淺談新時期檔案管理與服務(wù)工作

（石河子市檔案局（館），石河子市，832000）馬力

淺談新時期檔案管理與服務(wù)工作

（石河子市檔案局（館），石河子市，832000）馬力

檔案工作者做好檔案服務(wù)，是職責(zé)；讓人民滿意，是目標(biāo)。人文關(guān)懷就是在檔案館這個專業(yè)化管理，社會化服務(wù)的平臺上，設(shè)身處地站在當(dāng)事人的立場，幫助查詢并提供能解決其生活、生存與發(fā)展的檔案資料，發(fā)揮檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，為當(dāng)事人解決問題。與此同時人文關(guān)懷在服務(wù)中也提升了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。

檔案；管理；服務(wù)

把檔案作為國家文化遺產(chǎn)進(jìn)行收集和保管，并提供檔案為社會各方面服務(wù)。作為檔案管理人員，在具體工作中要熟練掌握有關(guān)業(yè)務(wù)知識。

1 認(rèn)識檔案館工作的重要性

1.1 做好專業(yè)化管理工作

對館庫保存的、依法接收的各立檔單位移交的檔案的科學(xué)管理工作。以石河子檔案館為例：檔案館庫房保管的140多個全宗，20萬卷（件）包括文書、科技、專門（會計(jì)、地名、審計(jì)、技術(shù)職稱、養(yǎng)老金繳費(fèi)、已故干部、職工人事檔案等）、聲像門類的檔案；始終要使20萬卷的紙質(zhì)檔案處在安全、有序的保管之下，始終要把握庫存檔案要在國家要求的溫濕度范圍內(nèi)保管，在檔案“八防”即：指檔案在保管過程中,應(yīng)注意防光、防塵、防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防高溫措施下延續(xù)“壽命”。與此同時，根據(jù)“增量電子化存量數(shù)字化”的數(shù)字化檔案館建設(shè)需要，安全有序的提供館存紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子檔案，保存在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫里，同樣也是必須確保安全，為防自然災(zāi)害對檔案實(shí)體及檔案信息的破壞，按有關(guān)要求必須采取異地備份的辦法，電子檔案備份到直線距離300km以外的安全地帶安全保管。對電子檔案可用現(xiàn)代化的信息技術(shù)提供檔案信息服務(wù)。

1.2 做好社會化服務(wù)的工作

所謂社會化服務(wù)是指社會各方面對檔案館保管的檔案的需求，檔案館提供檔案為社會各方面服務(wù)。它的服務(wù)對象與單位檔案室服務(wù)對象完全不同，檔案室作為單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，只保管本單位形成的檔案，并服務(wù)于本單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作。而師市檔案館的服務(wù)對象包括師市黨委機(jī)關(guān)、政法機(jī)關(guān)、師市政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、農(nóng)牧團(tuán)場、石河子鎮(zhèn)、開發(fā)區(qū)、南區(qū)、西區(qū)管委會、國家、自治區(qū)、兵團(tuán)駐石河子單位，各街道辦事處，各個規(guī)范破產(chǎn)企業(yè)留守遺處機(jī)構(gòu)，及破產(chǎn)企業(yè)退休職工，40、50(40歲、50歲)人員，私企老板及員工，私營業(yè)主、大學(xué)生及研究生等等吧。這些服務(wù)對象通過查閱利用檔案要解決的問題包括——在單位各項(xiàng)管理的政策依據(jù)、規(guī)范性文件清理情況、機(jī)構(gòu)編制情況、機(jī)構(gòu)撤銷情況、機(jī)構(gòu)沿革情況、編史修志、利用審計(jì)案卷證據(jù)材料重查線索，利用會計(jì)檔案提供追債憑據(jù)和反貪反腐依據(jù)、防止在國有企業(yè)改制或倒閉破產(chǎn)過程中國有資產(chǎn)流失，人員（企業(yè)職工、專業(yè)技術(shù)、機(jī)關(guān)干部）身份、職級待遇情況、干部任免時間、技術(shù)職稱資格取得時間、任職資格評聘時間、干部人事檔案核查（三齡二歷一身份）歷史材料補(bǔ)缺、離退休審批時間及待遇、工齡年限、養(yǎng)老繳費(fèi)年限、特殊工種年限證明、房產(chǎn)過戶提供已故人員社會關(guān)系證明、結(jié)婚、離婚登記詳情（離婚無房的一方可憑離婚協(xié)議申請購買扶貧房）、核查當(dāng)事人在文書檔案或會計(jì)檔案曾經(jīng)使用姓名并提供證明、大學(xué)生完成畢業(yè)論文查資料、研究生作課題查檔案等等吧。

