淺論如何提高基層政府移民信息檔案管理水平

蔣 仕 君， 鄭 萍 偉

(中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司，四川 成都 610072)

淺論如何提高基層政府移民信息檔案管理水平

蔣 仕 君， 鄭 萍 偉

(中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司，四川 成都 610072)

隨著國家移民政策、規(guī)范和地方性實施辦法的出臺，對水利水電工程移民工作管理工作更加細化，程序和職責(zé)更加清晰，要求越來越高。而作為移民工作重要環(huán)節(jié)的移民信息檔案，目前在實際工作中往往出現(xiàn)管理混亂、責(zé)權(quán)不清、模式單一、制度流于形式等實際問題，一定程度上制約了移民工作順利進行。因此，加強基本移民機構(gòu)對移民檔案信息的規(guī)范化管理，提升管理的水平和效率對移民工作具備良好的促進作用。間接的也為工程項目建設(shè)的順利推進打下良好基礎(chǔ)。

移民安置；信息檔案；管理水平；規(guī)范化

1 引 言

水電水利工程移民工作周期較長，涉及范圍廣，涉及行業(yè)和指標(biāo)種類繁多。移民工作信息檔案泛指與水電水利工程移民工作相關(guān)的所有信息和資料。從前期項目立項文件，各階段移民調(diào)查信息、收集資料、規(guī)劃設(shè)計報告、附件及審批文件；移民安置實施過程中的協(xié)議簽訂、資金兌付、專項驗收、設(shè)計交底文件、施工圖招投標(biāo)文件、變更報告、監(jiān)理文函、規(guī)劃調(diào)整報告、概算調(diào)整報告、分階段移民驗收報告；后期移民后扶措施、產(chǎn)業(yè)扶持、安置評估、新增滑坡坍岸處理、移民竣工驗收等，均屬于移民工作信息涵蓋范疇。具備全階段、全方位、多角色、多種類等特點。

依照國家現(xiàn)行移民安置工作條例和相關(guān)規(guī)定，遵循“政府領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、縣為基礎(chǔ)、項目法人參與”的管理體制，縣政府即是水電移民工作的實施主體，也是相關(guān)工作的責(zé)任主體。而縣級移民主管部門做為縣級政府移民工作主管機構(gòu)，既是業(yè)務(wù)部門、管理部門，又是牽頭部門、信息歸口部門，職能眾多，壓力較大。目前縣級移民工作管理機構(gòu)在移民信息化管理工作方面普遍較弱，存在管理混亂、信息管理手段單一、管理制度缺失等現(xiàn)象，迫切需要提升管理水平，保證移民工作信息檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化和專業(yè)化。

2 管理工作現(xiàn)狀及主要矛盾

四川是水資源大省，且資源分布相對集中，水電水利工程開發(fā)建設(shè)項目較多。個別區(qū)縣管轄范圍內(nèi)工程項目達十余個。目前縣級移民管理機構(gòu)受項目多、人員少且流動性大、辦公場所不足、管理模式單一等諸多因素限制，導(dǎo)致其所管轄范圍內(nèi)的水電水利工程移民信息檔案管理工作存在效率低、制度不完善、管理水平不高等諸多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)人力資源及辦公場所不足，扶貧攻堅任務(wù)繁重。目前四川省縣級政府扶貧和移民管理機構(gòu)是合并辦公，人員編制不足，熟悉移民工作的人員更是稀缺。部分工作人員不是正式編制，人員流動性較大；同時，“十三五”期間扶貧工作是重中之重，主要領(lǐng)導(dǎo)絕大部分的精力放在扶貧工作中，對于工程項目移民不夠重視或有心無力；部分單位辦公場所不足，缺乏空間設(shè)置專門的移民信息檔案放置場所。

(2)管理模式單一，資料登記歸檔制度流于形式。目前縣級移民管理機構(gòu)對于轄區(qū)內(nèi)移民工作一般采用局長總牽頭，分管副局長具體負責(zé)制。所有的移民信息檔案資料一般誰開會，誰掌握。資料統(tǒng)一保管、歸檔登記制度流于形式。往往出現(xiàn)分管副局長不在，其他工作人員找不到相關(guān)資料或者需耗費大量時間尋找；政府一換屆，分管副局長一調(diào)離，后任分管局長兩眼一抹黑，啥情況不清楚，啥資料都沒有等現(xiàn)象發(fā)生。

