試論地方應(yīng)用型高校外語院系教學(xué)秘書工作

□文/黃山學(xué)院外國語學(xué)院 張永懷

試論地方應(yīng)用型高校外語院系教學(xué)秘書工作

□文/黃山學(xué)院外國語學(xué)院 張永懷

隨著傳統(tǒng)地方本科高校從擴大招生規(guī)模向重新確定辦學(xué)定位的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型， 教學(xué)秘書的工作也發(fā)生了新的變化。文章通過分析外語教學(xué)涉及的專業(yè)和公共兩個維度以及教學(xué)秘書相關(guān)工作事項，討論地方應(yīng)用型高校外語院系教學(xué)秘書工作存在的一系列問題，指出這些問題的根源所在。以此為基礎(chǔ)，從提升溝通能力、提高外語專業(yè)水準以及樹立正確的價值觀等幾方面，提出一些合理建議，以期對地方應(yīng)用型高校外語院系教學(xué)秘書工作的改善起到積極的作用。

地方應(yīng)用型高校，外語院系，教學(xué)秘書工作，問題，建議

引言

隨著傳統(tǒng)本科地方高校由擴大招生規(guī)模向重新確定辦學(xué)定位的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型，教學(xué)秘書所面臨的工作面向也不斷變化。教學(xué)秘書在外語教學(xué)的過程中占據(jù)著很重要的位置，是外語院系與學(xué)校其他院系和教學(xué)職能部門之間進行溝通和交流的重要環(huán)節(jié)，而且也是外語教學(xué)管理中不可缺少的重要一員[1]。地方應(yīng)用型高校與傳統(tǒng)高校的不同之處在于其辦學(xué)的針對性較強。地方應(yīng)用型高校課程的設(shè)置更注重學(xué)以致用，教學(xué)基本都圍繞提高學(xué)生的實際操作能力展開，外語院系的工作更是如此。教學(xué)秘書雖然并不都是教專業(yè)課的專職教師，但卻是教學(xué)過程中十分重要的一環(huán)，是溝通和交流的重要樞紐。在外語院系教師與學(xué)生交流和溝通的過程當中發(fā)揮著重要的作用。外語院系教學(xué)秘書工作繁瑣，需要的綜合素質(zhì)較高，在平時的日常教學(xué)管理中有著不可低估的作用。

一般來說，外語專業(yè)學(xué)生都要求達到相關(guān)外語語種的專業(yè)四級和專業(yè)八級的水平。這不僅需要水平高超的外語專業(yè)專職教師進行課堂面授、課下輔導(dǎo)，還需要管理有方的教學(xué)秘書來協(xié)助教學(xué)院長組織外語專職教師的教學(xué)工作，做好日常外語院系教師的課程安排以及學(xué)生對教師授課等方面問題的及時調(diào)解，讓教師和學(xué)生之間的交流與溝通變得順暢，及時解決教學(xué)中的問題，促進外語專業(yè)教學(xué)過程的順利、高效運行。

近幾年，隨著地方應(yīng)用型高校建設(shè)理念的不斷深入人心，外語專業(yè)課程設(shè)置了與社會行業(yè)需求有關(guān)的方向或特色課程，也開設(shè)了面向非外語專業(yè)的輔修（雙學(xué)位）課程以滿足地方高校的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型；公共外語課程的種類也不斷增多以適應(yīng)學(xué)生個性化學(xué)習(xí)和社會新發(fā)展的需要。譬如某地方應(yīng)用型高校對大學(xué)英語課程就采用了分級分類的教學(xué)模式，課程門類更加細化，教學(xué)目標更加明確，面向的學(xué)生各異等等，這些都很好地避免了以往授課一刀切的做法。公共外語課程的學(xué)習(xí)效果如何，不僅與任課的專職教師有著十分重要的關(guān)系，而且也與教學(xué)秘書的管理服務(wù)水平的高低有著相當密切的關(guān)聯(lián)。

綜上所述，地方應(yīng)用型高校外語院系教學(xué)秘書的工作不僅要面向包含院系自身外語專業(yè)在內(nèi)的各方面工作，更要面向涉及公共外語的諸多工作環(huán)節(jié)。

