淺談市級農(nóng)科院的科研檔案與管理

張成舜，吳 鵬，舒忠旭

(四川省達(dá)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院,四川 達(dá)州 635000)

淺談市級農(nóng)科院的科研檔案與管理

張成舜，吳 鵬，舒忠旭

(四川省達(dá)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院,四川 達(dá)州 635000)

本文闡述了市級農(nóng)業(yè)科研檔案在促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技持續(xù)創(chuàng)新，支撐區(qū)域農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，推動特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大，豐富國家檔案資源信息等方面作用明顯。市級農(nóng)業(yè)科研檔案的現(xiàn)狀是工作有所加強(qiáng)，重視不夠；檔案信息豐富，有待開發(fā)；管理比較完善，還需規(guī)范。通過加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化責(zé)任；創(chuàng)新工作方法，管理規(guī)范；注重資源開發(fā)，提升內(nèi)涵；搞好日常維護(hù)，確保安全等舉措，促進(jìn)市級農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)的發(fā)展。

農(nóng)科院；科研檔案；管理

地市級農(nóng)業(yè)科研院、所(以下簡稱市級農(nóng)科院)是我國基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)和主要的創(chuàng)新成員。據(jù)報道，我國現(xiàn)有市級農(nóng)科院600余所，約占全國農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的55%，因熟悉當(dāng)?shù)刈匀画h(huán)境，了解當(dāng)前生產(chǎn)與農(nóng)民需求，其創(chuàng)新成果實用，技術(shù)指導(dǎo)有效，已成為我國區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展的中堅力量[1]。市級農(nóng)科院在科研活動中形成的各種文字、圖表、聲像等文檔資料(以下簡稱科研文檔)，根據(jù)國家檔案管理規(guī)定，及時歸檔，規(guī)范整理，妥善保存，長期累積，形成了數(shù)量較大，種類繁多，信息豐富，獨(dú)具特色的的農(nóng)業(yè)科研檔案，已成為我國農(nóng)業(yè)持續(xù)創(chuàng)新，農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要資源，也是國家科技檔案信息的主要來源。搞好這些農(nóng)業(yè)科技檔案管理，對于促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長、社會文明進(jìn)步、全面建成小康社會具有重要的意義。

1 市級農(nóng)業(yè)科研檔案的作用

1.1 促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技持續(xù)創(chuàng)新

運(yùn)用已有知識和成果，成為當(dāng)今創(chuàng)新的主要路徑。農(nóng)業(yè)也不例外，農(nóng)業(yè)試驗研究多在自然條件下進(jìn)行，因試驗條件變化莫測，田間管理無法絕對均等，試驗季節(jié)性強(qiáng)和周期較長，形成的研究成果區(qū)域性十分明顯。市級農(nóng)科院分布區(qū)域廣泛，地理條件各異，生態(tài)環(huán)境不同，研究作物較多，在長期的試驗研究中所得到的科技信息，記錄了不同區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展情況，各地農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)驗，多種作物、品種、栽培技術(shù)等生產(chǎn)效果，探索創(chuàng)新多種試驗方法、技巧，積累了諸多經(jīng)驗與智慧。這些科技信息，既是市級農(nóng)科院自身發(fā)展、創(chuàng)新不可缺少的依據(jù)，也是其他農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)借鑒、參考與利用的重要科技資源。

1.2 支撐區(qū)域農(nóng)業(yè)穩(wěn)定發(fā)展

我國幅員遼闊，地形地貌差異較多，相同成果用于不同區(qū)域，其結(jié)果會因地而異，甚至“南橘北枳”。市級農(nóng)科院熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境，了解生產(chǎn)與農(nóng)民需求，其自主創(chuàng)新成果用于當(dāng)?shù)厣a(chǎn)效果明顯；引進(jìn)成果是對當(dāng)?shù)卦囼灲Y(jié)果分析，加以吸收創(chuàng)新或集成創(chuàng)新，既可解決當(dāng)?shù)厣a(chǎn)與農(nóng)民需求，還能提升原創(chuàng)成果的潛在價值，推動農(nóng)業(yè)創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化。因此，市級農(nóng)科院的農(nóng)業(yè)科研檔案，可為各地農(nóng)業(yè)成果的示范展示、培訓(xùn)指導(dǎo)、推廣應(yīng)用等提供適用、有效的支撐技術(shù)，推動我國區(qū)域農(nóng)業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 推動特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大