(3)管理不規(guī)范，資料遺失情況偶爾發(fā)生。鑒于目前移民檔案資料一般缺乏專人管理，資料簽收或管理流程不到位，導(dǎo)致設(shè)計、監(jiān)理成果和報告要使用時往往不知道在誰那，誰簽收等問題，影響移民工作正常開展。

(4)查閱較多，損毀嚴重。尤其是涉及移民個人補償?shù)幕A(chǔ)檔案信息，如實物指標(biāo)調(diào)查簽字表、補償協(xié)議等檔案，經(jīng)常遇到移民要求查閱。查閱過程中部分移民直接撕下檔案信息并帶走，造成信息檔案嚴重損毀現(xiàn)象時有發(fā)生。

(5)多以紙質(zhì)成果為主，缺乏電子檔案管理。目前，移民信息檔案多以紙質(zhì)報告為主，資料眾多，占地方且查閱不便。電子檔案信息使用較少，不利于規(guī)范化管理。

3 提高移民信息檔案規(guī)范化管理水平

針對水利水電工程移民工作周期長、范圍廣，檔案信息數(shù)量大、種類多、敏感性高等具體特點，以下從機構(gòu)和人員配置、檔案場地設(shè)置、規(guī)范化管理制度建立、嚴格借閱制度、鼓勵電子化檔案管理、提高管理水平和效率、注重檔案安全等幾個方面就加強移民信息檔案規(guī)范化管理，提升管理水平和效率進行初步探索。

3.1 保障穩(wěn)定的機構(gòu)和人員

相對穩(wěn)定的組織機構(gòu)和人員配置是保障水利水電移民工作的重要保障，對于涉及水利水電項目移民工作的縣級人民政府，應(yīng)成立穩(wěn)定的移民機構(gòu)，配備完善的人員編制。在移民工作過程中，主要負責(zé)人員應(yīng)保持基本穩(wěn)定，確實因政府換屆或其他不可控因素的，應(yīng)考慮適當(dāng)給予一定的過渡時間，辦理好移民工作交接相關(guān)程序，最好能共同工作一段時間。保證接手人員能盡快熟悉移民工作業(yè)務(wù)，了解移民工作的重要性和敏感性。

3.2 檔案場地設(shè)置要合理合規(guī)

部分縣級移民管理機構(gòu)小，辦公場所不足，未能設(shè)置專門的移民檔案存放場地，往往是常用資料誰負責(zé)的資料誰保管；不常用的資料找個地下室，倉庫，雜物間堆放。但時常遇到資料雜亂、鼠患、水浸、損毀等情況，難以方便使用。因此，在檔案場地設(shè)置時應(yīng)充分考慮移民工作檔案的多樣性和復(fù)雜性，選擇干凈、清潔的辦公室或書柜予以存放。

3.3 建立規(guī)范化管理制度

應(yīng)結(jié)合移民不同工作階段和時期的要求，建立規(guī)范化的管理制度。主要包括檔案分類制度、檔案存放制度、檔案保管制度、檔案定期檢查更新制度、檔案銷毀制度等相關(guān)工作制度。保證工作有制度可依。具體可參照檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.4 嚴格借閱制度

鑒于移民信息檔案與移民切身利益密切相關(guān)，因此移民對于檔案信息的查閱訴求較多。在滿足日常借閱工作時應(yīng)注意幾點。一是理清檔案種類和查閱性質(zhì)。哪些檔案是對公的，哪些檔案是對移民個人的，哪些是涉密的需清晰劃分。二是借閱必須登記，時間、地點、借閱人、經(jīng)手人必須記錄在冊。三是檔案資料不得帶離辦公場所，借閱時應(yīng)有工作人員在現(xiàn)場，防止檔案資料損毀；四是完善處罰制度，誰損毀，誰修復(fù)。

