學(xué)院行政管理采用信息化手段的探索

文/雷翠華

學(xué)院行政管理工作涵蓋了學(xué)院管理中的各個(gè)方面，其工作內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，給行政管理人員帶來不小壓力。信息技術(shù)的發(fā)展和普及，為學(xué)院行政管理工作提供了方便，同時(shí)也提出了更多要求。

一、目前學(xué)院行政管理中存在的問題

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)高校都基本建立了信息化行政管理體系，在一定程度上提高了行政管理的效率，但在行政管理工作中仍存在不少問題。

(一)信息觀念跟不上時(shí)代的發(fā)展

在傳統(tǒng)的行政管理工作中，管理人員通常利用書寫手段來記錄相關(guān)信息，長(zhǎng)期工作中養(yǎng)成的這種習(xí)慣，使他們不懂或不愿意進(jìn)行現(xiàn)代信息管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，從而沒有能力開發(fā)出實(shí)際管理需要的信息系統(tǒng)，以致工作效率得不到相應(yīng)提高。雖然很多高校已經(jīng)具有了完善的信息管理系統(tǒng)，但在相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，部分管理人員意識(shí)不到數(shù)據(jù)庫(kù)中信息內(nèi)容及時(shí)修改的重要性，仍采用書寫修改的方式。時(shí)間長(zhǎng)了，必然導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)中相關(guān)信息出現(xiàn)誤差的現(xiàn)象。另外，一些高校整體上沒有信息化管理意識(shí)，一直沿用傳統(tǒng)行政管理手段，辦公自動(dòng)化程度相對(duì)較低，工作效率也普遍不高[1]。

(二)信息化行政管理隊(duì)伍不健全

不少高校只重視信息化建設(shè)的硬件投入，對(duì)具有現(xiàn)代信息管理和行政管理相關(guān)理論技術(shù)的人才不夠關(guān)注，行政管理隊(duì)伍整體專業(yè)素質(zhì)有待提升。還有一部分高校領(lǐng)導(dǎo)層只是將信息化管理當(dāng)做行政管理的輔助手段，一定程度上忽視了信息管理技術(shù)人員的作用，導(dǎo)致這部分人員失去工作激情，崗位調(diào)動(dòng)頻繁。當(dāng)新舊崗位人員交接時(shí)，很多工作信息內(nèi)容不能及時(shí)交代，由于工作調(diào)動(dòng)而流失，給行政管理工作帶來較大影響。

(三)行政管理重管理輕服務(wù)

受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制影響，我國(guó)高校行政管理機(jī)構(gòu)普遍存在冗官冗員問題。機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門重復(fù)設(shè)置，造成工作內(nèi)容重復(fù)、相關(guān)職責(zé)不明確，在出現(xiàn)問題時(shí)往往會(huì)互相推諉，進(jìn)而產(chǎn)生矛盾。不少行政管理工作人員過于追求管理權(quán)力，對(duì)各種事務(wù)都要插一手，相應(yīng)減少了在科研和教學(xué)方面的管理。這種重管理而輕服務(wù)的行政管理現(xiàn)象，很難使管理工作取得實(shí)際效果。

(四)歷史數(shù)據(jù)保存和整理工作不到位

高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)學(xué)校相關(guān)事務(wù)的決策是行政管理工作的主要內(nèi)容，歷來受到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。在決策過程中，需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查研究，但由于傳統(tǒng)管理工作沒有采用信息化手段，同時(shí)管理人員沒有信息化管理的意識(shí)，導(dǎo)致許多歷史數(shù)據(jù)丟失或保存效果不好，沒有通過有效的手段進(jìn)行整理和規(guī)范，使用效果難以滿足領(lǐng)導(dǎo)層的決策需求。

二、利用信息化手段加強(qiáng)行政管理工作的措施

(一)增強(qiáng)行政管理人員的信息化服務(wù)意識(shí)和能力

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，為高校行政管理提供了極大的便利。近些年來，我國(guó)高校遵行擴(kuò)招政策，很多高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，需要處理的信息也不斷增加，加大行政管理人員的工作量。所以，行政管理工作人員一定要樹立信息化服務(wù)意識(shí)，積極運(yùn)用信息化手段開展行政管理工作，對(duì)高校行政管理工作相關(guān)信息及逆行搜集和整理，關(guān)注傳統(tǒng)媒體外的網(wǎng)絡(luò)媒體。同時(shí)熟練操作相關(guān)辦公軟件，科學(xué)分析和研究相關(guān)信息，不斷提升整理和識(shí)別信息的能力，從而保證信息的準(zhǔn)確性和重要性，提高工作效率[2]。

(二)創(chuàng)新行政管理方法

首先，建立與行政管理相配套的信息服務(wù)系統(tǒng)。積極引入數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建設(shè)動(dòng)態(tài)服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，對(duì)最新教育信息和時(shí)事熱點(diǎn)做到及時(shí)更新發(fā)布。通過在校園網(wǎng)絡(luò)中開設(shè)建議模塊，對(duì)師生及其他社會(huì)人員的相關(guān)意見進(jìn)行收集，進(jìn)一步完善行政管理工作，促進(jìn)高校教學(xué)工作的發(fā)展。

其次，利用信息化手段對(duì)學(xué)院歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。采用聯(lián)機(jī)處理和分析技術(shù)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)資源，為查詢和利用歷史數(shù)據(jù)提供便利。特別是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)查詢到的數(shù)據(jù)，對(duì)院校各個(gè)方面進(jìn)行及時(shí)了解，并及時(shí)調(diào)整工作方向及發(fā)展策略。同時(shí)對(duì)相關(guān)行政管理人員的優(yōu)秀表現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行表彰，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)其工作積極性。

(三)建立健全行政管理信息化制度

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校要改革傳統(tǒng)行政管理制度，建立健全具有時(shí)代特征的信息化管理制度。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層要重視行政管理的信息化發(fā)展，對(duì)各種新型信息技術(shù)手段進(jìn)行大力推廣，引導(dǎo)行政管理人員積極轉(zhuǎn)變思想觀念，主動(dòng)運(yùn)用新的信息技術(shù)，并對(duì)員工利用信息化手段開展工作的具體情況進(jìn)行考核[3]。其次，學(xué)校各個(gè)部門通過信息化手段的運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)更加快捷、方便地工作。所以，高校要對(duì)校務(wù)工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，合理分配各部門的工作內(nèi)容，明確各部門責(zé)任，避免發(fā)生在責(zé)任上“踢皮球”現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)推進(jìn)學(xué)院行政管理發(fā)展的重要性顯而易見，學(xué)院要在正視行政管理工作中存在的問題基礎(chǔ)上，加大信息化管理技術(shù)的投入，提高相關(guān)管理人員信息化管理能力，使學(xué)院行政管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

[1]詹立彩，ZHANLi-cai.對(duì)高校行政管理辦公自動(dòng)化問題的幾點(diǎn)思考[J].寧德師范學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2014，26(2)：130-134.

[2]崔佳山.新媒體對(duì)高校治理現(xiàn)代化的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)研究[D].西南大學(xué)，2016.

[3]劉立霞.信息化建設(shè)視角下高校行政管理的策略[J].黑龍江高教研究，2016(10)：71-73.