企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策分析

張瑾

（國電內(nèi)蒙古電力有限公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策分析

張瑾

（國電內(nèi)蒙古電力有限公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

本文從企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義、企業(yè)檔案管理中存在的問題及原因等方面入手，通過調(diào)研了解，總結(jié)剖析企業(yè)檔案管理的基本情況，從而提出企業(yè)進(jìn)一步加強檔案信息化建設(shè)的必然性和重要性，并就此提出對策建議.

企業(yè)檔案；信息化建設(shè)

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和企業(yè)以聲像、文字、圖表等載體工具記錄下來的具有保存價值的檔案材料.隨著企業(yè)的發(fā)展和計算機技術(shù)的飛速進(jìn)步，如何進(jìn)一步適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，做好企業(yè)的檔案管理特別是信息化建設(shè)工作，是擺在現(xiàn)代企業(yè)面前一項非常重要的工作任務(wù).

1 加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是一項非常重要的基礎(chǔ)性管理工作,在企業(yè)各項經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越積極和重要的作用.

1.1 企業(yè)檔案信息化是改革發(fā)展的必然要求.隨著企業(yè)發(fā)展改革的深化和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)社會各方對企業(yè)的傳統(tǒng)管理提出了改革要求.檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要一環(huán)，當(dāng)然也不例外，傳統(tǒng)中我們的檔案管理多為紙質(zhì)材料，現(xiàn)代信息技術(shù)要求在原有基礎(chǔ)上，企業(yè)的檔案管理要向數(shù)字化信息系統(tǒng)管理方向發(fā)展.這樣看來，做好檔案管理信息化建設(shè)對于企業(yè)在現(xiàn)代激烈市場競爭中占據(jù)主導(dǎo)地位具有十分重大的現(xiàn)實意義.

1.2 企業(yè)檔案信息化是適應(yīng)激烈競爭的迫切要求.面對新情況新要求，從企業(yè)的自身需求來看，隨著企業(yè)的快速發(fā)展和日益激烈的競爭，當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展要求的檔案管理工作問題逐漸顯現(xiàn)出來，不同程度存在企業(yè)對檔案管理的重視度和工作水平落后于現(xiàn)代企業(yè)飛速發(fā)展需求等問題.所以，創(chuàng)建適應(yīng)新時期檔案管理制度、方式、方法、手段，已成為現(xiàn)代檔案管理工作非常迫切的要求.只有加強信息化建設(shè)，才能促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)社會的發(fā)展和相互之間的競爭而不被淘汰，才能把企業(yè)全面發(fā)展情況和工作業(yè)績實時真實記載下來，才能落實企業(yè)管理的策略并提高企業(yè)的管理效率，才能為企業(yè)的發(fā)展方向和思路提供決策，才能讓企業(yè)在激烈的市場經(jīng)濟(jì)中的穩(wěn)固自身形象.

1.3 企業(yè)檔案信息化是保證整個企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的要求.從當(dāng)今信息化建設(shè)突飛猛進(jìn)的形勢來看，企業(yè)的檔案管理必須要在繼承中求發(fā)展，在進(jìn)一步規(guī)范傳統(tǒng)檔案管理的同時，必須更加注重檔案的信息化建設(shè)與管理，必須要充分發(fā)揮好大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，只有發(fā)展這樣的檔案管理技術(shù)，從某種意義上講才能較好保證整個企業(yè)高效運轉(zhuǎn)，以期更好地對企業(yè)的日常運行建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃、文化傳承、員工管理等方面發(fā)揮更加重要的作用，進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理的整體水平，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供有力的保障和支撐.

2 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

通過對一些企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、與一些企業(yè)管理人員進(jìn)行交流，我們了解到一些企業(yè)的檔案管理大多還是傳統(tǒng)的手工管理，主要依靠紙質(zhì)檔案記載、錄入、歸檔、查詢,檔案檢索效率和檔案資源的利用效率一般，部分實行檔案信息化管理的企業(yè)也基本停留在目錄檢索的層次上，沒有充分挖掘檔案資源利用的極大潛能.

在企業(yè)硬件條件保障方面，有的企業(yè)一間房幾節(jié)檔案柜就是檔案工作的全部內(nèi)容，從紙質(zhì)檔案實際容量需求、檔案資源信息化建設(shè)需求、檔案分類管理要求、檔案管理保密要求等情況看，相比企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營類活動的投入而言在檔案管理上投入成本較少，距離企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實要求還有不少差距，對于檔案保護(hù)性措施也不夠得力，設(shè)備陳舊老化情況還是比較突出.

