企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題分析

李 萍

天津市河北區(qū)供熱燃?xì)夤?天津 300143

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展資料的載體，對(duì)推動(dòng)企業(yè)管理意義重大?，F(xiàn)如今傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展，如果檔案管理過于落后，不僅不會(huì)發(fā)揮檔案信息價(jià)值，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的發(fā)展。近些年，社會(huì)化檔案管理發(fā)展尤為迅速，部分企業(yè)已經(jīng)將檔案管理工作交付給社會(huì)相關(guān)管理機(jī)構(gòu)完成，這樣不僅能夠節(jié)省檔案管理成本，同時(shí)也能夠保障檔案管理的精細(xì)化、可行性。再者，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理社會(huì)化發(fā)展，能夠進(jìn)一步公開檔案信息內(nèi)容，保證檔案信息更加透明，這對(duì)社會(huì)群眾發(fā)揮監(jiān)督職能有著重要意義。

一、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必然性

（一）降低成本、提高利用率

由于檔案管理不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理部門形同虛設(shè)。而加強(qiáng)企業(yè)檔案管理社會(huì)化，也就是將檔案管理工作委托給管理機(jī)構(gòu)，這樣即可降低檔案管理的資金投入，這也是檔案管理外包的重要原因。同時(shí)，專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)就是檔案管理工作，因此能夠保證檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性、專業(yè)性，提供高質(zhì)量的管理服務(wù)。

（二）優(yōu)化資源配置

檔案管理社會(huì)化可以加強(qiáng)檔案管理中的分工與細(xì)化，通過外界人員和專業(yè)管理技術(shù)提供高質(zhì)量服務(wù)，同時(shí)推動(dòng)中介管理企業(yè)發(fā)展，能夠提供更多的就業(yè)機(jī)會(huì)，推動(dòng)社會(huì)共同進(jìn)步。再者，通過專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)可以有效的提高檔案信息利用率，并且可以融入社會(huì)資源，打造一個(gè)宏觀平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置?？梢?，企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅是企業(yè)、組織的發(fā)展需求，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的需求。

二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)

（一）集中統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理社會(huì)化最為明顯的表現(xiàn)就是檔案集中管理。企業(yè)檔案管理作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，相比企業(yè)檔案管理有著很大的差異性，在過去的檔案管理中，檔案通常是企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行管理，根據(jù)檔案級(jí)別、內(nèi)容重要性、種類進(jìn)行劃分，如果管理不當(dāng)就會(huì)造成檔案信息混亂問題。而企業(yè)檔案管理社會(huì)化能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案集中化管理。由于檔案管理機(jī)構(gòu)具備專門的設(shè)備、人才隊(duì)伍技術(shù)強(qiáng)，因此在管理中也更加科學(xué)，并且能夠避免出現(xiàn)檔案管理混亂問題。

（二）更加科學(xué)的管理模式

由于企業(yè)檔案信息包括企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)、信息資源等信息，是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所積累的信息結(jié)晶。所以企業(yè)檔案信息與企業(yè)資產(chǎn)有著很大聯(lián)系，這就需要保障檔案信息的完整性、統(tǒng)一性、精準(zhǔn)性、安全性。企業(yè)檔案管理通常是采用一臺(tái)計(jì)算機(jī)和管理軟件實(shí)現(xiàn)管理工作，信息管理模式較為表面，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展要求。管理手法滯后性強(qiáng)，給檔案管理工作帶來(lái)消極的影響。在加上企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)核心是經(jīng)濟(jì)效益，難免對(duì)檔案管理不夠重視，無(wú)法指定合理的檔案管理制度。而檔案管理社會(huì)化能夠改善著一系列問題，管理機(jī)構(gòu)為了能夠提高更高質(zhì)量的服務(wù)，全程實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式，從而大大提高檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。并且，企業(yè)檔案管理社會(huì)化可以為企業(yè)各個(gè)部門提供更加便捷的檔案管理服務(wù)，如果企業(yè)需要尋找檔案信息，只需要將需求反饋給檔案管理部門，即可在幾分鐘內(nèi)將電子檔案?jìng)鬏數(shù)街付ㄠ]箱中，非常方便，大大簡(jiǎn)化了檔案信息查詢流程。

（三）避免自帶檔案現(xiàn)象

此類問題主要是針對(duì)人事檔案。自帶檔案就是工作人員將檔案帶離檔案室，從而造成檔案流失，并且會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)極大的影響。由于很多企業(yè)在錄用職工時(shí)不注重檔案管理工作，將檔案留存在工作人員手中。人事檔案的重要性不言而喻，無(wú)論是在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、社會(huì)福利辦理，還是在職位晉升中都非常重要，如果出現(xiàn)檔案丟失問題，后果非常嚴(yán)重。而檔案管理社會(huì)化由于是統(tǒng)一、集中管理模式，檔案存在檔案管理機(jī)構(gòu)中而不是企業(yè)檔案管理部門，從而可以避免出現(xiàn)自帶檔案等問題，如果需要調(diào)取檔案內(nèi)容，需要經(jīng)過第三方管理機(jī)構(gòu)，并對(duì)所帶出的檔案進(jìn)行記錄，限定時(shí)間要求帶回。

三、檔案管理社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)與總結(jié)

檔案管理社會(huì)化不僅能夠提高企業(yè)檔案管理水平，同時(shí)也能夠保證企業(yè)健康發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定。如今，檔案管理工作逐漸朝向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、科學(xué)化方向發(fā)展，為了保證檔案信息的安全性和價(jià)值性，檔案管理社會(huì)化勢(shì)必會(huì)成為一種主流趨勢(shì)。因此，在未來(lái)的發(fā)展中，檔案管理機(jī)構(gòu)數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，甚至是在全國(guó)普及，從而實(shí)現(xiàn)節(jié)約企業(yè)內(nèi)部管理成本的目的，為人員流通提供方便。在企業(yè)檔案數(shù)量不斷增多的背景下，社會(huì)檔案管理模式是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化背景下實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要形式，更是發(fā)揮檔案信息價(jià)值的重要內(nèi)容。

[1]高曉宇.社會(huì)化問題在企業(yè)檔案管理中的分析[J].黑龍江史志,2015,13:98.

[2]張小鋒.企業(yè)檔案管理中的社會(huì)化問題分析[J].中國(guó)管理信息化,2017,2018:174-175.