人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要

楊雅慧

摘 要：自從我國改革開放以來，我國經(jīng)濟建設(shè)和社會的發(fā)展已經(jīng)取得了很大的成就，現(xiàn)在改革開放還在繼續(xù)深入，經(jīng)濟發(fā)展的不斷推進也已經(jīng)給社會發(fā)展帶來了一定的改變。舉例來說，社會對于人才的需求，無論是數(shù)量還是種類都在不斷出現(xiàn)變化，為了更好地讓人才發(fā)揮出自己的作用，發(fā)揮出潛力，檔案管理工作是非常重要的，也是調(diào)動人力資源的必要前提。人事檔案的正規(guī)化管理，并且提高信息化水平也就成為一個重要課題本文針對人事管理工作的改革和應(yīng)用進行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；新形勢需要；措施

現(xiàn)在我國經(jīng)濟發(fā)展速度很快，這給各項工作的開展帶來了一些改變，在不同單位和部門當(dāng)中，檔案管理工作規(guī)范化特點越來越強，并且技術(shù)起到的作用也越來越重要，無論是檔案的存儲還是實際使用，評估的標(biāo)準(zhǔn)都越來越科學(xué)合理。個人歷史檔案的內(nèi)容是非常豐富的，不僅僅包括每個人的資料和各種記錄，更包括了個人履歷等等資料。它真實記錄了每個人的政治修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、知識構(gòu)成等多方面的內(nèi)容。為組織管理部門提供歷史檔案依據(jù)，完成人才評審等相關(guān)工作。

1 保證認識檔案管理的合理化和程序化

當(dāng)前我國市場經(jīng)濟模式還在不斷完善，人力資源管理體制改革也在不斷深入，這也為社會各界的檔案管理工作提供了新的內(nèi)涵，但與此同時，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也越來越嚴格，所以在新時期，我們應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作上立足于新時期的實際需求，進一步提高標(biāo)準(zhǔn)、革新觀念，來管理干部檔案。特別是要按照檔案管理的特殊要求和按程序化管理。經(jīng)過嚴格的管理流程和超前的管理思維來讓檔案管理工作可以發(fā)揮出新的作用和效果。

為實現(xiàn)這一管理目標(biāo)，當(dāng)前的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認真研讀檔案管理工作的相關(guān)工作準(zhǔn)則，對其運行體系和操作系統(tǒng)有一個全面的認識，依次為基礎(chǔ)，才能不斷提高執(zhí)行管理規(guī)則的操行水平，這也是一切工作開展的重要基礎(chǔ)；其次應(yīng)該建立規(guī)范的工作理念，完善相應(yīng)的工序，避免留下疏漏，同時協(xié)調(diào)工作流程。在實現(xiàn)了所有歷史檔案工作的科學(xué)執(zhí)行的基礎(chǔ)上，保證檔案審查程序的嚴格化，更加規(guī)范地開展檔案分類管理工作。此外，在實現(xiàn)了上述條件后，更要提高相關(guān)管理制度和規(guī)范的執(zhí)行力，意即檔案數(shù)據(jù)、資料錄入流程的控制，實施過程的驗證，各種區(qū)域檢索方式，數(shù)據(jù)安全控制程序，這樣才能更加全面地保證檔案管理工作能夠按照相關(guān)規(guī)范來開展。

2 提高信息化水平、改良管理模式

作為一種具有現(xiàn)實意義的信息資源，檔案信息在現(xiàn)代信息時代，只有以現(xiàn)代的、科學(xué)的管理模式之下，才能充分更好地發(fā)揮出其自身的作用來?，F(xiàn)在信息技術(shù)正在不斷提高發(fā)展水平，并在人們的工作和生活中發(fā)揮出了巨大的作用，一方面為人事檔案管理工作的流程帶來了質(zhì)量提升的新機遇，而且為人事檔案管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域所需要涉及的流程和方法的拓展提供了全面的技術(shù)支持。人事檔案管理業(yè)務(wù)只有基于人力資源管理的實際需求，并且保證程序和管理工藝的不斷優(yōu)化才能獲得一個最佳綜合管理框架，這也是讓檔案保管和消化的重要前提手段。

