新時代下如何有效提高辦公室管理的成效

李東峰

四川晟達(dá)化學(xué)新材料有限責(zé)任公司 四川南充 637000

21世紀(jì)以來，在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，對社會的高速進(jìn)步發(fā)展起到了積極的帶動作用。在現(xiàn)代企業(yè)辦公過程中，辦公室可以說是企業(yè)的重要樞紐，并因此成為了企業(yè)管理工作開展當(dāng)中的重點，從某種角度來說，企業(yè)的整體素質(zhì)同企業(yè)辦公室的工作效率與水平具有直接的聯(lián)系。對此，企業(yè)即需要能夠?qū)ζ髽I(yè)的辦公室管理工作引起重視，在提升辦公室管理效果的基礎(chǔ)上使其在企業(yè)當(dāng)中發(fā)揮出更為重要的作用。

一、辦公室工作職能

在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)辦公室可以說是其重要的中心樞紐，其工作職能主要有：第一，日常管理工作。對辦公室日常管理工作進(jìn)行處理可以說是辦公室的基本職能，其中，日常的工作內(nèi)容有會議工作、檔案管理以及公文處理等；第二，協(xié)調(diào)管理工作。在日常工作當(dāng)中，企業(yè)辦公室需要對企業(yè)不同部門的運轉(zhuǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)，使分屬不同部門的職員能夠形成統(tǒng)一的認(rèn)識，在對不同部門間相互交流合作進(jìn)行加強(qiáng)的基礎(chǔ)上使其形成合力，對企業(yè)下達(dá)的任務(wù)良好完成；第三，臨時任務(wù)處理。辦公室工作具有較強(qiáng)的靈活性，對于臨時出現(xiàn)的任務(wù)以及突發(fā)問題需要及時解決。

二、新時代下辦公室管理方式

（一）樹立服務(wù)理念

在企業(yè)辦公室當(dāng)中，接待服務(wù)是一項重要的職能，需要在實際工作當(dāng)中對具有不同等級以及身份的人員進(jìn)行接待。對于企業(yè)來說，其外在形象情況的存在將對接待工作的感受與質(zhì)量產(chǎn)生影響，這也是決定企業(yè)日后是否能夠順利發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)。對此，在面對接待工作時，辦公室職員即需要能夠做好傳統(tǒng)思想的轉(zhuǎn)變，樹立起能夠為基層服務(wù)、也能為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的觀念。要想對這部分目標(biāo)進(jìn)行實現(xiàn)，即需要在實際工作當(dāng)中做好相關(guān)服務(wù)知識技能的學(xué)習(xí)，對交際過程當(dāng)中自身的內(nèi)心狀態(tài)以及情感需求加深了解，對上級所下達(dá)的相關(guān)政策規(guī)定認(rèn)真學(xué)習(xí)，在做好各類信息全面搜集的基礎(chǔ)上對領(lǐng)導(dǎo)的助手作用進(jìn)行充分發(fā)揮，并學(xué)習(xí)會能夠以新管理模式的應(yīng)用實現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理，在對辦公室工作逐步規(guī)范的基礎(chǔ)上實現(xiàn)辦公效率的提升。

（二）健全規(guī)章制度

對于一個辦公室來說，要想對實際工作的規(guī)范化目標(biāo)進(jìn)行實現(xiàn)，即需要能夠做好完善辦公室規(guī)章制度的建設(shè)。通過完善辦公室規(guī)章制度的制定，則能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室工作職能、標(biāo)準(zhǔn)以及程序的明確。對此，辦公室即需要做好制度的制定工作，通過制度的科學(xué)制定對每一名辦公室人員的工作職責(zé)與權(quán)利進(jìn)行落實，使辦公室人員在對自身責(zé)任、權(quán)力進(jìn)行明確的基礎(chǔ)上學(xué)會如何更好的應(yīng)用，在對自身職責(zé)科學(xué)履行的基礎(chǔ)上實現(xiàn)任務(wù)的高效完成。除了在制度當(dāng)中做好人員責(zé)任的明確以外，也需要做好辦公室工作程序規(guī)定的施行，以此保證企業(yè)辦公室工作能夠具有程序化以及規(guī)范化的特點，也只有這樣，才能夠避免在繁雜的工作當(dāng)中出現(xiàn)失誤，以此實現(xiàn)辦公室工作效率的提升。在具體規(guī)章制度制定當(dāng)中，要保證制度內(nèi)容具有良好的科學(xué)性以及針對性，實現(xiàn)規(guī)章制度同辦公室工作的科學(xué)融合。

（三）優(yōu)化資源配備

對于辦公室工作人員來說，其工作內(nèi)容繁雜、廣泛且十分豐富，在實際工作當(dāng)中經(jīng)常被包圍在不同的大小事當(dāng)中。在部分企業(yè)當(dāng)中，辦公室不僅需要對來自領(lǐng)導(dǎo)的分配安排進(jìn)行聽從，且需要對不同部門間的工作任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)組織，經(jīng)常出現(xiàn)對其他部門職權(quán)進(jìn)行行使而沒有充分發(fā)揮自身職能的情況。對于該種情況，企業(yè)即需要能夠明確辦公室職能，做好辦公室管理職能的優(yōu)化。對于不該由辦公室負(fù)責(zé)的任務(wù)，即需要做好其脫離處理，以此將更多的精力與時間投入到自身的本職工作當(dāng)中。同時，需要做好辦公室均衡、全面的發(fā)展，對于部分具有較大工作量、任務(wù)的辦公室，需要做好其職能的增強(qiáng)，對辦公室職員的能力素質(zhì)水平充分考慮，在實現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)合理分配的基礎(chǔ)上完成工作任務(wù)。

（四）堅持正確立場

對于企業(yè)辦公室來說，其所提供的服務(wù)正是為了企業(yè)發(fā)展所做出的服務(wù)。對此，企業(yè)辦公室即需要能夠以一種發(fā)展的眼光看待事物，始終保證自身具有正確的立場。在相關(guān)事情處理時，需要做好正確政治方向的堅持，在做好社會主義基本原則把握的基礎(chǔ)上同企業(yè)發(fā)展中心保持一致，也只有這樣，辦公室人員才能夠在工作當(dāng)中更好的明確對錯、分辨是非，在做好經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向與規(guī)律找出的基礎(chǔ)上保障本職工作的高效完成。

（五）注重接待來訪

來訪接待也是企業(yè)辦公室的一項重要工作任務(wù)，對于來自企業(yè)員工的來訪來說，其不僅有親自來訪，也具有書信來訪。在具體來訪接待這項工作當(dāng)中，要認(rèn)識到企業(yè)員工來訪的目的即是對企業(yè)在運行當(dāng)中的真實情況進(jìn)行反映，不僅能夠通過來訪對企業(yè)的真實運行情況具有了解，且能夠在實現(xiàn)員工同企業(yè)間關(guān)系調(diào)節(jié)的基礎(chǔ)上促進(jìn)企業(yè)同員工的共同進(jìn)步。

三、結(jié)束語

在現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)可以說是其中的重要的力量，也是企業(yè)發(fā)展當(dāng)中不可缺少的組成部分。在實際工作當(dāng)中，辦公室需要做好自身職能與服務(wù)意識的充分發(fā)揮，在做好各項工作的同時不斷提升工作效率，以此為企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步起到重要推動作用。

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