山西地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)的研究

張正霞，谷利國，何申紅，劉敏娟，和 煒

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陸裂谷動力學國家野外科學觀測研究站，山西 太原 030025)

·工作論壇·

山西地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)的研究

張正霞1，2，谷利國1，2，何申紅1，2，劉敏娟1，2，和 煒1，2

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陸裂谷動力學國家野外科學觀測研究站，山西 太原 030025)

文章針對目前山西省地震局綜合檔案室純?nèi)斯し绞焦芾韼淼男实拖隆⑷菀壮鲥e等問題，提出了建設地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)。在對山西地震檔案庫房進行系統(tǒng)分析后，以山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)程序接口為基礎，重點闡述該系統(tǒng)的功能特點、技術實現(xiàn)方法及RFID等輔助技術對檔案管理的作用，并以二維圖表的方式展示虛擬庫房的真實場景。

地震檔案；虛擬庫房；虛擬管理

0 引言

近年來，隨著山西防震減災事業(yè)的深入發(fā)展，檔案的利用率大幅上升。檔案庫房作為保存檔案的重要場所，其管理質(zhì)量與效率直接關系到檔案能否被安全、有效的保護及最大限度地延長壽命。山西地震檔案特有的原始記錄性和唯一性使其需要被永久保存。文章針對上述問題，提出建設地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)的思路，重點闡述該系統(tǒng)的功能特點、技術實現(xiàn)方法及RFID等輔助技術對檔案管理的作用。

1 地震檔案庫房分析

綜合檔案室總面積150 m2，其中檔案庫房占地面積130 m2，主要保管山西省地震局建局以來形成的防震減災管理、地震科學研究、監(jiān)測預報、震害防御、地震應急救援等工作中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。目前，庫房配有手搖式密集架、五節(jié)柜、防磁柜、消毒機、除濕機。

1.1 檔案庫房功能劃分

地震檔案庫房共分紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案和聲像檔案4個庫區(qū)。其中，紙質(zhì)檔案庫區(qū)所藏檔案包括：文書、科技、項目、會計檔案；電子檔案庫區(qū)所藏主要是地震監(jiān)測信息中心的測震臺網(wǎng)波形光盤；實物檔案庫區(qū)包括獎牌、獎狀、錦旗、印章；聲像檔案庫區(qū)主要存放錄音帶、錄像帶、照片、磁帶。主密集架從東到西依次排有26列，分別是文書檔案、檔案編研材料、科技檔案、項目檔案、會計檔案、光盤檔案。主密架對面為實物檔案存儲柜架，庫房東南面為聲像檔案防磁柜(見圖1)。

圖1 綜合檔案室?guī)旆拷Y(jié)構(gòu)圖Fig.1 The structure drawing of comprehensive archives warehouse

1.2 庫藏檔案的管理變革

文書、科技檔案主要涉及防震減災管理和地震科研工作，在實體檔案中所占比例較大，檔案庫房虛擬化管理中可作為重點區(qū)域。2000年之后，文書檔案使用“件”為單位替換之前的案卷編號管理，科技檔案在2009年之后更新為大流水號管理，均與之前的管理方式不同，給檔案的借閱查找?guī)碇T多不便。為避免上述因素帶來的困擾，在此次虛擬庫房管理系統(tǒng)中對文書、科技檔案重新進行排號，均以時間先后為基準，統(tǒng)一編制大流水號。聲像檔案、會計檔案和實物檔案也均可采用此法。將標準條形碼貼于每份檔案的左上角，用離線掃描槍進行計數(shù)后，自動錄入山西地震檔案基礎數(shù)據(jù)庫。

1.3 地震檔案數(shù)據(jù)庫架構(gòu)

目前，綜合檔案室有服務器1臺，計算機4臺，在對庫房各區(qū)域檔案開展收集、整理、歸檔后，進行授權，檔案管理人員可通過C/S、B/S端來調(diào)閱所需檔案，并建立地震檔案目錄數(shù)據(jù)庫，作為山西地震綜合管理軟件的后臺運行支撐(見圖2)。

圖2 綜合檔案室網(wǎng)絡拓撲圖Fig.2 The network topology map of comprehensive archives warehouse

