論高校檔案保密工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

徐小莉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

論高校檔案保密工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

徐小莉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

針對(duì)高校檔案保密工作中所存在的問(wèn)題展開了研究，同時(shí)結(jié)合高校檔案保密工作的重要性與筆者的自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了幾點(diǎn)可行性較高的應(yīng)對(duì)措施，其中包括及時(shí)更新檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作提供硬件支持、加強(qiáng)高校檔案管理意識(shí)，提高工作效率、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)以及完善檔案管理工作系統(tǒng)，嚴(yán)格工作制度等等，以期能夠達(dá)到拋磚引玉的作用.

高校檔案；檔案保密；保密工作

1 前言

如今，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，高校檔案保密工作也展示出了其重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值.高校檔案保密工作不僅能夠涉及到科學(xué)研究、教學(xué)活動(dòng)、黨政管理等各項(xiàng)領(lǐng)域，同時(shí)還會(huì)對(duì)國(guó)家與黨組織的實(shí)際利益帶來(lái)直接性的影響.然而，縱觀我國(guó)高校當(dāng)前的檔案保密工作現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著很多亟待解決的問(wèn)題，不僅沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，而且還出現(xiàn)了檔案保密意識(shí)松懈的情況.基于此，如何能夠在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高高校檔案保密工作水平，是所有高校管理者都需要去認(rèn)真思考的一項(xiàng)問(wèn)題.

2 高校檔案保密工作的重要性

事實(shí)上，有關(guān)于檔案的保密與利用早在先秦時(shí)代就已經(jīng)存在了，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，檔案的覆蓋范圍也在不斷擴(kuò)大，其中所包含的信息內(nèi)容也更加豐富.因此，如何能夠在種類繁多的檔案信息中挑選出哪些應(yīng)該歸檔、哪些應(yīng)該保密、哪些應(yīng)該公開，這本身就是一件比較復(fù)雜的工作.為了能夠充分發(fā)揮出高校檔案的實(shí)用性價(jià)值，國(guó)家政府與教育部門相繼推出了諸如《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)章制度，從而讓高校的檔案管理與檔案利用均可做到有章可循、有法可依.

在日常的教學(xué)與科研活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量具有保密性質(zhì)的檔案信息，其中包括以下幾種類型：首先，來(lái)自于上級(jí)部門的秘密信息，例如只有高權(quán)限人員才能獲知的會(huì)議材料、黨委政府所下達(dá)的指示材料等；其次，在高校管理過(guò)程中所產(chǎn)生的保密性檔案，例如能夠涉及到高校未來(lái)經(jīng)營(yíng)方向的敏感問(wèn)題；再次，在各項(xiàng)考試活動(dòng)中所產(chǎn)生的秘密信息；最后，在參與各級(jí)課題研究活動(dòng)中所產(chǎn)生的秘密信息.由于以上所提及的所有秘密檔案均會(huì)對(duì)高校的經(jīng)營(yíng)與可持續(xù)性發(fā)展帶來(lái)直接性的影響，因此必須要進(jìn)行妥善保管、嚴(yán)格保密.

3 高校檔案保密工作中所存在的問(wèn)題

3.1 高校檔案室的設(shè)施過(guò)于老舊

在經(jīng)過(guò)了漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程以后，部分高校由于受到了客觀條件的限制，從而忽略了對(duì)檔案館硬件設(shè)施的更新與維護(hù)，久而久之就造成了檔案館保密建設(shè)不達(dá)標(biāo)且安全防護(hù)設(shè)施不完善等問(wèn)題.高校檔案館所應(yīng)當(dāng)具備的基礎(chǔ)保密設(shè)施包括保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器以及攝像頭等等，在必要的時(shí)候還要單獨(dú)建設(shè)秘密檔案信息的專用庫(kù)房.除此之外，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理工作也要不斷朝向信息化、智能化、以及多元化的方向所發(fā)展.然而，縱觀我國(guó)絕大多數(shù)高校的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，不僅沒(méi)有配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)硬件設(shè)施，而且所采用的保密安全技術(shù)也十分落后，從而對(duì)檔案保密工作埋下了嚴(yán)重的安全隱患.