目前人類利用植物約2000種，國家、省級農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)以研究生產(chǎn)面積大、需求量大的糧油作物為主，對苧麻等小宗作物研究不多或少有涉足。而這些小宗作物在特定區(qū)域種植，因其產(chǎn)量高、品質(zhì)優(yōu)、效益好而成為農(nóng)民增收、消費(fèi)者喜愛的特色作物，而深受地方政府重視。市級農(nóng)科院以服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)為已任，多將地方優(yōu)勢明顯作物作為創(chuàng)新重點，圍繞生產(chǎn)發(fā)展、產(chǎn)品消費(fèi)與產(chǎn)業(yè)壯大，開展良種選育，良法研制，加工技術(shù)或工藝創(chuàng)新，形成的創(chuàng)新成果，成為特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展的支撐技術(shù)，形成的農(nóng)業(yè)科研檔案，既豐富我國植物種質(zhì)資源的研究與創(chuàng)新，又推動農(nóng)業(yè)特色產(chǎn)業(yè)的發(fā)展壯大。

1.4 豐富國家檔案資源信息

市級農(nóng)科院建于上世紀(jì)五六十年代，其前身多從事農(nóng)業(yè)科技工作。因此，保存的農(nóng)業(yè)科研檔案歷史悠久，信息豐富，是研究我國基層農(nóng)業(yè)科技事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要史料；市級農(nóng)科院每年實施多個農(nóng)業(yè)科技項目，形成的科技項目檔案信息，是各級政府、職能部門，開展項目投資績效評價，完善管理辦法，調(diào)整投資方向等重要的真憑實據(jù)；市級農(nóng)科院以農(nóng)業(yè)試驗為主，注重良種選育，技術(shù)創(chuàng)新，成果轉(zhuǎn)化或集成，在成果示范推廣、技術(shù)培訓(xùn)與指導(dǎo)等方面著力較多，與國家級科研機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)研究、省級科研機(jī)構(gòu)的應(yīng)用研究，共同構(gòu)成了我國完整的農(nóng)業(yè)創(chuàng)新體系，成為我國農(nóng)業(yè)科研與生產(chǎn)連接的紐帶，農(nóng)業(yè)成果轉(zhuǎn)化“最后一公里”的橋梁。市級農(nóng)科院的科研檔案成為了國家科技檔案的重要源泉。

2 市級農(nóng)業(yè)科研檔案的現(xiàn)狀

2.1 工作有所加強(qiáng)，重視不夠

我國市級農(nóng)科院創(chuàng)建初期，因設(shè)施條件較差，手段落后，內(nèi)容比較單一，科研管理不夠規(guī)范，產(chǎn)生的科研文檔資料不多，科研檔案管理以收集與保存資料為主；“文革”期間，農(nóng)業(yè)試驗研究幾乎停止，科研檔案更是無人問津；改革開放后，隨著國家對檔案工作的逐漸重視，市級農(nóng)科院加強(qiáng)了科研檔案工作，落實了管理部門，增加了管理人員，建立了管理制度，對科研文檔的形成、收集，歸檔，整理，保存與利用等工作逐漸開展，隨著各級政府、部門對項目管理的逐漸規(guī)范，農(nóng)業(yè)科研檔案在項目申報、評審檢查、驗收審定、職稱晉升等方面日益發(fā)揮著重要的憑據(jù)、證明等作用，市級農(nóng)科院的科研檔案工作正在加強(qiáng)與完善。