外語院系教學(xué)秘書工作的特點

高校外語院系教學(xué)秘書是院系行政領(lǐng)導(dǎo)與各教研室、與專職教師之間聯(lián)系的紐帶，是院長、主管教學(xué)院長與教學(xué)班（學(xué)生）之間的聯(lián)絡(luò)員[2]。他們既非黨、政領(lǐng)導(dǎo)，也非專職教師，卻是院長及教學(xué)院長的助手與參謀，在教學(xué)過程中作用獨特，是高校外語院系不可或缺的重要一員[3]。其工作的特點是工作內(nèi)容繁瑣，綜合素質(zhì)要求普遍較高。教學(xué)秘書還必須擔負起在師生、院系和學(xué)校三者之間溝通聯(lián)系和組織協(xié)調(diào)的職責，工作既多且雜，既有簡單機械的體力勞動，也有復(fù)雜深入的腦力勞動[4]。

工作內(nèi)容較繁瑣

外語院系教學(xué)秘書的工作相較于其他院系的教學(xué)秘書工作來講，工作內(nèi)容較為復(fù)雜，對于外語院系相關(guān)工作的質(zhì)量要求較高[5]，涉及到所學(xué)外語語種的相關(guān)知識面較廣，比如，外語專業(yè)課程的教師隊伍中，會有外籍教師的存在，他們不管是從生活習(xí)慣還是教學(xué)習(xí)慣上都和中國教師有著十分大的區(qū)別，作為外語院系的教學(xué)秘書就不能再單純地只是考慮外籍教師的專業(yè)課程的安排、調(diào)課和傳達學(xué)校的相關(guān)政策等硬性的規(guī)定，除此之外還要充分地考慮到外籍教師的特殊情況，充分了解外籍教師的相關(guān)授課習(xí)慣和授課方式，以便提前與學(xué)生做好溝通和交流，避免在外語專業(yè)課程學(xué)習(xí)的過程中出現(xiàn)不必要的麻煩，以提高外語教學(xué)工作的質(zhì)量。因此從這一方面來講，外語院系教學(xué)秘書工作的內(nèi)容相對來說還是比較復(fù)雜的，不只是單純的課程安排、成績管理等基礎(chǔ)的工作。

除此之外，傳統(tǒng)地方本科高校在向應(yīng)用型高轉(zhuǎn)變的過程中，舉措之一就是鼓勵學(xué)生跨專業(yè)輔修以授予雙學(xué)位，增加學(xué)生的應(yīng)用能力。選修外語院系外語專業(yè)的學(xué)生人數(shù)也有相當大的增加?？傊还苁菑耐庹Z語種來說還是從學(xué)生的學(xué)歷層次、專業(yè)水平來說，外語院系教學(xué)管理方面的工作量都不小，而且外語等級考試的種類名目也很繁多，每一等級考試所涉及到的課程學(xué)習(xí)和安排也就各不相同，無論從課程安排上還是考試場次安排上，包括成績的整理與發(fā)布等各方面都需要外語院系教學(xué)秘書來參與或者完成，因此外語院系教學(xué)秘書的工作內(nèi)容還極為繁瑣復(fù)雜。

綜合素質(zhì)要求較高

外語院系的教學(xué)秘書工作者不僅要具備其他院系教學(xué)秘書的能力，而且對其綜合素質(zhì)的要求甚至比其他院系的要求還要嚴格很多[6]，原因是外語院系的工作內(nèi)容比其他院系的工作內(nèi)容要多，工作量也比較大，以英語考試來說，每年都會有專業(yè)等級的考試和公共大學(xué)外語的四、六級考試，各高校要負責考場的布置、監(jiān)考教師的安排等工作，也包括本班或者本專業(yè)的學(xué)生專業(yè)考試的課程復(fù)習(xí)、考試報名等內(nèi)容的安排，這些都是由外語院系教學(xué)秘書直接組織與參與來完成的，這些工作雖然沒有多高的專業(yè)技術(shù)的含量，但是也需要很強的組織協(xié)調(diào)能力，安排好各方面的工作，保證考試的順利進行。此外，除了這些基礎(chǔ)的職業(yè)素養(yǎng)要求之外，作為外語院系的教學(xué)秘書最重要的一點就是要有較高的外語專業(yè)水平，尤其是英語綜合應(yīng)用能力要高，這也是由平時的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定的。

外語院系教學(xué)秘書工作的要求

外語院系教學(xué)秘書在教學(xué)過程中所承擔的功能不妨看作其服務(wù)作用的發(fā)揮，很大程度上，教學(xué)秘書所扮演的管理角色，本質(zhì)上是一種服務(wù)職能。教學(xué)秘書在教學(xué)中的服務(wù)職能主要表現(xiàn)在其工作事項實施的目標是開展正常教學(xué)活動、維持正常教學(xué)秩序與按時完成教學(xué)任務(wù)[7]。外語院系教學(xué)秘書要高效地實施其管理服務(wù)職能，必須要具有較好的外語表達能力，較強的組織溝通能力和良好的職業(yè)素養(yǎng)等[8]。