2 系統(tǒng)概況

虛擬庫房管理系統(tǒng)結(jié)合地震工作原始數(shù)據(jù)檔案的特點，充分利用山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)，通過集成裝置連接與檔案實體有關的設備，使反饋的數(shù)據(jù)信息以虛擬形式在計算機系統(tǒng)中呈現(xiàn)。該系統(tǒng)通過構(gòu)建圖形化虛擬庫房、規(guī)劃庫房空間管理、檔案出入庫管理、庫房日常管理等功能，模擬綜合檔案室實體庫房的管理操作方式，展現(xiàn)綜合檔案室實體庫房結(jié)構(gòu)和存檔信息，方便檔案管理人員對檔案進行管理、借閱及查找，不僅規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理人員的效率，還有效減少檔案丟失、泄密的風險。整個系統(tǒng)以二維庫房及庫房平面形式查看，操作簡便、功能強大，一站式實現(xiàn)檔案從上架、下架、移架和調(diào)出庫房的全線跟蹤。同時還應用RFID、條形碼技術、離線掃描槍和門禁系統(tǒng)等輔助設備來配合虛擬系統(tǒng)進行檔案的管理，確保形成嚴謹細致的檔案管理習慣(見圖3)。

2.1 虛擬數(shù)據(jù)采集

山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)程序接口通過與密集架的連接，把整理好的檔案案卷，根據(jù)地震檔案分類表按一定順序存入或取下密集架柜，將檔案信息存放至二維虛擬庫房，建立與電子檔案的關聯(lián)，與實體庫房信息保持一致，便于直觀地查找檔案資料在庫柜上的位置。

圖3 虛擬庫房管理系統(tǒng)整體架構(gòu)圖Fig.3 The overall frame diagram of virtual warehouse management system

2.2 計算機面板顯示

將實體檔案上下架產(chǎn)生的虛擬數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)計算機面板系統(tǒng)實時動態(tài)顯示，并隨時進行數(shù)據(jù)更新，方便綜合檔案室人員隨時調(diào)用。

2.3 檔案查詢

檔案室工作人員接到檔案查閱請求后，可通過計算機面板查看檔案存在狀況，若未被借出，可及時提供給借閱者。查詢功能主要針對檔案人員使用，通過操作點擊虛擬架柜，查看所需檔案。

2.4 統(tǒng)計計算

利用面板功能，分類按密集架檔案位置源分析每列檔案的使用數(shù)量，形成數(shù)據(jù)列和每類檔案的數(shù)據(jù)總和。通過該功能可與檔案借閱登記簿進行對比，統(tǒng)計出借閱檔案和已歸還檔案數(shù)量的實際情況。

2.5 輔助功能

虛擬庫房還包括庫房柜架平面圖打印、查看檔案盒內(nèi)檔案信息、庫架未來容量、檔案盒容量顯示等輔助功能，使虛擬庫房更貼近實際檔案庫房的管理操作情況。

3 系統(tǒng)特點

(1) 檔案存放位置二維坐標化，實現(xiàn)檔案的精確空間定位；(2) 虛擬顯示與實景照片相結(jié)合，全面展示地震檔案的分布情況；(3) 集成統(tǒng)計分析面板，實現(xiàn)庫房成分、利用趨勢分析管理；(4) 基于實體檔案上下架移動，產(chǎn)出虛擬數(shù)據(jù)的動態(tài)更新；(5) 自動記錄溫濕度儀采集的數(shù)據(jù)；(6) 庫房剩余空間預覽和存放位置智能規(guī)劃。

4 技術實現(xiàn)

實現(xiàn)地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)在技術角度上包括基礎設備模塊設計、庫房虛擬管理、輔助技術應用和庫房全景展示。

4.1 基礎設備模塊設計

虛擬系統(tǒng)以庫房的基本設備為基礎開展檔案管理，庫房中的基礎設備成為系統(tǒng)建立的先決條件?；A設備包括：溫濕度儀集成裝置、密集架集成裝置和防盜報警系統(tǒng)。為充分利用現(xiàn)有的山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)，可通過集成硬件設備的應用程序接口連接到密集架裝置，收集檔案的參數(shù)信息。

