淺談檔案管理的發(fā)展趨勢

高儷瑕

摘 要：近年來，隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和科技的不斷進步，人們的生活也正在發(fā)生著巨大的改變。信息技術(shù)的大量普及也對各行各業(yè)產(chǎn)生著巨大的影響，在檔案管理領(lǐng)域也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理方式正在由于信息化的滲透經(jīng)歷著悄然改變，所以，為了適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，進行信息化的檔案管理是大勢所趨。該文在對檔案管理信息化的原因及發(fā)展趨勢進行簡要分析的基礎(chǔ)上，提出了信息時代檔案管理的有效措施，旨在為新時代的檔案管理提供一定的參考，從而使檔案管理更有效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理 發(fā)展趨勢 信息化

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0102-02

檔案對于每個人來說都具有非常重要的作用，會伴隨每個人的一生，隨著人口數(shù)量的不斷增長，檔案管理部門的工作壓力變得日趨繁重，越來越多的檔案管理工作難度變大，所以，實施科學(xué)有效的檔案管理方法，適應(yīng)新時期的檔案管理，提高檔案管理的精確性和有效性是十分必要的。

1 進行信息化檔案管理的原因

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求

檔案管理信息化是指運用先進的信息化技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，對檔案進行信息化處理，實現(xiàn)有效管理和資源的共享[1]。不論是國家，企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案的管理都是一項必不可少的工作，在信息時代，必須對檔案的管理方式進行變革，以適應(yīng)時代的發(fā)展。

1.2 信息化是更有效率的管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式紛繁復(fù)雜，尤其是近幾年來，檔案數(shù)量的急劇增加給檔案管理工作帶來了巨大的壓力。眾多的紙質(zhì)檔案非常不利于管理和分類，而且檔案的存放還需要占用大量的空間，查找起來也十分困難，需要耗費大量的時間。除此之外，傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，既然是紙質(zhì)，那就有一個不可避免的問題，就是檔案的保存，紙質(zhì)檔案非常容易破損，而且如果時間過長的話還容易老化，這就對檔案的管理提出了更高的要求，在此過程中也需要投入一定的人力和物力，付出大量的時間成本，增加一筆額外的支出[2]。

但是如果對于檔案進行信息化處理之后，情況就會大為改觀。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會變成容易保存的電子檔案，這樣就不會存在原來的諸多問題，不再需要占用大面積的空間來存放，也不用擔(dān)心紙質(zhì)的破損和老化的問題，對于檔案的管理，只要一個人就可以輕松地完成，查找起來也不需要再耗費大量的時間和精力，大大減輕了檔案管理工作人員的負擔(dān)，有利于實現(xiàn)資源的優(yōu)化和合理利用。

2 進行信息化檔案管理的重要性

2.1 提高檔案管理效率的必然選擇

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息時代的來臨使人們的生活節(jié)奏逐漸加快，在經(jīng)濟全球化、信息全球化的大趨勢之下，檔案管理的效率也需要經(jīng)歷巨大的改變才能適應(yīng)逐漸加快的工作節(jié)奏，信息化的普及實現(xiàn)了這一訴求，不僅使檔案的管理工作節(jié)省了大量的時間和資源[3]，而且相較于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，大大提升了工作效率，縮短了檔案查找的時間。

2.2 為管理工作提供智能化服務(wù)的重要途徑

從某種程度上來講，檔案可以作為一種原始的參考資料，為企業(yè)甚至國家未來的發(fā)展提供一定的決策依據(jù)。無論是企業(yè)還是國家，在制定和決定未來的發(fā)展計劃和方向時，過往的歷史進程都會作為一個重要的參考，因為決策者可以從中借鑒以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，避免曾經(jīng)的錯誤再次出現(xiàn)，從而趨利避害，制定出科學(xué)合理的決策和決定未來的發(fā)展走向。而在借鑒和參考的過程之中，不可避免地會翻閱之前的大量資料，信息化在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用使這樣的過程變得更有效率，也更加智能，不僅能為決策者提供科學(xué)有效的可靠信息，還能節(jié)約大量時間成本。