較好的外語表達能力

由于外語院系的教學(xué)秘書日常工作會接觸到不同的外籍教師，尤其是外語專業(yè)和公共外語選修課。由于涉及到的語種比較多，為了更好地進行外籍教師與學(xué)生之間，以及外語院院系與學(xué)校外事管理部門之間的溝通和交流，這就要求外語院系的教學(xué)秘書必須有良好的外語聽說能力，尤其是英語聽說能力[9]。以英語為母語的外籍教師理應(yīng)是需要懂英語的教學(xué)秘書，以便直接就教學(xué)事務(wù)與之進行溝通。而其它語種的外籍教師，一般除其母語外，通常也只能用英語進行簡單的或者復(fù)雜的交流。如果外語院系的教學(xué)書有較強的外語語表達能力，能夠準確傳達外籍教師的意思，能夠準確的把學(xué)生表達的信息傳遞給教師，保證外籍教師與學(xué)生之間的良好的交流和溝通，保證學(xué)習(xí)的質(zhì)量不受語言不通等因素的影響。另外，外語書面表達能力也很重要。這主要體現(xiàn)在寫外籍教師招聘廣告、或給外籍友好人士、外籍教師寫（發(fā)）各種函件等。盡管當下的高校通常都設(shè)立外事辦公室。該機構(gòu)負責辦理國際間的校際交往事務(wù)，但是有個別事務(wù)不得不依靠外語院系。如 在決定聘請外籍教師任教后，他們?yōu)榱耸孪攘私馄浣虒W(xué)情況，寫信詢問教學(xué)設(shè)備、外文資料、何種類型的課程、學(xué)生面向及學(xué)生的外語水平等。就這些情況的答復(fù)，必須由外語院系來進行。這就要求教學(xué)秘書不得不寫好外文信件，將情況逐一函告[10]。這充分說明高校外語院系教學(xué)秘書具備外文書面表達能力的必要性與重要性。

較強的組織溝通能力

由于外語院系的教學(xué)秘書是院系與學(xué)校管理部門、學(xué)生與教師之間的重要的溝通渠道，因此需要教學(xué)秘書有較強的組織和溝通能力，在與學(xué)校管理部門溝通的過程當中既要保證外語院系的自身利益，也不能影響學(xué)校的整體利益。在教師和學(xué)生溝通的過程當中也要顧及到兩者的感受。比如訂教材，當下外語教材的種類繁多，征訂時需要與各課程任課教師及班級學(xué)生深入交換意見，結(jié)合具體實際情況，用哪種版本好，這些都需要教學(xué)秘書與教師、學(xué)生充分交流溝通后，將具體情況反饋給教學(xué)院長拍板決定使用哪些教材。另外，外語院系平時組織開展的提升教師教學(xué)技能擴展教師教學(xué)知識的各種集體活動，都需要教學(xué)秘書的參與才能順利完成。因此作為外語院系的教學(xué)秘書必須要有良好的組織和溝通能力，才能勝任這份工作。

良好的職業(yè)素養(yǎng)

高校外語院系教學(xué)秘書工作用一個詞來表達就是“繁瑣”。工作維度廣，從教務(wù)管理系統(tǒng)的教學(xué)計劃錄入、排課、調(diào)課到教材征訂、學(xué)生意見的收集整理、學(xué)生成績的登記和管理，教學(xué)文件收發(fā)、各種教學(xué)表格填寫等等。要做好這些繁瑣的工作就必須要愛崗敬業(yè)。作為外語院系的教學(xué)秘書首先要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，必須充分熱愛自身的工作，對自己所學(xué)的外語語種和工作內(nèi)容要有興趣，不能為了工作而工作，簡而言之就是具有敬業(yè)精神，工作態(tài)度仔細、認真等，這些都與平時的工作息息相關(guān)，稍有不慎就會影響平時的教學(xué)工作。另外，教學(xué)秘書必須具有健康的體魄，因為一個院系通常只有一個教學(xué)秘書，而其諸多工作內(nèi)容是別人在短時間無法代替的。如果因為身體素質(zhì)的原因，接二連三請假，就會影響院系教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)。比如幾年前，某兄弟高校外國語學(xué)院曾有一位教學(xué)秘書，系英語專業(yè)大學(xué)本科畢業(yè)，固然在這個崗位上勝任工作，這是毫無疑問的。然而隔三差五就請病假，對院系的教學(xué)管理工作造成了不良影響，最后不得不被迫換人上崗，問題才得以解決。因此，外語院系的教學(xué)秘書必須具備身心兩個方面的良好職業(yè)素養(yǎng)。

