基于PDCA的任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

張利平++王曉靜

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，企業(yè)的信息化建設(shè)也迫在眉睫，企業(yè)實(shí)現(xiàn)任務(wù)跟蹤信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)針對(duì)傳統(tǒng)的任務(wù)管理現(xiàn)狀，提出了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能分析、業(yè)務(wù)流程分析以及系統(tǒng)的功能模塊分析等，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用了C#、HTML、CSS、jQuery、Ajax等開發(fā)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)，提高企業(yè)管理的科學(xué)化水平以及信息化水平，從而達(dá)到對(duì)任務(wù)跟蹤的科學(xué)有效管理。

關(guān)鍵詞：任務(wù)跟蹤；任務(wù)管理；項(xiàng)目

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）04-0065-03

Analysis and Design for Task Tracking Management System Based on PDCA

ZHANG Li-ping，WANG Xiao-jing

（School of Information Sciences and Technologies， Jiujiang University， Jiujiang 332005， China）

Abstract： With the rapid development of the Internet， enterprise information construction is imminent. Scientific information management has become a reality for enterprise to achieve task tracking management. Task tracking management system according to the present situation of task management tradition， put forward analysis function module of the system analysis， the operation flow and the analysis of the system， design the system， using C#， HTML， CSS， jQuery， Ajax and other development technology， to realize the task tracking management system， improve the level of scientific management of enterprises and the level of information， so as to achieve the task of tracking the scientific and effective management.

Key words： task tracking； task management； project

企業(yè)管理趨向精細(xì)化，為了達(dá)成個(gè)人和企業(yè)工作目標(biāo)的過程管理，運(yùn)用PDCA循環(huán)管理思想，即通過P（Plan 計(jì)劃）、D（Do實(shí)施）、C（Check核查）、A（Action處置）四個(gè)步驟組成的循環(huán)管理方式[1]，能夠滿足這種要求。任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)就是PDCA管理思想在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用，目前應(yīng)用越來越普遍，幾乎每個(gè)企業(yè)都需要相應(yīng)的任務(wù)管理系統(tǒng)[2]。

目前大多數(shù)企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，他們使用許多辦公軟件，如備忘錄、記事本、Office（Word、Excel、Visio）、MicrosoftProject、MindManager等等，較之于傳統(tǒng)的純文本式管理已經(jīng)取得很大的進(jìn)步，盡管如此，任務(wù)跟蹤管理過程也還存在很多問題[3]。一是任務(wù)跟蹤管理效率低下，管理者不能實(shí)時(shí)跟進(jìn)任務(wù)的進(jìn)度，而是要通過員工逐級(jí)向上匯報(bào)；二是信息化程度低，管理者不能第一時(shí)間了解到所有的數(shù)據(jù)，這將導(dǎo)致資源分配不合理；三是投入成本高，傳統(tǒng)的任務(wù)跟蹤管理不僅要投入大量的人力物力，還要投入大量的財(cái)力，由于任務(wù)耗時(shí)過長，占用大量資金，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率低[4]。

傳統(tǒng)的文本式管理存在眾多問題，但是任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)則可以很好地解決這些問題，具有許多實(shí)用意義，如：

1）有效提高團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的工作效率，避免員工拿著紙質(zhì)文件到處簽字蓋章，任務(wù)管理更加規(guī)范化。

2）增強(qiáng)任務(wù)跟蹤管理信息化程度，跟蹤反饋及時(shí)有效。

3）降低運(yùn)營成本，無紙化是任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的最大特點(diǎn)之一，它即節(jié)約了印刷成本，還節(jié)省了員工的大量工作時(shí)間，從而降低人工成本。

4）提高信息共享度，企業(yè)內(nèi)部資源信息和任務(wù)跟蹤管理信息同步，利于管理者管理。

5）增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感，從而提高員工的工作積極性，進(jìn)而提高企業(yè)的凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 業(yè)務(wù)功能分析

