ERP系統(tǒng)下對(duì)電力企業(yè)財(cái)務(wù)管理的認(rèn)識(shí)

(中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院 上海 200072)

ERP系統(tǒng)下對(duì)電力企業(yè)財(cái)務(wù)管理的認(rèn)識(shí)

衛(wèi)虞清

(中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院上海200072)

隨著時(shí)代的高速發(fā)展，國(guó)內(nèi)電力市場(chǎng)逐漸飽和，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)漸漸難以支持電力企業(yè)不斷向國(guó)外擴(kuò)大規(guī)模的想法，擺在眼前的一條路就是尋找更完善有效的方式，改變老觀念老思想，重新以新的姿態(tài)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，這時(shí)就需要引進(jìn)不同的管理方法，而ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)，恰恰解決了這種困境，可以優(yōu)化企業(yè)資源以及管理流程，從而使電力企業(yè)不會(huì)被時(shí)代的潮流淹沒(méi)。

一、ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介

(一)含義

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning)的簡(jiǎn)稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，更是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實(shí)時(shí)信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

(二)特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)利用信息技術(shù)的手段，將先進(jìn)的管理思想融于其中，優(yōu)化了現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式，反映了企業(yè)對(duì)于合理調(diào)配資源的要求，優(yōu)化企業(yè)的資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。ERP系統(tǒng)特點(diǎn)之一便是整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，比傳統(tǒng)單一的系統(tǒng)更具功能性。它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊，以達(dá)到效率化經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)。其次，使用提取數(shù)據(jù)十分便捷，在整合的環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的信息透過(guò)系統(tǒng)可在企業(yè)任一時(shí)間任一地方取得與應(yīng)用。

二、ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)的影響

(一)優(yōu)勢(shì)

1.改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)記賬模式。采用傳統(tǒng)記賬模式，財(cái)務(wù)人員的工作很大程度上被束縛在處理日常記賬事務(wù)中，一般都只是進(jìn)行機(jī)械式的操作，通過(guò)原始憑證編制記賬憑證最終進(jìn)行報(bào)表編制，只是完成了從手工到電算化的轉(zhuǎn)變，雖然節(jié)約了時(shí)間，但缺乏對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程發(fā)展與各個(gè)環(huán)節(jié)的把控，難以參與管理。而在ERP系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)人員可以從單純記賬中脫離出來(lái)，但是可以掌握某一業(yè)務(wù)在企業(yè)中完整的流轉(zhuǎn)情況，業(yè)務(wù)流資金流更加清晰可見(jiàn)，財(cái)務(wù)的重點(diǎn)也可從會(huì)計(jì)核算向財(cái)務(wù)管理偏移。一旦財(cái)務(wù)管理成為重心，通過(guò)更準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也有很大幫助。還有一點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員也可通過(guò)這種方式參與進(jìn)企業(yè)管理中，能夠調(diào)動(dòng)起員工積極性，使其對(duì)企業(yè)更有歸屬感，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。

2.數(shù)據(jù)范圍廣且時(shí)效性強(qiáng)。ERP系統(tǒng)兼顧了幾大模塊，包括物資模塊、項(xiàng)目模塊、合同模塊、財(cái)務(wù)模塊等等，而所有模塊中的數(shù)據(jù)最終都要匯集到財(cái)務(wù)模塊，因此使用ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員可以掌握更全面的信息，不單單是數(shù)字而已。其次，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式只有在最終收到原始憑證時(shí)才能知曉到底發(fā)生了什么，而ERP系統(tǒng)使信息明朗化，在每個(gè)模塊每個(gè)階段都能以信息化的方式展現(xiàn)出來(lái)，不會(huì)出現(xiàn)信息滯后的情況，保證信息的及時(shí)性與有效性。

3.預(yù)算控制更為準(zhǔn)確。預(yù)算管理作為ERP財(cái)務(wù)管理體系中的核心模塊，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的重要工具，他的目的是為了實(shí)現(xiàn)資源的合理有效配置。將未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)全面生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃，目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和目標(biāo)的資源以數(shù)字的形式系統(tǒng)反映處理，ERP系統(tǒng)的實(shí)施就是將財(cái)務(wù)控制方法與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。全面預(yù)算管理是企業(yè)績(jī)效管理面向管理層，決策層的管理軟件的制高點(diǎn)，可以上升到戰(zhàn)略層面。

4.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，改變組織結(jié)構(gòu)，管理更有成效。ERP系統(tǒng)中運(yùn)用之初的業(yè)務(wù)流程梳理有利于對(duì)當(dāng)前企業(yè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成了企業(yè)內(nèi)外信息的集成平臺(tái)，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理數(shù)據(jù)的共享。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理，減少了部門間的信息傳遞和信息的重復(fù)錄入，有效提高流程處理效率。企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，高層管理人員通過(guò)ERP系統(tǒng)能隨時(shí)了解產(chǎn)、供、銷、財(cái)務(wù)、人力資源等各個(gè)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的實(shí)時(shí)信息，拓展了視野，加大了管理效用范圍，增強(qiáng)了管理效率。

三、劣勢(shì)

