紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動發(fā)展研究

文/丁曉陽

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動發(fā)展

(一)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存背景

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的信息記錄方式，在檔案的記錄過程中其以紙張作為載體，具有信息與載體的依附性、存儲介質(zhì)的耐久性等多個方面的特點。紙質(zhì)檔案早在我國東漢年間就有出現(xiàn)，其在一定程度上代表了我國檔案發(fā)展的悠久歷史，在信息記錄與傳遞上發(fā)揮著不可忽視的重要作用。而電子檔案是在電子信息技術(shù)發(fā)展的推動下逐步形成的，這種檔案在信息的記錄上多是以光盤、U盤等特定的介質(zhì)作為載體，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在儲存方式與內(nèi)容、信息量上更加豐富，不僅節(jié)約了紙質(zhì)資源，同時還有利于后期的管理與運用，具有紙質(zhì)檔案所不可取代的優(yōu)勢與特點。因此，在當今時代背景下，越來越多的組織、個人都傾向于使用電子檔案，這在一定程度上預(yù)示著紙質(zhì)檔案的淘汰。

但是在檔案行業(yè)發(fā)展、檔案管理工作開展的過程中，紙質(zhì)檔案與電子檔案依然處于一個并存的狀態(tài)。由于兩種類型的檔案在屬性與特點上的不同，也決定了兩者會處于一個相互依存的體系之中，既相互兼容，同時更處于一種協(xié)調(diào)推進的狀態(tài)之中。另外，在檔案管理工作中，不僅要加強對電子檔案的管理，同時更應(yīng)該注重對于紙質(zhì)檔案的保存，紙質(zhì)檔案上往往記載著更為悠久與值得借鑒的信息資料。

(二)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動發(fā)展

在當前社會，我們既應(yīng)該鼓勵電子檔案的運用與管理，利用其在信息處理、服務(wù)、利用等多個方面的優(yōu)勢。同時還應(yīng)該看到電子檔案在真實性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷，在充分認知的同時，鼓勵并且推進紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動發(fā)展。

為了實現(xiàn)這一目標，應(yīng)該推動電子檔案與紙質(zhì)檔案的開發(fā)與利用，積極做好管理等相關(guān)工作，盡全力推動電子檔案、紙質(zhì)檔案的共存共榮與優(yōu)勢互補，這樣才能進一步提高我國檔案事業(yè)發(fā)展的水平與檔案運用的價值。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同管理建議

電子檔案與紙質(zhì)檔案的活動發(fā)展不能脫離有效的管理模式、管理對策與方法。對此，可以在采取“雙套制”管理模式的基礎(chǔ)上，建立合理且針對的管理機制，全面推進紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理工作的有序開展。

(一)推動“雙套制”管理模式的實行

“雙套制”管理模式指的是對電子檔案與紙質(zhì)檔案實施同時性的提交、保存與歸檔工作。在紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在、互動發(fā)展的現(xiàn)階段，“雙套制”的運用提高了對這兩種檔案在管理上的重視程度，以公平公正的態(tài)度與方法，在結(jié)合檔案自身特點的基礎(chǔ)上構(gòu)建了具有針對性、實用性的管理系統(tǒng)，有利于開展分別操作與保管、利用等活動。

在實施“雙套制”的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效銜接，構(gòu)建較為暢通的渠道實現(xiàn)不同類型檔案的靈活轉(zhuǎn)換，使得電子檔案中一些需要長期保存與維護歸檔的檔案能夠從“電子”活躍到“紙上”；也使得紙質(zhì)檔案中一些利用頻率較高、共享需求較為強烈的內(nèi)容能夠移植到“電子”平臺上。

(二)對檔案保管的設(shè)施進行全面改進與調(diào)整

在紙質(zhì)檔案與電子檔案保存、管理的過程中，保存管理條件與設(shè)施的優(yōu)化直接影響到了兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質(zhì)檔案、電子檔案的載體、特點等多個方面的性質(zhì)都有著明顯的差異，也應(yīng)該對原有的設(shè)施進行全方面的優(yōu)化與改進，這樣才能保證共存、互動發(fā)展的整體水平。

例如對于紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該將“件”作為基礎(chǔ)管理單位，認識到其在信息量上、總體數(shù)量等方面的特點，重點解決紙質(zhì)檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況；對于電子檔案的管理則應(yīng)該認識到其一般是由光盤、云空間、U盤等介質(zhì)為主，需要存放的空間較小，但是需要保證設(shè)備的安全性，提高技術(shù)力量。

(三)建立混合文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成管理功能

混合文件管理系統(tǒng)是一種融合了紙質(zhì)檔案儲存管理與電子檔案儲存管理的系統(tǒng)，對于發(fā)揮集成化的管理功能具有重要意義。在當前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、互動的背景下，應(yīng)通過混合文件管理系統(tǒng)的建立、統(tǒng)一分配標準的確定等來保證電子檔案、紙質(zhì)檔案之間的協(xié)調(diào)互動。

對此，對于電子檔案與紙質(zhì)檔案(同一份文件)可以采取相同的檔案號與題名，并且在數(shù)據(jù)庫中進行較為周詳?shù)挠涗?，這樣才有利于后期的搜索與運用。在構(gòu)建系統(tǒng)的基礎(chǔ)上還應(yīng)該構(gòu)建集成服務(wù)平臺，根據(jù)用戶的不同需求來提高文件管理的效果，并建立紙質(zhì)檔案與電子檔案信息積聚的綜合服務(wù)平臺，實現(xiàn)一體化的服務(wù)，提高對紙質(zhì)檔案、電子檔案的綜合運用效果。

三、結(jié)論

在今后相當長的一段時間之內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會長期共存、互動發(fā)展，這是由兩種檔案的特點與優(yōu)劣勢決定。在開展檔案管理工作的過程中，必須要針對性地開展管理工作，在構(gòu)建機制、確定模式的基礎(chǔ)上實現(xiàn)兩種檔案的長期共存與有效運用。

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