試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)

唐紅宇

（牡丹江大學(xué)，黑龍江 牡丹江 157001）

試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)

唐紅宇

（牡丹江大學(xué)，黑龍江 牡丹江 157001）

隨著國(guó)家計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，一種新型檔案信息形態(tài)即檔案信息數(shù)字化產(chǎn)生了，它由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，檔案資源以數(shù)字化形式儲(chǔ)存能長(zhǎng)期保存和高效利用。高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作十分重要，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享的根本。文章研究了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性和對(duì)其后續(xù)發(fā)展的思考。

高校；檔案；信息數(shù)字化

高校管理越來(lái)越現(xiàn)代化，檔案管理數(shù)字化成了一種新趨勢(shì)。完成這一工作對(duì)高校檔案資源共享有著很大的意義，它能夠節(jié)省很多人力、物力、財(cái)力，使得資源共享快捷方便。各高校在資金、檔案狀況等方面有所不同，因此建設(shè)程度、建設(shè)方式上也有很大差異，但是隨著高校的發(fā)展，信息化程度的加深，建設(shè)高校檔案數(shù)字化是必然趨勢(shì)。

1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

很好的利用高校檔案，能夠加深學(xué)校的文化底蘊(yùn)，促進(jìn)文化積累。響應(yīng)國(guó)家開(kāi)放、包容的號(hào)召，高校之間的交流活動(dòng)大大增加，這樣使高校檔案數(shù)量增加許多，內(nèi)容也較之前復(fù)雜許多。檔案信息十分重要，紙質(zhì)版已經(jīng)無(wú)法滿足需求，它需要更好的保護(hù)措施。下面將具體論述高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性。

（1）能夠更好地保護(hù)檔案原件。紙質(zhì)版的檔案原件不易保存，一旦時(shí)間久了，它的表面就會(huì)發(fā)黃，字跡也會(huì)變得模糊不清，難以辨認(rèn)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，就能避免這種情況發(fā)生。檔案數(shù)字化建設(shè)是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，不會(huì)發(fā)生檔案原件意外破損的情況，對(duì)于字跡模糊的檔案原件還能進(jìn)行修復(fù)。這樣使檔案原件能夠得到長(zhǎng)期有效的保護(hù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的快捷也使檔案利用變得方便。

（2）使檔案管理更加方便。想要找出一份特定檔案，按照以往紙質(zhì)檔案保存時(shí)的方式，需要工作人員一本一本地從檔案目錄里查找。無(wú)疑，這樣做既耗費(fèi)時(shí)間有浪費(fèi)體力。不僅是這一項(xiàng)工作，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理人員的工作都十分繁瑣而且工作量較大。他們需要對(duì)檔案手工收集、整理，耗時(shí)耗力。而檔案數(shù)字化建設(shè)則使得檔案管理變得方便許多，數(shù)據(jù)一次錄入之后就能使資源共享，多次利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被機(jī)讀檔案取代，各種信息能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化儲(chǔ)存和處理，使得檔案信息管理更加便利，檔案信息服務(wù)更加及時(shí)。

（3）高校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展發(fā)展的日益成熟，新媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，我國(guó)努力探索建設(shè)信息數(shù)字化。高校檔案部門(mén)也應(yīng)做好準(zhǔn)備，積極開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。高校良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得益于高校信息化建設(shè)，而高校檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著各高校間的交往活動(dòng)日益豐富，使用計(jì)算機(jī)管理檔案是為了適應(yīng)發(fā)展的必然需求。隨著“數(shù)字校園”的開(kāi)展，計(jì)算機(jī)被頻繁運(yùn)用于高校建設(shè)和教學(xué)中。這必然有大量的電子文件產(chǎn)生，珍貴的數(shù)字化檔案信息也將由此形成。因此，建設(shè)高校檔案數(shù)字化的問(wèn)題迫在眉睫。

