淺論水利工程檔案管理的重要性

(新疆伊犁河流域開(kāi)發(fā)建設(shè)管理局， 新疆 烏魯木齊 830000)

淺論水利工程檔案管理的重要性

苑淑穎

(新疆伊犁河流域開(kāi)發(fā)建設(shè)管理局， 新疆 烏魯木齊 830000)

水利工程檔案是水利工程建設(shè)過(guò)程中的直接記錄，真實(shí)反映了工程建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)工程檢查、驗(yàn)收及運(yùn)行具有極其重要的意義，但目前現(xiàn)實(shí)工作中，普遍存在重視工程現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)，而輕視檔案管理工作的現(xiàn)象。本文簡(jiǎn)要闡述檔案管理工作的重要性，希望引起水利工程建設(shè)各方對(duì)工程檔案的重視，加強(qiáng)檔案管理工作。

水利工程；檔案管理；質(zhì)量；重要性

水利工程建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生很多直接記錄工程建設(shè)全過(guò)程的文件資料，經(jīng)整理后形成工程檔案，是工程建設(shè)的直接記錄，是可追溯的法律憑證。目前，部分建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位認(rèn)為檔案是工程建設(shè)的末端，只是工程竣工后的資料整理裝訂，而且非?，嵥椋瑢?duì)檔案工作表現(xiàn)出敷衍塞責(zé)的態(tài)度。因此忽略了工程建設(shè)過(guò)程中的工程檔案管理。但實(shí)際工程檔案管理工作不是獨(dú)立的資料形成、收集和整理工作，而是與工程質(zhì)量管理、安全管理、進(jìn)度管理密不可分的一項(xiàng)重要工程建設(shè)管理內(nèi)容。

1 檔案管理是工程質(zhì)量管理的核心內(nèi)容

《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》首次從國(guó)家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系，而《水利工程質(zhì)量管理規(guī)定》最新的征求意見(jiàn)稿中，也明確了各單位的檔案管理義務(wù)，發(fā)布后對(duì)各參建單位的檔案管理工作要求更具體明確，水利工程參建各方均應(yīng)把檔案管理納入本單位、本項(xiàng)目的質(zhì)量保證體系，并按體系要求做好相關(guān)工作。

水利工程建設(shè)中主要形成施工檔案、監(jiān)理檔案、設(shè)計(jì)檔案、建設(shè)管理檔案、第三方檢測(cè)檔案、政府質(zhì)量監(jiān)督工作檔案。設(shè)計(jì)及規(guī)范要求是質(zhì)量目標(biāo)，而施工單位資料能否達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的直接證明。

1.1 施工檔案對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

施工單位檔案中原材料、中間產(chǎn)品及設(shè)備出廠合格證及質(zhì)量證明文件、進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)資料，是記錄用于工程建設(shè)的各種原材料、中間產(chǎn)品及設(shè)備等是否符合相關(guān)規(guī)范要求的基礎(chǔ)資料，原材料質(zhì)量滿足要求是工程質(zhì)量滿足要求的基本條件。目前實(shí)際工作中，部分施工單位對(duì)原材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)不夠重視，存在未檢驗(yàn)而造假資料進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，或檢驗(yàn)結(jié)果未出就已經(jīng)使用的現(xiàn)象，而施工監(jiān)理在沒(méi)有見(jiàn)證取樣、見(jiàn)證檢驗(yàn)的情況下就簽署了同意進(jìn)場(chǎng)使用的報(bào)驗(yàn)單，在此情況下，一旦原材料出現(xiàn)問(wèn)題造成工程質(zhì)量問(wèn)題，可能會(huì)因?yàn)榧儋Y料而無(wú)法追溯問(wèn)題的根源，造成工程返工處理，甚至引發(fā)無(wú)法挽回的后果。

施工檔案中“三檢表”是工序現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的直接原始記錄，是工程質(zhì)量評(píng)定的基礎(chǔ)。而工序又是質(zhì)量控制的重中之重，只有工序合格，分部工程和單位工程才可能滿足質(zhì)量要求。所以“三檢表”是證明工程質(zhì)量的最原始記錄，務(wù)必保證“三檢表”的真實(shí)性。但實(shí)際工作中，卻存在不少問(wèn)題，如“三檢”卻只落實(shí)了“一檢”、未按設(shè)計(jì)和規(guī)范要求的數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)、“三檢表”和“質(zhì)量評(píng)定表”對(duì)應(yīng)不上、甚至存在“做”資料的現(xiàn)象。不管存在哪種情況，都無(wú)法滿足檔案管理真實(shí)有效的要求，造成工程質(zhì)量無(wú)法真實(shí)反映。