外語院系教學(xué)秘書工作存在的問題

傳統(tǒng)本科地方高校的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型，向外語院系教學(xué)秘書工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。正確面對教學(xué)秘書的工作中客觀存在的以下問題，盡可能地激發(fā)其在教學(xué)管理工作中的積極方面以確保教學(xué)秘書工作的順利進行，對深化外語院系教學(xué)管理有著不可低估視的現(xiàn)實意義。

1、溝通能力較差，工作經(jīng)驗不足

目前外語院系教學(xué)秘書工作面臨的一個主要的問題就是，溝通能力較差，缺乏豐富的工作經(jīng)驗，一方面表現(xiàn)在日常工作中與外籍教師的交流溝通過程中，沒有找到適合的工作方式，往往只關(guān)注了教學(xué)質(zhì)量和學(xué)習(xí)成績的提高，而忽視了外籍教師和中國教師之間的文化差異和思維方式的不同，在工作方式的選擇上沒有因人而異，這和外語院系教學(xué)秘書工作經(jīng)驗不足有著直接的關(guān)系。

另一方面表現(xiàn)在，日常的工作能力上，外語院系的教學(xué)秘書主要的工作任務(wù)還包括處理學(xué)生與教師之間的相關(guān)事宜，及時解決院系教師和學(xué)生提出的問題，但是目前很多外語院系的教學(xué)秘書缺乏豐富的工作經(jīng)驗，并不能很好的處理這些問題，尤其是一些突發(fā)事件發(fā)生時，往往不知道如何才能正確的面對與解決，久而久之就會影響外語院系正常的教學(xué)運轉(zhuǎn)，這也是外語院系教學(xué)秘書溝通能力差，缺乏工作經(jīng)驗的表現(xiàn)。

2、專業(yè)水平較低，學(xué)習(xí)能力不強

外語院系教學(xué)秘書工作面臨的另一個重要問題就是教學(xué)秘書的專業(yè)水平較低，而且自身的學(xué)習(xí)和深造意識不強，這嚴重影響了外語院系教學(xué)秘書日常工作質(zhì)量，外語院系教學(xué)管理不同于其他專業(yè)的教學(xué)管理，對于專業(yè)性的要求較高，然而目前很多外語院系教學(xué)秘書本身的專業(yè)水平較低，沒有足夠的知識來支撐日常教學(xué)工作事務(wù)的管理，和在外語專業(yè)課程任教的外籍教師的交流和溝通不能順利進行，影響專業(yè)課程的安排以及平時教務(wù)的傳達，再加上教學(xué)秘書對自身工作的認可度不高，沒有在日常的工作中提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，只是為了工作而工作，缺乏創(chuàng)新意識，沒有利用一些機會對自身的知識進行及時地提升更新，學(xué)校組織的各類教學(xué)管理培訓(xùn)也沒有及時地參加，對于自費學(xué)習(xí)進修的課程也沒有參與，自身的學(xué)習(xí)意識也較差。因此外語院系教學(xué)秘書專業(yè)水平的提升較慢，進而影響到日常的工作質(zhì)量。

3、職業(yè)素養(yǎng)缺乏，自我調(diào)解較差

目前在外語院系教學(xué)秘書工作當中還有一個比較嚴重的問題就是缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)。簡而言之，就是缺乏足夠的工作熱情，對本職工作不夠熱愛，沒有工作激情。在平時的工作當中大而化之、得過且過，總是為了交差了事而疲于應(yīng)付。絕大多少教學(xué)秘書沒有充分認識到其本職工作的性質(zhì)主要就是要圍繞院系教師和學(xué)生之間的教與學(xué)的有效運行而開展，為教學(xué)順利運行而服務(wù)。大都在工作中抱怨的情緒較大，工作出現(xiàn)問題時沒有及時的從自身查找原因，總是找一些客觀原因為自己開脫，再加上自身的心理素質(zhì)沒有足夠強大，自我心理調(diào)節(jié)能力較差?？傊庹Z院系教學(xué)秘書工作又千頭萬緒，很容易就會產(chǎn)生工作懈怠的局面，進而影響外語院系教學(xué)秘書工作的順利進行。

一些合理建議

地方應(yīng)用型高校教學(xué)管理重點圍繞教學(xué)工作來展開其他工作事項，教學(xué)工作是中心和核心，教學(xué)秘書作為教學(xué)過程中的管理者與執(zhí)行者，不僅要重視本職作用的積極發(fā)揮，也要提升溝通能力，積累實踐經(jīng)驗；提高專業(yè)水平，強化學(xué)習(xí)意識；樹立正確價值觀，完善職業(yè)素養(yǎng)。只有做到這些，方可適應(yīng)地方高校應(yīng)用型轉(zhuǎn)型改革的發(fā)展新趨勢。