但目前仍存在著科研檔案重視不夠，檔案與項目管理脫節(jié)，工作經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)備簡陋，“三重三輕”(重申報，輕建檔；重成果，輕積累；重短期，輕長遠(yuǎn))[4]現(xiàn)象明顯，保密意識淡薄，文檔不規(guī)范，歸檔不主動，利用不積極等問題。

2.2 檔案信息豐富，有待開發(fā)

市級農(nóng)科院從事科研活動的時間短的有幾十年，長的超過百年，開展的業(yè)務(wù)工作多受國家政策，發(fā)展需要與經(jīng)費(fèi)等因素影響。創(chuàng)建初期，以總結(jié)經(jīng)驗，生產(chǎn)指導(dǎo)，篩選地方良種為主，后來逐漸發(fā)展壯大，形成糧油為主，兼顧其他作物，涉足育種栽培、土壤肥料、病蟲雜草、貯藏加工等多個領(lǐng)域，原始創(chuàng)新，引進(jìn)消化與集成等創(chuàng)新方式并存。1985年國家實施科技體制改革，鼓勵市級農(nóng)科院向區(qū)域性或?qū)I(yè)性科研機(jī)構(gòu)發(fā)展，許多研究課題被迫削弱或下馬。上世紀(jì)90年代，國家鼓勵科研單位創(chuàng)收彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足，育種等創(chuàng)收課題受到重視，栽培等公益課題生存困難。進(jìn)入新世紀(jì)，國家重視糧食安全，相關(guān)研究課題受到青睞。市級農(nóng)科院研究課題不斷調(diào)整與變動，因而產(chǎn)生的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量較大，種類繁多，信息豐富。

但也存在原始資料不完整，示范展示、培訓(xùn)指導(dǎo)、應(yīng)用反饋等信息少，檔案鑒定與開發(fā)不足，檔案信息發(fā)布不及時，利用檔案不充分等現(xiàn)象。

2.3 管理比較完善，還需規(guī)范

經(jīng)過多年發(fā)展，市級農(nóng)科院科研檔案管理逐漸規(guī)范。建立了管理體系，形成分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，職能部門負(fù)責(zé)，檔案人員實施，課題參與的科研檔案工作機(jī)制，明確相關(guān)人員在科研檔案管理的職責(zé)與任務(wù)，多數(shù)單位將項目與檔案管理統(tǒng)籌，確保了檔案管理與項目實施的同步與協(xié)調(diào)。建立了管理制度，明確規(guī)定文檔形成、歸檔、整理、保存與利用等，科研檔案管理有據(jù)可依。完善了管理條件，落實辦公室與庫房，安裝了抽濕機(jī)(或空調(diào))、防鼠網(wǎng)、滅火器等，配置了電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印、復(fù)印、傳真等設(shè)備，可正常開展檔案業(yè)務(wù)工作。

同時也存在科研檔案與項目管理分離，推諉、扯皮等現(xiàn)象時有發(fā)生，“三納入”“四同步”[2]的落實有時不到位；有的管理制度不全或不實用；有的電子文檔管理還未規(guī)范；有的科研檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸、即時提供、快速查詢、資源共享等尚未采用。

3 市級農(nóng)業(yè)科研檔案的發(fā)展

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化責(zé)任

加強(qiáng)《檔案法》《知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》等學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案是國家財富的意識，保護(hù)檔案為公民的職責(zé)；嚴(yán)禁資料造假、私存文檔、信息泄密等違法行為，增強(qiáng)職工的法制觀念；結(jié)合單位實例，大力宣傳科研檔案對提升管理、節(jié)省資源、推動創(chuàng)新、促進(jìn)發(fā)展的作用與實效，讓職工真實感受科研檔案的重要性；加強(qiáng)職業(yè)道德教育，讓職工明白：成果是集體智慧結(jié)晶和個人成長憑據(jù)，私自留存、遺失毀損科研文檔有損單位和他人權(quán)益，也會影響個人晉升，增強(qiáng)職工保護(hù)科研檔案的責(zé)任心。

