機(jī)關(guān)后勤采購管理的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析

王雪輝

(核工業(yè)機(jī)關(guān)服務(wù)中心 北京 100822)

?

機(jī)關(guān)后勤采購管理的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析

王雪輝

(核工業(yè)機(jī)關(guān)服務(wù)中心 北京 100822)

采購管理常常是經(jīng)營管理中的薄弱環(huán)節(jié)，也最容易滋生腐敗、發(fā)生經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)或者出現(xiàn)管理漏洞。因此加強(qiáng)采購管理的內(nèi)部控制對促進(jìn)合理采購、滿足經(jīng)營需要、防范采購風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。但采購管理的內(nèi)部控制是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須從采購管理的目標(biāo)出發(fā)，根據(jù)自身的采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理形式等選擇合適的采購管理方式，梳理內(nèi)控流程環(huán)節(jié)、識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向設(shè)計(jì)采購管理組織、制度和流程化控制活動，借助信息化手段，構(gòu)建適合自身特點(diǎn)的采購管理內(nèi)部控制。

機(jī)關(guān)后勤事業(yè)單位通常涉及到辦公物資采購、工程項(xiàng)目采購、物業(yè)服務(wù)采購等。本文僅就機(jī)關(guān)后勤單位采購管理的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分析。

1.采購計(jì)劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能影響單位后勤服務(wù)的及時(shí)性及效果，或?qū)е聠挝毁Y源浪費(fèi)。

機(jī)關(guān)后勤物資采購?fù)ǔ０ǖ椭狄缀钠?、設(shè)備、物業(yè)服務(wù)等。機(jī)關(guān)后勤事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專職或兼職采購辦公室作為采購的日常管理機(jī)構(gòu)，每年根據(jù)機(jī)關(guān)各部門實(shí)際需求及以前年度使用情況編制下一年度采購預(yù)算，經(jīng)審核通過后，納入預(yù)算執(zhí)行審批程序。

2.忽視采購申請工作，可能導(dǎo)致單位內(nèi)部未就采購事項(xiàng)達(dá)成一致意見的情況下盲目進(jìn)行業(yè)務(wù)談判、合同談判、合同擬定等工作，造成談判結(jié)果不符合單位利益，工作反復(fù)，人力資源浪費(fèi)，工作進(jìn)度拖延。

采購申請應(yīng)由需求部門提出，明確采購事項(xiàng)、數(shù)量、金額等，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購辦公室。由采購辦公室審核采購事項(xiàng)是否必要、是否影響年度采購預(yù)算控制總額。對于影響年度預(yù)算控制總額的事項(xiàng)，必須先執(zhí)行預(yù)算調(diào)整程序后方可實(shí)施采購。

3.采購方式不合理，可能導(dǎo)致單位不能在合理范圍內(nèi)做出供應(yīng)商與采購價(jià)格的最優(yōu)選擇；或選擇成本與采購事項(xiàng)重要性不符。

機(jī)關(guān)后勤事業(yè)單位采購方式通常分為詢價(jià)采購、招標(biāo)采購及競爭性談判。

詢價(jià)采購方式適用于：

1)低值易耗品采購；

2)技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)較統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小，潛在供應(yīng)商有三家及以上的：

3)緊急采購，指在抗災(zāi)搶險(xiǎn)、突發(fā)事件應(yīng)對或上級臨時(shí)安排的重要活動籌備等緊急狀況下，為完成急迫任務(wù)而進(jìn)行的采購(不包括庫存管理范圍內(nèi)物資采購)，可簡化采購程序，但應(yīng)確保采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不降低。

招標(biāo)采購方式適用于：

1)重要設(shè)備、材料等貨物的采購，單項(xiàng)合同估算價(jià)在100萬元以上的；

2)物業(yè)服務(wù)的采購，單價(jià)合同估算價(jià)在50萬元以上的；

3)施工單項(xiàng)合同估算價(jià)在200萬元以上的。

競爭性談判方式適用于：

1)技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；

2)招標(biāo)應(yīng)答供應(yīng)商不足三家的，可針對兩家供應(yīng)商進(jìn)行競爭性談判。

4.未按規(guī)定的方法和程序組織詢價(jià)，可能導(dǎo)致詢價(jià)結(jié)果不公允，結(jié)果與預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)不符。

采購辦公室應(yīng)針對采購計(jì)劃中的采購事項(xiàng)進(jìn)行市場調(diào)研，選擇三家及以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，并對供應(yīng)商資質(zhì)審查，資質(zhì)審查包括但不限于基本情況、資信情況、供貨能力、售后服務(wù)能力、質(zhì)保能力、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證及增值稅一般納稅人資格等，資質(zhì)審查相關(guān)資料由采購組備案保存。對于零星采購，可采用口頭詢價(jià)，并對供應(yīng)商報(bào)價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄。根據(jù)調(diào)研結(jié)果填寫采購審批單，明確采購事項(xiàng)、數(shù)量、金額預(yù)算、采購方式等，后附詢價(jià)結(jié)果報(bào)告，并提出供應(yīng)商遴選建議，由獨(dú)立詢價(jià)人員的價(jià)格稽核人員對采購價(jià)格進(jìn)行稽核。紀(jì)檢人員對采購方式是否合理、采購程序是否規(guī)范、采購稽核工作是否到位等審核后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可組織簽訂合同或框架協(xié)議。

