新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)視域下的檔案管理探索途徑

李新

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們對檔案信息管理的質(zhì)量要求越來越高，而在信息時(shí)代背景下，如何做好檔案管理工作是當(dāng)下研究的主要問題之一，這就要求檔案管理工作人員必須加強(qiáng)自身對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，進(jìn)而提升檔案管理水平，這也符合當(dāng)下人們對檔案信息的基本要求。本文將結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對在新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)背景下，如何做好檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的探討，以供今后參考使用。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 檔案管理 特點(diǎn)與途徑

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項(xiàng)目的過程，它是一個(gè)由以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。

一、簡述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)

（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進(jìn)行識別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會(huì)主動(dòng)向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報(bào)，而檔案材料形成部分部門也會(huì)及時(shí)的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時(shí)檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。

（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協(xié)作性要求較高

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個(gè)相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了“面對面”交流和辦公，形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體?；诖耍髁⒕聿块T在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時(shí)的信息查詢服務(wù)

所有檔案管理工作的最終目的就是實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會(huì)對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個(gè)檔案整理、立卷以及移交的時(shí)間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實(shí)現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑

（一）建立數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個(gè)檔案館對檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實(shí)現(xiàn)對多個(gè)檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)—數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實(shí)現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。

（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

以服務(wù)對象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個(gè)層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲(chǔ)；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶發(fā)布有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。

三、結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過程中應(yīng)當(dāng)思考的問題，而這也符合當(dāng)下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也在一定程度上推動(dòng)了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。

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（作者單位：松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心）