信息時代下人事檔案信息管理優(yōu)化分析

□ 楊柳良

信息時代下人事檔案信息管理優(yōu)化分析

□ 楊柳良

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入信息飛速發(fā)展的社會，不僅電子計(jì)算機(jī)在各個行業(yè)中被普遍應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了比較普遍的應(yīng)用?，F(xiàn)階段各個單位都在積極地引進(jìn)智能化管理，大多數(shù)的用人單位都在加強(qiáng)人事檔案信息管理。針對如何提高人事檔案信息管理智能化，不斷提高信息管理使用效率等問題，本文將進(jìn)行探討，試圖提出相應(yīng)的優(yōu)化改進(jìn)措施。

信息時代；人事檔案信息；管理信息化；對策措施

新形勢下人事檔案信息管理成為很多企事業(yè)單位人事管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。人事檔案詳細(xì)記錄了檔案管理人的社會經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和成長過程，是全面考察和了解人員的重要參考。現(xiàn)代社會人才流動不斷加快，人事檔案信息的管理也呈現(xiàn)動態(tài)變化的過程，因此，信息時代下人事檔案信息管理系統(tǒng)將是企事業(yè)單位人員管理的重要平臺，提升人事檔案管理信息化水平是加強(qiáng)人事檔案管理的時代需要。

一、企事業(yè)單位人事檔案信息管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

（一）人事檔案管理信息化意識不強(qiáng)

很多單位人事檔案管理人員信息化意識不強(qiáng)，管理模式比較單一。一些單位在人事檔案管理過程中，思想上沒有足夠的重視，只是對人事檔案進(jìn)行簡單保管，當(dāng)成一項(xiàng)輔助性工作，片面認(rèn)為人事檔案管理工作只是收收管管、查查找找，只要不丟失，能夠隨時查閱就可以了。長期以來，不少單位普遍認(rèn)為檔案管理就是材料保管和提供查閱咨詢功能，沒有去創(chuàng)新管理模式；很多單位還停留在手工檢索的傳統(tǒng)管理階段，有的單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備還不完善，信息資源不能共享，管理模式相對傳統(tǒng)，管理效率還比較低。

（二）人事檔案信息長效管理制度不健全

有的單位人事檔案的管理制度不健全，檔案管理人員對人事檔案材料的收集、整理、編目不規(guī)范、不準(zhǔn)確，主觀性強(qiáng)，造成有的檔案材料書寫不規(guī)范，內(nèi)容不完整，檔案內(nèi)容空缺等現(xiàn)象存在；有的單位人事檔案信息資源不能有效利用，管理工作又沒有制度作保障，沒有規(guī)范可遵循，人事檔案信息管理質(zhì)量和完整性難以保證。

（三）人事檔案管理信息化水平較低

在信息化支持的大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理催生信息化是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。但是，很多單位人事部門對人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化還未足夠重視，有的停留在手工檢索的水平，有的人事檔案管理雖然建立了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，但也只是輸入了相應(yīng)的個人信息資料，沒有后續(xù)的數(shù)字化管理和信息資料資源共享，利用率比較低，動態(tài)管理相對落后，人事檔案管理信息化水平較低。

（四）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識

企事業(yè)單位人事檔案管理人員絕大多數(shù)是非檔案管理專業(yè)人員，人事檔案管理隊(duì)伍中具備干部人事檔案專業(yè)知識又掌握信息化專業(yè)知識的人員更少。新形勢下的人事檔案管理對管理人員的綜合能力提出了新的要求，過去把已有的人事檔案信息資料簡單收集、裝訂整理的手工化模式與人事檔案信息管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展不相適應(yīng)，人事檔案管理人員迫切需要“充電”，以不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德素養(yǎng)和信息化知識水平。

二、建立信息化系統(tǒng)是人事檔案信息管理的必然需求

（一）人事檔案管理信息化是管理者的迫切需要

人事檔案信息是組織人事部門詳細(xì)、客觀考察一個人的重要依據(jù)，如果人事檔案管理中各種信息的存貯、加工、檢索和傳輸還是手工方法，難免對人事檔案信息匯總不準(zhǔn)確，效率低下，影響領(lǐng)導(dǎo)決策。信息時代下建立信息化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)一次信息錄入，快速重復(fù)檢索，并能與考核考勤、請休假、培訓(xùn)教育、工資薪酬、社保繳費(fèi)等相關(guān)信息系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)共享。運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將檔案信息檢索提升為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，可實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞。

