談核電在役檢查項(xiàng)目的文檔管理

柳祥梅

摘 要：核電廠應(yīng)國家核安全法規(guī)要求需定期對核電廠系統(tǒng)和部件進(jìn)行在役檢查活動，整個(gè)在役檢查活動都要遵從國家核安全局法規(guī)和核電廠質(zhì)量保證體系要求。在核電在役檢查項(xiàng)目活動中，文檔管理是項(xiàng)目質(zhì)量保證體系中的一個(gè)重要組成部分，也是質(zhì)量保證的有效控制手段。本文根據(jù)核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀，質(zhì)量管理對文檔管理的要求，對核電在役檢查項(xiàng)目的文檔管理的改進(jìn)措施進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：核電；在役檢查；質(zhì)量管理；文檔管理

中圖分類號：TM623文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

1前言

為保證核電廠的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，核電廠應(yīng)按國家核安全局法規(guī)要求定期對核電廠的系統(tǒng)和部件進(jìn)行在役檢查活動，以確保核安全相關(guān)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和承壓邊界的完整性。核安全是核電廠的生命，是核電異于其他行業(yè)的顯著特點(diǎn)。自中國自行設(shè)計(jì)、建造和運(yùn)營管理的首座30萬千瓦壓水堆核電站——秦山核電站于1991年建成并投入運(yùn)行，到大亞灣核電站以及現(xiàn)在建的三門核電站和海陽核電站以來，公司參與承接各核電廠役前檢查和在役檢查項(xiàng)目近三十年，累積的工程項(xiàng)目數(shù)量也以數(shù)百計(jì)。核電在役檢查項(xiàng)目在實(shí)施過程中會形成大量的工程項(xiàng)目文件和質(zhì)量記錄。在全過程實(shí)行質(zhì)量保證制度中，文件控制和質(zhì)量保證記錄是質(zhì)保體系中的一個(gè)重要組成部分，因此，做好文檔管理工作有著非常重要的意義，也是質(zhì)量保證的有效控制手段①。本文根據(jù)核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀，質(zhì)量管理對文檔管理的要求，對核電在役檢查項(xiàng)目的文檔管理的改進(jìn)措施進(jìn)行闡述。

2核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀

核電在役檢查項(xiàng)目受大修停堆檢修時(shí)間的限制，作業(yè)周期一般都不長，最長多達(dá)兩月，最短兩周，從項(xiàng)目合同談判、項(xiàng)目實(shí)施到項(xiàng)目結(jié)束整個(gè)作業(yè)流程中都要形成各式各樣的文件，文件都會貫穿著整個(gè)作業(yè)始終。質(zhì)量記錄是質(zhì)量保證體系中基礎(chǔ)性要素的首要一項(xiàng)，可見，文檔管理與質(zhì)量管理有著密不可分的聯(lián)系。公司在核電領(lǐng)域從事在役檢查活動雖已多年，但對核電在役檢查項(xiàng)目的文檔管理卻仍顯得相對比較薄弱，具體體現(xiàn)在：

2.1文件來源部門多，管理分散

核電在役檢查項(xiàng)目文件從合同前期談判到項(xiàng)目決策實(shí)施，以及項(xiàng)目結(jié)束后對項(xiàng)目活動的評價(jià)等這一系列過程，要涉及公司多個(gè)部門，如市場與商務(wù)部、安全質(zhì)量與工程項(xiàng)目部、大修工程中心以及其他在役檢查專業(yè)部門。核電在役檢查項(xiàng)目實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，主要對核電在役檢查項(xiàng)目施工中形成的文件負(fù)責(zé)。目前，公司對核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理僅做到了對核電在役檢查項(xiàng)目施工現(xiàn)場中形成的這部分文件的管理，而忽視項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段和項(xiàng)目完工階段后對項(xiàng)目評價(jià)這部分文件的歸檔管理。這就使得一個(gè)單項(xiàng)工程的文檔管理會出現(xiàn)歸檔不完整的情況。

2.2文件種類繁多，形式多樣

根據(jù)國家核安全法規(guī)以及核電營運(yùn)單位質(zhì)量保證大綱的相關(guān)要求，承包商現(xiàn)場作業(yè)需嚴(yán)格遵照其要求執(zhí)行。對此，項(xiàng)目部按照國家核安全法規(guī)和核電廠業(yè)主質(zhì)量保證體系要求編制了兩大類文件，一類是項(xiàng)目管理性文件，主要包括項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱及程序文件、項(xiàng)目通用性管理文件、安全生產(chǎn)管理文件、質(zhì)量管理文件；另一類是項(xiàng)目技術(shù)性文件，具體有實(shí)施依據(jù)文件（如檢測規(guī)程、工藝卡等）、成果類文件（如檢測報(bào)告含初步結(jié)果報(bào)告、分報(bào)告、綜合報(bào)告、總報(bào)告等）和過程記錄性文件（如原始記錄單、儀器設(shè)備的各項(xiàng)有效性測試記錄單等）。項(xiàng)目部形成的文件經(jīng)過多年積累的經(jīng)驗(yàn)，文件已經(jīng)大致具備成套性了。至于項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段和完工階段后形成的文件是由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)，其文檔管理比較雜亂無章，甚至對文件的編制內(nèi)容、形式等沒有任何要求，更談不上規(guī)范化和系統(tǒng)性，至于對文檔要“移交”到檔案部門這一說就更難了。

