人力資源檔案信息化建設探究

王磊

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人力資源檔案信息化建設探究

王磊*

（曹縣人力資源和社會保障局，山東曹縣，274400）

數(shù)字信息時代，信息技術的快速發(fā)展有利推動了檔案信息化建設。人力資源管理部門借助現(xiàn)代化的信息技術，重點落實數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等基礎設施建設，減少了操作成本、通訊費用，縮短了查詢、統(tǒng)計工作，降低了組織的管理成本，促進人力資源的科學化管理。文章主要介紹了人力資源檔案信息化建設的意義，列舉分析人力資源檔案信息化建設中的制約因素。在此基礎上，對科學實施人力資源檔案信息化建設做出初步探索。

人力資源；檔案；信息化

引言

隨著我國經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)迫切需要大量的人才。加快人才流動、提供更多更好的人才信息，社會對人力資源部門提出了更高的要求。在此背景下，人力資源部門要順應時代發(fā)展要求，提升信息化在人力資源檔案管理中的重要性認識，消除制約檔案信息化建設的不利因素，加快檔案信息化建設，更好的滿足人才市場需求。

1 人力資源檔案信息化建設的意義

人力資源檔案信息化建設就是人力資源部門采用現(xiàn)代信息技術開發(fā)人力資源檔案信息資源，保護人力資源檔案資料，做好人力資源檔案的管理工作，從而提高人力資源檔案信息在市場中的的利用率，因而其意義不言而喻。

1.1 推動資源管理轉型

人力資源管理信息化采用開放式管理，通過設立虛擬組織，最終實現(xiàn)構建人力資源管理理念，優(yōu)化人力資源管理的戰(zhàn)略目標。人力資源管理信息化改變了傳統(tǒng)的單一的、自上而下的管理，向互動、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展，在此過程中，人力資源管理人員則建立起現(xiàn)代人力資源管理理念，人力資源管理部門則成為人力資源管理體系的核心。人力資源管理部門借助現(xiàn)代化的信息技術，實現(xiàn)了人力資源向人力資本的轉變，自身所創(chuàng)造的價值得到社會的認可，也由此促進了各用人單位對于人力資源的科學化管理，以及人才的自我參與管理，改變了人才在人力資源管理中的被動狀態(tài)，增強了管理的主動性，形成人力資源管理的互動性局面。

1.2 降低管理成本

人力資源管理信息化采用現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術，重點落實人力資源信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等軟硬件設備和相關基礎設施的建設，由此減少了操作成本、降低人才的流動率、減少通訊費用，減輕了傳統(tǒng)的查詢、統(tǒng)計等繁重的計算工作，縮短了查詢、統(tǒng)計工作時間，尤其是人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的使用使人力資源數(shù)據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松，從而降低了組織的管理成本。人力資源管理信息化利用信息技術快速、準確、互動、海量存儲的特點，促進了現(xiàn)代人力資源管理理論的應用。

1.3 整合資源，提高管理效率

人力資源管理信息化是基于網(wǎng)絡結構的全員信息系統(tǒng)，通過采用現(xiàn)代化的信息技術，可以使各個用人單位隨時查看人力資源配置、重要人才狀況、人力資源成本的分析等，極大的縮小了人才交流、配置的反饋時間，增加了更多的交流渠道?？梢哉f，人力資源管理信息化轉變了人力資源管理模式和組織結構，促進了人力資源管理機構的扁平化，管理更加靈活快捷。

2 制約人力資源管理信息化的因素

2.1 傳統(tǒng)觀念根深蒂固

提及人力資源檔案管理，就會想起傳統(tǒng)的人事檔案管理，房間鐵門鋼窗，專人專職管理，保密嚴格。可以說，檔案很難公之于眾，它們記錄著一個人一生的重要成長經(jīng)歷、思想進步過程，以及家庭、教育和學習信息，這些信息少有人了解。檔案存放在人事部門，它們承擔著重要的憑證、依據(jù)和參考作用，由紀律性強的組織選派人員專門管理。需要說明的是，這些檔案并不都是不能示之與眾的，諸如涉及一個人的科技成果等信息能夠為社會提供貢獻，這些信息如果每次查詢，都要到人事部門申請、查詢，再由人力資源管理部門登記、查閱、復印所需的內容，手續(xù)繁瑣?？梢哉f，費時費力。這種傳統(tǒng)的管理觀念無法適應新時期人們對人力資源檔案開發(fā)利用的需要。

2.2 投入少，基礎差，保密性不足

需要強調的是，人力資源檔案是重要的戰(zhàn)略性資源，其保密性不言而喻。如果其轉化為電子信息，其安全保密性就存在一定的風險。這就需要人力資源管理部門要加大信息化建設資金投入，采用現(xiàn)代化的信息技術。但是，不少要人力資源管理部門在人力資源檔案信息化建設上不舍得投入，致使人力資源檔案信息化建設存在不安全，容易被黑客破解利用。

