基于信息化管理背景下的煤礦企業(yè)文書檔案管理思考

馮海燕

摘 要：為了保證煤礦類型企業(yè)在開展檔案信息管理的時候能有良好的質(zhì)量，需要管理人員能認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性，并能結(jié)合檔案管理的實際需要來制定檔案工作信息化發(fā)展計劃。本文就信息化管理趨勢下煤礦類型企業(yè)之中檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：信息；煤礦；文書管理

煤礦類型企業(yè)在目前的生產(chǎn)已經(jīng)實現(xiàn)了機(jī)械化、現(xiàn)代化的運營模式，并且煤礦企業(yè)在整體規(guī)模方面、組織架構(gòu)方面、人員數(shù)量方面都有了變化，使得煤礦企業(yè)的整體發(fā)展效率、發(fā)展模式也有所轉(zhuǎn)變，這也就對煤礦企業(yè)之中的文書檔案方面的管理工作有了更高要求。

1 煤礦企業(yè)之中檔案管理工作實行信息化運行模式的意義及問題

1.1 提升了檔案管理工作綜合質(zhì)量

在過去煤礦類型企業(yè)的管理中會以紙質(zhì)媒介的管理模式為主，而使用紙質(zhì)媒介開展檔案管理的時候，由于紙質(zhì)媒介其自身特點的影響，在長時間的檔案積累之后就會出現(xiàn)檔案占據(jù)空間偏大、檔案管理困難的情況。并且紙質(zhì)類型的檔案資料在儲存管理的時候往往也會存在一定的困難，紙質(zhì)媒介檔案一旦受到火災(zāi)、水災(zāi)等情況的影響就會造成巨大的檔案信息損失以及經(jīng)濟(jì)損失。其次，在過去的檔案信息管理中，如果檔案信息的總量過大，那么在進(jìn)行信息查閱的時候就需要人工花費大量的時間查找，影響了相關(guān)的效率和企業(yè)發(fā)展。

而在煤礦之中檔案管理部分中引入了現(xiàn)代檔案管理模式的時候就能大大的強化檔案工作質(zhì)量。首先，在使用了信息化類型的管理模式之后就能改變過去以紙質(zhì)文件為主的檔案管理模式，能將所有的檔案案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息類型，這樣在進(jìn)行檔案信息管理的時候就可使用磁盤進(jìn)行檔案信息存儲，大大的降低了檔案存儲所需要占據(jù)的空間。同時也因為檔案管理儲存模的改變，讓檔案管理更加便捷，能通過在檔案儲藏室安裝自動檢測系統(tǒng)來對檔案儲藏空間的環(huán)境溫度、濕度等情況進(jìn)行監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題就及時采取對策，從而提升了檔案信息的管理質(zhì)量。其次，通過使用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息管理，在對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行索引的時候，不需要工作人員對檔案信息進(jìn)行詳細(xì)查找，只要在電腦終端輸入所要查詢的就能立即找到相應(yīng)的檔案信息，促進(jìn)了檔案查詢效率的提升。

1.2 提升檔案利用質(zhì)量

在檔案信息之中記錄了大量煤礦在發(fā)展中所使用的新型技術(shù)、管理理念、改革措施、人事檔案，這些信息對其他地區(qū)煤礦發(fā)展都有一定的借鑒意義，通過這些檔案信息的交流就能實現(xiàn)煤礦行業(yè)的整體高速發(fā)展。在過去檔案信息的傳遞中不僅要花費大量的時間，同時在檔案信息在傳遞的過程中還容易出現(xiàn)破損等情況，影響檔案信息的利用。而在實現(xiàn)了信息化的檔案管理模式之后，就能通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程、快速傳遞，這樣的即時性數(shù)據(jù)傳輸不僅能保證檔案工作的利用效率，同時還能保證檔案信息的完整性，最大程度保證檔案信息得到有效利用。

1.3 檔案信息化管理存在的問題

一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時間跨度大，修改無授權(quán)，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計算機(jī)，或刻錄在光盤、U盤等移動存儲器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲方便，便捷經(jīng)濟(jì)，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應(yīng)歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質(zhì)低。當(dāng)前檔案工作，要求工作人員專業(yè)素質(zhì)強，計算機(jī)水平高，還要有先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達(dá)標(biāo)，致使工作還處于手工時代。

2 煤礦類型企業(yè)在檔案管理中實現(xiàn)信息化策略分析

2.1 確立發(fā)展技術(shù)

煤礦類型企業(yè)在進(jìn)行檔案管理部門部門中信息化類型建設(shè)的時候要能認(rèn)識到建設(shè)工作的階段性，不能妄圖一蹴而就，在開展檔信息管理模式引入的時候不僅要建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，同時還要能將過去大量的紙質(zhì)文件信息轉(zhuǎn)化為新型的電子文件信息。檔案信息化建設(shè)是我國信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，主要目標(biāo)是利用信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級、文件級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。

2.2 建立科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理信息平臺

實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設(shè)應(yīng)包括以下四個系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統(tǒng)，利用計算機(jī)強大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對信息進(jìn)行編目、歸類、儲存，便于查找利用。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設(shè)施。

2.3 建設(shè)高素質(zhì)檔案隊伍

檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，必須具備計算機(jī)信息技術(shù)技能。一是要提高認(rèn)識，管理者要高度認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和前瞻性，配備高素質(zhì)人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業(yè)發(fā)展和福利待遇。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進(jìn)，不墨守成規(guī)，而是大膽創(chuàng)新，使檔案工作從幕后走向臺前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進(jìn)設(shè)備和軟件，加大對外交流和學(xué)習(xí)；檔案人員要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，積極參加各類檔案繼續(xù)教育，完善知識結(jié)構(gòu)，從而具備強大的應(yīng)對和創(chuàng)新能力。三是要完善保障，加快制度建設(shè)創(chuàng)新，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案隊伍建設(shè)，做到有法可依，有章可循。

結(jié)束語

煤礦行業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、能源供應(yīng)等方面都有著巨大的推動力，煤礦企業(yè)的發(fā)展和社會進(jìn)步有著一定聯(lián)系。而目前煤礦類型企業(yè)在發(fā)展中融入了眾多機(jī)械化生產(chǎn)設(shè)備、信息化管理設(shè)備使得煤礦企業(yè)在管理、運營、生產(chǎn)方面的質(zhì)量明顯提升。這些變化在提升了煤礦企業(yè)管理質(zhì)量的同時也產(chǎn)生了大量的文件信息，進(jìn)而對煤礦企業(yè)中檔案管理部門的工作質(zhì)量有了更高的要求，因此檔案管理部門應(yīng)該工作中引入信息化的檔案管理模式，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，保證煤礦類型企業(yè)的高速發(fā)展。

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