企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP系統(tǒng)集成初探

張金龍+高永兵

摘 要：信息化在人類生產(chǎn)、生活活動(dòng)中起到越來越重要的作用，尤其在現(xiàn)代企業(yè)各個(gè)方面管理中得到體現(xiàn)。企業(yè)建設(shè)各種信息管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)區(qū)塊及差異化需求往往導(dǎo)致信息資源分布在不同的信息系統(tǒng)中無法整合利用，出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。這已成為企業(yè)信息化進(jìn)步發(fā)展的障礙。文章描述企業(yè)兩套信息管理系統(tǒng)即協(xié)同辦公平臺(tái)和ERP系統(tǒng)集成的研究現(xiàn)狀，對(duì)集成方式，集成后優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了探究，表明了該集成對(duì)于有關(guān)企業(yè)的必要性和迫切性。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公平臺(tái)；ERP；管理系統(tǒng)集成

引言

企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)是最新一代辦公自動(dòng)化（Office Automation， OA）系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)智能化辦公的系統(tǒng)。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning， ERP）是對(duì)企業(yè)中物流、制造、分銷、財(cái)務(wù)等核心業(yè)務(wù)流程全面集成的信息管理系統(tǒng)。通過ERP系統(tǒng)企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈的全方位管理。這兩套系統(tǒng)提供各自獨(dú)立的功能，協(xié)同辦公平臺(tái)側(cè)重于日常辦公信息傳遞審批，ERP側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部資源之間的信息交換。在企業(yè)中，完成某業(yè)務(wù)全流程需要在兩個(gè)系統(tǒng)中頻繁地切換才能完成。此外，尚未進(jìn)行集成整合前，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要手工方式切換、復(fù)制和傳遞。為了減少頻繁切換系統(tǒng)，進(jìn)一步提高工作效率，同時(shí)避免數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入以及減少手工錄入差錯(cuò)，在同時(shí)具有協(xié)同辦公平臺(tái)和ERP系統(tǒng)的企業(yè)中就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成的迫切需求。

1 研究現(xiàn)狀

從90年代開始，西方國家ERP系統(tǒng)的管理范圍不斷發(fā)展擴(kuò)大。不僅對(duì)現(xiàn)有的管理模塊進(jìn)行優(yōu)化，還將企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售、日常辦公等業(yè)務(wù)以及企業(yè)之間的商務(wù)環(huán)節(jié)納入進(jìn)來。從這點(diǎn)看來，ERP系統(tǒng)未來發(fā)展的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)多產(chǎn)品間的集成整合，實(shí)現(xiàn)覆蓋企業(yè)業(yè)務(wù)全流程的強(qiáng)大功能。例如把協(xié)同辦公平臺(tái)處理的日常辦公審批擴(kuò)展到ERP系統(tǒng)的管理模塊中去，使得ERP對(duì)企業(yè)的大多數(shù)工作進(jìn)行管理，企業(yè)業(yè)務(wù)全流程管理得以實(shí)現(xiàn)[1]。

在國內(nèi)企業(yè)實(shí)際運(yùn)用中，協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP系統(tǒng)往往是兩套獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)。兩系統(tǒng)的設(shè)立目的和承擔(dān)任務(wù)截然不同。企業(yè)強(qiáng)烈希望兩者整合集成后，將合同評(píng)審、采購、預(yù)算借款、報(bào)賬、付款、財(cái)務(wù)憑證生成、銀行付款的全流程業(yè)務(wù)可以無縫貫穿兩個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行一體化和自動(dòng)化管理。這樣做不僅提高了工作效率，而且解決了ERP系統(tǒng)審批過程過于簡單，企業(yè)多維度審批層次結(jié)構(gòu)監(jiān)管得不到體現(xiàn)的嚴(yán)重問題。

2 企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)-ERP系統(tǒng)集成方式

從實(shí)現(xiàn)的技術(shù)模式角度來看，目前常見的企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)-ERP系統(tǒng)集成方式可分為三類：

（1）基于中間表的互訪方式。建立中間緩沖表，必須將兩個(gè)系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)用相同數(shù)據(jù)模型存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互訪。但這種方式的數(shù)據(jù)一致性和實(shí)時(shí)性差，勢(shì)必影響系統(tǒng)的擴(kuò)展性和靈活性，影響企業(yè)業(yè)務(wù)快速開展。

（2）基于應(yīng)用程序接口（Application Programming Interface，API）的封裝集成方式。運(yùn)用兩套系統(tǒng)中各自提供的函數(shù)和API訪問底層數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞和互訪。

