文/丁麗麗
當(dāng)前隨著信息時代的到來,在信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的時代,對于高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作逐漸朝著信息化的方向發(fā)展,在信息化建設(shè)的一種新形勢下,高校成人檔案管理工作逐漸朝著一種新的方向發(fā)展。高校成人檔案管理工作也是當(dāng)前高校教育中的一項重要工作內(nèi)容,對于高校檔案管理工作的信息化建設(shè)也能夠更好地提高檔案的利用率,符合當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢。
(一)高校成人繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè),能夠有效的促進(jìn)成人教育的工作需求,提供各種有用的信息資源。當(dāng)前隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,成人教育也呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢,在高校成人教育檔案數(shù)量的日益增多,利用率也逐漸提高,對檔案管理工作提出更高的要求。當(dāng)前信息化的發(fā)展已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要標(biāo)志,信息化技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了教育工作的進(jìn)步和創(chuàng)新,成人繼續(xù)教育檔案是成人教育中重要的信息資源,對于以后的發(fā)展有著重要的作用,具有一定的參考和借鑒作用。
(二)成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化是成人自身發(fā)展的需要,當(dāng)前隨著高校成人繼續(xù)教育事業(yè)的不斷發(fā)展,成人繼續(xù)教育工作的人數(shù)不斷增多,規(guī)模也不斷擴(kuò)大,成人繼續(xù)教育工作的任務(wù)也越來越重,成人繼續(xù)教育的檔案對于自身的發(fā)展有著重要的借鑒作用,提高成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化建設(shè),可以對檔案進(jìn)行有效的管理,能夠有效的節(jié)省人力、財力等的成本,提高檔案管理的效率,為成人教育檔案管理工作提供更大的幫助。
(三)成人繼續(xù)教育檔案管理工作的信息化建設(shè)也是滿足社會需求的重要內(nèi)容,高校成人繼續(xù)教育具有一定的社會性,在開展相關(guān)工作的過程中,會有很多的信息資源產(chǎn)生,利用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行對信息資源的整理是比較復(fù)雜的。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升管理的效率,為成人未來參與工作奠定良好的基礎(chǔ),成人繼續(xù)教育檔案管理的信息化建設(shè),可以有效提升成人繼續(xù)教育的整體發(fā)展水平,促進(jìn)成人繼續(xù)教育朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展,促進(jìn)成人教育工作的現(xiàn)代化,更好適應(yīng)社會發(fā)展趨勢。
(一)對成人教育教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不到位。當(dāng)前隨著高校成人教育的不斷發(fā)展,檔案的不斷增加,對于檔案的管理也是越來越復(fù)雜,高校對于檔案的利用率不高,檔案信息資源開發(fā)不到位,對于成人高考教育的檔案管理工作認(rèn)識不到位,對于檔案的管理不夠重視,這在一定程度上也會制約檔案管理工作的深入開展,不利于檔案的管理和利用,高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作很難適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢,在檔案的整理和管理方面還存在很多的問題,檔案管理工作制約了高等教育的發(fā)展。
(二)成人教育的教學(xué)檔案開發(fā)利用率不高。對于高校成人教育的檔案管理,主要是為了以后的利用,當(dāng)前對于檔案的收集管理工作還不到位,管理人員的管理意識比較差,對檔案的管理不夠科學(xué),一些有價值的檔案不能夠被充分利用,因此,需要改革傳統(tǒng)的檔案管理方式。
(一)做好成人教育檔案的收集整理工作。當(dāng)前成人教育檔案的管理工作是當(dāng)前高校重要的一項工作內(nèi)容,需要將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,要充分做好檔案的收集整理工作。采取的收集整理方式包括:一是集中收集,在成人教育的面授輔導(dǎo)中,應(yīng)該將檔案進(jìn)行收集,做好對檔案的管理工作,將相關(guān)的檔案進(jìn)行分類整理進(jìn)行統(tǒng)一歸檔;二是在日常的工作中,收集零碎的檔案進(jìn)行整理歸檔,這兩種方式都可以對檔案進(jìn)行收集整理,保證檔案材料的齊全和完整,也為以后的檔案的利用提供豐富的資料。
(二)加強(qiáng)成人教育檔案的信息化管理。對于高校成人檔案的信息化檔案管理都是以紙質(zhì)的檔案為基礎(chǔ)形成的,通過從紙質(zhì)檔案中將信息錄入數(shù)據(jù)庫中,創(chuàng)建電子檔案,同時要保證電子檔案與紙質(zhì)檔案信息的一致性,做好對兩種檔案的不同管理,提高檔案管理的效率。需要利用現(xiàn)代化的管理手段加強(qiáng)對檔案信息的管理,可以及時進(jìn)行相關(guān)信息的查找,從中獲取有價值的信息資源,從而形成一個完整的成人教育檔案管理系統(tǒng),建立檔案信息管理網(wǎng)站。
(三)完善成人檔案管理制度,做好人員培訓(xùn)。對于檔案工作的管理,需要不斷完善檔案管理制度,要將成人教育的檔案管理工作納入到學(xué)校的計劃和規(guī)劃中,納入到學(xué)校的有關(guān)管理制度中,對于相關(guān)的檔案管理人員,需要做好日常檔案的收集、檢查和驗(yàn)收,制定適合的檔案管理制度和方案,使成人教育檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。當(dāng)前的高校成人檔案管理都實(shí)現(xiàn)信息化的管理,需要加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)和知識的培訓(xùn),要讓管理人員了解檔案的鑒別和整理,做好檔案的保管和開發(fā),將其作為成人檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié),加大對管理人員的培訓(xùn)工作,不斷提高管理人員的相關(guān)技能,確保檔案管理工作的有序性。
綜上所述,當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,成人教育的發(fā)展趨勢不斷增強(qiáng),成人教育檔案管理的現(xiàn)代化也成為當(dāng)前檔案管理的一種發(fā)展趨勢,需要加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的培訓(xùn),使其具備良好的業(yè)務(wù)技能,能夠更好的進(jìn)行檔案工作的管理,適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的發(fā)展趨勢。
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