企業(yè)辦公軟件的應(yīng)用研究

朱 娜，朱 雷

（秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北 秦皇島 066100）

企業(yè)辦公軟件的應(yīng)用研究

朱 娜，朱 雷

（秦皇島職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北 秦皇島 066100）

文章通過(guò)一些案例分析，了解辦公軟件應(yīng)用的意義及優(yōu)缺點(diǎn)，展示企業(yè)辦公軟件的應(yīng)用前景，可以在平時(shí)的實(shí)踐中進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的功能，充分體現(xiàn)出軟件操作及使用的可貴之處，為以后辦公軟件的操作應(yīng)用提供可供參考之處。

企業(yè)辦公軟件；應(yīng)用；界面；操作；計(jì)算機(jī)

眾所周知，辦公自動(dòng)化是企業(yè)辦公的趨勢(shì)，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用則是在計(jì)算機(jī)上具體應(yīng)用文檔及相關(guān)的信息儲(chǔ)備，數(shù)據(jù)處理，文本操作等相關(guān)軟件功能的設(shè)計(jì)，這是企業(yè)具體日常工作的一部分，也是成為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)所需的工具。因此，將計(jì)算機(jī)的辦公軟件的應(yīng)用及操作稱為企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)及實(shí)施的可靠保證。

1 企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的深遠(yuǎn)影響及重大意義

企業(yè)辦公軟件應(yīng)用并不是可有可無(wú)的，因?yàn)槠渚哂袕?qiáng)烈的實(shí)用性，可以為企業(yè)提供良好的技術(shù)支撐，帶給企業(yè)良好的效益。

企業(yè)辦公軟件應(yīng)用具有良好的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，因?yàn)槠渚哂薪?jīng)濟(jì)型，降低了企業(yè)的用工成本，增加了辦公的效率，在人員配置及工作效率上明顯提升檔次。此外，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用還為辦公自動(dòng)化提供了良好的工具基礎(chǔ)。目前，無(wú)紙化辦公已成為了高級(jí)企業(yè)辦公室常態(tài)化的基礎(chǔ)，利用了計(jì)算機(jī)的便捷性，準(zhǔn)確記錄企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)的狀態(tài)，保存了大量的珍貴資料及圖片等會(huì)議記錄，從而擺脫了以前鋪張浪費(fèi)的用紙需求，也同時(shí)提高了環(huán)保的要求。

2 企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)缺點(diǎn)

企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)：其最為明顯的地方在于高效的處理及存儲(chǔ)力，之前提到過(guò)，與人力相比，計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用提升了效率，并且在精準(zhǔn)性上更為突出，一些演示文檔的使用及數(shù)據(jù)分析，使企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)和會(huì)議過(guò)程更為流暢，此外，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)更為方便，容量更大，這樣就節(jié)省了資料管理人員的工作壓力，便于提升工作質(zhì)量，在效率上事半功倍。目前，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用使辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了全覆蓋，計(jì)算機(jī)的介入，軟件的使用大大增加了信息交流與傳遞的可能，計(jì)算機(jī)軟件對(duì)于圖片、文件、視頻、數(shù)據(jù)、文檔等自動(dòng)處理排序分析，擺脫了人工出現(xiàn)的誤差，各種集成處理軟件的應(yīng)用，加大了圖形圖像處理能力及文檔處理能力，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化的智能處理，網(wǎng)絡(luò)辦公也成為了常態(tài)化，一些會(huì)議進(jìn)行遠(yuǎn)程指導(dǎo)，不再僅僅局限于固定的場(chǎng)所進(jìn)行，這樣的便捷性是以前人們從未想過(guò)和做過(guò)的。

企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的缺點(diǎn)：企業(yè)辦公軟件應(yīng)用也不是萬(wàn)能的，其具有本身的缺陷性。病毒不僅在互聯(lián)網(wǎng)上大量存在，還會(huì)攻擊企業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)站及內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就會(huì)造成企業(yè)文件的流失和損壞，甚至出現(xiàn)的勒索病毒，令企業(yè)損失大量金錢(qián)去維護(hù)自己的內(nèi)部資料。因此，眾多企業(yè)不僅將本企業(yè)的資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒查殺維護(hù)，也對(duì)于計(jì)算機(jī)的安全進(jìn)行合理化的構(gòu)建，定期定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份及維護(hù)，及時(shí)保存貴重資料和影像資料，做好辦公數(shù)據(jù)的修復(fù)工作，使企業(yè)辦公軟件應(yīng)用在安全的環(huán)境下進(jìn)行。此外，除去安全因素之外，一些涉及到企業(yè)的具體工作的需要還存在一些不足。目前的辦公軟件模式化明顯，一些企業(yè)具有自身獨(dú)特的需求，需要自己的數(shù)據(jù)整理排序等設(shè)計(jì)需要，因此，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用還需要計(jì)算機(jī)軟件公司進(jìn)行定制服務(wù)，滿足各家企業(yè)具體的設(shè)計(jì)需求。此外，一些企業(yè)針對(duì)軟件還提出了一些要求，要求軟件公司的設(shè)計(jì)要根據(jù)企業(yè)往年的需求進(jìn)行，往往一些公司的軟件設(shè)計(jì)能力不強(qiáng)，不能達(dá)到預(yù)期軟件要求，這就產(chǎn)生了一定的局限性。

3 企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的前景及發(fā)展方向

目前，市場(chǎng)上流行的企業(yè)辦公軟件主要是微軟系列辦公軟件及WPS系列辦公軟件為主，其包含的文字處理軟件、幻燈片制作、數(shù)據(jù)處理、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)處理等軟件眾多，應(yīng)用十分廣泛。此外，國(guó)產(chǎn)辦公軟件目前應(yīng)用也很多，設(shè)計(jì)面廣，更適用于中國(guó)的企業(yè)環(huán)境和需求。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用還會(huì)有更廣泛的應(yīng)用空間，其專業(yè)性更強(qiáng)，更滿足于企業(yè)的辦公需要，還會(huì)基于辦公軟件的需求進(jìn)行特殊的辦公處理，例如會(huì)有基于OFFICE軟件的定制軟件，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的處理，提升工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公技術(shù)的結(jié)合可以實(shí)現(xiàn)資料的共享及相關(guān)協(xié)同處置，這樣就提升了資料的管理能力及科學(xué)化的信息辦公處理，這樣參與其中的人員會(huì)更多，效率也會(huì)更快。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公軟件應(yīng)用會(huì)朝著更為準(zhǔn)確化、專業(yè)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，其內(nèi)在優(yōu)勢(shì)明顯，存儲(chǔ)更為便捷，信息處理更為方便。但是也有其缺點(diǎn)，安全性一直是企業(yè)辦公軟件應(yīng)用的長(zhǎng)久話題，因此，企業(yè)辦公軟件應(yīng)用還有很長(zhǎng)的路要走，未來(lái)也有很大的發(fā)展空間，而未來(lái)的企業(yè)辦公自動(dòng)化勢(shì)必更加快捷方便。

［1］胡慧.辦公軟件綜合應(yīng)用調(diào)查分析［J］.電腦學(xué)習(xí)，2009，（6）

［2］申龍哲，薛軍.對(duì)我國(guó)自主可控信息安全的思考與實(shí)踐［J］.信息安全與技術(shù)，2014，（10）.

［3］馮繼民.在軟件應(yīng)用中的守法問(wèn)題［J］.管理科學(xué)文摘，1994，（5）.

朱娜，女，河北秦皇島人，副教授，主要研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。