2.3文件形成質(zhì)量參差不齊

目前，公司實(shí)行的仍是傳統(tǒng)的“文件”與“檔案”工作相隔開的管理模式，對核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理工作要求由項(xiàng)目部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，但項(xiàng)目前期合同談判階段以及項(xiàng)目完工階段后的評價(jià)活動內(nèi)容由業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)。

項(xiàng)目部是公司成立的一個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，一般在項(xiàng)目結(jié)束后，該機(jī)構(gòu)就自行解散了。從項(xiàng)目經(jīng)理到項(xiàng)目檢測人員，在項(xiàng)目現(xiàn)場，由于受工期進(jìn)度的影響，基本是重施工，輕文檔管理。對文檔工作管理的重視程度都不高，這也就直接導(dǎo)致文件編制的質(zhì)量參差不齊，如文件編號不填寫，文件格式不正確，文件整理不規(guī)范等，從而使得項(xiàng)目活動過程性原始記錄的形成大打折扣，甚至?xí)霈F(xiàn)有些記錄沒有文件的形成，造成后期歸檔時(shí)無檔案形成的情況出現(xiàn)。

2.4文檔人員業(yè)務(wù)水平有待提高

公司在業(yè)務(wù)部門設(shè)有兼職文檔員，核電在役檢查項(xiàng)目部也設(shè)置了專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場的文檔管理工作。公司業(yè)務(wù)部門的文檔員是兼職文檔工作，其工作重心定會有所傾斜，尤其受其直接領(lǐng)導(dǎo)對部門文檔工作的重視程度的影響，對部門文檔管理工作偏移也就在所難免。而核電在役檢查項(xiàng)目部的文檔員的崗位是臨時(shí)性的，文檔員的業(yè)務(wù)水平未經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只單純地做到了現(xiàn)場形成什么文件，就接收什么文件，無法對現(xiàn)場形成的文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，更談不上要其發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)整改措施這樣的要求了。

3核電在役檢查項(xiàng)目質(zhì)量管理對文檔工作的要求

3.1遵從核安全法規(guī)要求

核電在役檢查項(xiàng)目按照國家核安全法規(guī)以及核電營運(yùn)單位質(zhì)量保證大綱的相關(guān)要求，建立了民用核安全設(shè)備項(xiàng)目質(zhì)量保證體系，制定了項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱及程序性文件。項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱涵蓋了《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF003）文件中規(guī)定的文件控制等全部13要素。HAF003文件控制和記錄中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件的變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求②。因此，無論從核安全角度還是從企業(yè)自身治理角度看，文檔的有效管理是企業(yè)滿足法規(guī)遵從要求的基礎(chǔ)和依據(jù)。

3.2滿足公司管理政策要求

應(yīng)公司質(zhì)量管理體系要求，公司從上層文件角度，明確了文檔部門職責(zé)任務(wù)以及文件控制與檔案管理的要求。從編制的《項(xiàng)目管理大綱》、《工程項(xiàng)目文件歸檔操作程序》和《工程項(xiàng)目檔案歸檔操作流程》等程序文件，在制度上規(guī)范和指導(dǎo)文檔管理，確保滿足在役檢查項(xiàng)目質(zhì)量保證體系的要求。良好管理文檔能減少重復(fù)性工作，提高工作效率，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，改善管理效能。

3.3符合內(nèi)外部質(zhì)量監(jiān)督檢查要求

公司執(zhí)行的是：“四合一”的質(zhì)量管理體系，即HAF公司民用核安全設(shè)備質(zhì)量保證體系、TSG公司特種設(shè)備質(zhì)量保證體系、HSE公司職業(yè)健康、安全和環(huán)境管理體系和ZGT公司質(zhì)量管理體系。文檔部門每年不僅要接受這些外部組織體系機(jī)構(gòu)的質(zhì)保監(jiān)查活動，還要接受核電廠業(yè)主的質(zhì)保監(jiān)查活動；同時(shí)，公司內(nèi)部每年還要開展一次質(zhì)量體系審查活動。各種體系的質(zhì)保監(jiān)查活動，大大增強(qiáng)了公司全員參與文檔工作的意識，規(guī)范在役檢查項(xiàng)目文件的形成和歸檔。同時(shí)，也確保質(zhì)量保證體系的正常有效運(yùn)轉(zhuǎn)，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到“有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人驗(yàn)證、有據(jù)可查”。

