高職院校會計(jì)檔案管理

葉小麗

會計(jì)檔案的基本概念

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多高職院校采用會計(jì)電算化的方式進(jìn)行日常工作，會計(jì)檔案的內(nèi)涵和外延都產(chǎn)生了深刻的變化，而新的會計(jì)檔案形式仍然沒有規(guī)范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計(jì)檔案管理混亂的原因之一。而我國現(xiàn)階段高職院校多數(shù)由中專學(xué)校升格合并，多校合并時(shí)沒有對需要銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行清理，也極易造成管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

會計(jì)核算專業(yè)資料具體包括會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他類會計(jì)核算資料，而這四大類資料就構(gòu)成了會計(jì)檔案的全部范圍。眾所周知，會計(jì)檔案不僅僅是會計(jì)活動的產(chǎn)物，同時(shí)也是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會計(jì)檔案可以方便在必要的時(shí)候進(jìn)行查閱和審計(jì)。而在高職院校當(dāng)中的會計(jì)檔案有以下幾類：

會計(jì)憑證：是一種記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并且按一定格式編制的據(jù)以登記會計(jì)賬簿的書面證明。會計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生時(shí)就馬上填寫的書面證明，包括如飛機(jī)票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發(fā)放明細(xì)表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個(gè)分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。

會計(jì)賬簿：會計(jì)賬簿具有一定格式并且由相互聯(lián)系賬頁所組成，是通過序時(shí)、分類等方式全面的記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會計(jì)檔案。連接會計(jì)憑證和會計(jì)報(bào)表的中間環(huán)節(jié)就是設(shè)置和登記會計(jì)賬簿，做好會計(jì)賬簿的工作對于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理具有非常重要的意義。

財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財(cái)務(wù)狀況的書面文件。包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、財(cái)政補(bǔ)助收入支出表和附注等。

其他：包括上級主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)會文件，高職院校內(nèi)部制定的有關(guān)財(cái)會部門的制度文件和銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)整表、國庫統(tǒng)一支付對賬單、會計(jì)檔案移交清單和會計(jì)系統(tǒng)支持軟件及密碼等。其他類會計(jì)檔案也是高職院校會計(jì)檔案的重要組成部分，而這部分會計(jì)檔案也常常與文書檔案相混淆。

會計(jì)檔案的重要性

會計(jì)檔案是單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、確定責(zé)任事故、分析和判斷事故原因、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的重要依據(jù)之一。單位可以通過會計(jì)檔案所提供的過去經(jīng)濟(jì)活動史料。對本單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測，并由此預(yù)測作出實(shí)際經(jīng)營決策，進(jìn)一步編制相關(guān)財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃。鑒于會計(jì)檔案的重要性，《會計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和涉密。

會計(jì)檔案管理問題

對會計(jì)檔案的重要性認(rèn)識不夠。有領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案的管理不重視，沒有充分認(rèn)識到會計(jì)檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導(dǎo)致會計(jì)檔案管理混亂的首要原因。領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理的忽視容易造成會計(jì)檔案管理人員在管理會計(jì)檔案時(shí)疏忽大意，沒有做好相應(yīng)的管理和保密工作，使會計(jì)檔案的管理雪上加霜。

會計(jì)檔案的鑒定銷毀不及時(shí)。目前，全國高職院校所存放的會計(jì)檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過法律規(guī)定的存放年限，應(yīng)給予銷毀的會計(jì)檔案大量堆積，而沒有對會計(jì)檔案進(jìn)行定期清理不僅造成了大量陳年會計(jì)檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當(dāng)大的儲存空間。造成該現(xiàn)狀的原因有以下幾點(diǎn)：責(zé)任意識缺失和執(zhí)行力度的不強(qiáng)，大部分高職院校在會計(jì)檔案的管理過程中不愿意銷毀到達(dá)存放期限的會計(jì)檔案，擔(dān)心承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；現(xiàn)階段大多高職院校由中專學(xué)校升格合并而成，但在合并時(shí)大量會計(jì)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計(jì)檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財(cái)務(wù)部門缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，致使會計(jì)檔案銷毀工作不能如期進(jìn)行；高職院校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會人員對會計(jì)檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計(jì)檔案不僅要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，也需要消耗大量人力物力財(cái)力，而有點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為不能銷毀上個(gè)領(lǐng)導(dǎo)任期所產(chǎn)生的會計(jì)檔案，避免承擔(dān)責(zé)任耗時(shí)耗力。

會計(jì)檔案管理問題的解決措施

會計(jì)檔案管理人員方面：會計(jì)檔案管理人員平時(shí)應(yīng)積極主動宣傳相關(guān)會計(jì)檔案管理法規(guī)，通過潛移默化的宣傳加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理的重視度，盡早將會計(jì)檔案管理工作納入工作指標(biāo)當(dāng)中。同時(shí)會計(jì)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極提升自身職業(yè)修養(yǎng)素質(zhì)，參與培訓(xùn)，做好對會計(jì)檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。

高職院校單位方面：不僅僅是會計(jì)檔案管理人員，從全單位和領(lǐng)導(dǎo)的角度上來看，也應(yīng)當(dāng)自上而下的加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理重視，設(shè)置專門管理會計(jì)檔案的崗位，劃撥固定的會計(jì)檔案室，做好檔案室的設(shè)施工作，包括防潮防蟲等。

加強(qiáng)對會計(jì)檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學(xué)習(xí)提升財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案重要性的理解和認(rèn)識。多舉辦培訓(xùn)班，提升會計(jì)檔案管理人員素質(zhì)和財(cái)務(wù)人員職業(yè)能力，確保會計(jì)檔案的正確管理。

完善相關(guān)管理制度和責(zé)任辦法，明文列出會計(jì)檔案銷毀的責(zé)任歸屬，明確各會計(jì)人員的職權(quán)范圍，定期銷毀會計(jì)檔案。

財(cái)務(wù)部門方面：在加強(qiáng)對紙質(zhì)會計(jì)檔案重視程度的同時(shí)，注意對本單位電子會計(jì)檔案的整理與分類，有意的對電子會計(jì)檔案進(jìn)行管理，根據(jù)單位電子檔案的大致特征和范圍制定出一套適應(yīng)單位電子檔案的管理辦法，將電子檔案管理提上進(jìn)程。

其他學(xué)校部門方面：提倡各部門協(xié)助工作，正確分離文書檔案與會計(jì)檔案，確保單位檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)做好檔案工作與會計(jì)檔案管理工作的對接，規(guī)范會計(jì)檔案書寫和蓋章簽字方式等。