檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用

汪茂琳

摘要：檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)有了很大的提升和進(jìn)步，這些都離不開檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，它帶給社會(huì)所帶來的好處使得它漸漸被人們接受而逐漸普及。本文從檔案管理數(shù)字化的意義和原則出發(fā)，分析當(dāng)下檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出解決措施。

關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革

中圖分類號(hào)：F299.23；G270.7

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個(gè)方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間，方便檢索，便于保存，對(duì)于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅(jiān)持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。

檔案管理數(shù)字化主要具有兩個(gè)方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場(chǎng)地，在保管的過程中，對(duì)于庫(kù)存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過程中需要的人力財(cái)力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲(chǔ)，更夠有效的節(jié)約存儲(chǔ)的空間，存儲(chǔ)較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對(duì)檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。

二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問題

雖然我國(guó)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時(shí)間還不是很長(zhǎng)，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個(gè)世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個(gè)不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會(huì)一蹴而就。所以，對(duì)于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問題可以歸納為以下幾點(diǎn)。

（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全

檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲(chǔ)查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲(chǔ)管理和利用都有著一套較為便捷的平臺(tái)。但是就目前來說，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡(jiǎn)單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無法開展。

（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對(duì)的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會(huì)造成資料的缺失和錯(cuò)誤。對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國(guó)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

對(duì)于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來說，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學(xué)開設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施

（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才

人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時(shí)代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國(guó)檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對(duì)已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵(lì)等方面，留住人才。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)

缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會(huì)造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會(huì)需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。

（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯(cuò)且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時(shí)，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時(shí)修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲(chǔ)或傳輸?shù)倪^程中可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。

四、結(jié)論

檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡(jiǎn)化檔案管理流程的同時(shí)，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過程中，要注意堅(jiān)持可用可查可共享的基本原則，簡(jiǎn)化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]邱佩芳，張計(jì)龍，劉百祥，等.高校電子校務(wù)環(huán)境中的檔案管理系統(tǒng)[J].中國(guó)索引.2006（04）