實現(xiàn)辦文、辦事、辦會的業(yè)務聯(lián)動

肖俊龍

隨著互聯(lián)網應用的逐步深入，企業(yè)辦公系統(tǒng)建設正進入業(yè)務協(xié)同化、管理社交化的階段。如何在辦公系統(tǒng)中利用互聯(lián)網技術，融入互聯(lián)網思維，為管理帶來新的提升，是企業(yè)管理者必須認真思考的問題。某大型軍工企業(yè)集團從與企業(yè)日常辦公聯(lián)系最緊密的業(yè)務入手，逐漸實現(xiàn)了辦文、辦會、辦事業(yè)務的一體化協(xié)同管理，其經驗非常值得借鑒。

轉變管理模式

某大型軍工企業(yè)集團自2015年初開始進行一體化信息化建設規(guī)劃，設定六大建設目標，計劃在10年內逐步建成一體化的集團綜合辦公管理平臺。該集團的六大建設目標中，第一個目標就是建成辦文、辦會、辦事、監(jiān)控一體化管控平臺。值得一提的是，該集團所屬二級成員單位和三級公司超過240家，分布近20個省市區(qū)，業(yè)務覆蓋軍民用大型電子信息系統(tǒng)的工程建設，以及重大裝備、通信與電子設備、軟件和關鍵元器件的研制、生產等領域。

在此之前，該集團已經擁有較好的信息化基礎：搭建了協(xié)同辦公基礎平臺，能夠支撐流程管理、用戶管理、框架管理、組織機構管理和角色管理，并提供統(tǒng)一的表單框架和操作體驗，固化了領導日程、外出登記、網站發(fā)布、人員變更、輸入輸出、行政辦公和計算機類等審批業(yè)務，以及集團收文、發(fā)文、簽報、信息專報、工作要情和會議紀要等公文業(yè)務。

由此可見，針對文、會、事業(yè)務，此前該集團僅實現(xiàn)了公文管理的信息化，而對集團重要會議管理和以會議決議為核心的集團重要事項辦理過程缺少有效監(jiān)控。這導致該集團的日常辦公存在很多問題，歸納起來主要包括以下幾個方面：

第一，沒有建立事項之間的關聯(lián)關系。同一事項可能分別出現(xiàn)在公文、會議和督辦管理業(yè)務中，但是信息相互孤立，沒有建立事項之間的關聯(lián)關系，不利于從整體掌控事項的前因后果。

第二，對決議事項的執(zhí)行缺乏監(jiān)控。難以對集團重要會議的議題收集和會議召開過程進行規(guī)范化管理，對決議事項在會后的執(zhí)行情況缺少監(jiān)控。

第三，難以實現(xiàn)公文辦理的過程管理。在公文管理方面，該集團僅僅實現(xiàn)了文件的規(guī)范管理，但對公文包含的具體事務的辦理過程缺乏量化和跟蹤。

第四，督辦事項重復交叉。不同事項由不同責任部門負責督辦。對于督辦部門來說，任務來源不統(tǒng)一，督辦事項重復、交叉現(xiàn)象嚴重，難以提高工作效率。

第五，缺少有效的工具支撐對事項的辦理進行跟蹤。缺少一體化、關聯(lián)化、可視化的工具作為支撐，該集團難以對事項的辦理情況進行實時的監(jiān)控。

第六，缺乏文件的溝通和反饋通道。此前該集團通過傳統(tǒng)的郵件和電話的方式下發(fā)文件和計劃，收取下屬單位提交的文件辦理情況，缺乏溝通和反饋的通道。

可見，該集團的會議及督辦管理業(yè)務已面臨諸多挑戰(zhàn)。與此同時，該集團已有的信息化基礎幫助企業(yè)成員建立了良好的信息化意識，促使管理層迫切需要通過信息化建設轉變管理模式。經過謹慎選型，該集團決定選擇北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）來幫助他們建設文會事一體化信息系統(tǒng)。

以事務為驅動的設計理念

某大型軍工企業(yè)集團本次信息化項目建設的目標，是在現(xiàn)有辦公平臺基礎上，以信息化建設規(guī)劃為指導，遵循集團總部業(yè)務管理理念，梳理各職能部門的業(yè)務主線和業(yè)務關聯(lián)點，構建涵蓋公文管理、會議管理和事項督辦管理的文會事一體化信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對公文事項辦理的過程管理、對會議管理業(yè)務管理的標準化、對重要工作任務執(zhí)行的統(tǒng)一管控，實現(xiàn)辦文、辦事、辦會的業(yè)務聯(lián)動，助力辦公管理的提升。

建設目標確定以后，慧點科技項目組首先進行需求調研。需求調研內容主要包括公文管理、會議管理和任務督辦管理三大部分。其中，在公文管理方面，由于業(yè)務邏輯和業(yè)務流程已經通過公文管理系統(tǒng)得到固化，因此項目組主要梳理并建立公文與議題上會和公文事項督辦之間的業(yè)務關聯(lián)；會議管理的需求調研主要包括集團重要會議的會前議題提報與材料準備、會議的發(fā)起與會中決策，以及會后紀要溝通與發(fā)布等內容；任務督辦管理涵蓋集團重要工作事項的執(zhí)行和監(jiān)督。由于不同來源和類型的事項由不同的部門負責，而管理模式不盡相同，且事項之間存在關聯(lián)、交叉的情況，因此要在業(yè)務規(guī)則上進行梳理和規(guī)范，并在制度上給予確立，否則合理的設計就無從談起。