4核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理的改進(jìn)措施

4.1根據(jù)文檔管理程序要求，樹立全員責(zé)任意識，把控文檔質(zhì)量

文檔管理程序是文檔管理工作能順利開展和實(shí)施的依據(jù)，是文檔工作指南和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)?，F(xiàn)核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理涵蓋的內(nèi)容主要包括文件管理類、檔案管理類、資料管理類、文件的保管和利用、文檔的安全管理等五大類。同時(shí)，公司制定了《項(xiàng)目管理大綱》，《工程項(xiàng)目文件歸檔工作程序》和《工程項(xiàng)目檔案歸檔操作流程》，基本上，從制度上確保文檔工作操作流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并細(xì)化各項(xiàng)工作內(nèi)容，使文件歸檔工作具備實(shí)際操作的可行性。

同時(shí)，在核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理中，實(shí)施項(xiàng)目檢測的每個(gè)人都要具備對文件的直接形成負(fù)有不可推卸的責(zé)任，尤其是項(xiàng)目的文檔員更要深切體會到，在文件形成之初控制好文件質(zhì)量對于項(xiàng)目質(zhì)量管理體系以及文件后續(xù)歸檔都具有很重要的作用。比如，文件編號是否合乎項(xiàng)目編碼程序的要求。文件的版本、簽署、格式等是否符合項(xiàng)目文件管理要求，都應(yīng)該在文件形成時(shí)就得到應(yīng)有的控制，或者說是所有檔案前端控制中，最應(yīng)該把握的工作重點(diǎn)③。因此，加強(qiáng)核電在役檢查項(xiàng)目文檔前期工作的控制，對整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作會產(chǎn)生很重要的影響。

4.2實(shí)現(xiàn)文檔管理評價(jià)機(jī)制，促進(jìn)工作協(xié)同合作能力

對核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理實(shí)現(xiàn)文檔管理評價(jià)機(jī)制，有助于促進(jìn)核電在役檢查項(xiàng)目的文檔管理，通過評價(jià)機(jī)制，發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，促進(jìn)工作協(xié)同合作能力。當(dāng)前，公司對在役檢查項(xiàng)目實(shí)施了評價(jià)，卻沒有包括對文檔管理這部分。事實(shí)上，將文檔管理評價(jià)機(jī)制同檔案工作與企業(yè)的安全、質(zhì)量、保密等工作一樣納入到公司的規(guī)劃和計(jì)劃中，能提升檔案在公司管理中的地位，讓全員參與，加強(qiáng)文檔意識，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展，發(fā)揮檔案人員主觀能動性，充分調(diào)動其工作積極性，變被動服務(wù)為主動。對文檔管理進(jìn)行評價(jià)，其實(shí)也是幫助管理層分清哪些工作是需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)執(zhí)行才能實(shí)現(xiàn)的，哪些工作是受客觀環(huán)境的影響，短時(shí)期內(nèi)不能一步到位的④。通過這種評價(jià)機(jī)制，并常態(tài)化后，逐步推進(jìn)，落到實(shí)處，才能真正使文檔管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供良好的后勤保障，發(fā)揮檔案的實(shí)際作用。

4.3組建專業(yè)的文檔人員工作隊(duì)伍，提升業(yè)務(wù)水平

組建一支專門的核電在役檢查文檔工作隊(duì)伍，接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確崗位職責(zé)、工作流程。在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，指定專人負(fù)責(zé)收集、跟蹤整個(gè)項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)，到項(xiàng)目結(jié)束后，做好與公司文檔部門的工作銜接，移交完成整個(gè)項(xiàng)目階段形成的文件的歸檔工作。另外，文檔員不僅要加強(qiáng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)，而且要深入了解核電在役檢查技術(shù)方面的知識，這樣才能更好地將文檔管理工作做到位，且比較專業(yè)。

文檔部門也要發(fā)揮自己統(tǒng)領(lǐng)性的作用，對各部門兼職文檔員與項(xiàng)目文檔員需要實(shí)施現(xiàn)場指導(dǎo)和監(jiān)督，并要制定相應(yīng)的文檔管理工作程序，使在役檢查項(xiàng)目文檔管理有據(jù)可依，有據(jù)可查。若條件許可，可親臨現(xiàn)場，參與項(xiàng)目實(shí)地的文檔管理。

5結(jié)束語

核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，在現(xiàn)存的工作機(jī)制和模式下，做好和完善文檔管理工作可能還將有很長的一段路要走。將文檔管理工作的基礎(chǔ)做扎實(shí)是需要文檔管理工作者和公司全員的共同參與，并持續(xù)不懈努力，尤其在大多數(shù)人對文檔管理觀念陳舊與意識淡薄的情況下，推進(jìn)文檔管理工作，可謂是任重道遠(yuǎn)。但只要科學(xué)規(guī)劃，積極推進(jìn)，加強(qiáng)溝通和交流，文檔管理工作真正做到了為公司科學(xué)和諧發(fā)展提供了服務(wù)，也必將推進(jìn)文檔管理進(jìn)入一個(gè)新的里程碑。

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