溫濕度儀集成裝置能監(jiān)測實體檔案庫房的溫度和濕度，顯示其動態(tài)變化曲線，隨時對庫房進行去濕、加濕和溫度的調(diào)整(見圖4)；密集架集成裝置分別連接26列密集架，可查看庫房每列密集架的當前應用狀態(tài)，控制密集架的打開和關閉；防盜報警系統(tǒng)提供視頻監(jiān)控系統(tǒng)集成功能，對庫房關鍵區(qū)域的智能攝像頭進行視頻分析和監(jiān)測。同時，虛擬系統(tǒng)還提供分析、維護、預警等功能，可在數(shù)據(jù)超出設定界線時予以報警。

圖4 庫房溫濕度數(shù)據(jù)及設備控制功能界面示意圖Fig.4 The warehouse temperature and humidity data and device control function schematic diagram

4.2 庫房虛擬管理

系統(tǒng)通過檔案出入庫管理實時監(jiān)控地震檔案的實有數(shù)量，為檔案的服務利用提供便利。根據(jù)日常檔案的實際應用，文書、科技檔案中有關防震減災管理、地震監(jiān)測預報、震害防御、應急救援和電子檔案中的測震臺網(wǎng)波形光盤調(diào)閱使用較多，與密集架接口的此類數(shù)據(jù)可作為出入庫重點關注對象。

(1) 檔案出入庫管理。

檔案入庫裝置會對實體檔案進行數(shù)據(jù)記錄，檔案管理人員將整理后的檔案放上實體密集架后，即產(chǎn)生虛擬入庫數(shù)據(jù)，表示與實體檔案對應的虛擬檔案進入虛擬庫房并放上虛擬密集架。當實體檔案出庫時，庫房管理人員從庫房中調(diào)出相應的檔案，掃描檔案袋上的條碼，系統(tǒng)自動調(diào)出出庫記錄，用戶確認后執(zhí)行出庫操作，將記錄狀態(tài)置為“轉(zhuǎn)出”。如實體檔案需要在密集架間進行移動或上下調(diào)整柜架，檔案移庫裝置會對實體檔案在實體密集架間的移動數(shù)據(jù)進行記錄。根據(jù)檔案工作的發(fā)展趨勢，檔案出入庫裝置將設計成開放接口，便于與檔案實體條形碼掃描管理系統(tǒng)對接，方便用戶利用條碼實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。

(2) 常規(guī)數(shù)據(jù)處理。

常規(guī)數(shù)據(jù)管理負責處理并維護實體庫房的日常數(shù)據(jù)，利用庫房數(shù)據(jù)統(tǒng)計裝置、常規(guī)數(shù)據(jù)檢查裝置和庫房數(shù)據(jù)盤點裝置進行管理。統(tǒng)計庫房所藏檔案的利用情況、檔案成分及庫藏變化趨勢(見圖5)，確保庫藏數(shù)量的準確性。

圖5 地震檔案分類分析統(tǒng)計圖Fig.5 The statistical graph of earthquake archives compositional analysis

庫房數(shù)據(jù)統(tǒng)計裝置對實體庫房中檔案的保存情況及其設備的使用率、容積率進行統(tǒng)計；常規(guī)數(shù)據(jù)檢查裝置記錄并維護實體庫房的日常檢查數(shù)據(jù)，檔案人員每日在該裝置上登記當日的工作內(nèi)容及情況，提供檔案實體庫房日常管理維護的工作日志記錄；庫房數(shù)據(jù)盤點裝置對實體庫房中密集架上的實體檔案進行盤點，并對其數(shù)據(jù)進行維護。

4.3 輔助技術的應用

(1) RFID。RFID是英文“Radio Frequency Identification”的縮寫，意為(無線)射頻識別，是一種非接觸式的自動識別技術。最簡單的RFID系統(tǒng)由標簽、解讀器和天線三部分組成，在實際應用中還需要與地震檔案虛擬系統(tǒng)聯(lián)合使用。當實體檔案標簽進入磁場后，接收到解讀器發(fā)出的射頻信號，憑借感應電流獲得的能量發(fā)送存儲在芯片中的產(chǎn)品信息(無源標簽或被動標簽)，或主動發(fā)送某一頻率的信號(有源標簽或主動標簽)，解讀器讀取信息并解碼，送至中央信息系統(tǒng)進行有關數(shù)據(jù)的處理。基于該技術可進行檔案出入庫、庫房數(shù)據(jù)盤點和檔案去向追蹤。