水利工程大部分都是隱蔽工程，在工序完工后就進(jìn)行了覆蓋，只能看到工程外觀，一旦出現(xiàn)質(zhì)量事故，工程檔案將是唯一可以查詢工程建設(shè)情況的證據(jù)。如工程檔案不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無(wú)從談起。

1.2 監(jiān)理檔案及監(jiān)理在施工檔案上簽字對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

監(jiān)理單位按規(guī)范進(jìn)行的抽檢工作，是對(duì)施工評(píng)定的一個(gè)檢驗(yàn)。抽檢檔案反映了抽檢結(jié)果，進(jìn)一步驗(yàn)證施工質(zhì)量。抽檢檔案作為工程驗(yàn)收的依據(jù)，必須符合規(guī)范要求，保證反映內(nèi)容的真實(shí)有效性。

監(jiān)理工程師對(duì)工程的驗(yàn)收，是對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行檢查以審核施工資料是否真實(shí)，一旦簽字確認(rèn)，即認(rèn)可了施工質(zhì)量評(píng)定結(jié)果。監(jiān)理單位的審核簽字至關(guān)重要，簽字人員一定要切實(shí)檢查工程建設(shè)實(shí)際情況，且熟悉工程建設(shè)相關(guān)要求，具有檢查工程建設(shè)質(zhì)量的能力，并具備簽字資格。

1.3 設(shè)計(jì)檔案對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

設(shè)計(jì)資料是工程建設(shè)依據(jù)，設(shè)計(jì)資料的質(zhì)量直接影響工程建設(shè)的結(jié)果，而設(shè)計(jì)檔案作為工程檔案的重要部分應(yīng)永久保存。

一個(gè)電站項(xiàng)目，其中引水渠道在工程運(yùn)行后不久出現(xiàn)決堤現(xiàn)象，事故調(diào)查時(shí)，經(jīng)查閱施工和監(jiān)理資料檔案，證明施工質(zhì)量均滿足設(shè)計(jì)及規(guī)范要求。但在審查設(shè)計(jì)檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，事故現(xiàn)場(chǎng)工程地質(zhì)情況與設(shè)計(jì)檔案不相符，經(jīng)過(guò)專家及事故調(diào)查組調(diào)查，最終事故原因?yàn)樵O(shè)計(jì)單位提供的地質(zhì)資料與實(shí)際不相符，根據(jù)不實(shí)的地質(zhì)資料進(jìn)行了工程設(shè)計(jì)及施工，不能滿足相關(guān)規(guī)范要求，導(dǎo)致事故的發(fā)生，造成了巨大損失。

1.4 第三方檢測(cè)檔案對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

第三方檢測(cè)又稱公正檢驗(yàn)，指兩個(gè)相互聯(lián)系主體之外的某個(gè)客體，稱為第三方。第三方可以和兩個(gè)主體有聯(lián)系，也可以獨(dú)立于兩個(gè)主體之外，處于買賣利益之外的第三方(如專職監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)構(gòu))，以公正、權(quán)威的非當(dāng)事人身份，根據(jù)有關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)或合同所進(jìn)行的商品檢驗(yàn)、測(cè)試等活動(dòng)。

為了保證工程質(zhì)量檢測(cè)的真實(shí)有效及公平，目前推行第三方檢測(cè)制度。第三方作為獨(dú)立的、與被檢測(cè)方?jīng)]有利益關(guān)系的一方，其檢測(cè)一方面是對(duì)施工及監(jiān)理單位檢測(cè)工作的加強(qiáng)和補(bǔ)充，另一方面其檢測(cè)結(jié)果更具可信性。其檢測(cè)檔案可真實(shí)證明工程質(zhì)量檢測(cè)結(jié)果。

1.5 建設(shè)管理檔案對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

建設(shè)單位對(duì)工程質(zhì)量負(fù)總責(zé)，其檔案能真實(shí)反映工程建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等建設(shè)管理行為，可了解建設(shè)單位是否按要求履行質(zhì)量管理責(zé)任和義務(wù)。

