陜西省交通運輸廳機關(guān)檔案信息化建設的總結(jié)與展望

文/楊青青

陜西省交通運輸廳機關(guān)檔案信息化建設的總結(jié)與展望

文/楊青青

推進機關(guān)檔案工作信息化建設是新時期對機關(guān)檔案部門提出的新要求，2008年我廳將檔案信息化納入信息化建設的長遠規(guī)劃，2009年按照檔案信息化建設的相關(guān)標準和要求，開始檔案信息化的各項工作。目前我廳建立了廳機關(guān)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)廳辦公政務平臺與電子檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接，基本實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

一、開展機關(guān)檔案信息化建設的主要內(nèi)容

1、明確檔案信息化建設的標準、規(guī)范

檔案信息信息化標準、規(guī)范主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是貫徹執(zhí)行已有的法律法規(guī)和標準規(guī)范；二是完善檔案信息化行業(yè)管理標準體系。我國現(xiàn)行的標準、規(guī)范包括《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔細則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《陜西省文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄項目細則》等，我廳嚴格按照或參照這些已頒布的標準、規(guī)范，結(jié)合交通運輸行業(yè)的相關(guān)特點，指導我們開展檔案信息化的各項具體工作。

2、完善檔案信息化設施設備

基礎設施、設備是檔案信息化管理的物質(zhì)條件，一方面是配置信息處理設備，如計算機、服務器、掃描儀、打印機等設備；另一方面是建設覆蓋一定范圍的檔案信息網(wǎng)絡。我廳經(jīng)過調(diào)研，由檔案人員、計算機專業(yè)技術(shù)人員討論后，本著立足當前，適應長遠發(fā)展需要的原則，報請領(lǐng)導批準，投入專項經(jīng)費，配備了檔案管理專用服務器、計算機、高速掃描儀等必要的設備。2007年我廳已立項開始建設交通行業(yè)專網(wǎng)，包括專網(wǎng)中心機房、省市兩級交通信息主干網(wǎng)絡等，目前已建成廳機關(guān)局域網(wǎng)，以及與地市交通運輸局、廳直屬單位的交通行業(yè)專網(wǎng)。2009年我廳搭建了交通系統(tǒng)檔案信息化資源建設平臺，為廳機關(guān)內(nèi)部各處室、廳直屬單位利用網(wǎng)絡及時查詢檔案做好了物質(zhì)準備。

3、加快檔案信息資源基礎建設

建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是我廳開展檔案信息化建設的核心內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描是我廳建立交通運輸系統(tǒng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的首要任務。

在仔細清點庫藏檔案的基礎上，經(jīng)認真討論分析，我們決定各類檔案目錄全部數(shù)字化，同時將1991-2007年的保管期限為永久和長期的文書檔案全文掃描。在規(guī)定的期限內(nèi)，由實力較強的專業(yè)數(shù)字化掃描公司來完成，確保格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)準確。該項目由我廳信息中心立項，委托專業(yè)的數(shù)字化掃描公司進行檔案的數(shù)字化掃描工作，在項目前期我廳檔案部門與該公司工作人員共同討論，按照數(shù)字化掃描的相關(guān)規(guī)范和要求，制定了《陜西省交通電子檔案管理系統(tǒng)項目檔案數(shù)字化加工標準》，該標準中規(guī)定了目錄數(shù)據(jù)必須符合DA/18-1999《檔案著錄規(guī)則》，并對全文掃描做了詳細具體的規(guī)定，通常采用黑白模式進行掃描，紅頭文件及帶有彩色印章的文件采用彩色模式進行掃描。存儲格式要求黑白圖像采用tiff格式保存；彩色圖像采用jpg格式保存；掃描后通過ocr識別，采用雙層pdf文件格式，最后保存為單獨的圖像文件。經(jīng)過圖像處理，審核，以目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，通過每一份圖像文件的文件名與目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接。

2008-2013年在積累一定經(jīng)驗的基礎上，我廳檔案部門自行完成近7年的文書檔案數(shù)字化掃描工作，截止目前已完成2013年12月31日以前的全部文書檔案案卷級和文件級的目錄錄入工作，成功掛接永久、長期檔案，建立了廳機關(guān)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)進行數(shù)字化檔案1770卷、24112件，分別占庫藏檔案79%，62%。掃描完成全文20多萬頁。文書檔案實現(xiàn)了案卷目錄、文件目錄和部分全文的計算機檢索，查全率、查準率大大提高。

4、依托政務平臺，做好電子文件的收集管理

為了提高辦公效率，加快公文流轉(zhuǎn)，縮短文件辦理時間，我廳于2012年6月起，全面實施政務協(xié)同平臺，絕大多數(shù)的正式發(fā)文及收文都要在此平臺里流轉(zhuǎn)，根據(jù)保密規(guī)定，黨組收發(fā)文，以及涉密文件均不在該系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)。因此數(shù)量巨大的電子文件隨之產(chǎn)生。與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體文件相比較，電子文件是直接由政務平臺產(chǎn)生，數(shù)量增長非常迅速，因此必須遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，制定歸檔細則和管理規(guī)范，按照歸檔要求，及時將具有保存和利用價值的電子文件經(jīng)過歸檔后形成電子檔案。使得從不同管理平臺和數(shù)據(jù)庫導出的電子文件，最終都能收集齊全。