(一)財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)不到位

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用離不開(kāi)員工的參與，而員工只有通過(guò)完備的培訓(xùn)，才能掌握ERP系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)精通財(cái)務(wù)的人才可能并不少見(jiàn)，但是精通財(cái)務(wù)之外又能夠掌握ERP系統(tǒng)的知識(shí)，將兩者融會(huì)貫通的人才卻是十分稀缺的，需要企業(yè)花力氣培養(yǎng)。

(二)信息安全的保證

ERP系統(tǒng)一定是基于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)以及互聯(lián)網(wǎng)才能實(shí)現(xiàn)的，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的依賴性較強(qiáng)，這就代表著網(wǎng)絡(luò)一旦失效，許多工作將無(wú)法進(jìn)行，對(duì)財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，如果月底年底結(jié)賬時(shí)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常，無(wú)疑是很大的打擊，對(duì)出具報(bào)表的速度與質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生巨大的考驗(yàn)。而且，如何保證這些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳遞中的安全，更是企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)是必須要著重思考的問(wèn)題，這些細(xì)節(jié)不容有失。

(三)對(duì)前端數(shù)據(jù)要求很高

在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)常常是互相獨(dú)立的，具有邏輯關(guān)系的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被分割在不同的信息孤島上，可能發(fā)生財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)對(duì)不上賬的事。在應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，通過(guò)信息共享的方式，將業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)的傳送至財(cái)務(wù)手中，財(cái)務(wù)將處理結(jié)果及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)人員。這一來(lái)一回之間，首先就要求業(yè)務(wù)部門在錄入基本信息時(shí)保證正確，牽一發(fā)而動(dòng)全身，若是各模塊之間的銜接不到位，前端工作不熟練，會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量造成不小影響，既浪費(fèi)人工又缺乏效率，更是得不償失。

四、電力企業(yè)如何運(yùn)用ERP系統(tǒng)提高財(cái)務(wù)管理

(一)嚴(yán)格的資金管理過(guò)程

發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，利用信息化的手段實(shí)時(shí)監(jiān)控各部門的資金使用情況，對(duì)資金流進(jìn)行集中管理與把控。加強(qiáng)資金管理，不僅僅是做賬，統(tǒng)計(jì)，結(jié)算，必須把資金管理滲透至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的每一環(huán)節(jié)，從企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的規(guī)劃直至對(duì)外洽談合同、收取訂單，都必須認(rèn)真考慮企業(yè)的財(cái)務(wù)盈利能力，保證企業(yè)的最大效益。ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行優(yōu)化，使業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)部門的距離縮短，使財(cái)務(wù)能夠做好資金及付款計(jì)劃，有效減少漏洞，加速資金流動(dòng)，降低人為控制的難度及隨意性。

(二)有效的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制

信息化提高了企業(yè)的管理水平，通過(guò)對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)能夠快速反饋給決策者，避免因信息不流暢不及時(shí)出現(xiàn)的決策失誤。實(shí)際工作中，通過(guò)供應(yīng)商和客戶對(duì)應(yīng)收、預(yù)收、應(yīng)付、預(yù)付賬款的總賬操作及核算管理，針對(duì)不同類型，不同賬期的往來(lái)款項(xiàng)收付，可以通過(guò)經(jīng)濟(jì)法律業(yè)務(wù)與ERP的融合以及各類審批制度能夠使其風(fēng)險(xiǎn)降低到能控、可控、再控的程度。

(三)針對(duì)性的財(cái)務(wù)ERP培訓(xùn)

通過(guò)ERP培訓(xùn)，員工能夠了解到企業(yè)先進(jìn)的管理理念，同時(shí)也是對(duì)員工素質(zhì)的提升。ERP系統(tǒng)也是一個(gè)不斷升級(jí)的系統(tǒng)，員工需要通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)，不斷地分析與思考才能跟得上系統(tǒng)的更新。在使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，員工團(tuán)體將自動(dòng)地轉(zhuǎn)變成一個(gè)學(xué)習(xí)型的組織。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，要向既有財(cái)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)，又能熟練操作掌握ERP系統(tǒng)的專業(yè)人士發(fā)展，最終成為財(cái)務(wù)管理與信息技術(shù)雙面發(fā)展的人才，這樣才能最好ERP系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)管理。

五、結(jié)語(yǔ)

ERP系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)工程，而不是一般意義上的企業(yè)管理信息系統(tǒng)工程或者是企業(yè)信息化建設(shè)工程，這是因?yàn)檎麄€(gè)管理系統(tǒng)不但基于ERP、系統(tǒng)工程和信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的思想、原理和方法，而且還從本質(zhì)上充分地體現(xiàn)了企業(yè)應(yīng)用ERP與開(kāi)展企業(yè)管理創(chuàng)新、推進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化和提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的必然關(guān)系。企業(yè)只有建立起這樣的快速反應(yīng)、高效的管理系統(tǒng)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展。

衛(wèi)虞清(1992.04-)，女，上海，中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院，會(huì)計(jì)初級(jí)職稱，學(xué)士，研究方向ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的認(rèn)識(shí)與應(yīng)用。