信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

楊志英

摘 要：隨著信息時代的到來，我們生活的各個方面都充滿著信息，規(guī)劃信息中心的檔案管理領(lǐng)域也不例外，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷應(yīng)用與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到巨大的影響和沖擊，這無疑也給規(guī)劃信息中心檔案管理工作帶來了前所未有的機遇于與挑戰(zhàn)，做好信息時代的檔案管理工作對規(guī)劃信息中心具有巨大重要意義，作為規(guī)劃信息中心檔案管理工作中的一員我將對檔案管理工作從以下幾個方面展開論述。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；問題

一、信息時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理軟件缺乏普遍通用性

現(xiàn)階段規(guī)劃信息中心檔案管理單位都開始用計算機開進行檔案管理工作，但規(guī)劃信息中心所在地不一樣，單位使用的計算機型號和軟件系統(tǒng)存在明顯的差異，彼此缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件，給檔案管理軟件的研發(fā)工作帶來困難的同時也會對檔案管理工作的信息共享造成障礙，使檔案數(shù)據(jù)難以做到最大程度得資源利用，嚴(yán)重制約就檔案信息化、現(xiàn)代化得發(fā)展進程。

（二）檔案管理工作的安全性個保密行存在隱患

在信息時代的大背景下，無論是規(guī)劃信息中心還是其他單位檔案管理工作正在由錄入的方式轉(zhuǎn)變?yōu)檫\用信息技術(shù)來對檔案進行處理，這雖然減少了檔案管理的工作量，提高了工作效率，既簡便快捷又節(jié)約了人力成本，但是由于文件的可塑性以及計算機病毒的產(chǎn)生和電腦黑客的攻擊，容易導(dǎo)致檔案管理整個系統(tǒng)的癱瘓，由此就有可能造成電子檔案的損毀、遺失，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損失，使網(wǎng)絡(luò)電子檔案的安全性和保密性存在極大隱患。

（三）專業(yè)的信息化檔案管理人員的缺乏

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量，隨著信息時代的高速發(fā)展，我們對這方面的人才需求也是愈加強烈，目前，我國既懂技術(shù)又懂管理的人才尤為稀缺，規(guī)劃信息中心檔案管理人員并不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，雖然多數(shù)檔案管理工作人員都具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識，但時代變了，僅憑原有的知識和經(jīng)驗來完成工作并不能跟上當(dāng)今社會日新月異發(fā)展的潮流，加上對人員培訓(xùn)知識的不到位，導(dǎo)致人員缺乏對檔案進行管理的專業(yè)能力，也對檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展造成一定影響。此外，檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)和計算機方面知識的欠缺，也妨礙就了檔案管理水平的提高。

二、應(yīng)對檔案管理工作問題得策略

（一）開展并加強信息化建設(shè)

在目前這個信息時代的背景之下，檔案信息化管理的最終目的是為了使檔案資源能夠得到最大程度的共同分享，最大程度的發(fā)揮其價值。首先，應(yīng)由相關(guān)部門牽頭來開發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代化信息檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后在規(guī)劃信息中心乃至全國范圍內(nèi)推廣使用，以此來提高我國信息化檔案管理的水平。其次，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開實現(xiàn)規(guī)劃信息中心檔案管理工作的自動化，在檔案分類時，可為管理軟件進行編程，以便自動識別不同類型的檔案資源，來實現(xiàn)對資源分類的高效統(tǒng)計、整理和分析。再次，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)來實施遠(yuǎn)程操作和相互交流。

（二）建立健全的檔案信息安全保障體系

檔案管理信息化作為規(guī)劃信息中心一種新發(fā)展起來的檔案管理手段，其安全和保密工作是相當(dāng)重要的工作。雖然我國制定了《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)，但是在當(dāng)前信息化時代，面對科技日新月異的發(fā)展趨勢以及檔案信息化建設(shè)速度的日益加快，為了更全面的提高規(guī)劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要對檔案管理的安全系統(tǒng)進行全面的升級和改造，來保障檔案信息資源不外泄以及安全性。一是檔案信息的存儲安全，二是檔案信息的使用安全。存儲安全和使用應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，需要技術(shù)人員在系統(tǒng)設(shè)計時加強防止入侵的安全系數(shù)，對于一些機密的檔案管理，需要對相關(guān)計算機使用的網(wǎng)絡(luò)進行限制，以防病毒的入侵，同時對接觸檔案資源的工作人員進行嚴(yán)格審查，并在登錄系統(tǒng)的時候采取身份認(rèn)證、實名制、密鑰管理、錄入指紋等安全手段來提高信息系統(tǒng)的安全和保密性。

（三）加強信息化檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作

隨著信息化時代得到來，電子文件也是突飛猛進，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也廣泛應(yīng)用于規(guī)劃信息中心檔案管理工作中，當(dāng)前，各個規(guī)劃信息中心都極度缺乏具備信息化檔案管理能力的人員，所以，培養(yǎng)和鍛造一批精通信息技術(shù)、電子技術(shù)、懂得檔案管理的人員成為當(dāng)務(wù)之急。首先，應(yīng)充分利用好招聘方式來引進專業(yè)的管理和技術(shù)人員。其次，對現(xiàn)有工作人員進行培訓(xùn)，尤其要加大對現(xiàn)代信息技術(shù)和科技知識的培訓(xùn)工作。只有掌握了技術(shù)技能和管理知識并提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時代規(guī)劃信息中心的檔案管理工作，推動信息時代檔案管理工作的發(fā)展。

三、結(jié)語

隨著信息時代的到來以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作既面臨機遇又面臨挑戰(zhàn)，作為規(guī)劃信息中心檔案管理工作中的一員，不管在信息化檔案管理工作中出現(xiàn)什么問題，遇到什么困難，我們都要竭盡全力去解決和克服，來保障信息時代我單位檔案管理工作的保密性和安全性，提高我國檔案管理工作的效、質(zhì)量和發(fā)展水平。

參考文獻：

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