在企業(yè)自身對檔案管理人員的配備要求方面，檔案管理工作本來是一項對專業(yè)與技術(shù)能力要求較高的工作，但一些企業(yè)人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”.從檔案管理人員本身業(yè)務(wù)素質(zhì)要求看，檔案管理人員基本沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理意識和責(zé)任意識不強，自身能力素質(zhì)所限做不到盡職盡責(zé)完成檔案管理工作.

在企業(yè)經(jīng)營管理人員的觀念方面，在一些企業(yè)的管理層在企業(yè)管理中將檔案管理的工作邊緣化，認(rèn)為檔案工作是幕后工作，不能為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此具體表現(xiàn)在對檔案管理中所需軟硬件設(shè)備的投入縮減、以及檔案日常管理規(guī)范不夠重視，沒有建立起檔案管理工作制度建設(shè)，在實際工作中也并未對檔案工作的有效性進(jìn)行監(jiān)督管理等.

3 企業(yè)檔案管理中存在的問題和不足

根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，盡管現(xiàn)代企業(yè)普遍對加強檔案管理有一定正確認(rèn)識，也能依據(jù)自身實際強化這方面的工作，特別是適應(yīng)形勢變化基本能將信息技術(shù)運用到檔案管理當(dāng)中.但對照經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展要求和企業(yè)自身建設(shè)的緊迫需求來看，還不同程度存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面.

3.1 企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)相對還比較滯后.從宏觀層面看，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的一個重要的組成部分，目前一些企業(yè)還沒有將檔案的信息化建設(shè)提上重要日程，實現(xiàn)檔案資源自身價值的有效平臺還沒有完全建立起來，造成企業(yè)檔案資源與經(jīng)濟(jì)信息、情報資源等無法有機整合形成大數(shù)據(jù)資源，這樣一來就不能較好為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、項目選擇、運營模式、市場定位、營銷策略等提供有效決策參考.從微觀層面看，隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在某些領(lǐng)域計算機信息系統(tǒng)化管理將逐步取代傳統(tǒng)的管理方式，這是大趨勢，檔案管理亦如此.

3.2 檔案管理的安全保障還不能做到完全到位.檔案管理上投入成本較少，對于檔案保護(hù)性措施也不夠得力，設(shè)備陳舊老化在檔案管理上存在嚴(yán)重的安全隱患.例如2009年3月，中國平安人壽保險股份有限公司貴州分公司中華北路營銷服務(wù)部檔案室靠近窗戶的幾個檔案架著火，其中一部分檔案被火燒毀.而參與撲救的消防官兵利用水槍等對火災(zāi)展開撲救的同時對檔案又造成了二次損壞.由于檔案室條件保障的不到位，使得該公司損失了大量的員工、客戶檔案，對該公司造成了重大的資源損失. 3.3檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通.很多企業(yè)的檔案管理人員學(xué)習(xí)研究《檔案法》的人比較少，對檔案的法律性認(rèn)識不足.一些企業(yè)檔案管理具體工作人員在現(xiàn)實工作實踐中存在只是簡單完成檔案工作最基本的要求，檔案信息采集和材料信息入檔做不到及時準(zhǔn)確，特別是對于如何進(jìn)一步加強檔案管理工作，在適應(yīng)現(xiàn)代社會、企業(yè)形勢的發(fā)展要求等方面缺乏深入研究與具體舉措.

3.4 對檔案管理工作的重要性認(rèn)識還不夠足.從總體上來看，一些企業(yè)的管理者和員工對檔案常識性的知識了解掌握得還不夠深入.在檔案管理上存在著制度不夠健全、人力資源相對短缺、檔案資料不夠完整、有價值的檔案不夠足、檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、管理方式不夠先進(jìn)、檔案管理不夠規(guī)范等情況，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的積極作用方面距離現(xiàn)實要求還有一定差距.對于員工個人來說，一些企業(yè)的員工認(rèn)為檔案工作與自身并沒有什么必要的聯(lián)系，也與自己的工作質(zhì)量沒有直接關(guān)系，因此在采集信息資料時，存在一些主觀上認(rèn)為不是自己的事、態(tài)度不積極、配合不主動、填寫有關(guān)材料不認(rèn)真等情況.