1、提升溝通能力，積累實踐經(jīng)驗

提升綜合素質(zhì)對于外語院系教學(xué)秘書的工作質(zhì)量的提升有著十分重要的作用。首先要提升外語院校教學(xué)秘書的溝通交流能力，這樣才能提高日常工作的效率和質(zhì)量，及時解決學(xué)生和教師之間、以及院系和學(xué)校管理部門之間的問題；其次針對外語院系教學(xué)秘書的工作經(jīng)驗缺乏這一實際問題，要給予新進的年輕的外語院系的教學(xué)秘書足夠的空間去施展自身工作能力，給他們更多的的機會參與到教學(xué)管理，在實踐過程中積累豐富的工作經(jīng)驗，來提高自身的工作能力。作為教學(xué)秘書要努力爭取機會，積極主動的參與到院校組織的各項活動中去，增加自己的實踐管理經(jīng)驗，這對于平時的教學(xué)秘書工作有著很大的幫助。

2、 提高專業(yè)水平，增強學(xué)習(xí)意識

作為外語院系的教學(xué)秘書，最主要的還是自身的專業(yè)水平的提升，因為平時的教學(xué)管理工作還是與外語專業(yè)息息相關(guān)的。首先外語院系教學(xué)秘書對于自身所學(xué)的專業(yè)課程，尤其英語要有較高的聽、說、讀、寫能力。在日常的教學(xué)管理工作中，不僅能順利的與外籍教師溝通交流，而且在工作需要的時候還能夠用外語以書面形式反應(yīng)相關(guān)問題；其次，作為外語院系的教學(xué)秘書，應(yīng)該在日常的學(xué)習(xí)和工作中培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣。不僅要參加院校組織的相關(guān)的培訓(xùn)和實踐活動，而且也要自己爭取機會學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識，尤其是在科技發(fā)達的今天，網(wǎng)絡(luò)授課很常見，方便快捷，接收到的專業(yè)知識有全面，是一個很好的學(xué)習(xí)機會。作為外語院系教學(xué)秘書，應(yīng)該積極主動的去尋找學(xué)習(xí)機會，為自己專業(yè)水平的提高創(chuàng)造機會，這樣才能進一步做好自己的本職工作，提升工作質(zhì)量。

3、 樹立正確價值觀，完善職業(yè)素養(yǎng)

作為外語院系教學(xué)秘書要對自身的工作建立良好的自我認知，樹立正確的價值觀念。學(xué)會運用正確的工作方式與學(xué)校其他院系或管理部門建立良好的工作關(guān)系，努力為自己創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。當自身工作出現(xiàn)問題時，不要一味的抱怨工作環(huán)境不利等一些客觀因素，要從自身找原因，想辦法弄清楚到底是哪方面的原因造成工作的失誤，才能有針對性地對工作中的問題予以改善。適當?shù)恼{(diào)整工作狀態(tài)，時刻保持良好的工作心態(tài)，來應(yīng)對繁雜的外語院系教學(xué)秘書工作，這樣才能提高教學(xué)事務(wù)管理工作的質(zhì)量。

結(jié)語

在創(chuàng)建地方應(yīng)用型高水平大學(xué)這一全新理念的驅(qū)動下，傳統(tǒng)意義上的地方本科高校在反思原有辦學(xué)觀念的基礎(chǔ)上，都無一例外地重視外語專業(yè)和公共外語的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型以實現(xiàn)大學(xué)教育的應(yīng)用型這一重新定位。為了提高學(xué)校的知名度，努力提高自身的教學(xué)質(zhì)量，各地方應(yīng)用型高校也格外重視外語院系教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，畢竟他們在創(chuàng)建地方應(yīng)用型高水平大學(xué)和提高教學(xué)管理質(zhì)量的任務(wù)重有著不可輕視的影響。因此如何正確看待這一工作，如何更好的解決目前工作當中的問題，成為各大地方應(yīng)用型高校外語院系乃至整個學(xué)校關(guān)注的重點問題。本文針對這一問題作出了簡要論述探討，由于自身本職工作經(jīng)驗和閱歷有限，在論述過程中可能存在一些疏漏與值得商榷的地方，在以后的工作和學(xué)習(xí)中還會對本論題進行更深一步的研究，希望對外語院系教學(xué)秘書工作的改善能夠起到積極的作用。◇

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