在政務平臺系統(tǒng)中，已開發(fā)完成電子文件導出模塊。目前鑒于內(nèi)外網(wǎng)絡的區(qū)別，由檔案人員不定時的將政務平臺中的電子文件導出，隨即導入紫光電子檔案管理系統(tǒng)。

5、充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，提高檢索利用效率

提供高效的利用服務是我們開展檔案信息化建設的最終目標，檔案管理軟件是實現(xiàn)文件收集，立卷歸檔、開發(fā)利用多種功能于一身的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，2007年由于受局域網(wǎng)在建設中的局限，我廳首先采用單機版的檔案管理軟件開展日常的檔案檢索工作。2009年，檔案人員和相關(guān)專業(yè)人員一同學習、考察、調(diào)研，去外單位取經(jīng)，最終選購了網(wǎng)絡版電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)廳機關(guān)內(nèi)部檔案實時檢索。

（附電子檔案管理系統(tǒng)主要功能表）

6、注重檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案管理人員的信息素養(yǎng)和信息技能關(guān)系到檔案信息化管理順利實施的人力資源保障。必須從理論和實踐兩手抓起，一方面強化理論學習，積極參加培訓。把相關(guān)的計算機應用基礎知識、網(wǎng)絡技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等納入學習計劃，積極參加電子文件、電子檔案的最新專業(yè)理論培訓，又要學習信息化管理的相關(guān)知識。另一方面，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的實際操作技能，這是提升檔案管理人員綜合業(yè)務素質(zhì)的新要求，是做好檔案信息化管理工作的重要保障。

7、多種防護，保障檔案信息安全

網(wǎng)絡環(huán)境的不穩(wěn)定、不安全及數(shù)字載體的脆弱、易變等特點，讓構(gòu)建檔案信息安全保障顯得尤為重要，在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡系統(tǒng)建設工作中，要提高信息安全意識，嚴格遵守相關(guān)的安全保密制度，堅決防止失密、泄密的發(fā)生。在因特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案管理系統(tǒng)的安全，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全：對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；內(nèi)部局域網(wǎng)要切實與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>

二、機關(guān)檔案信息化建設中存在問題

我們的檔案信息化建設取得一定成績，但也存在一些問題。例如檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)單一，不同管理系統(tǒng)之間的不兼容性，導致電子文件的收集歸檔仍存在一些問題。

1、檔案數(shù)據(jù)庫以文書檔案為主，缺少多媒體數(shù)據(jù)庫。我廳已完成的檔案信息資源中，以日程活動中的發(fā)文收文為主，缺少重大活動、重要會中形成的照片、視頻資料。

序號備注功能模塊子功能1 2 3 4文件資料管理文件管理資料管理收集整編檔案的收集、整理工作，接收O A系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)的鑒定、檢索、打印和提供利用等檔案管理檔案整理目錄匯總數(shù)據(jù)管理庫房管理檔案統(tǒng)計鑒定銷毀檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能借閱管理開發(fā)利用存儲數(shù)據(jù)和電子文件，并可以進行離線查詢工作，支持從光盤導入數(shù)據(jù)光盤制作檔案編研建立各種檔案編研庫，提供再利用檔案檢索多種模式進行檢索年報系統(tǒng)年報統(tǒng)計、年報接收、年報匯總

2、不同管理系統(tǒng)之間兼容性。（政務平臺、檔案管理系統(tǒng)、書生公文系統(tǒng)）主要問題是公文系統(tǒng)與政務平臺之間的不兼容性，導致正式紅頭文件，加蓋印章后，不能正常顯示在政務平臺中。

三、下一階段的工作任務

我廳在檔案信息化工作中，多數(shù)按照或參照現(xiàn)行的標準、規(guī)范，缺少適應交通運輸系統(tǒng)的行業(yè)性、指導性的標準、規(guī)范，實際中遇到一些新問題，找不到解決的辦法和依據(jù)。下一步的工作中，我們將積極總結(jié)經(jīng)驗，集中力量研究制訂一批適合交通運輸行業(yè)信息化管理標準和規(guī)范，特別是制定我省高速公路項目檔案信息化管理的實施細則。加快完善檔案數(shù)據(jù)庫，豐富庫藏檔案信息資源。以多媒體數(shù)據(jù)庫為重點，將庫藏重要照片，視頻資料掛接入檔案管理系統(tǒng)。加強溝通協(xié)調(diào)，制定可行性方案，加快電子文件的歸檔工作。以數(shù)字檔案室為建設目標，繼續(xù)大力推進檔案信息化建設步伐。

（作者單位：陜西省交通運輸廳）