2.3 管理分散

需要說明的是，時至今日，人力資源檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)的管理操作模式，檔案管理體制與新時期人力資源檔案管理需要不盡吻合，可以說，管理機制不盡科學與完善。檔案有的由組織部門管理，有的由人事部門管理；有的還尚未設立專門的檔案部門，因此，檔案管理機構分散。需要強調的是，在一些單位，雖然組織部門和人事部門分管人力資源檔案，但是，他們的工作重點放在組織建設、人才建設，因此，人力資源檔案管理建設與管理并沒有作為工作的重點，人力資源檔案的信息化也就難以談起。

3 人力資源檔案管理信息化對應策略

3.1 樹立信息化理念

人力資源檔案管理信息化與時代發(fā)展相適應，改變了傳統(tǒng)的單一的、自上而下的管理，向互動、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展，實現(xiàn)了人力資源向人力資本的轉變。為此，人力資源檔案管理部門要與時俱進，順應時代發(fā)展要求，樹立科學的信息化理念，提升信息化在人力資源檔案管理中的重要性認識，消除制約檔案信息化建設的不利因素，加快檔案信息化建設，更好的滿足人才市場需求。

3.2 加大資金投入，注重基礎建設

再先進的管理理念，如果沒有充裕的資金投入，沒有合乎現(xiàn)代數(shù)字信息技術規(guī)范要求的軟硬件基礎設施，人力資源檔案管理信息化只能是空中樓閣，無從談起。因此，各單位在提升對人力資源檔案管理信息化重要性認識的前提下，加大資金投入，在專業(yè)技術人員的指導下，采用現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術，配置人力資源檔案管理信息化所需的先進的計算機設備，強化人力資源檔案的收集、儲存、保護。

3.3 安全與開放并舉

需要說明的是，人力資源檔案管理信息化也存在著不安全性因素，網(wǎng)絡黑客入侵事件也時有發(fā)生，網(wǎng)絡泄密事件時有發(fā)生，這就需要人力資源檔案管理部門要時刻警醒，提升安全警戒意識，采用先進的計算機硬件安全隔離防護措施，加強內部安全管理建設，強化信息系統(tǒng)的用戶管理，通過設置用戶名權限和密碼等方式，有效防止用戶越權操作或非法操作；注重網(wǎng)絡安全知識普及，引進安全的防范技術，預防軟件截取文件，破解源文件，確保人力資源檔案的安全性、保密性；人力資源管理部門要加強人力資源檔案的開發(fā)與利用，采用先進的信息技術，落實數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設，縮短查詢、統(tǒng)計工作時間，降低組織的管理成本。利用信息技術快速、準確、互動、海量存儲的特點，促進人力資源信息社會效益的更大發(fā)揮。

3.4 強化管理

管理出效益，這是顛撲不破的道理。人力資源管理部門要完善人力資源檔案管理制度，要因地制宜，根據(jù)單位實際保證制度的簡潔性，更好地發(fā)揮檔案的管理作用；要確保檔案的公平性，保證檔案管理制度的雙向性，制度面前人人平等；要建立人力資源檔案管理績效考核制度，嚴格獎懲制度，確保制度的權威性體；要提升服務質量，重點做好人力資源檔案的轉交工作，確保及時、安全、規(guī)范。

4 結束語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展，人才流動加快，社會各界要求提供更多更好的人才信息，這成為新時期人民群眾對人力資源管理部門新的要求。在此背景下，人力資源部門要順應時代發(fā)展要求，提升信息化在人力資源檔案管理中的重要性認識，消除制約檔案信息化建設的不利因素，借助現(xiàn)代化的信息技術，重點落實數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等基礎設施建設，縮短查詢、統(tǒng)計工作時間，降低組織管理成本，實現(xiàn)人力資源向人力資本的轉變，促進人力資源的科學化管理。

[1] 徐潔. 論高校檔案信息化建設存在的問題及改進思路[J] 公室業(yè)務, 2012, (08).

[2] 李明宇. 淺析檔案信息化建設與管理[J]. 黑龍江史志, 2014, (5).

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[5] 舒育忠, 舒育群. 預防檔案被涂改偽造的對策[J]. 檔案時空, 2012, (12).

Research on the Information Construction of Human Resources Archives

WANG Lei*

（Caoxian human resources and Social Security Bureau, Shandong Caoxian, 274400, China）

In the era of digital information, the rapid development of information technology has promoted the construction of archives informatization. With the help of modern information technology, human resource management departments focus on the implementation of infrastructure such as database management system, operating system and information security system, reducing the operating costs and communication costs, shortening the inquiries and statistics and reducing the management cost of the organization, and promoting Scientific management of human resources. This article mainly introduces the significance of information construction of human resources archives and lists the restrictive factors in the construction of information archives of human resources. On this basis, we made a preliminary exploration on the scientific implementation of the human resource archives information construction.

human resources; archives; information technology

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.08.058

G270.7

A

1672-9129(2017)08-0127-02

王磊. 人力資源檔案信息化建設探究[J]. 數(shù)碼設計, 2017, 6(8): 127-128.

WANG Lei. Research on the Information Construction of Human Resources Archives[J]. Peak Data Science, 2017, 6(8): 127-128.

2017-03-08；

2017-04-13。

王磊（1975-）女，山東曹縣人，檔案管理員，研究方向：檔案管理。E-mail:171666879@qq.com