1.6 政府質(zhì)量監(jiān)督工作檔案對(duì)工程質(zhì)量的重要意義

政府質(zhì)量監(jiān)督工作，作為政府行為，在工程建設(shè)期對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及有關(guān)要求和建議最終會(huì)形成質(zhì)量監(jiān)督工作檔案。通過(guò)查詢檔案可以了解建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題及處理結(jié)果，可作為工程驗(yàn)收的依據(jù)。

1.7 檔案管理對(duì)落實(shí)質(zhì)量責(zé)任的作用

建設(shè)工程現(xiàn)已實(shí)行質(zhì)量責(zé)任終身制，水利工程實(shí)行質(zhì)量責(zé)任終身制是必然趨勢(shì)。根據(jù)《水利工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》(征求意見(jiàn)稿)：“水利工程實(shí)行質(zhì)量終身責(zé)任制。項(xiàng)目法人、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及質(zhì)量檢測(cè)等從業(yè)單位的工作人員，按各自職責(zé)對(duì)其經(jīng)手的工程質(zhì)量負(fù)終身責(zé)任。因調(diào)動(dòng)工作、退休等原因離開(kāi)原單位的相關(guān)人員，如發(fā)現(xiàn)在原單位工作期間違反工程質(zhì)量管理有關(guān)規(guī)定，或未切實(shí)履行相應(yīng)職責(zé)，造成重大質(zhì)量事故的，依法追究法律責(zé)任?！?/p>

而落實(shí)質(zhì)量責(zé)任制，檔案將充分發(fā)揮作用，檔案中相關(guān)人員的簽字必須真實(shí)有效，保證能對(duì)所簽內(nèi)容負(fù)責(zé)。

2 檔案管理為工程安全管理提供依據(jù)

水利工程的安全管理，不僅僅是指人的安全管理，還有工程的安全管理。

目前，安全生產(chǎn)工作越來(lái)越受重視，而安全管理不是簡(jiǎn)單按照通用思維和固定模板進(jìn)行管理，每個(gè)工程項(xiàng)目的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患都不同，而安全管理人員，需要依據(jù)各自工程項(xiàng)目的具體情況制定適合該工程項(xiàng)目的各種制度、方案、預(yù)案。尤其是方案和預(yù)案的制定，需要從資料檔案中查詢相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。

一些特殊條件或施工難度大的工程，如：新疆某地質(zhì)情況復(fù)雜的輸水隧洞工程，工程施工中會(huì)對(duì)已開(kāi)挖完成的斷面進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)，對(duì)前方不可預(yù)見(jiàn)的地質(zhì)情況進(jìn)行超前地質(zhì)預(yù)報(bào)。通過(guò)安全監(jiān)測(cè)的資料可以判斷圍巖是否穩(wěn)定、變形是否滿足設(shè)計(jì)要求、是否需要加強(qiáng)支護(hù)等；而超前地質(zhì)預(yù)報(bào)資料，能較為準(zhǔn)確地判斷前方的工程地質(zhì)條件，從而指導(dǎo)設(shè)計(jì)和施工，避免或減少出現(xiàn)突涌水、巖爆等地質(zhì)災(zāi)害的發(fā)生，進(jìn)而保證人和工程的安全。大型復(fù)雜工程、不可預(yù)見(jiàn)性較多的工程，動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)很重要，而相關(guān)檔案資料為動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)提供依據(jù)。

同時(shí)，可以通過(guò)借鑒其他工程的安全檔案資料，學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高自身安全管理水平。

3 檔案管理為工程進(jìn)度管理提供借鑒

工程進(jìn)度往往是參建各方追求的目標(biāo)，進(jìn)度直接影響工程效益，因而合理的工程進(jìn)度對(duì)工程建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。施工進(jìn)度計(jì)劃的編排需要充足的依據(jù)，而檔案則能提供借鑒。通過(guò)查詢檔案，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以更合理安排工程進(jìn)度，還能從檔案中學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高工效，加快進(jìn)度。

4 檔案管理是工程成本管理的考察憑證

工程成本控制對(duì)建設(shè)方來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，而工程審計(jì)的依據(jù)也是工程檔案。所以在工程建設(shè)資金結(jié)算過(guò)程中，結(jié)算手續(xù)一定要規(guī)范，而后期的檔案整理也一定要保證檔案的齊全、準(zhǔn)確。如：結(jié)算資料、竣工圖、項(xiàng)目變更、價(jià)格變更等相關(guān)檔案，是工程審計(jì)的重要憑證。一定做到真實(shí)有效、有據(jù)可查。