首先，應(yīng)該積極推廣歷史檔案管理當(dāng)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，運用計算機進行檔案保管可以顯著提高管理效率。在此基礎(chǔ)上就可以及時而準(zhǔn)確地分析出每名工作人員的歷史，并且也可以保證信息的真實性和有效性，這些都將成為制定相關(guān)決策和人力資源管理方法的重要依據(jù)，管理部門也可以憑借這些檔案的應(yīng)用形成一個全面的數(shù)據(jù)資料，給后續(xù)工作的開展提供必要條件。

構(gòu)建收回建檔通知業(yè)務(wù)管理機制，快捷、精準(zhǔn)地采集剛出現(xiàn)的的有關(guān)歷史資料訊息，進一步豐富歷史檔案記錄內(nèi)容。平時工作過程中，要及時深入考察和掌握并采集每一名職工在日常工作中接受過的獎懲事例，各項新技術(shù)、新事跡、新經(jīng)驗的培訓(xùn)教育情況等，將其全部及時充實到檔案內(nèi)容中，為信息的再利用補充新鮮信息資料，此為人事檔案信息化控制的基本流程。

3 強化人事檔案電子化模式的管理

檔案管護器具的科技化，其是為了滿足新時代各項事業(yè)的建設(shè)需求，促使檔案內(nèi)容管護向高科技化發(fā)展的有力保障。由于我國整體國民經(jīng)濟的不斷繁榮及工業(yè)化水平的日益提升，其給我國歷史檔案管護工作質(zhì)量提高創(chuàng)造了十分有利的外部條件。在歷史檔案庫的基本設(shè)施構(gòu)建中，需要利用現(xiàn)代化的多功能設(shè)備，尤其是對檔案庫房的防盜竊、防著火、防水浸、防蟲咬、防潮濕等項工作中須盡力關(guān)注到切實保障檔案的儲存安全，在這一前提下，遵循檔案存儲方式提質(zhì)的相關(guān)基準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)填置檔案存放箱、縫合器具、裝訂設(shè)備等檔案庫房用在檔案常規(guī)保管的相關(guān)設(shè)備，還有信息管理用具、打字復(fù)印設(shè)備等訊息記錄，收集實用設(shè)備，另外還有加濕器械、紫外線式消毒照射燈等維護檔案用的防護設(shè)備。此均為人事檔案管理常用的硬件工具，構(gòu)置此類檔案管理的常用器具、裝備均是實現(xiàn)歷史檔案科學(xué)化管理業(yè)務(wù)所必不可少的工具。

4 加強人事檔案隊伍知識化的管理

在知識經(jīng)濟時代，提高人事檔案管理水平，必須建設(shè)培養(yǎng)一支思想過硬、作風(fēng)扎實、樂于奉獻、肯鉆研新知識、新技能的復(fù)合型管檔人員隊伍，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組織保障。隨著計算機等現(xiàn)代化設(shè)備在人事檔案管理中的應(yīng)用，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也越來越高。只有努力提高檔案工作人員的素質(zhì)，才能真正實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。因此，最重要、最根本的一點就是提高干部檔案人員的素質(zhì)。要依照《干部檔案工作條例》的規(guī)定，加強干部檔案工作隊伍的建設(shè)，管檔人員必須是政治可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，同時還應(yīng)經(jīng)常加強政治業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。按照分級管理的原則，采取多種形式，從黨的組織原則到干部管理政策，從材料收集方式的區(qū)分歸類到人事檔案管理員的責(zé)任，從信息網(wǎng)絡(luò)知識到計算機的靈活應(yīng)用進行系統(tǒng)培訓(xùn)，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。

5 結(jié)束語

現(xiàn)在隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理工作的改革趨勢，所以應(yīng)當(dāng)重視起來。各單位只能在技術(shù)層面上積極推廣信息技術(shù)來開展人事檔案的管理，并且將其落實到制度層面上，為了給工作的開展帶來便利，也要積極培養(yǎng)具備信息技術(shù)的專業(yè)人才。使員工檔案管理更加高效和高效，給企業(yè)自身的發(fā)展來來更強的推動力。本文針對這些問題進行了分析和探討。

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