3.2 高校檔案保密意識(shí)松懈

在最近幾年來(lái)，我們經(jīng)常能夠在新聞中看到有關(guān)于高校學(xué)生信息泄露、信息買賣等事件，究其根本，導(dǎo)致大學(xué)生檔案信息頻頻泄露的主要原因即為高校中的檔案保密意識(shí)十分松懈.由于檔案保密是一種防范性的工作，因此它并不能夠在短時(shí)間內(nèi)帶來(lái)明顯的效果.雖然高校中的絕大多數(shù)檔案管理人員都會(huì)認(rèn)真完成自己的工作任務(wù)，但由于他們將絕大多數(shù)的工作精力都放到了檔案接收與檔案利用中，因此會(huì)忽略掉同樣重要的檔案保密工作.長(zhǎng)此以往，高校檔案管理工作人員會(huì)對(duì)檔案信息的安全保密放松警惕，從而為不法分子創(chuàng)造出了可乘之機(jī).

3.3 高校檔案管理人員的素質(zhì)水平不高

截止到目前為止，高校中所擁有的檔案管理人員普遍存在著綜合素質(zhì)低下、專業(yè)性不強(qiáng)、保密觀念匱乏以及防范意識(shí)不足等問(wèn)題，在日常的檔案保密工作中缺少應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)與操作能力.除此之外，高校管理者也并沒(méi)有對(duì)檔案管理人員給予應(yīng)有的教育與培訓(xùn)，從而導(dǎo)致他們根本無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，不僅存在著嚴(yán)重的檔案資料混放情況，而且也不能夠及時(shí)的做好檔案信息的電子歸檔工作，從而導(dǎo)致大量涉密檔案的流失.

3.4 高校檔案保密制度不健全

高校檔案的最主要利用方式即為檔案借閱，但由于高校檔案信息的借閱量較大，借閱主體比較復(fù)雜，因此唯有通過(guò)進(jìn)一步完善檔案借閱制度，才能夠?qū)n案信息的保密工作提供力量支持.然而，由于高校一直以來(lái)都沒(méi)有重視對(duì)檔案制度的建設(shè)與完善，從而導(dǎo)致檔案的借閱活動(dòng)非常的雜亂且分散，即使是部分高校中的檔案館制定出了分門別類的借閱手續(xù)制度，但由于缺少靈活性的執(zhí)行方案，從而導(dǎo)致在具體的操作過(guò)程中遇到了很多阻力，無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的檔案保密作用.

4 完善高校檔案保密工作的措施建議

4.1 及時(shí)更新檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作提供硬件支持

通過(guò)上文中的介紹可知，高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的匱乏會(huì)嚴(yán)重影響到保密工作的順利開展，基于此，高校管理者需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施完善的投入力度.首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案保密工作的實(shí)際需求，在檔案室內(nèi)安裝防護(hù)門窗、保險(xiǎn)箱、保險(xiǎn)鎖等設(shè)備，同時(shí)還要根據(jù)涉密檔案的數(shù)量來(lái)設(shè)置專門的絕密檔案室；其次，由于檔案室內(nèi)的絕大多數(shù)檔案均為紙質(zhì)材料，因此必須要做好防水與防火工作，應(yīng)當(dāng)為檔案室加裝防火設(shè)施，同時(shí)還要在檔案室所在的樓頂上加裝避雷針，從根本上杜絕安全隱患的存在.

4.2 加強(qiáng)高校檔案管理意識(shí)，提高工作效率

在當(dāng)前的時(shí)代背景中，如果想要將檔案保密工作的真正價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，就必須要從管理思想、管理組織以及管理制度這三個(gè)方面同時(shí)入手，制定出符合高校當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀的管理措施.

首先，積極開展檔案保密管理的宣傳教育活動(dòng).由于檔案保密管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜化的長(zhǎng)期工程，因此高校管理者需要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，找出管理工作重點(diǎn)，同時(shí)發(fā)掘出影響檔案保密工作順利實(shí)施的主要原因，在此基礎(chǔ)之上加大對(duì)檔案保密管理的宣傳力度，通過(guò)進(jìn)一步推廣《檔案法》與《保密法》，來(lái)增強(qiáng)高校檔案管理人員的保密意識(shí)，同時(shí)將保密工作落實(shí)到個(gè)人身上.

其次，高校中的檔案管理人員需要根據(jù)檔案信息的形成主體、重要程度、經(jīng)濟(jì)價(jià)值等因素來(lái)制定出有針對(duì)性的保密工作方案.