（3）第三種集成方式就是面向服務(wù)架構(gòu)（Service-Oriented Architecture，SOA）方式。對(duì)于原系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有安全性和邏輯安全性，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的松耦合集成，方便系統(tǒng)流程的重組和優(yōu)化[2]。

3 企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)-ERP系統(tǒng)集成后優(yōu)點(diǎn)

3.1 保護(hù)了企業(yè)現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)建設(shè)投資

目前將現(xiàn)有軟件管理系統(tǒng)整合集成的需求屬于企業(yè)信息化熱門需求。這種需求尤其體現(xiàn)在協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP之間。利用對(duì)現(xiàn)有的兩個(gè)系統(tǒng)的重用和整合來解決新的業(yè)務(wù)需求有效地避免了重新構(gòu)建管理信息系統(tǒng)，保護(hù)了現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)建設(shè)投資。

3.2 實(shí)現(xiàn)兩大系統(tǒng)間互相取長補(bǔ)短

協(xié)同辦公平臺(tái)具有強(qiáng)大的工作流靈活定制功能，可適應(yīng)企業(yè)各種形式審批表格和流程定制需求，滿足各種復(fù)雜多層次多維度審批。ERP產(chǎn)品的工作流是實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)邏輯數(shù)據(jù)流。復(fù)雜多維度的行政結(jié)構(gòu)的審批監(jiān)管無法滿足。因此ERP軟件在國內(nèi)企業(yè)復(fù)雜行政結(jié)構(gòu)審批結(jié)構(gòu)面前，工作流程快速調(diào)整方面遜色很多。此外ERP系統(tǒng)開發(fā)模式通常是將業(yè)務(wù)流程直接用程序編碼應(yīng)用到系統(tǒng)架構(gòu)中，每次調(diào)整業(yè)務(wù)流程都可能引發(fā)大幅程序代碼變動(dòng)。這樣僵化的架構(gòu)不利于工作流靈活快速調(diào)整。通過二者集成，發(fā)揮協(xié)同辦公平臺(tái)更為靈活的工作流定制功能，可以較好解決ERP系統(tǒng)的這個(gè)頑疾。ERP系統(tǒng)是事務(wù)處理系統(tǒng)，擁有提高事務(wù)處理的效率和水平的優(yōu)勢(shì)，而協(xié)同辦公平臺(tái)不具有對(duì)各種企業(yè)資源進(jìn)行調(diào)配的功能，通過二者集成也可以觸發(fā)ERP核心業(yè)務(wù)發(fā)起。通過集成后的信息管理系統(tǒng)，可對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生更好的促進(jìn)作用[3]。

3.3 對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組（Business Process Reengineering， BPR）非常有利

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是由各種業(yè)務(wù)流程匯聚而成。建設(shè)ERP系統(tǒng)和協(xié)同辦公平臺(tái)的過程就是對(duì)其業(yè)務(wù)流程的需求調(diào)研、數(shù)據(jù)建模和組織實(shí)施。在市場競爭進(jìn)入到白熱化的今天，用戶需求時(shí)時(shí)都在變化，產(chǎn)品更新?lián)Q代快，需要不斷創(chuàng)新改善現(xiàn)有技術(shù)。企業(yè)要在這種環(huán)境下生存，必須積極調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程，甚至進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)以前，這種重組的復(fù)雜調(diào)整過程往往使企業(yè)信息化部門束手無策。但通過對(duì)企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP集成，同時(shí)發(fā)揮協(xié)同辦公平臺(tái)的流程調(diào)整的便利性優(yōu)勢(shì)和ERP系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，企業(yè)BPR變得更加易于實(shí)現(xiàn)落地，提高企業(yè)的整體水平和競爭力。

4 結(jié)束語

本文通過對(duì)企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)和ERP系統(tǒng)集成的需求驅(qū)動(dòng)、研究現(xiàn)狀、集成后能為企業(yè)帶來各種好處著手分析探究。通過分析我們不難得出企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)與ERP系統(tǒng)的集成在當(dāng)前企業(yè)信息化大發(fā)展時(shí)期是十分必要的和迫切的。

參考文獻(xiàn)

[1]謝哲璋.工作流在ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中的整合[D].復(fù)旦大學(xué)，2012.

[2]曹曉葉，王知衍，許曉偉，等.基于SOA的企業(yè)應(yīng)用集成研究與應(yīng)用[J].微計(jì)算機(jī)信息，2007，36：16-18+26.

[3]Tian Y S. Research on the Enterprise Information System Integration and Collaborative Management[J]. Applied Mechanics & Materials， 2014：608-609.