5 檔案可以查詢工程建設(shè)過(guò)程中各方的履責(zé)情況

水利工程建設(shè)，各方主要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、招標(biāo)投標(biāo)文件及合同文件履責(zé)，而現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常存在未按規(guī)定或約定履責(zé)的情況，索賠也屢見(jiàn)不鮮。

而界定各方是否失責(zé)、索賠是否成立，就要通過(guò)查詢檔案尋求證據(jù)，所以檔案的作用至關(guān)重要。

6 檔案管理是工程資料管理的參考標(biāo)準(zhǔn)

資料與工程建設(shè)同步形成，目前，部分施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位只有到工程收尾階段才開(kāi)始整理工程竣工檔案，只是簡(jiǎn)單地將以往形成的資料進(jìn)行整理裝訂，而資料形成過(guò)程并未進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。而按照檔案管理的要求，資料必須齊全準(zhǔn)確、真實(shí)有效、分類合理，所以建設(shè)單位應(yīng)在工程開(kāi)工后盡早制定該工程項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在日常資料的形成過(guò)程中各參建單位要按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求開(kāi)展工作，并與工程建設(shè)同步檢查工程資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，確保工程文件資料在轉(zhuǎn)化為工程檔案時(shí)符合歸檔質(zhì)量要求。

7 檔案管理人員對(duì)工程建設(shè)的重要作用

水利工程檔案的重要作用毋庸置疑，檔案管理是一項(xiàng)綜合管理工作，檔案管理人員的綜合水平和專業(yè)技術(shù)能力決定了檔案管理工作是否能充分發(fā)揮作用。實(shí)際工作中，因檔案管理工作往往不被重視，所以檔案管理從業(yè)人員的水平也參差不齊，尤其是水利工程建設(shè)管理中，檔案涉及很多專業(yè)技術(shù)知識(shí)，但從事檔案管理的人員普遍不懂專業(yè)技術(shù)知識(shí)，造成檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的資料收發(fā)和整理，不能保證檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮不了檔案的作用，所以檔案資料管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，成為既懂工程施工技術(shù)，也懂工程檔案管理的復(fù)合性人才。

綜上所述，在水利工程建設(shè)過(guò)程中，一定要重視工程檔案管理工作，保證檔案的真實(shí)、有效、全面，只有這樣才能還原工程建設(shè)過(guò)程。在實(shí)際工作中，要堅(jiān)決杜絕“做”資料，這是極其嚴(yán)重的錯(cuò)誤，會(huì)造成很大的不良后果，甚至要承擔(dān)法律責(zé)任。國(guó)務(wù)院、國(guó)家檔案局、水利部、住建部陸續(xù)頒布了很多檔案管理相關(guān)規(guī)范及規(guī)章制度，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案管理工作的重視，水利工程參建各方也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，對(duì)檔案資料形成細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)，與工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等管理一同納入工程建設(shè)管理的重要管理內(nèi)容，并逐步規(guī)范檔案管理工作，重視檔案管理從業(yè)人員能力的培養(yǎng)，確保檔案真實(shí)反映工程建設(shè)的全過(guò)程，使檔案能夠充分發(fā)揮作用。

[1] 聶紅俊,袁江霞. 淺談水利工程檔案的管理[J]. 新疆水利, 2007(4)： 52-54.

[2] 蒙艷瓊. 水利工程檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策[J]. 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)， 2009(S1)：209-210.

[3] 尚文. 淺析如何做好在建水利工程檔案管理工作[J]. 新疆水利， 2008(4)： 57-58.

Onimportanceofwaterconservancyengineeringarchivesmanagement

YUAN Shuying

(XinjiangYiliRiverBasinDevelopmentandConstructionAdministration,Urumqi830000,China)

Water conservancy engineering achieves are direct records in the process of water conservancy engineering construction. The whole process of engineering construction is actually reflected. It has important significance on engineering construction and acceptance operation. However, engineering site construction is focused mainly in current reality work, and archives management work is always not focused. In the paper, the importance of archives management work is described briefly. It is expected that all parties of water conservancy engineering construction can attach great importance to engineering achieves. File management work can be strengthened.

hydraulic engineering; archives management; quality; importance

TV554

：B

：1005-4774(2017)09-0055-03

10.16616/j.cnki.11- 4446/TV.2017.09.014