1.3 增強(qiáng)檔案工作意識

隨著社會的發(fā)展和變革，利用檔案解決的問題逐漸復(fù)雜化，逐漸偏重于民生，這也是社會進(jìn)步的體現(xiàn)。而檔案管理屬組織行為，專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)要求，專業(yè)性較強(qiáng)。利用手段利用方式基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。由“紙與鐵”手工方式進(jìn)入了“數(shù)與網(wǎng)”計(jì)算機(jī)數(shù)字化方式。而目前社會的檔案意識與社會民眾掌握的檔案知識，在通過利用檔案解決切身利益問題，維護(hù)合法權(quán)益上有很多對檔案存在是是而非的認(rèn)識和疑惑，大部分不是自覺來檔案館利用檔案的，而是去了相關(guān)部門辦事時，沒有檔案材料辦不成事，無奈之下并且是在不如意、很糟糕的情緒下無可奈何來檔案館，尋求解決問題的檔案，作為解決問題的憑證。在這種情況下，當(dāng)事人按規(guī)定提供查檔案的身份證和單位或社會組織提供的《查檔函》，方可得到檔案館查閱檔案的允許。查閱沒有向社會開放的檔案，還要有一定級別的手續(xù)才能查閱。

2 發(fā)揮檔案為民的重要作用

結(jié)合檔案館的工作，在關(guān)心人、愛護(hù)人、尊重人的前提下，實(shí)事求是地實(shí)施對檔案利用者的人文關(guān)懷，提供合規(guī)的服務(wù)，在具體的踐行中，人文關(guān)懷可提升服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)效果，從而在和諧社會方面也有獨(dú)特作用。在《中國檔案工作者誓詞》：“作為一名光榮的檔案工作者,我莊嚴(yán)宣誓：忠誠檔案事業(yè),熱愛檔案工作,嚴(yán)守檔案法規(guī),加強(qiáng)檔案管理,精通檔案業(yè)務(wù),維護(hù)檔案安全。為充分發(fā)揮檔案工作記載歷史、傳承文明、服務(wù)未來的作用而不懈努力;為國家的繁榮昌盛貢獻(xiàn)全部力量?！?/p>

2.1 做好檔案服務(wù)工作

不分民族（接待有漢族、維族、哈族、回漢族、柯爾克孜族、東鄉(xiāng)族等），不分地域（接待有上海、珠海、成都、山西、河南、甘肅、廣州、湖南、烏魯木齊、昌吉、伊犁、柯州等地），不分老幼，不分男女，只要持有合規(guī)的證明、函件，做到一視同仁，尊重當(dāng)事人，禮貌文明，有尊嚴(yán)的服務(wù)。

2.2 熟練判斷服務(wù)對象館藏檔案

一般來查閱檔案的當(dāng)事人有單位的，有個人的，工作人員通過函件的直閱，和當(dāng)事人溝通，了解查閱檔案要解決的問題，要達(dá)到的目的；了解其社會生活過去、現(xiàn)在的狀況，文化程度和從事的職業(yè)，大概社會經(jīng)歷，從而判斷館藏檔案中，那個全宗，那一類別能為解決問題，達(dá)到目的提供幫助。如：謀男士持本人身份證，要查閱婚姻登記檔案，享受優(yōu)惠政策購買扶貧房。根據(jù)婚姻登記檔案提供利用規(guī)定，“必須是當(dāng)事人本人持合法證件，當(dāng)場利用”。查閱到該男士離婚登記檔案后，只需將其中“離婚協(xié)議書”提供之，便可達(dá)到其“享受優(yōu)惠政策購買扶貧房”的目的。

