采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)方法實(shí)踐

◎北京航天控制儀器研究所 張建軍

采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)方法實(shí)踐

◎北京航天控制儀器研究所 張建軍

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種手段，企業(yè)通過實(shí)施內(nèi)部控制，不斷提高經(jīng)營(yíng)管理效率和經(jīng)濟(jì)效益，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)是企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，是持續(xù)改進(jìn)企業(yè)管理的有效方法。財(cái)政部等五部委頒發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求，“企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部監(jiān)督情況，定期對(duì)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，出具內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告?！?/p>

北京航天控制儀器研究所每年開展內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)，通過查找內(nèi)部控制缺陷和薄弱環(huán)節(jié)并實(shí)施整改，內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和執(zhí)行得到了持續(xù)改進(jìn)。研究所最高管理層要求內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)內(nèi)部控制情況進(jìn)行監(jiān)督和報(bào)告，內(nèi)部審計(jì)部門每年以日常監(jiān)督和專項(xiàng)評(píng)價(jià)的形式開展內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)，將評(píng)價(jià)情況報(bào)告最高管理層和上級(jí)主管部門。一般參照風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，按照重要性原則，將高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域作為日常監(jiān)督和專項(xiàng)評(píng)價(jià)的重點(diǎn)。采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)在每年的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中均被列為高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，是需要重點(diǎn)防控風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

自2007年以來，研究所每年都對(duì)采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)開展專項(xiàng)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)，尤其是近幾年，隨著中央“八項(xiàng)規(guī)定”和一系列強(qiáng)化中央企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的措施出臺(tái)，采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)成為關(guān)注焦點(diǎn)。經(jīng)過多年的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)實(shí)踐探索，研究所形成了一整套對(duì)采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)自我評(píng)價(jià)行之有效的方法。

一、做好方案策劃

為提高采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的針對(duì)性和有效性，使之系統(tǒng)而有序開展，必須進(jìn)行方案策劃。一般包括對(duì)評(píng)價(jià)的范圍、依據(jù)、內(nèi)容和實(shí)施步驟等的策劃。

1．劃定時(shí)間、范圍，獲取評(píng)價(jià)依據(jù)

一般以上次評(píng)價(jià)完成的時(shí)間為起點(diǎn)，以此次評(píng)價(jià)實(shí)施前一個(gè)月的時(shí)間為終點(diǎn)，將當(dāng)年風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域作為評(píng)價(jià)對(duì)象，主要包括型號(hào)物資采購(gòu)、儀器設(shè)備采購(gòu)和軍品外包業(yè)務(wù)。

評(píng)價(jià)依據(jù)主要包括采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)涉及的國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)和本單位相關(guān)規(guī)章制度，主要依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)指引，涵蓋資金活動(dòng)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)外包、合同管理等內(nèi)容；上級(jí)和本單位相關(guān)規(guī)章制度包括物資計(jì)劃與采購(gòu)、外包管理、供應(yīng)商管理、儀器設(shè)備管理、固定資產(chǎn)投資管理、資金支出審批控制等。

2．詳細(xì)設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)內(nèi)容

評(píng)價(jià)內(nèi)容是內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的核心，是決定評(píng)價(jià)是否有效的關(guān)鍵，對(duì)其的策劃主要有兩大方面：一是要將采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程與《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其相關(guān)指引要求的符合性進(jìn)行比對(duì)評(píng)價(jià)，即內(nèi)部控制設(shè)計(jì)有效性評(píng)價(jià)；二是要對(duì)采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，即內(nèi)部控制執(zhí)行有效性評(píng)價(jià)。