3.2 創(chuàng)新工作方法，管理規(guī)范

針對農(nóng)業(yè)科研周期較長、內(nèi)容廣泛、業(yè)務(wù)交叉、資源有限等特點，市級農(nóng)科院要不斷創(chuàng)新科研檔案管理。更新管理制度，如完善電子文檔的規(guī)范管理，確保電子信息的真實、有效、安全與利用；完善科研文檔移交、信息登記制度，確?？蒲匈Y料的齊全與完整。實行目標(biāo)管理，量化各方任務(wù)，簽訂目標(biāo)責(zé)任書，考核管理績效，與部門或個人獎勵、晉升等掛鉤，獎勤罰懶。開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)定科研項目的歸檔內(nèi)容，采集原始信息標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔格式，統(tǒng)一信息儲存、轉(zhuǎn)換與加密等，為科研檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。增強(qiáng)管理活力，利用現(xiàn)代傳媒，發(fā)布年度目標(biāo)，建檔內(nèi)容，歸檔進(jìn)度，違規(guī)事例，建議建言等信息，提升檔案管理的透明度與公信力。改善工作條件，不斷更新設(shè)施設(shè)備，將計算機(jī)應(yīng)用于檔案的整理、分類、檢索與貯存，以及信息收集、傳輸、發(fā)布、查詢和共享，主動為政府決策，部門管理，項目申報，生產(chǎn)發(fā)展等提供有益的檔案服務(wù)。

3.3 注重資源開發(fā)，提升內(nèi)涵

鑒定科研文檔，整理檔案前按照檔案管理要求，組織課題或?qū)＜艺J(rèn)真鑒定歸檔資料，剔除重復(fù)、零碎、無用等資料，保留內(nèi)容齊全完整，信息真實有效，符合檔案要求的資料給予保存，避免無效資料占用庫存資源，提高科研檔案質(zhì)量；開發(fā)檔案資源，應(yīng)用新的原理、方法或手段，分析研究多年檔案資料，形成新的成果，服務(wù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與科研。如將多年土壤養(yǎng)分的對比結(jié)果指導(dǎo)作物施肥；通過對作物多年雜種表現(xiàn)情況的分析研究，可找出親本與組合優(yōu)勢的相關(guān)性，用以指導(dǎo)親本組配，提高良種的中選率等，以提升科研檔案潛在價值。利用檔案資料，編寫項目綜述、成果簡介、報告述評、論文著作等，介紹最新成果，宣傳創(chuàng)新工作，發(fā)布有效的檔案信息，推動成果轉(zhuǎn)化，增強(qiáng)檔案的吸引力。

3.4 搞好日常維護(hù)，確保安全

保證信息安全，是科研檔案管理的核心。經(jīng)常檢查檔案庫房、配套設(shè)施及周邊環(huán)境的安全情況，及時消除安全隱患，采取切實有效的措施，防止潮濕、鼠害蟲害及其他因素?fù)p毀檔案，確保檔案實物安全；對重要檔案、安全穩(wěn)定性較差的資料，可采取復(fù)制(如打印、拷貝、掃描、復(fù)印等)、異地備份、專柜保存等措施，防止意外事故發(fā)生而影響檔案信息失真；注重涉密信息管理，完善涉密檔案分級、解密，信息傳遞、披露與利用等審批或查閱程序，通過密封、加密、專貯、限制使用等措施，降低核心技術(shù)、重要資源、前沿研究等重要信息的泄密風(fēng)險，有效保護(hù)單位核心利益和主創(chuàng)人員的勞動成果。

[1]蔡金華，劉照亭，王敬根,等.地市級農(nóng)業(yè)科研單位的地位與機(jī)制創(chuàng)新[J].山東農(nóng)業(yè)干部管理學(xué)院學(xué)報,2009,23(5):53-54.

[2]梅盈潔,邱俊榮.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研科研檔案管理提高農(nóng)業(yè)科研管理水平[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2011,30(2):14-17.

[3]鞏文紅，仇貴生.農(nóng)業(yè)科技科研檔案與現(xiàn)代農(nóng)業(yè)[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2008,27(3):52-54.