2 對(duì)于高校檔案數(shù)字化建設(shè)后續(xù)發(fā)展的思考

上面已經(jīng)對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)必要性進(jìn)行了具體論述，可以看出，高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開(kāi)展對(duì)于檔案資源的長(zhǎng)期保存和資源共享有著很大的意義。但是目前，各高校發(fā)展情況不同，檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有一套標(biāo)準(zhǔn)的制度，下面闡述對(duì)于未來(lái)高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的思考和意見(jiàn)。

（1）結(jié)合實(shí)際完善檔案數(shù)字化建設(shè)制度。各高校在資金、人力、檔案管理狀況等方面存在著很大差異，想要順利完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作，首先要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，結(jié)合國(guó)家出臺(tái)的政策，制定一套完善的、適合本校檔案管理的制度。不僅如此，各高校在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要先對(duì)檔案館內(nèi)情況進(jìn)行詳細(xì)了解，比如，館內(nèi)檔案數(shù)量，種類(lèi)、編制方法等。

（2）保障基礎(chǔ)設(shè)施條件。這里的基礎(chǔ)設(shè)施條件是指現(xiàn)代化的軟、硬件設(shè)施，這是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的保障。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要將信息網(wǎng)絡(luò)化管理，因此，這項(xiàng)工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)高速的數(shù)字通訊網(wǎng)絡(luò)。與此同時(shí)，還有一些硬件設(shè)施是必須具備的，比如，電腦、刻錄機(jī)、激光掃描儀、磁盤(pán)陣列等。

（3）遵循原則建設(shè)。首先，高校在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)要為學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)整體考慮，遵循全局性原則。因?yàn)榻ㄔO(shè)高校檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)等，這與數(shù)字校園建設(shè)息息相關(guān)，為了與數(shù)字校園建設(shè)共同發(fā)展，在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)要遵循全局性原則；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化還要遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格遵循國(guó)家、專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。在此原則下，結(jié)合自身的特點(diǎn)和情況，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目標(biāo)，制定切實(shí)可行的部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)；雖然數(shù)字化檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案原件更容易保存，但是仍然有丟失、更改的可能，并且這種細(xì)小的改變不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。所以應(yīng)該注重檔案形成、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)信息的完整性。并且盡量使檔案保持原本的面貌，不加篡改、添加，同時(shí)字跡應(yīng)當(dāng)清晰。這樣才能保證數(shù)字化的檔案內(nèi)容具有真實(shí)性和可靠性；在信息化的大環(huán)境里，也能在新技術(shù)的操作下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檢索和長(zhǎng)期保存。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠使檔案信息長(zhǎng)期保存、得到高效利用，還能使檔案管理變得快捷便利。但是目前現(xiàn)有的制度標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，建設(shè)高校檔案數(shù)字化仍然需要各位學(xué)者不斷探索、勇于實(shí)踐。希望各高校結(jié)合自身情況，逐步完成此項(xiàng)工作，推動(dòng)高校信息化建設(shè)的進(jìn)程。

［1］陳敏.對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考［J］.中國(guó)管理信息化，2015，18 （24）：206-207.

［2］謝文杰.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)分析［J］.城建檔案，2016，（2）：20-21.

［3］姚大明，柯鐵軍，叢云，等.高校檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與思考［J］.卷宗，2014，（3）：51-51.

On the Digital Construction of Archives in Colleges and Universities

TANG Hong-yu
（Mudanjiang University，Mudanjiang，Heilongjiang 157001，China）

With the development of national computer network technology，a new type of archival information is the digitization of archival information.It is managed by computer system.Archival resources can be stored in digital form for long-term preservation and efficient use.Digital archives in important for university archives work，and the basis to achieve the basic data file sharing.This paper studies the inevitability of the digital construction of university archives and its follow-up development.

colleges and universities；archives；information digitization

G647.24

A

2095-980X（2017）04-0201-01

2017-03-23

唐紅宇（1969-），女，四川岳池人，大學(xué)本科。