具體評(píng)價(jià)內(nèi)容主要有：崗位設(shè)置是否符合分權(quán)制衡、不相容職務(wù)分離的內(nèi)部控制要求，包括計(jì)劃與采購(gòu)、采購(gòu)與審批、招標(biāo)、驗(yàn)收、庫(kù)管等職務(wù)是否為不同人員擔(dān)任；采購(gòu)和外包計(jì)劃制定與變更是否經(jīng)過審批，臨時(shí)采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)是否經(jīng)過審批，是否組織了對(duì)重要業(yè)務(wù)外包的評(píng)審；采購(gòu)和外包是否在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，超名錄采購(gòu)和外包是否辦理審批手續(xù)，是否每年對(duì)供應(yīng)商開展評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)管理；采購(gòu)和外包是否執(zhí)行市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)比質(zhì)或內(nèi)部招標(biāo)管理制度；合同簽訂人員是否被授權(quán)、合同簽訂的價(jià)格是否與詢價(jià)比質(zhì)或內(nèi)部招標(biāo)確定價(jià)格一致、合同是否約定質(zhì)量或保密條款、合同印章的使用管理、合同履行情況等；采購(gòu)和外包產(chǎn)品到貨后是否經(jīng)開箱檢查或安裝、調(diào)試、檢測(cè)等驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收不合格的是否辦理退貨、索賠等手續(xù)，驗(yàn)收合格的是否辦理入庫(kù)手續(xù)或固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)擋手續(xù)；財(cái)務(wù)部門是否嚴(yán)格審核貨款報(bào)銷合格證、入庫(kù)單等憑證，是否合理選擇付款方式并及時(shí)辦理付款，對(duì)大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)是否定期進(jìn)行追蹤核查，對(duì)發(fā)現(xiàn)疑問的預(yù)付款項(xiàng)是否及時(shí)采取措施追回；是否對(duì)上年度內(nèi)部控制評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)缺陷的整改完成情況及效果進(jìn)行驗(yàn)證。

3．制定評(píng)價(jià)實(shí)施步驟

對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)過程劃分階段，以便合理安排、掌控評(píng)價(jià)進(jìn)度。一般分為組建評(píng)價(jià)組和研討檢查方案、現(xiàn)場(chǎng)檢查評(píng)價(jià)、認(rèn)定缺陷和編寫報(bào)告、組織整改和驗(yàn)證4個(gè)階段。

二、組織好現(xiàn)場(chǎng)檢查

1．組建評(píng)價(jià)工作組

為有效開展采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作，評(píng)價(jià)工作組的人員組成非常重要，一是吸收熟悉采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等情況的技術(shù)人員和管理人員參加，使評(píng)價(jià)更具權(quán)威性和專業(yè)性；二是不能安排評(píng)價(jià)工作組成員評(píng)價(jià)其部門或主管業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制情況，以保證內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的客觀性。

2．召開準(zhǔn)備工作會(huì)

評(píng)價(jià)工作組成員確定后，召開準(zhǔn)備工作會(huì)，一是針對(duì)檢查內(nèi)容進(jìn)行研討，確保每一名成員理解掌握內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的依據(jù)和評(píng)價(jià)的重點(diǎn)，并達(dá)成共識(shí)；二是針對(duì)評(píng)價(jià)的項(xiàng)目確定評(píng)價(jià)采用的方法。

3．實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試

現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試時(shí)可針對(duì)采購(gòu)或外包部門開展，評(píng)價(jià)涉及該部門的內(nèi)部控制職責(zé)和內(nèi)容；也可針對(duì)業(yè)務(wù)流程開展，即采用穿行測(cè)試法。穿行測(cè)試一般從抽取幾項(xiàng)采購(gòu)或外包業(yè)務(wù)的計(jì)劃開始，檢查采購(gòu)或外包計(jì)劃擬制的依據(jù)、計(jì)劃的審批、供應(yīng)商選擇、詢價(jià)比質(zhì)或內(nèi)部招標(biāo)、合同簽訂及審批、合同印章管理、合同的履行情況記錄、驗(yàn)收記錄、入出庫(kù)記錄、付款憑證等，并追蹤該項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)過的整個(gè)流程、涉及的所有部門。期間，針對(duì)其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)詢問當(dāng)事人，并對(duì)實(shí)物進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，驗(yàn)證業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生；也可從采購(gòu)和外包費(fèi)用報(bào)銷憑證入手，采用倒查法。無論順查還是倒查，在測(cè)試過程中均要關(guān)注所查業(yè)務(wù)是否按內(nèi)部控制制度和流程規(guī)定執(zhí)行，不相容職務(wù)是否分離，是否達(dá)到分權(quán)制衡的目的。