通過RFID技術將實現(xiàn)檔案庫區(qū)建立全覆蓋式的檔案流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能，對檔案搬運過程及庫房出庫調(diào)閱進行全過程監(jiān)控，顯示檔案傳輸過程中的全部信息及在檔案室平面圖上反映檔案傳輸軌跡(見圖6)。

圖6 實體檔案移動軌跡圖Fig.6 The real archives' motion trail

(2) 門禁系統(tǒng)。該系統(tǒng)是基于RFID射頻識別技術的檔案進出管理系統(tǒng)，能在10 m左右的范圍內(nèi)探測并讀取標簽信息。檔案的進出，不需人工干預，系統(tǒng)自動完成現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集、比較和登記等工作。在26列密集架的過道內(nèi)，實時全自動監(jiān)控并記錄檔案出入的信息，對非法出入和未及時歸還的檔案進行報警(見圖7)。

圖7 門禁基礎設備圖Fig.7 The entrance guard foundational device

(3) 條形碼技術、離線掃描槍的應用。檔案管理條碼應用系統(tǒng)基于條碼技術、RFID(無線射頻自動識別)技術的管理思想，能有效地對檔案流程和空間進行自動化管理。條碼技術與信息處理技術相結(jié)合，通過無線網(wǎng)絡運行數(shù)據(jù)采集記錄并跟蹤檔案的情況，可對檔案的操作進行全面的控制和管理，提高檔案管理能力(見圖8)。將條形碼利用掃描槍技術把每份檔案的信息輸入計算機，實現(xiàn)對這些信息的管理和使用。

圖8 條形碼核心功能圖Fig.8 The core functional diagram of bar code

4.4 虛擬全景展示

綜合檔案室日常管理檔案數(shù)量已達幾萬卷以上，檔案管理人員根據(jù)檔案的五大分類分別錄入每份檔案所屬的檔號、案卷題名、責任者等關鍵詞條，形成地震檔案目錄數(shù)據(jù)庫。通過提取詞條信息，制作每盒檔案的文件份數(shù)及存儲位置標簽，貼于每盒檔案的正上方，應用網(wǎng)絡技術將上述信息傳至服務器，由專門的管理軟件處理后形成數(shù)據(jù)庫，并生成與實體檔案對應的虛擬檔案信息位置源。虛擬庫房具有與實體庫房對應的空間接口，結(jié)合全景虛擬技術，可觀察庫內(nèi)效果，真實反映庫房情況及檔案實體存放位置，實現(xiàn)綜合檔案室實體庫房標簽二維虛擬仿真及場景動態(tài)顯示(見圖9)。

5 存在問題及建議

地震檔案虛擬庫房建設需要山西地震檔案與數(shù)字化工作的相互配合，并在技術層面上不斷升級創(chuàng)新，滿足檔案庫房管理的一些前沿工作。實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+山西地震檔案”，使防震減災工作與“數(shù)字化檔案室”更好地結(jié)合，適應防震減災工作更深層次的發(fā)展需求。但檔案管理人員目前仍習慣于人工方式的庫房管理，對計算機模式管理還不適應，因此，檔案管理人員在完成日常檔案管理業(yè)務之外，還需要掌握計算機網(wǎng)絡知識，加強檔案庫房的計算機技術業(yè)務處理實踐，為實現(xiàn)山西地震檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)的運用打下基礎。

Research on Management System of Shanxi Earthquake Archives Virtual Warehouse

ZHANG Zheng-xia1,2, GU Li-guo1,2, HE Shen-hong1,2, LIU Min-juan1,2, HE Wei1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Due to the low efficiency and error-prone of the pure manual management of the comprehensive archives office of the Earthquake Administration of Shanxi Province, this paper puts forward the construction of the archives virtual warehouse management system. After the systematic analysis of Shanxi earthquake archives warehouse, based on the program interface of Shanxi earthquake archives comprehensive management system, the function characteristics, technical realization method and auxiliary technology such as RFID are described in detail. Besides, the real scene of virtual warehouse is shown in the form of a two-dimensional chart.

earthquake archives; Virtual warehouse; Virtual management

圖9 庫房實體與檔案虛擬對比圖Fig.9 The comparison of the real and virtual warehouse

1000-6265(2017)01-0044-05

2016-09-20

山西省地震局科研項目(SBK-1615)。

張正霞(1975— )，女，山西省五臺縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分校，館員。

P315-39

A