再次，高校要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的建設(shè)力度，一方面要充分發(fā)揮出現(xiàn)有管理制度的約束力，另一方面還要借助于國(guó)家法律的權(quán)威性來(lái)強(qiáng)化保密工作.

最后，高校檔案管理者需要將檔案保密工作融入到各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，將中級(jí)以上的涉密信息區(qū)分出來(lái)，同時(shí)根據(jù)保密檔案的時(shí)限做好相關(guān)的降密與解密工作.

4.3 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

首先，高校中的檔案管理人員需要全面學(xué)習(xí)有關(guān)于檔案保密的法律法規(guī)，其中包括《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)家安全法》等等.高校管理者應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性的組織檔案工作人員參與教育培訓(xùn)活動(dòng)，向他們宣傳有關(guān)于科技保密工作的政策制度，從根本上強(qiáng)化檔案管理員的保密意識(shí)，樹立起應(yīng)有的工作責(zé)任感，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上提高檔案保密工作的自覺(jué)性.除此之外，高校管理者還要將“預(yù)防第一”的管理原則告知給所有檔案管理人員，避免他們?cè)谌粘５臋n案保密工作中存在僥幸心理.

其次，由于高校中的檔案管理人員與服務(wù)人員對(duì)于檔案信息的保密工作負(fù)有著直接性的責(zé)任，因此必須要確保他們能夠具備以下的幾項(xiàng)專業(yè)素質(zhì)：第一，擁有高度的工作責(zé)任感與服務(wù)精神，十分熱愛檔案管理工作，心甘情愿的為高校師生提供檔案服務(wù)；第二，具備高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以獨(dú)立處理好在檔案管理工作中所出現(xiàn)的突發(fā)問(wèn)題；第三，具備敏銳的觀察力與足夠的耐心，善于總結(jié)和分析檔案保密工作中的不足之處，并結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)制定出相對(duì)應(yīng)的解決方案.

4.4 完善檔案管理工作系統(tǒng)，嚴(yán)格工作制度

由于高等院校中聚集了大量的知識(shí)信息與優(yōu)秀人才，因此在日常的教育與管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多重要的涉密檔案信息.高校管理者應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況與管理特點(diǎn)來(lái)制定出完善的檔案管理工作系統(tǒng)，一方面要促進(jìn)檔案管理方案從之前的封閉模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放模式，另一方面還要還要將一名高校管理人員下放到檔案室內(nèi)，以此來(lái)形成上下齊抓、左右共管的系統(tǒng)化檔案保密管理模式.除此之外，高校中的檔案管理工作人員還要嚴(yán)格按照《保密法》中的相關(guān)內(nèi)容來(lái)制定出安全管理方案，結(jié)合高校涉密檔案的管理特點(diǎn)來(lái)進(jìn)一步完善工作制度.

4.5 普及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高管理水平

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展徹底改變了原有的信息傳遞方法，從而在無(wú)形當(dāng)中擴(kuò)大了高校檔案信息的流通范圍，從而對(duì)檔案保密工作帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn).針對(duì)我國(guó)高等院校當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)高難度的系統(tǒng)化工程，由于在信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中會(huì)涉及到多種類型的信息技術(shù)，因此需要高校檔案管理人員具備高水平的信息處理能力.首先，高校管理者要加大對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)教育培訓(xùn)力度，確保所有檔案管理人員均可以具備較強(qiáng)的檔案保密意識(shí)，同時(shí)還可以自如的處理好出現(xiàn)在檔案管理工作中的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題.其次，高校中的檔案管理人員不僅要不斷地完善自身的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要積極的參與到信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的科研活動(dòng)當(dāng)中，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)總結(jié)出現(xiàn)有檔案保密工作中所存在的問(wèn)題.再次，高校管理者需要在社會(huì)中聘請(qǐng)一些諸如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專家、密碼專家以及專業(yè)的管理人員，讓他們可以將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)帶入到高校的檔案管理工作中來(lái)，以此來(lái)保證高校檔案保密工作的深度與廣度；最后，高校管理者需要緊密圍繞存在于檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密工作中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題來(lái)開展研究活動(dòng)，同時(shí)還要虛心聽取檔案管理人員所提出的意見與建議，從而為高校檔案保密工作的順利開展打好基礎(chǔ).

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2017-03-16