5.未編制招標(biāo)文件，或評標(biāo)方式、程序不當(dāng)，可能導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果有失公正或中標(biāo)人并非符合招標(biāo)要求的最佳選擇，招標(biāo)結(jié)果偏離預(yù)期目標(biāo)。

對于維修改造、項(xiàng)目施工的采購，采購人員需編制招標(biāo)方案，明確招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、招標(biāo)組織形式及機(jī)構(gòu)設(shè)置等內(nèi)容。并按照審批通過的招標(biāo)方案牽頭成立項(xiàng)目管理工作組，作為招標(biāo)組織管理機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目管理工作組可由采購人員、紀(jì)檢人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，具體負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件、審查招標(biāo)文件及評標(biāo)結(jié)果。評標(biāo)結(jié)束后，項(xiàng)目管理工作組審核備案并向投標(biāo)人發(fā)送中標(biāo)通知書。繼而采購人員與中標(biāo)方談判并簽訂采購合同。

6.競爭性采購談判管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致在談判中處于被動或?qū)τ诤贤瑯?biāo)的細(xì)節(jié)約定模糊，影響采購質(zhì)量。

采購辦公室應(yīng)委派3人以上單數(shù)專業(yè)人員作為競爭性談判代表，紀(jì)檢人員應(yīng)作為其中代表參與談判。競爭性談判文件，應(yīng)明確談判程序、談判內(nèi)容、技術(shù)要求、合同條款、評審標(biāo)準(zhǔn)和方法等事項(xiàng)，由采購辦公室選擇供應(yīng)商發(fā)出文件。談判代表按規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)拆封供應(yīng)商提交的密封報(bào)價(jià)文件，逐一與各供應(yīng)商進(jìn)行談判，針對談判情況進(jìn)行記錄，由談判代表全體人員簽字確認(rèn)。繼而采購人員組織與中標(biāo)方談判并簽訂采購合同。

7.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、程序不規(guī)范，驗(yàn)收異常情況處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致賬實(shí)不符，造成單位經(jīng)濟(jì)損失或影響相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)行。

對于入庫類物資：庫管人員負(fù)責(zé)對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，根據(jù)采購申請進(jìn)行驗(yàn)查，無誤后，由庫管人員填寫入庫單并簽字確認(rèn)，入庫單的內(nèi)容包括但不限于物資型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、隨機(jī)配件、資料等。

對于非入庫類物資：采購人員及需求部門負(fù)責(zé)對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，無誤后，由驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收單并簽字確認(rèn)。

驗(yàn)收不合格時(shí)，采購人員負(fù)責(zé)與供貨方聯(lián)系，并辦理退換貨相關(guān)事宜。

8.付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致單位資金損失或信用受損。

物資驗(yàn)收無誤后，采購人員應(yīng)填寫《預(yù)算經(jīng)費(fèi)支出憑單》，后附采購發(fā)票、采購合同、《采購審批單》、入庫單、驗(yàn)收單等。支付審核應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備；支付申請的權(quán)限、程序是否正確；支付方式是否妥當(dāng)；發(fā)票是否真實(shí)，供貨方名稱、數(shù)量及金額是否與采購合同及入庫單據(jù)一致等。對于未通過審核的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)予以退回。

9.未對合作供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，可能導(dǎo)致不能及時(shí)根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營情況、服務(wù)范圍的變化或?qū)嶋H履約情況進(jìn)行更新，造成供應(yīng)商選擇失誤。

采購辦公室應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門和使用部門收集供應(yīng)商信息，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)商售后服務(wù)能力等，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)。對于不合格的供應(yīng)商，由采購組將其納入黑名單，以后年度采購不予納入供應(yīng)商選擇范圍。

10.未建立采購業(yè)務(wù)后評估制度，可能導(dǎo)致無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購管理中的薄弱環(huán)節(jié)，影響持續(xù)優(yōu)化。

每年年末，采購辦公室應(yīng)對采購需求計(jì)劃、采購渠道、采購價(jià)格、采購質(zhì)量等采購供應(yīng)活動進(jìn)行年度綜合分析，出具采購工作總結(jié)報(bào)告，完善采購業(yè)務(wù)中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購管理流程。

就采購管理而言，一方面，我國制定《中國人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中國人民共和國政府采購法》等外部法律法規(guī)給予強(qiáng)制性要求；另一方面，采購質(zhì)量、進(jìn)度、價(jià)格直接影響后勤事業(yè)單位對機(jī)關(guān)服務(wù)保障的效果。所以，我們通過分析機(jī)關(guān)后勤事業(yè)單位采購管理中的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，編制科學(xué)合理合法合規(guī)的采購計(jì)劃，按照批復(fù)的額度和開支范圍執(zhí)行采購，嚴(yán)格關(guān)鍵領(lǐng)域采購的不相容職責(zé)分離，規(guī)范采購程序。保證采購業(yè)務(wù)既能滿足運(yùn)營管理需要，又不造成庫存積壓，資源浪費(fèi)；既符合國家相關(guān)法律法規(guī)、上級單位要求以及單位內(nèi)部規(guī)章制度，又能實(shí)現(xiàn)防范舞弊腐敗的目標(biāo)；最終確保機(jī)關(guān)后勤事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)、保障的運(yùn)營目標(biāo)。