新時期公路工程檔案管理的探討

(涼山公路建設(shè)有限公司， 四川 西昌 615000)

新時期公路工程檔案管理的探討

林 濤

(涼山公路建設(shè)有限公司， 四川 西昌 615000)

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，公路建設(shè)的質(zhì)量與里程數(shù)都在不斷增加，公路的建設(shè)對國家的影響日益增大。然而在新時期下我國的公路管理工作仍然存在諸多問題，其中較為重點的則為公路檔案的管理工作。本文通過對新時期公路檔案管理的現(xiàn)狀等問題的論述，為加強公路檔案管理工作提出相關(guān)的策略。

公路工程；檔案管理；策略探討

近年來隨著國家對公路建設(shè)的重視，在施工工藝方面得到了極大的提升，然而對于公路檔案的管理方面卻未予以過多的重視，使得此工作存在諸多問題。對于公路檔案的管理，不僅有助于相關(guān)部門的查詢，同時為日后的公路檔案管理工作提供借鑒經(jīng)驗。因此國家相關(guān)部門必須重視對公路檔案的保存工作。

關(guān)于公路工程檔案的相關(guān)概述

所謂的公路工程檔案主要是指多對有價值的文字、圖標等資料通過不同的形式與載體進行記錄保存，其主要內(nèi)容包括前期文件、勘測測繪文件、設(shè)計文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)文件與竣工驗收文件等等。通過檔案的記載，相關(guān)的部門可以對公路建設(shè)工程的全貌進行掌握。其主要作用包括以下幾方面內(nèi)容：第一，通過公路工程檔案，可以對工程的決策與規(guī)劃進行有效的指導(dǎo)，為質(zhì)量監(jiān)督提供強有力的依據(jù)。第二，為公路的規(guī)劃、擴建等工作提供依據(jù)。第三，作為公路管理與建設(shè)單位檔案的重要組成部分，公路工程檔案可有效促進其穩(wěn)定的發(fā)展。

當前公路工程檔案管理存在的相關(guān)問題

管理人員的意識薄弱

第一，雖然公路工程檔案對于公路建設(shè)具有至關(guān)重要的，然而部門檔案管理人員卻忽視了檔案管理工作的重要性。部分公路施工單位將過多的精力放置于公路建設(shè)的進度與成本的投入中，認為檔案管理并不能為單位帶來經(jīng)濟效益。目前雖有部分單位設(shè)立了檔案管理部門，但是實際的檔案管理工作并未得到有效的落實，使得檔案管理部門有名無實，無法發(fā)揮其重要的作用。

第二，缺少相關(guān)的機制體制。在公路檔案管理部門，由于為制定相應(yīng)的管理體制與機制，使得缺少相應(yīng)的激勵措施，因而無法提高相關(guān)管理人員的工作積極性，使檔案管理工作的效率無法提升。

第三，國家忽視對檔案管理人員的培訓與宣傳工作。之所以檔案管理部門形同虛設(shè)，正是由于國家缺少對管理人員的培訓工作，使得相應(yīng)人員缺少專業(yè)的管理知識，無法對檔案管理工作形成正確的認識。同時并未加大宣傳，使得人們對于公路工程的檔案管理管理工作未予以重視。

缺乏統(tǒng)一的檔案收集整理標準

對于任何檔案的收集必須具備一定的標準，只有按照相關(guān)的標準才能進行統(tǒng)一的管理。然而在實際的公路工程檔案管理工作中，相關(guān)的工作人員并未按照統(tǒng)一的標準進行管理，缺乏有效的行為規(guī)范，使得管理工作無法順利的開展。

保存狀態(tài)較差，缺乏真實性

部分公路施工單位為追趕施工進度，對于施工中的相關(guān)數(shù)據(jù)并未及時的記錄，待到事后相關(guān)人員只是憑著自身的記憶進行數(shù)據(jù)記錄，因而使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)較大的虛假性，既不利于相關(guān)管理人員的查詢，同時又不利于日后檔案管理工作的經(jīng)驗借鑒。

相關(guān)管理人員的素質(zhì)較低

管理人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理工作的順利進行。檔案管理工作作為一項專業(yè)性較強的工作，需要管理人員具備較強的專業(yè)知識與技能，然而在檔案管理部門中，諸多人員并未具備較高的素質(zhì)與專業(yè)素養(yǎng)，甚至缺乏一定的工作經(jīng)驗，使得檔案在管理的過程中出現(xiàn)紕漏，無法與公路發(fā)展的形式相適應(yīng)。

