淺析5S管理體系在檔案工作的重要性

檔案工作在單位發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前，在職人數(shù)逐年增加，檔案材料也隨之增多，檔案管理的重要性也越來越受到重視，如何提升檔案管理效率是當(dāng)前需要急需解決的問題。5S管理體系主要包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等方面，在檔案工作中合理運(yùn)用這種管理模式，能夠營造整齊、干凈的工作環(huán)境，進(jìn)而有效提升檔案管理工作效率。本文首先分析了5S管理體系在檔案工作的重要性，又進(jìn)一步從加強(qiáng)整理和整頓、注意清潔和清掃、提高人員素養(yǎng)等方面，探究了5S管理體系在檔案工作中的具體運(yùn)用。希望為檔案工作人員營造良好的工作環(huán)境，進(jìn)而提升他們的工作積極性，提高檔案工作的整體效率。

【關(guān)鍵詞】5S管理體系；檔案工作；重要性

目前，許多檔案工作僅僅著眼于檔案的保管、收集和整理等方面，對(duì)檔案的編研與鑒定則不夠重視，此外，檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)銜接也不夠緊密，時(shí)常出現(xiàn)資料堆積、材料不全、工作效率低、程序不規(guī)范等現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案工作的激勵(lì)機(jī)制不健全，導(dǎo)致工作人員缺乏工作積極性，這顯然不利于現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展。而5S管理體系著重關(guān)注細(xì)節(jié)問題，并從素養(yǎng)、整理、整頓和清潔、清掃等環(huán)節(jié)出發(fā)，為檔案工作人員營造良好的工作氛圍，促使他們?cè)谡麧?、干凈的工作環(huán)境中自覺提升自身的素質(zhì)，逐漸增強(qiáng)工作人員的管理意識(shí)。所以，若要提升檔案管理工作的效率，就應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用5S管理體系。

1 5S管理體系在檔案工作的重要性

首先，在檔案工作中合理運(yùn)用5S管理體系，能夠提升檔案管理人員的總體素質(zhì)。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代形勢(shì)積極革新自身的知識(shí)和技能，只有這樣才能符合社會(huì)發(fā)展需求，所以，在檔案工作中運(yùn)用5S管理體系，可以促使檔案管理人員接受新的管理知識(shí)，及時(shí)更新工作理念。其次，可以增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。運(yùn)用5S管理體系可以有效梳理檔案管理的分類、流程和類別，便于收集、記錄和整理數(shù)據(jù)，細(xì)化檔案管理工作，增強(qiáng)每一環(huán)節(jié)的規(guī)范性。再次，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。合理運(yùn)用5S管理體系能夠有效避免多余和重復(fù)的工作，促使每一環(huán)節(jié)都按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和程序開展。除此之外，在檔案管理工作中有效運(yùn)用5S管理體系還能夠增強(qiáng)檔案管理的安全性。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，檔案管理中時(shí)常出現(xiàn)信息盜取、泄露和外傳的現(xiàn)象，運(yùn)用5S管理體系能夠增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，防范資料泄露的現(xiàn)象，確保檔案信息的完整性。同時(shí)，運(yùn)用5S管理體系可以提升檔案管理人員的素養(yǎng)。在這種管理體系下，檔案工作環(huán)境能夠得到有效改善，而良好的工作環(huán)境又可以有效影響員工情緒，在融洽的工作氛圍中，員工的團(tuán)隊(duì)精神、集體意識(shí)都能夠得以提升，進(jìn)而自覺提高自身的技術(shù)水平與業(yè)務(wù)能力。