1）項(xiàng)目定義：對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定義，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的詳細(xì)程度，包括項(xiàng)目名稱、創(chuàng)建人、項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)、狀態(tài)、項(xiàng)目介紹、預(yù)計(jì)開始時(shí)間、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間、實(shí)際開始時(shí)間、實(shí)際結(jié)束時(shí)間、項(xiàng)目描述等等信息，利于下屬明確目標(biāo)。項(xiàng)目由領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建，一個(gè)項(xiàng)目分“已創(chuàng)建”、“項(xiàng)目計(jì)劃”、“委托下達(dá)”、“項(xiàng)目完成”四種狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)建項(xiàng)目后再為項(xiàng)目創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目計(jì)劃創(chuàng)建時(shí)為“項(xiàng)目計(jì)劃”狀態(tài)，項(xiàng)目計(jì)劃被分解為任務(wù)時(shí)為“委托下達(dá)”狀態(tài)，點(diǎn)擊項(xiàng)目完成按鈕時(shí)狀態(tài)為“項(xiàng)目完成”。

2）項(xiàng)目計(jì)劃定義：對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建的項(xiàng)目進(jìn)行工作內(nèi)容的分解形成若干個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，從項(xiàng)目計(jì)劃名稱、創(chuàng)建人、項(xiàng)目計(jì)劃描述、優(yōu)先級(jí)、所屬項(xiàng)目、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間等方面進(jìn)行詳細(xì)描述。一個(gè)項(xiàng)目可以分解為多個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，這樣做的優(yōu)勢(shì)是提高工作效率，加快達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)的速度。項(xiàng)目計(jì)劃有“項(xiàng)目計(jì)劃”、“委托下達(dá)”、“待審核”、“審核通過”、“不通過”、“審核完成”六種狀態(tài)。項(xiàng)目計(jì)劃創(chuàng)建時(shí)為“項(xiàng)目計(jì)劃”狀態(tài)；項(xiàng)目計(jì)劃被分解為任務(wù)時(shí)為“委托下達(dá)”狀態(tài)；被分解的任務(wù)的反饋提交時(shí)為“待審核”狀態(tài)；反饋審核通過時(shí)為“審核完成”狀態(tài)，否則為“不通過”狀態(tài)。

3）項(xiàng)目計(jì)劃下達(dá)：項(xiàng)目計(jì)劃創(chuàng)建以后則可以將項(xiàng)目計(jì)劃下達(dá)給某個(gè)主管或者多個(gè)主管。

4）項(xiàng)目查看：項(xiàng)目創(chuàng)建好之后，領(lǐng)導(dǎo)可以查看項(xiàng)目的狀態(tài)，實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目的狀態(tài)。

5）任務(wù)定義：主管對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指派的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行分解形成任務(wù)，完成初步目標(biāo)。任務(wù)由主管發(fā)布，一個(gè)任務(wù)分“待審核”、“審核通過”、“不通過”、“待實(shí)施”、“實(shí)施中”、“待驗(yàn)收”“驗(yàn)收不通過”、“驗(yàn)收通過”八種狀態(tài)。主管創(chuàng)建任務(wù)時(shí)，該任務(wù)為“待審核”狀態(tài)；領(lǐng)導(dǎo)審核通過后為“審核通過”狀態(tài)，否則為“審核不通過”狀態(tài)；員工執(zhí)行任務(wù)時(shí)，該任務(wù)為“實(shí)施中”狀態(tài)；主管反饋計(jì)劃后，任務(wù)為“待驗(yàn)收”狀態(tài)；領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)收后為“驗(yàn)收通過”狀態(tài)，否則為“驗(yàn)收不通過”狀態(tài) 。

6）任務(wù)查看：主管可以查看自己創(chuàng)建的任務(wù)，并實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)，普通員工可以查看指派給自己的任務(wù)。

7）任務(wù)策劃：體現(xiàn)一個(gè)任務(wù)實(shí)施的具體過程，由員工創(chuàng)建。任務(wù)策劃狀態(tài)有“待審核” 、“審核通過”、“不通過”、“待驗(yàn)收”、“驗(yàn)收通過 ”、“驗(yàn)收不通過”。