4 加強企業(yè)檔案信息化管理的措施建議

4.1 加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作體制.檔案管理信息化建設(shè)過程中不能盲目建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理納入企業(yè)自身發(fā)展規(guī)劃，利用現(xiàn)代企業(yè)管理方法為企業(yè)檔案信息化設(shè)定明確的目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃包括檔案管理部門在內(nèi)的企業(yè)內(nèi)各部門，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、項目選擇、運營模式、市場定位、營銷策略等提供有效決策參考.從而實現(xiàn)對企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)利用.

建立健全科學(xué)合理高效的檔案管理制度，要與當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)實緊密相連，可操作性強.制度必須經(jīng)得起實踐工作的考驗重實際操作與應(yīng)用，以簡潔、方便、易操作為標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮其導(dǎo)向與規(guī)范性作用.通過制度對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工形成強有力的約束，規(guī)范行為，強化制度的約束性作用，作出準(zhǔn)確合理合法的決策與部署.并且要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，做到有法必行，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，維護(hù)其權(quán)威性.

4.2 提高企業(yè)檔案管理的安全保障.企業(yè)一方面應(yīng)當(dāng)提高檔案管理上投入的成本，防止設(shè)備陳舊老化在檔案管理上存在嚴(yán)重的安全隱患；另一方面也應(yīng)當(dāng)利用企業(yè)檔案信息化建設(shè)，及時將紙質(zhì)檔案通過電子化、信息化手段備份，防止企業(yè)大量檔案資源在意外事故中損毀而造成大量損失.同時，信息化企業(yè)檔案管理過程中，安全保障就不再局限于硬件設(shè)備的保障，還應(yīng)當(dāng)注重檔案數(shù)據(jù)的安全.通過不斷升級的技術(shù)，在密碼、網(wǎng)關(guān)、防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)備份等多種安全保障措施中，保障信息化企業(yè)檔案的安全.

4.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平.檔案管理人員首先應(yīng)該具備的是堅定的政治素質(zhì)，較高的政治理論水平，較強的政治思想能力，強烈的職業(yè)責(zé)任感、事業(yè)心，要不斷強化管理人員的“政治意識”、“服務(wù)意識”.選配政治思想覺悟高、責(zé)任心強、業(yè)務(wù)能力突出的人員來擔(dān)任檔案管理職位.必須對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)出一批能掌握、應(yīng)用新技術(shù)的專業(yè)化人才.因為人員素質(zhì)水平高低決定著檔案管理的效能，有必要加強對檔案管理人員的信息技術(shù)、計算機、科技軟件操作等新技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí).提高檔案信息化管理的能力，提高工作效率，提升檔案質(zhì)量.強化檔案管理工作的信息化水平，提升檔案管理工作為企業(yè)科學(xué)決策的能力，為企業(yè)的發(fā)展提供及時全面準(zhǔn)確的情報信息.

4.4 加強對檔案管理工作重要性認(rèn)識的宣傳教育.一方面社會應(yīng)加強宣傳，從企業(yè)外部彌補企業(yè)對檔案管理信息化工作重要性認(rèn)識不夠的問題.聯(lián)合城市公共檔案管理部門普及檔案管理信息化的常識，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案信息化的重視程度.另一方面，在企業(yè)內(nèi)部，通過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)檔案管理人員聯(lián)合宣傳的形式，讓企業(yè)員工理解檔案管理信息化的重要性與意義，使其在日后工作中積極配合檔案管理人員的工作，主動參與到檔案信息化建設(shè)過程中，成為維護(hù)檔案管理制度的一員.

〔1〕徐曉華.改制后工業(yè)企業(yè)檔案管理芻議.辦公室業(yè)務(wù)，2012(4).

〔2〕李冬梅.信息化背景下企業(yè)檔案管理趨勢分析.機電兵船檔案，2013(2).

〔3〕李曉霞.檔案管理創(chuàng)新的意義.蘭臺世界，2012(z2).

〔4〕劉麗麗.企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策[J].上海航天,2014（S1）:136-139.

〔5〕唐圣琴,姚紅,戴玲,羅應(yīng)梅,黃凱.西南地區(qū)高校檔案信息化現(xiàn)狀——以西南地區(qū)四省/市部分高校為例[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2015（22）:123-126.

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1673-260X（2017）07-0147-02

2017-04-05