3.5 鼓勵電子化檔案管理

鑒于移民工作和信息檔案涉及范圍廣、工作周期時間長、種類多、行業(yè)門類多、設(shè)計單位多，具備敏感性、多樣性和復(fù)雜性，且目前縣級移民管理機構(gòu)的移民檔案信息多為紙質(zhì)報告的特點，導(dǎo)致檔案信息數(shù)量大、種類多，不宜存放和管理。而電子文檔具備存儲容量大、設(shè)備空間小、容易分類保管、可保管時間長、不易丟失等特點。因此應(yīng)鼓勵和加強移民信息檔案電子化管理。將不同階段、各類移民信息文檔通過掃描、攝像等多種方式轉(zhuǎn)換為電子文檔，并在電腦中分類儲存、編號，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。一是解決了辦公場地不足，資料無處堆放問題；二是方便查閱，避免檔案資料借閱損毀問題；三是解決了“人走資料丟失”問題，便于移民工作的延續(xù)性和規(guī)范化。

3.6 提高檔案信息管理水平和效率

提高檔案信息管理水平和效率可從幾個方面進行提升。一是項目眾多，經(jīng)濟辦公環(huán)境較好的機構(gòu)可考慮招聘專職或兼職的檔案信息專業(yè)管理人員，其他區(qū)域可由辦公室管理人員兼任；二是完善規(guī)范化管理制度并落實職責(zé)；三是建立移民信息電子檔案數(shù)據(jù)庫，分時段分類別梳理完善信息檔案，便于查找和審閱；四是嚴格執(zhí)行資料錄入歸檔制度，避免個人保管或資料丟失問題。五是嚴格檔案保密制度，對于涉密的文檔資料應(yīng)嚴格保密，過期資料應(yīng)集中銷毀，不得隨意丟棄。

3.7 注意檔案安全，防火防盜防災(zāi)害

在移民信息檔案存放、保管、查閱、銷毀等全階段過程應(yīng)高度重視檔案安全，加強防火防盜和防水、防塵、防有害生物、溫濕度控制等保管、保護工作。對于電子文檔，應(yīng)予以備份，注意電器使用安全。確保檔案實體與信息安全。

4 結(jié) 語

隨著國家移民政策、規(guī)范和地方性實施辦法的出臺，對水利水電工程移民工作管理工作更加細化，程序和職責(zé)更加清晰，要求越來越高。而作為移民工作重要環(huán)節(jié)的移民信息檔案，目前在實際工作中往往出現(xiàn)管理混亂、責(zé)權(quán)不清、模式單一、制度流于形式等實際問題，一定程度上制約了移民工作順利進行。移民工作是一項極其敏感和復(fù)雜的工作，同時也關(guān)系到工程順利建設(shè)、社會穩(wěn)定的重要工作。移民檔案信息管理工作是移民工作的重要組成部分，是移民工作過程的完整體現(xiàn)、移民工作的依據(jù)，也是移民工作最終驗收、享受后續(xù)政策支持的重要保障。因此，加強基本移民機構(gòu)對移民檔案信息的規(guī)范化管理，提升管理的水平和效率對移民工作具備良好的促進作用。也間接地為工程項目建設(shè)的順利推進打下良好基礎(chǔ)。

[1] 《水利水電工程移民檔案管理辦法》(檔發(fā)〔2012〕4號)。

[2] 劉金蘭，芻議水庫移民檔案管理工作的特點及完善措施，中外交流，2016，(17)。

[3] 魯青、彭立波， 信息時代如何加強水庫移民檔案管理工作，檔案天地，2015 (A01)：24-25。

[4] 嵇雷，論水庫移民檔案管理工作的特點及完善措施，蘭臺世界，2015 (35)：119-120 。

D632.4；TN911.2；G275.9

B

1001-2184(2017)05-0130-02

2017-08-15

蔣仕君(1966-)，男，四川鹽源人，本科學(xué)歷，鹽源縣扶貧和移民工作局規(guī)劃安置中心主任，從事征地移民工作二十多年；

鄭萍偉(1981-)，男，四川攀枝花人，碩士，高級工程師，工作于中國電建集團成都勘測設(shè)計研究院有限公司征地移民處，從事移民專業(yè)規(guī)劃設(shè)計(設(shè)代)工作.

(責(zé)任編輯卓政昌)