2 5S管理體系在檔案工作中的具體運(yùn)用

2.1 加強(qiáng)整理和整頓

在5S管理體系下，檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面，首先是辦公區(qū)的整理，即在辦公區(qū)域內(nèi)，檔案工作人員要檢查所有的辦公抽屜與柜子，并尋找所有的辦公物品，及時(shí)清理那些與工作無關(guān)的物品，并與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流，合理處理這些物品，或?qū)⑵浞胖玫介e置的庫房，或作為廢品賣掉。其次是檔案庫房管理。當(dāng)前，許多檔案館的庫房空間有限，且未能采用自動(dòng)化、先進(jìn)性密集架，而是將檔案存放在鐵皮柜子中，這就導(dǎo)致庫房空間緊張，所以，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好檔案鑒定與銷毀工作。在整頓方面，檔案工作人員要確定庫房已經(jīng)不存在無價(jià)值檔案，辦公區(qū)域沒有無關(guān)辦公的物品，在此基礎(chǔ)上綜合考慮物品的擺放。在處理辦公區(qū)域內(nèi)物品的擺放問題時(shí)，由于檔案管理通常需要較多的工具，為了節(jié)約尋找工具的時(shí)間，就需要全體檔案工作人員共同協(xié)商，明確所需的工具，并制作工具存放表張貼在合適的位置，督促全體成員在使用完工具后及時(shí)歸為，只有這樣才能夠提升檔案工作的整體效率。在整頓庫房時(shí)，若要節(jié)儉尋找檔案的時(shí)間，就需要檔案工作人員根據(jù)檔案利用率的差異，將檔案合理分類存放，將那些利用率較高的檔案放置在易于存取的位置，與此同時(shí)，還要將檔案的存放位置制作成表格，張貼的合適的位置，便于檔案工作人員及時(shí)、準(zhǔn)確的尋找檔案。

2.2 注意清潔和清掃

所謂的“清潔”主要是指檔案工作人員在完成整理和整頓工作之后，促使檔案工作更具程序化、制度化和規(guī)范化特點(diǎn)。只有切實(shí)做好清潔工作才能夠確保檔案工作整齊有序的開展。而為了將5S管理體系落實(shí)到位，檔案管理工作中還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，定期檢查各部門的工作情況，并對(duì)表現(xiàn)較好的部門給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以便激發(fā)檔案工作人員的工作熱情。相較于其他工作，檔案工作具有較強(qiáng)的服務(wù)型，工作量較大，且工作內(nèi)容復(fù)雜，若要提升檔案工作人員的工作熱情，就必須為他們營造一個(gè)干凈、整潔的工作環(huán)境。所以，清掃和清潔環(huán)節(jié)不僅有助于提升檔案工作人員的工作效率，還能夠?yàn)闄n案利用者提供良好的環(huán)境。因此，檔案工作人員要在共同協(xié)商的情況下制定清掃人員名單，并張貼在醒目位置，定期對(duì)辦公區(qū)域與庫房進(jìn)行清潔和清掃，保證椅子、桌面與地面整潔。

2.3 提升人員素養(yǎng)

素養(yǎng)主要是指檔案工作人員的工作態(tài)度與工作習(xí)慣，提升檔案工作人員的素養(yǎng)能夠促使他們形成良好的工作作風(fēng)，認(rèn)真處理檔案工作中的每一細(xì)節(jié)，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)。這也是5S管理體系的核心要素。檔案工作具有鮮明的服務(wù)性，所以，檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度、總體素質(zhì)、精神面貌等都決定了檔案使用者對(duì)檔案工作的印象和評(píng)價(jià)。若要順應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，保證檔案工作的順利開展，就必須提升檔案工作人員的素養(yǎng)。具體而言，在檔案工作中制定完善的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行機(jī)制，并對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期的知識(shí)培訓(xùn)與技能培養(yǎng)，幫助他們樹立5S管理理念，只有這樣才能夠培養(yǎng)一批懂技術(shù)、有文化、善服務(wù)、熟管理的檔案工作人員。

參考文獻(xiàn)

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[2]涂斌，樊曉峰.“5S”方法在圖書館管理中的應(yīng)用[J].當(dāng)代圖書館，2006（04）：51-77.

作者簡介

石國磊（1976-），男，漢族，山東省壽光市人。大學(xué)本科學(xué)歷。現(xiàn)為淮坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院資產(chǎn)管理與后勤服務(wù)處館員 。研究方向?yàn)闄n案管理。

作者單位

濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院 山東省濰坊市 262500