關(guān)于加強公路工程檔案管理的相關(guān)策略

第一，進一步加強管理人員的工作意識。努力的提升管理人員的管理意識，不僅可以提升其管理能力，更可以明確管理人員的工作權(quán)責，避免出現(xiàn)檔案都市的現(xiàn)象。同時國家相關(guān)部門還應(yīng)加強關(guān)于檔案管理方面內(nèi)容的知識宣傳，以此來增強其對檔案管理的重視程度，確保公路工程檔案能得到較為妥善的保管。

第二，加強數(shù)據(jù)記錄，做好前期管理工作。對于任何工程而言，不論是新建項目還是維修項目，都必須加強對檔案的管理工作。對于新建項目，從施工開始階段的施工設(shè)計、現(xiàn)場勘查等工作，相關(guān)的管理人員需做好真實數(shù)據(jù)的記錄；對于維修項目，相關(guān)人員應(yīng)對之前的檔案記錄進行查找，按照之前的記載進行維修，并在工作結(jié)束后對工作結(jié)果進行明確的記錄，便于日后使用。對于此兩項工作形成完整的檔案記錄，交由相關(guān)部門進行整理保存，建立完整的檔案管理計劃。

第三，對檔案收集與查找工作進行優(yōu)化。在得到相關(guān)的上報檔案后，部門的工作人員應(yīng)利用計算機技術(shù)將檔案進行統(tǒng)一的整理，放置于信息平臺之上，便于相關(guān)工作人員的查找，減少傳統(tǒng)技術(shù)的查找環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對管理工作的優(yōu)化。

第四，大力實行信息化技術(shù)。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，不僅極大的節(jié)省了保管工作的人力與物力，更提升了數(shù)據(jù)保存的準確性，同時還提升了工作人員的查找速度，極大的提高了工作效率。因此對于公路工程檔案管理部門而言應(yīng)大力推行信息化技術(shù)，通過選擇優(yōu)質(zhì)的檔案保存軟件實現(xiàn)對檔案的完整管理，最終實現(xiàn)檔案資源的共享，提升公路管理部門的工作效率。

第五，努力提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。伴隨著公路工程的發(fā)展，隨之而來的即為更多數(shù)量的公路工程檔案，因此為確保檔案管理可以有序有力的開展，必須對相關(guān)的管理人員進行定期的培訓，以增強其業(yè)務(wù)能力，同時加強對其電子化的宣講，使管理人員能夠熟悉對于電子設(shè)備的使用過程，利用電子手段努力對檔案的收集與利用之間的矛盾進行解決，確保檔案管理在良好的環(huán)境中進行開展。

提升公路工程檔案管理工作的意義

第一，有利于相關(guān)管理人員的持續(xù)管理。國家的公路部門在進行公路建設(shè)時對相關(guān)的各項數(shù)據(jù)進行及時準確的記錄，有利于其他的管理人員進行對公路的日后維護工作，只有了解公路的相關(guān)數(shù)據(jù)后，才能提出對應(yīng)的意見與建議，延長公路的使用壽命。

第二，有利于提升管理人員的工作能力。通過對上述提升策略的論述可知，相關(guān)的管理工作人員只要按照嚴格的方式進行管理，便可提升自身的管理意識與業(yè)務(wù)能力，使自身在日后的工作中可得心應(yīng)手，確保檔案管理工作的順利開展與進行。

第三，有利于優(yōu)化檔案的管理工作，提升檔案管理的電子化趨勢。公路工程的檔案管理對公路部門具有重要意義，按照如上的方式進行檔案管理，可使得在工作環(huán)節(jié)方面省去諸多工序，極大的節(jié)省人力與物力，同時通過對高技術(shù)手段的應(yīng)用，提升了檔案管理的電子化能力，順應(yīng)時代的發(fā)展需求。

結(jié)束語：

公路的建設(shè)對于國家的經(jīng)濟發(fā)展至關(guān)重要，是加強對外溝通的有效途徑，因此為確保公路建設(shè)的順利進行，相關(guān)的公路檔案管理部門必須加大對檔案的保護工作，運用高科技手段確保檔案的長久留存，為以后的公路建設(shè)提供良好的經(jīng)驗借鑒。

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