8）統(tǒng)計(jì)報(bào)表：管理員和領(lǐng)導(dǎo)可以查看項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表和任務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表?？砂磿r(shí)間查詢，根據(jù)關(guān)鍵字模糊查詢，如名稱、主管、實(shí)施人。

9）發(fā)送郵件：項(xiàng)目計(jì)劃、任務(wù)指派是可以發(fā)送郵件提醒對(duì)方的，如有需要也可以通過郵件進(jìn)行溝通。

1.2 業(yè)務(wù)流程分析

結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流的思想，任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)流程如下。首先由領(lǐng)導(dǎo)制定項(xiàng)目并將項(xiàng)目分解為若干個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，將項(xiàng)目計(jì)劃指派給某個(gè)團(tuán)隊(duì)，然后由主管分解項(xiàng)目計(jì)劃為任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分解后的任務(wù)進(jìn)行審核，審核不通過就重新分解，審核通過則主管將任務(wù)指派給員工，員工針對(duì)任務(wù)制定任務(wù)策劃并進(jìn)行總結(jié)反饋后，主管進(jìn)行驗(yàn)收，如果驗(yàn)收不通過則員工需要重做，通過則由領(lǐng)導(dǎo)再驗(yàn)收，領(lǐng)導(dǎo)通過則此次任務(wù)完成，如果不通過則返回給主管，再由主管返回給員工重做。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示，直觀的體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)主管的直接管理關(guān)系，主管對(duì)員工的直接管理關(guān)系，以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的間接管理關(guān)系。

1.3 角色分析

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)主要涉及系統(tǒng)管理員、領(lǐng)導(dǎo)、主管、員工等四類角色，其中領(lǐng)導(dǎo)、主管、員工三種角色有隸屬關(guān)系，四種角色的權(quán)限分配如下。

系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)和統(tǒng)計(jì)信息的查看，包括添加其他用戶并分配其角色、錄入部門信息、進(jìn)行信息管理以及查看統(tǒng)計(jì)信息。

領(lǐng)導(dǎo)角色主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目信息的創(chuàng)建、維護(hù)和跟蹤，以及統(tǒng)計(jì)信息的查看，包括創(chuàng)建項(xiàng)目并創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，然后將項(xiàng)目計(jì)劃指派給某個(gè)主管，可以跟蹤項(xiàng)目實(shí)施情況以及查看自己和主管的工作統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

主管的主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施，權(quán)限包括項(xiàng)目計(jì)劃的分解，創(chuàng)建任務(wù)描述，并將該任務(wù)分配給其下屬的員工，主管可以指定某一個(gè)員工完成任務(wù)，也可以指定為多個(gè)員工完成任務(wù)，可以跟蹤任務(wù)的實(shí)施情況。

員工角色主要負(fù)責(zé)任務(wù)的方案制定和實(shí)施，即將上級(jí)主管分配的任務(wù)分解為具體的任務(wù)策劃并反饋。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)需求分析，可以得到任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，所要實(shí)現(xiàn)的功能主要有：管理信息模塊、項(xiàng)目管理模塊、任務(wù)管理模塊、我的任務(wù)模塊、郵件管理模塊。

1）管理信息模塊

該模塊由用戶管理、信息管理、發(fā)布信息、部門管理、統(tǒng)計(jì)查詢幾個(gè)內(nèi)容組成。

管理員用戶登錄系統(tǒng)后，可以對(duì)用戶管理部門進(jìn)行增、刪、改、查操作，對(duì)信息管理進(jìn)行刪、改、查操作，可以在信息發(fā)布編輯信息并發(fā)布，在統(tǒng)計(jì)管理查看統(tǒng)計(jì)信息。

2）項(xiàng)目管理模塊

該模塊由添加項(xiàng)目、項(xiàng)目管理、任務(wù)審核、統(tǒng)計(jì)查詢組成。

領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后可以添加項(xiàng)目并創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，還可以對(duì)其做修改、查看操作，查看統(tǒng)計(jì)信息，在任務(wù)審核中審核主管的任務(wù)。