在完成以上三塊相對獨立的業(yè)務的調研基礎上，項目組重點對業(yè)務之間的關聯(lián)關系進行梳理。經過梳理，項目組主要發(fā)現(xiàn)以下關聯(lián)關系：集團收文和集團簽報事項經領導批示后需要上會討論，文件就轉為待上會的議題；會議召開后，會議決議一般需要以正式公文的形式進行紀要發(fā)文，同時將決議事項納入集團會議決議事項以進行督辦管理；有些收文事項需要直接進行辦理，并在辦理完成后進行發(fā)文批復；針對不同來源和類型的事項的管理模式不同，并存在包含和相互轉換的關系。這些業(yè)務關聯(lián)關系形成了文會事一體化業(yè)務的核心脈絡，構成了主要的業(yè)務處理場景。

在傳統(tǒng)辦公自動化管理中，企業(yè)重要業(yè)務流程的流轉基本上是依靠公文流轉來實現(xiàn)的。公文流轉主要包括以收文獲悉事項，以簽匯報了解辦理情況，以發(fā)文通知決策事項。這種方式難以對業(yè)務處理對象進行有效管理，即無法逐一對文件承載的事項本身進行全程跟蹤，也就是說無法實現(xiàn)對事務的端到端閉環(huán)跟蹤，導致在文件流轉過程中常常出現(xiàn)事項的來龍去脈信息丟失的情況。因此，文會事一體化管理提出傳統(tǒng)的以公文驅動的管理方式要向以事務為驅動的管理方式轉變，建立從事項的產生，到事項的跟蹤（監(jiān)控、報告），再到事項的關閉的業(yè)務鏈，將事項的詳細辦理過程放到系統(tǒng)中進行管理。這樣，公文與會議決議、領導交辦、重點計劃等一樣，變成了事務的一個來源，事務成為貫穿整個業(yè)務的主線。

在以事務為驅動的設計理念中，事項督辦的管理模式也發(fā)生了相應的變化：事項管理從以往的同一事項的處理流程獨立于公文、會議、督辦等相對獨立的業(yè)務模塊中，轉變?yōu)楝F(xiàn)在的形成涵蓋事前來源管理、事中執(zhí)行管理和事后數(shù)據分析的事項督辦全生命周期管理。

在此基礎上，項目組建立了主要分為表現(xiàn)層、應用層和平臺支撐層三層的系統(tǒng)功能架構：

·表現(xiàn)層：根據用戶的關注點的不同，提供能夠滿足管控要求的個性化界面，建立與其他業(yè)務系統(tǒng)的統(tǒng)一的入口，從而提升系統(tǒng)的易用性。

·應用層：提供全面的文會事一體化業(yè)務邏輯支撐，固化業(yè)務過程并建立業(yè)務關聯(lián)關系，從而提升管控效率和管理效果，為企業(yè)決策提供支撐。

·平臺支撐層：基于成熟的應用支撐平臺（Indi. Platform），實現(xiàn)不同業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成，包括待辦提醒、單點登錄、用戶同步等，并提供基礎的系統(tǒng)功能。

支撐事項的生命周期管理

文會事一體化管理解決方案幫助該集團的不同職位的員工輕松應對所面臨的管理挑戰(zhàn)。對高層決策者而言，通過系統(tǒng)能夠體系化、實時地掌控企業(yè)的各類重點事項的情況，從而提升整體決策效率，保障事項落實，并借助全面的統(tǒng)計分析結果助力科學決策；對于中層管理者而言，系統(tǒng)有效支撐了事項的全生命周期管理，從而改進督辦方式，提高督辦效率。與此同時，系統(tǒng)還提供數(shù)據自動匯總、統(tǒng)計等功能，助力中層管理者輕松撰寫報告。對普通的業(yè)務人員而言，系統(tǒng)所支撐的事項生命周期管理和業(yè)務協(xié)作，能夠讓他們統(tǒng)籌辦理不同來源和類型的督辦事項。

某大型軍工企業(yè)集團文會事一體化管理信息化項目的成功案例，為其他集團型企業(yè)提升文會事業(yè)務管理水平提供了很好的借鑒。具體來說，該集團的以下三點經驗非常值得借鑒：第一，制定有層次的信息化建設規(guī)劃，建立自上而下的明確的建設目標；第二，建立明確的管理制度，為業(yè)務梳理提供依據；第三，將先進的管理理念和管理現(xiàn)狀相結合，這樣既能提升管理水平，又能順利落地全新的管理模式。

總而言之，文會事一體化管理是企業(yè)綜合辦公管理發(fā)展至業(yè)務協(xié)同化、管理社交化階段的一種體現(xiàn)。不拘泥于固有的業(yè)務形態(tài)，從用戶的角度去探尋更加符合實際需求的管理辦法，構建完善的辦公生態(tài)和平臺，形成高效的溝通協(xié)作方式，讓協(xié)同辦公真正簡化辦公業(yè)務，是互聯(lián)網大潮下協(xié)同辦公的發(fā)展方向。