2.3 有利于檔案的保存和管理

原有檔案管理方式是通過人工進行的，正如前述，管理過程中的破損和老化問題難以避免[4]。信息化的管理可以很好地解決這個問題，經(jīng)過信息化處理之后的檔案都是電子版的，不再是原來的紙質(zhì)版，所以能大大延長檔案的保存時間，提高檔案的保存質(zhì)量，將檔案的破損率降至最低。

3 實施檔案管理信息化的有效途徑

3.1 革新傳統(tǒng)理念，從人才培養(yǎng)開始

檔案管理的信息化是大勢所趨，而趨勢的發(fā)展需要人才的推動。要想切實有效地推動信息化的檔案管理理念，將檔案管理信息化切實地落到實處，必須從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，從傳統(tǒng)的無效模式中走出來。檔案管理工作看似簡單，實則需要管理人員具有嚴肅認真的態(tài)度和一絲不茍的工作精神，還要具有較強的責(zé)任感和使命感，因此，對于檔案管理單位來講，加大培訓(xùn)的投入，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，對每一個從事檔案管理的人員進行有針對性的培養(yǎng)和訓(xùn)練，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識和信息化技能，使其適應(yīng)新時期的潮流，更好地適應(yīng)檔案管理工作是必然要求；對于檔案管理的工作人員來說，應(yīng)該時刻保持高度的責(zé)任感和使命感，積極參加各項檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新自己的知識體系，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，更好地為檔案管理信息化服務(wù)。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大信息化投入

要想進行信息化的檔案管理，必須具有相應(yīng)的配套設(shè)施，基礎(chǔ)配套設(shè)施的齊備會對檔案管理工作起到巨大的促進作用，相關(guān)單位應(yīng)該加大對于信息化的軟、硬件投入，此外，由于我國的檔案管理部門眾多，管理水平和管理標(biāo)準也參差不齊，這個問題會在檔案的交流和共享過程中變得異常尖銳，所以，相關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理單位配備統(tǒng)一的標(biāo)準管理設(shè)施，對檔案管理人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準，規(guī)范信息化檔案管理機制，確保檔案管理信息化的有效開展。

3.3 建立有效的溝通機制，保證資源的合理利用

信息化檔案管理的基本要求是檔案管理的合理化和高效化，不同的檔案在不同的管理部門之間可能存在一定的管理差異，這種差異會對未來檔案的資源共享形成巨大的阻礙，因此，在檔案管理部門之間建立科學(xué)有效的溝通機制顯得尤為重要[5]。檔案與檔案之間的信息和資源不是孤立存在的，資源與資源之間存在一定的內(nèi)在聯(lián)系，有時候這種聯(lián)系十分緊密，這就需要在利用檔案資源時，必須綜合其他材料，以保證資源的完整性和可參考性。因此，需要通過信息化的檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)資源的共享，各個管理部門之間的有效溝通在此時就會顯得尤其重要。

4 結(jié)語

總之，為了順應(yīng)新時期檔案管理信息化的要求，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理部門應(yīng)該采取多種有效措施，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，制定嚴格標(biāo)準的工作規(guī)范，加大檔案管理信息化相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立健全合理高效的溝通機制，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和合理使用，不斷推動檔案管理信息化的發(fā)展。

參考文獻

[1] 王樹云.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢—檔案管理的信息化[J].

赤子，2015（1）：174.

[2] 呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（19）：136，144.

[3] 張艷輝.加強檔案管理服務(wù)水平推動檔案管理的信息化[J].

民營科技，2016（5）：95.

[4] 李艾.淺談信息化在科技檔案管理中存在問題和解決方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（5）：28-29.

[5] 張艷.加強檔案管理服務(wù)水平推動檔案管理的信息化[J].中國管理信息化，2016，19（1）：196-197.