（二）人事檔案管理信息化是使用者的愿望

建立更先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)對于任何有信息需求的員工來說都是一個良好的愿望，人事檔案管理系統(tǒng)與單位員工切身利益息息相關(guān)，關(guān)系到員工的職稱評聘、工資晉升、考核管理、人才選拔和教育培訓(xùn)等方方面面。

三、信息時代下人事檔案管理的對策措施

在加強(qiáng)人事檔案信息管理的過程中，應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的自動化、智能化，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，使其適應(yīng)時代和發(fā)展的迫切需要。推進(jìn)人事檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展，可考慮從以下幾個方面著手。

（一）領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)檔案信息化意識

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案信息管理工作，充分認(rèn)識人事檔案管理信息化是順應(yīng)時代發(fā)展所需，形成推進(jìn)信息化發(fā)展的共識。在此基礎(chǔ)上，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息管理工作的檢查、指導(dǎo)和督促，加大完善人事檔案管理信息化、智能化的投入，規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠有序推進(jìn)，不斷滿足單位長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略需求。

（二）健全人事檔案信息管理的制度

信息時代下加強(qiáng)人事檔案信息管理要創(chuàng)新工作機(jī)制，從“精簡、統(tǒng)一、效能”的原則出發(fā)，提高工作效能；還應(yīng)制定、完善相關(guān)管理規(guī)范，以改革發(fā)展的思維提升人事檔案信息服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分共享

信息時代下要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享目標(biāo)就必須加強(qiáng)平臺建設(shè)，建立標(biāo)準(zhǔn)化原則，優(yōu)化信息技術(shù)；在安全的前提下建立、健全整合與共享的標(biāo)準(zhǔn)體系，做到在技術(shù)上協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以開放的觀念實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；做到長遠(yuǎn)規(guī)劃、超前理念、全面兼容、安全有效地開發(fā)利用，盡快完善人事檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)等方式實(shí)現(xiàn)信息共享、網(wǎng)上采集信息等功能。

（四）建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

目前，很多單位人事檔案信息管理仍處在向信息化管理過渡的階段，要扎實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，優(yōu)先將人事檔案基礎(chǔ)性信息建立數(shù)據(jù)庫。首先，要對本單位各部門人員的基本信息，如編號、姓名、性別、出生年月、參加工作時間、民族、政治面貌、籍貫、專業(yè)技術(shù)資格、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)方向、職務(wù)等基礎(chǔ)信息根據(jù)檔案分類編目的要求分別錄入，形成檔案目錄庫。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是需要長期積累的過程，應(yīng)該從低級到高級不斷完善。數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案信息管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，將各相關(guān)部門人事檔案信息連接起來，如組織部門的職務(wù)任免、政審考核，職改辦的職稱評聘，工資管理部門的工資變動，社保局的社保辦理等相關(guān)信息統(tǒng)一起來，把綜合數(shù)據(jù)與檔案目錄庫進(jìn)行有效的綜合，不斷完善形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的綜合數(shù)據(jù)庫，逐步提高人事檔案信息化水平。

（五）提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能

檔案信息管理工作信息化建設(shè)的過程中，需要加強(qiáng)對檔案從業(yè)人員的技能提升。培養(yǎng)造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是信息化建設(shè)的重要保障。

一是檔案信息管理人員要具備較強(qiáng)的政治思想素質(zhì)和責(zé)任意識。人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有高度政治性和嚴(yán)格保密性的工作，人事檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的黨性原則，每個工作環(huán)節(jié)都需要按照制度來落實(shí)，依據(jù)規(guī)章來開展。

二是檔案信息管理人員要不斷學(xué)習(xí)檔案管理呈現(xiàn)的新技術(shù)和新方法，與時俱進(jìn)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，強(qiáng)化用信息化手段開展檔案規(guī)范化管理的能力。

四、結(jié)語

人事檔案信息管理工作對于企事業(yè)單位來說至關(guān)重要，相關(guān)單位應(yīng)該統(tǒng)一認(rèn)識，建立健全人事檔案信息管理制度，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，提升人事檔案信息管理人員的技能素質(zhì)，加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，提升企事業(yè)單位人事檔案的信息化管理水平。

1.李如妍.信息時代高校人事檔案工作探析[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2011(1).

2.易正春.昭通檔案信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀與發(fā)展對策[J].云南檔案,2010（2）.

3.郭婭靜.信息時代下高校人事檔案管理探析[J].城建檔案,2015(6).

（作者單位：廣西人民廣播電臺人力資源部）