目管理現(xiàn)場進(jìn)行檔案整編和移交項目檔案。設(shè)計單位在進(jìn)行項目檔案整理的同時，還需在現(xiàn)場配合監(jiān)理單位技術(shù)人員對修改過的竣工圖文件進(jìn)行重新審查。

(2)多個設(shè)計單位聯(lián)合設(shè)計集中進(jìn)行檔案整理

當(dāng)工程項目有多個設(shè)計標(biāo)段或分段設(shè)計時，會分別由幾個設(shè)計單位共同完成設(shè)計任務(wù)，在編制項目檔案時，會集中在一起研究檔案編號和檔案分類方案，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫合并，要求各設(shè)計單位間設(shè)計及檔案人員緊密協(xié)作，保持整個項目設(shè)計檔案編制的一致性，統(tǒng)一向建設(shè)單位移交項目檔案。

(3)到建設(shè)單位進(jìn)行檔案整理

有些建設(shè)單位不能提供檔案管理系統(tǒng)單機版給參建單位使用，會要求參建單位到本單位進(jìn)行檔案整理和移交工作。

(4)在本單位進(jìn)行檔案整理

在本單位完成項目檔案整理工作，分別將項目檔案送達(dá)到建設(shè)單位或運行單位所在地進(jìn)行驗收檢查，辦理檔案移交手續(xù)。

4 結(jié)語

隨著電力勘測設(shè)計企業(yè)向工程公司轉(zhuǎn)型，設(shè)計單位的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)都在進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，在大力鞏固傳統(tǒng)勘察設(shè)計業(yè)務(wù)的同時，努力增強技術(shù)優(yōu)勢，積極向總承包業(yè)務(wù)、新能源業(yè)務(wù)方向轉(zhuǎn)型，進(jìn)行投資業(yè)務(wù)、非電業(yè)務(wù)的探索，向省外和國外市場拓展。隨之而來，項目檔案管理工作也迎來了廣闊的工作平臺，同時也面臨著挑戰(zhàn)，要抓住機遇，順勢而為，圍繞本單位的戰(zhàn)略目標(biāo)，布局未來，不斷創(chuàng)新求索，讓項目檔案管理工作向著深度、廣度發(fā)展，向著國際化水平邁進(jìn)。

[1]檔發(fā)[2006]2號,重大建設(shè)項目檔案驗收辦法[S].

[2]DA/T28－2002,國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

[3]DL/T1363－2014,電網(wǎng)建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范[S].

[4]DL/T5229－2005,電力工程竣工圖文件編制規(guī)定[S].

The Practice of Archives Management in Power Construction Projects

LIN Tong
(China Energy Engineering Group Yunnan Electric Power Design Institute Co.,Ltd.,Kunming 650051,China)

In order to enhance overall power construction project archive management,taking electric power designing enterprises as examples,explain the necessity of archives management for power construction projects,analysis main problems in archive management for power construction projects,and present targeted solutions in practice.

electric power construction;project management; management practice.

F406

C

1671-9913(2017)05-0077-04

2017-05-01

林彤(1975- )，男，廣西百色人，館員，從事檔案管理工作。