4．認(rèn)定內(nèi)部控制缺陷并形成報(bào)告

現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試工作結(jié)束后，評(píng)價(jià)組整理檢查表，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合內(nèi)部控制制度和流程的缺陷進(jìn)行匯總、分析，并經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)，填寫內(nèi)部控制缺陷確認(rèn)單，初步認(rèn)定內(nèi)部控制缺陷。

內(nèi)部審計(jì)部門將初步認(rèn)定的采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)重大缺陷報(bào)告最高管理層，經(jīng)內(nèi)控體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組審定，對(duì)最終認(rèn)定為重大缺陷的，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)策略、控制風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)內(nèi)部控制缺陷，內(nèi)部審計(jì)部門逐一分析原因，提出整改建議，編報(bào)采購(gòu)或外包內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告。

三、督促整改建議落實(shí)

采購(gòu)和外包內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告經(jīng)批準(zhǔn)后，內(nèi)部審計(jì)部門向存在內(nèi)部控制缺陷的對(duì)象發(fā)放內(nèi)控評(píng)價(jià)建議單，限期內(nèi)完成整改。內(nèi)部審計(jì)部門到期對(duì)整改完成情況進(jìn)行檢查，并將整改效果的驗(yàn)證納入下一次內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的內(nèi)容中，形成管理閉環(huán)。

近10年來，研究所每年均能發(fā)現(xiàn)采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)或內(nèi)部控制執(zhí)行方面的缺陷，主要包括崗位設(shè)置、超名錄采購(gòu)或外包、供應(yīng)商選用和管理、詢質(zhì)比價(jià)、合同管理等缺陷，針對(duì)這些缺陷提出了針對(duì)性整改建議數(shù)10項(xiàng)，并督促整改建議逐項(xiàng)落實(shí)。

先后落實(shí)的整改建議包括：個(gè)別不相容職務(wù)得到分離并實(shí)行了關(guān)鍵崗位輪崗機(jī)制；建立了儀器設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)商名錄并實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；集中采購(gòu)辦公用品，降低了采購(gòu)成本和人工成本；利用信息化手段完善了合同管理和內(nèi)部招標(biāo)，變手動(dòng)控制為自動(dòng)與手動(dòng)相結(jié)合控制；建立健全了采購(gòu)和外包規(guī)章制度與業(yè)務(wù)流程，使之符合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)指引要求等。

四、后續(xù)思考

雖然通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估鎖定重要業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和關(guān)鍵流程作為專項(xiàng)評(píng)價(jià)的重點(diǎn)，但評(píng)價(jià)時(shí)是用內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和框架來衡量采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是否有效，是符合性評(píng)價(jià)，屬于傳統(tǒng)的詳細(xì)評(píng)價(jià)方法。而風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)，一是評(píng)估實(shí)現(xiàn)相關(guān)目標(biāo)將面臨的風(fēng)險(xiǎn)；二是確認(rèn)是否存在應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制；三是評(píng)價(jià)應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制是否得到有效執(zhí)行；四是評(píng)估發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷或風(fēng)險(xiǎn)事件，以確定內(nèi)部控制是否有效。當(dāng)前，國(guó)外越來越多的上市公司采用風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)的方法，這是未來國(guó)際發(fā)展的趨勢(shì)。

詳細(xì)評(píng)價(jià)方法和風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)方法各有優(yōu)勢(shì)，在內(nèi)部控制體系建設(shè)的初期，或企業(yè)組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)規(guī)模有重大調(diào)整時(shí)，應(yīng)主要采用詳細(xì)評(píng)價(jià)方法，有利于企業(yè)內(nèi)部控制不斷對(duì)標(biāo)、健全完善。而內(nèi)部控制較為成熟的企業(yè)可嘗試采用風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)方法，尤其在采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)這一高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，有利于識(shí)別業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過分析風(fēng)險(xiǎn)提出控制風(fēng)險(xiǎn)的建議和方法，達(dá)到對(duì)采購(gòu)和外包內(nèi)部控制的目標(biāo)?；谠敿?xì)評(píng)價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)方法的特點(diǎn)，研究所今后將嘗試以詳細(xì)評(píng)價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向評(píng)價(jià)相結(jié)合的方法開展采購(gòu)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)。▲