疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用研究

(東營(yíng)市疾病預(yù)防控制中心 山東 東營(yíng) 257091)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用研究

邵文紅

(東營(yíng)市疾病預(yù)防控制中心 山東 東營(yíng) 257091)

疾病預(yù)防控制中心在人們的健康與安全方面起著十分重要的作用。檔案管理和檔案利用作為疾控中心日常工作中的核心環(huán)節(jié)，屬于一項(xiàng)主要的基礎(chǔ)性工作?，F(xiàn)如今，在開(kāi)展檔案管理和檔案利用的實(shí)際工作過(guò)程中仍然存在著較多的問(wèn)題。基于此，文中重點(diǎn)研究了疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用。

疾病預(yù)防控制中心；檔案管理；檔案利用

我國(guó)的各種疾控中心是國(guó)家體系中的職能部門(mén)，不僅負(fù)責(zé)群體預(yù)防的工作，而且也肩負(fù)著監(jiān)測(cè)、分析和防治各種疾病的職責(zé)。在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中，建立了較多的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，然而一旦未采取合理有效的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅可能使大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生流失，而且也無(wú)法將這些檔案加以充分利用。由此可見(jiàn)，疾控中心的檔案管理工作屬于衛(wèi)生防疫工作中的主要環(huán)節(jié)。

一、疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理原則

疾病預(yù)防控制中心檔案主要分為兩種類(lèi)型，一種是由日常往來(lái)的各類(lèi)行政文件組成的檔案，另外一種是各個(gè)業(yè)務(wù)科室通過(guò)工作積累而構(gòu)成的業(yè)務(wù)檔案。然而，上述檔案的兩極管理主要指基于疾病預(yù)防控制中心檔案工作管委會(huì)的共同領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)防疫業(yè)務(wù)構(gòu)成的技術(shù)檔案進(jìn)行站級(jí)管理與科級(jí)管理，其主要內(nèi)容體現(xiàn)如下：

首先是把疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案列為中心檔案工作管理機(jī)制，與其它類(lèi)別的檔案相同，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)該由中心檔案工作管委會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具體的組織落實(shí)工作要由中心檔案室來(lái)負(fù)責(zé)。其次，把業(yè)務(wù)檔案劃分成兩級(jí)，即中心檔案和科級(jí)檔案。然而，在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中所建立的一些疾病防治和衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案可以被劃分成中心與科級(jí)業(yè)務(wù)檔案。再次，中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理。只要是列入到中心級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，均應(yīng)該由各個(gè)科室的檔案員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和立卷，并做好定期的歸檔工作，提交給中心檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保存并供日后使用。最后，科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理。只要是列入到科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，就應(yīng)該由各科對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案的收集、整理和立卷交由各個(gè)科室的兼職檔案員來(lái)負(fù)責(zé)，同時(shí)還負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的保管與利用[1]。

二、明確中心級(jí)和科級(jí)檔案的范圍

中心級(jí)、科級(jí)檔案都各自具有不同的范圍與界限，對(duì)中心級(jí)檔案進(jìn)行劃分時(shí)應(yīng)該遵循整體性、綜合性、分析性和研究性的原則，也就是需要把能夠體現(xiàn)出重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作整體水平的材料和基于基礎(chǔ)監(jiān)測(cè)而建立的綜合性、分析性并且學(xué)術(shù)價(jià)值較高以及保管時(shí)間較長(zhǎng)的材料歸為中心級(jí)檔案，從而有利于保證中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案可以全方位地體現(xiàn)和概括機(jī)構(gòu)本身的業(yè)務(wù)工作與工作水平。

(一)中心級(jí)檔案的劃分范圍。首先是業(yè)務(wù)工作方面的相關(guān)法律規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方法的研究檔案，分別為相關(guān)證書(shū)、研究報(bào)告、編寫(xiě)和制定說(shuō)明以及驗(yàn)證報(bào)告單。其次是年度或者是跨年度的法律規(guī)定的傳染病、地方病以及中小學(xué)常見(jiàn)病等防治方案和總結(jié)、分析疫情流行病學(xué)和估測(cè)疫情流行動(dòng)向等。再次，總結(jié)和分析年度或者是跨年度的衛(wèi)生監(jiān)測(cè)。最后，同重大事故、疫情蔓延以及中毒調(diào)查處理相關(guān)的資料，主要指全面分析和總結(jié)調(diào)查報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄以及行政處罰材料。另外，還包括專(zhuān)題調(diào)查、各種業(yè)務(wù)工作的月報(bào)與年報(bào)統(tǒng)計(jì)以及在省市級(jí)期刊上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文[2]。