3）任務(wù)管理模塊

該模塊由我的項(xiàng)目計(jì)劃、任務(wù)策劃審核、任務(wù)策劃驗(yàn)收組成。

主管進(jìn)入系統(tǒng)后可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行增、改、查操作及查看任務(wù)進(jìn)程、審核任務(wù)策劃。

4）我的任務(wù)模塊

通過該模塊員工用戶可以查看指派給自己的任務(wù)并做任務(wù)策劃，并可以進(jìn)行修改、查看。

5）郵件管理模塊

該模塊有私人收件箱、官方收件箱、發(fā)件箱。用戶進(jìn)入系統(tǒng)后可以對(duì)所有人發(fā)送郵件、查看收到的郵件和已發(fā)送的郵件。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要使用的MVC的三層開發(fā)模式：視圖層（View），控制層（Control）和模型層（Model）[5]。視圖層使用HTML、CSS、jQuery、Ajax等技術(shù)，展現(xiàn)出了系統(tǒng)中所有HTML頁面數(shù)據(jù)及CSS等。其他兩層主要使用C#技術(shù)?？刂茖犹幱谝晥D層與模型層之間，主要用來接收用戶發(fā)送的請(qǐng)求，并根據(jù)用戶的請(qǐng)求上交給對(duì)應(yīng)模型層進(jìn)行處理。因此搭建起了模型和視圖之間的關(guān)系，接下來共同完成用戶的請(qǐng)求。模型層包含了業(yè)務(wù)的邏輯層及DB層，主要用來進(jìn)行業(yè)務(wù)邏輯處理，并且與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行交互。具體架構(gòu)如圖3所示。

3 結(jié)束語

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)完成，實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的跟蹤，主管對(duì)任務(wù)的跟蹤，員工對(duì)任務(wù)的實(shí)施。本系統(tǒng)運(yùn)用的是模塊化設(shè)計(jì)方法，將系統(tǒng)的方便、易用等特點(diǎn)的設(shè)計(jì)思想貫穿于不同的模塊當(dāng)中，從而方便了程序的擴(kuò)展應(yīng)用，同時(shí)也增加了各個(gè)模塊之間的獨(dú)立性。系統(tǒng)充分展示了企業(yè)的業(yè)務(wù)流管理過程，成功地實(shí)現(xiàn)了PDCA循環(huán)管理思想的軟件化。

任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)滿足中小型企業(yè)的基本工作需要，滿足敏捷管理的要求，降低運(yùn)營成本，提高了工作效率，增強(qiáng)任務(wù)跟蹤管理信息化程度，同時(shí)提高信息共享度，企業(yè)內(nèi)部資源信息和任務(wù)跟蹤管理信息同步，利于管理者管理。

由于基于管理扁平化思想來設(shè)計(jì)系統(tǒng)，將管理層壓縮至兩層，加上實(shí)施層，總共三層用戶，這種設(shè)計(jì)在降低管理成本的同時(shí)，也存在不足之處，即不能任意的增加管理層，以細(xì)化大型超大型項(xiàng)目的管理。使用過程中，員工角色用戶可以充當(dāng)基層管理層，任務(wù)的具體實(shí)施過程由非用戶的員工去完成。系統(tǒng)后續(xù)的改進(jìn)方向，就是讓企業(yè)定制管理層，以提高任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的通用性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃櫨. PDCA循環(huán)在企業(yè)人力資源成本管理中的運(yùn)用[J]. 經(jīng)濟(jì)師， 2016（9）： 262-264.

[2] 謝清鐘， 陳雪梅. 軟件項(xiàng)目管理中的跟蹤與監(jiān)控問題研究[J]. 廣東科技， 2012（9）： 178-179.

[3] 王曉靜， 冉從林. 九江車務(wù)段生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J]. 鐵道運(yùn)輸與經(jīng)濟(jì)， 2013， 35（8）： 38-42.

[4] 趙吉斌. 瑞禾印刷公司印刷訂單跟蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]. 北京： 北京工業(yè)大學(xué)， 2014.

[5] 歐陽海波. 基于ASP.NET MVC B/S架構(gòu)的任務(wù)管理與數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]. 成都： 電子科技大學(xué)， 2012.