2.3 提供檔案材料齊全

如謀破產(chǎn)企業(yè)一名從事“特殊工種”滿10年的男性職工，因?yàn)閭€人人事檔案（職工檔案）不慎遺失（個別情況），在其到齡辦理退休時，持了勞動部門的查檔函，來檔案館查閱：①證明職工身份；②證明特殊工種連續(xù)滿10年的檔案（檔案館不保管人事檔案，包括干部人事、工人人事、大學(xué)生人事檔案。干部人事檔案在黨委組織部門保管，工人人事在企業(yè)的勞資或人力資源部門保管，畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生人事檔案在人事局的人才交流中心保管）。經(jīng)過溝通，先告知證明其身份的檔案主要是會計(jì)檔案里的“工資花名冊”，“特殊工種”是工資花名冊上標(biāo)注的車間名及本人在工資花名冊上，會計(jì)登記的工種和工資津貼?！斑B續(xù)滿10年”如：1983.3～1993.3或1993.7，年不斷，每年2～3個月的工資表，其他在文書檔案里若有《行政工資介紹信》、《工人商調(diào)函》、《工資審批花名冊》檔案；是黨員、專業(yè)技術(shù)人員的，有《黨員花名冊》、《專業(yè)技術(shù)人員花名冊》都給予提供，形成檔案證據(jù)鏈。

3 提升新時期的檔案服務(wù)效能

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，有其事而無其檔的情況出現(xiàn)。曾有一大集體性質(zhì)的企業(yè)，因?yàn)榻?jīng)營不善，管理混亂而倒閉。工人人事檔案無人管理，大部分遺失，個別流入個人手中?，F(xiàn)在部分該企業(yè)職工到了退休年齡，沒有工人人事檔案。幾經(jīng)周折開具了《查檔函》攜帶身份證，來到檔案館尋求幫助。因?yàn)槠髽I(yè)倒閉時，沒有給檔案館移交任何檔案，在這種情況下，不能一句話毀滅他們的希望，打發(fā)人走完事，而是用人文關(guān)懷之精神說明館藏情況，盡力分析當(dāng)時情形，指明希望方向，讓其再找線索。如：有一位近80歲的老人，與從上?；貋硖接H過年的兒子，一起來到檔案館，為快要辦退休的、現(xiàn)在內(nèi)地工作的女兒查閱當(dāng)年通過石河子市就業(yè)局招工并參加3個月培訓(xùn)，正式安排該二輕企業(yè)工作了7年的工齡檔案證明（老人家手里有“石河子市就業(yè)局培訓(xùn)中心薛X的培訓(xùn)證和收取的培訓(xùn)費(fèi)收據(jù)”）。在接待中，將原二輕局移交的檔案，有關(guān)該企業(yè)的少量生產(chǎn)經(jīng)營，效益分析，職工調(diào)動函件檔案，讓老人家看看，再將關(guān)于該企業(yè)倒閉后，辦公室失火，燒掉部分工人人事檔案真實(shí)情況相告（有該企業(yè)職工到檔案館查檔時，實(shí)情相告，且有3人以上），再把有人在代管二輕局機(jī)構(gòu)撤銷的檔案機(jī)關(guān)，現(xiàn)在的經(jīng)委（工業(yè)局）查找到該企業(yè)原來的工資花名冊情況告知老人家，另外找一找有辦了退休的工友，問問情況，該如何辦理，如果沒有查到所需檔案，也熱情幫忙，分析情況，指引導(dǎo)向。

人文關(guān)懷就是在檔案館這個專業(yè)化管理，社會化服務(wù)的平臺上，設(shè)身處地站在當(dāng)事人的立場，幫助查詢并提供能解決其生活、生存與發(fā)展的檔案資料，發(fā)揮檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，解決當(dāng)事人目前的困境，使其能正常生活與工作，與社會共同發(fā)展進(jìn)步。

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1008-0899（2017）02-0018-03