(二)科級(jí)檔案的劃分范圍。首先，在常規(guī)的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，中心級(jí)直接建立了針對(duì)于服務(wù)主體的檔案，通常情況下，不容易明確材料的保管時(shí)間，應(yīng)該隨著所提供服務(wù)的企業(yè)生死存亡來(lái)進(jìn)行確定，并且一些材料還由于工作需求每年都會(huì)增加補(bǔ)充，因此，以便于科級(jí)保存。其次，日常衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料。主要包括所管轄的區(qū)域與監(jiān)測(cè)點(diǎn)或者是直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料、監(jiān)測(cè)記錄、小結(jié)、報(bào)告以及控制結(jié)果等。再次，普通的違法案例、疫情和污染事故，食物中毒的調(diào)查處理材料，主要指?jìng)€(gè)案調(diào)查表、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查筆錄、人員錄制和訪(fǎng)問(wèn)記錄、檢驗(yàn)結(jié)果以及處理報(bào)告等。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用的現(xiàn)狀

(一)工作流程不具有科學(xué)合理性。當(dāng)前，對(duì)于疾病預(yù)防與控制檔案管理來(lái)說(shuō)，我國(guó)還尚未出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的法律法規(guī)，大多數(shù)疾控中心也未建立健全檔案管理與利用體制，開(kāi)展常規(guī)工作時(shí)并未制定出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程，隨意對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和保管，從而不利于后續(xù)的檔案更新與檔案利用工作的開(kāi)展[3]。

(二)檔案利用屬于檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。就一些已經(jīng)設(shè)置檔案室和建立健全檔案管理機(jī)制的疾控中心而言，仍然存在著檔案利用率較低的問(wèn)題。檔案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人員并未認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及其具有的現(xiàn)實(shí)意義，沒(méi)有做到經(jīng)常翻閱檔案，從而造成了資源的閑置與浪費(fèi)。

四、解決疾控中心檔案管理與檔案利用存在問(wèn)題的有效對(duì)策

(一)提高有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。要想使檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平得到提高，就應(yīng)該引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)與醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)的畢業(yè)生，或者是具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員。把崗前培訓(xùn)與上崗后的繼續(xù)教育作為主要工作來(lái)抓。

(二)健全檔案部門(mén)的軟件和硬件設(shè)施。要想做好檔案管理和檔案利用工作，就必然需要投入大量的資金。疾病預(yù)防控制中心一定要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室。按照疾病預(yù)防控制中心的現(xiàn)狀，為了保證檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)安全運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)為其配備完善的軟件和硬件設(shè)施。

(三)構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作流程。疾控中心有必要建立健全檔案管理與檔案利用體系，就常規(guī)工作而言，比方說(shuō)，檔案的分類(lèi)、保管和記錄等，一定要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)融進(jìn)生活中的各個(gè)方面，因此，檔案管理與檔案利用工作也應(yīng)該構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。手工檔案管理普遍具有花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、工作效率低和檔案利用不方便等問(wèn)題，然而，信息化管理可以打破傳統(tǒng)手工檔案管理的各種束縛，從而使檔案管理與利用的效率得到了大大地提高[4]。

(四)加強(qiáng)對(duì)檔案的合理利用。檔案管理工作所體現(xiàn)出來(lái)的最后價(jià)值就是被相關(guān)人員加以合理利用。然而，當(dāng)前疾控中心的檔案利用率并不是很高，大多數(shù)檔案室只是一個(gè)擺設(shè)。要想有效的解決此問(wèn)題，就應(yīng)該要求檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理時(shí)做到精準(zhǔn)化和專(zhuān)業(yè)化，這樣可以符合人員方面的使用需求。其次，單位必須大力宣傳檔案具有的隱藏價(jià)值，鼓勵(lì)中心工作人員對(duì)檔案資源加以充分利用，促使其意識(shí)到檔案工作的重要性。在開(kāi)展日常工作的過(guò)程中，主動(dòng)查閱檔案。最后，檔案管理人員不僅應(yīng)該對(duì)其他工作人員定期組織開(kāi)展培訓(xùn)工作，而且在查閱檔案方面還需要起到指導(dǎo)性的作用[5]。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，疾控中心檔案管理和檔案利用工作是否能夠取得成功，同單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員和檔案使用人員是息息相關(guān)的。疾控中心的檔案既對(duì)單位自身起著較大的推動(dòng)作用，同時(shí)也在全社會(huì)的疾病防控方面起著關(guān)鍵的作用。因此，一定要構(gòu)建完善的疾控中心檔案管理和利用機(jī)制，從而有利于全社會(huì)疾病防治工作的正常開(kāi)展。

[1]尹福順.淺議基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)[J].華章, 2013(22):327-327.

[2]曾瑞蓉.疾病預(yù)防控制中心檔案的信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2014(1S):160-161.

[3]曹思靜.新時(shí)期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].城建檔案, 2015(6):53-54.

[4]段建國(guó), 奚東, 童俏.疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的研究與探討[J].中國(guó)管理信息化, 2017, 20(6):157-158.

[5]莊勇.疾病預(yù)防控制中心檔案管理研究[J].現(xiàn)代交際:學(xué)術(shù)版, 2016(11):254-254.

邵文紅(1968.10-)，女，漢，山東東營(yíng)，檔案館員(中級(jí))，本科，研究方向疾病預(yù)防控制中心、檔案管理。